Благодаря имеющемуся функционалу почтового клиента от компании майкрософт в письмах есть возможность вставлять заранее подготовленные подписи. Однако, со временем могут возникнуть такие ситуации, как необходимость изменить подпись в Outlook. И в этой инструкции мы рассмотрим каким образом можно редактировать и настраивать подписи.
В данной инструкции предполагается, что у вас уже есть несколько подписей, поэтому сразу же перейдем к делу.
Получить доступ к настройкам всех подписей можно выполнив следующие действия:
1. Перейти в меню «Файл»
2. Открыть раздел «Параметры»
3. В окне параметров Outlook открыть вкладку «Почта»
Теперь остается только кликнуть по кнопке «Подписи» и мы перейдем в окно создания и редактирования подписей и бланков.
В списке «Выберите подпись для изменения» перечислены все, раннее созданные подписи. Здесь можно удалять, создавать и переименовывать подписи. А для того, чтобы получить доступ к настройке необходимо просто кликнуть по нужной записи.
В нижней части окна отобразится текст самой подписи. Здесь же содержатся и инструменты, которые позволят отформатировать текст.
Для работы с текстом здесь доступны такие настройки как выбор шрифта и его размера, способа начертания и выравнивание.
Более того, здесь можно добавить картинку и вставить ссылку на какой-либо сайт. Также есть возможность прикрепить визитную карточку.
Как только будут произведены все изменения, необходимо кликнуть по кнопке «Ок» и новое оформление будет сохранено.
Также, в этом окне можно настроить выбора подписи по умолчанию. В частности, здесь можно выбрать подпись для новых писем, а также для ответов и пересылки.
Помимо настроек по умолчанию, можно выбирать варианты подписи и вручную. Для этого, в окне создания нового письма достаточно кликнуть по кнопке «Подпись» и в списке выбрать нужный вариант.
Итак, мы с вами рассмотрели, как в аутлуке можно настроить подпись. Руководствуясь этой инструкцией, вы сможете самостоятельно изменять подписи и в более поздних версиях.
Также мы рассмотрели и как поменять подпись в Outlook, эти же действия актуальны и в версиях 2013 и 2016.
В наше время все пользуются электронной почтой, в особенности для выполнения своих трудовых обязанностей. Можно даже с полной уверенностью сказать, что у части пользователей именно почтовый клиент является самым востребованным и самым используемым приложением.
Предположим, что вы уже развернули своим пользователям почтовые клиенты, настроили их, предопределили для Outlook значения некоторых параметров (об этом речь шла в и статьях), и все вроде бы хорошо, но чего-то еще не хватает. А не хватает у пользователей подписей, добавлять которые одни банально забывают, а другие даже не знают, где можно это сделать. В этой статье я вам расскажу о том, каким образом можно добавить для учетной записи Microsoft Outlook 2013 подпись. Итак,
Где визуально добавляются и где хранятся подписи учетных записей?
Многие пользователи практически входят в состояние ступора при первой попытке добавить к своей учетной записи подпись. Почему так? Дело в том, что изначально они пытаются найти интересующие их настройки в диалоговых окнах параметров приложений. Я уже не единожды наблюдал, как пользователи в первую очередь переходят к диалоговому окну «Параметры Outlook » (Outlook Options ), где, естественно, требуемых настроек не находят. После этого поиск продолжается в диалоговом окне «Настройка учетных записей » (Account Settings ), но и там пользователя ждет неудача. А на самом деле, чтобы изменить свою подпись, всего-то нужно:
Подпись создана, но теперь нужно еще узнать, где она размещается физически. Тут все просто. Достаточно только знать имя вашей подписи, и при помощи стандартного проводника Windows и встроенного механизма поиска вы сможете обнаружить, что все подписи находятся в папке %UserProfile%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures .
Централизованное создание подписей
Для централизованного управления какими-либо параметрами операционной системы или приложений (а Microsoft Office и подавно) мы используем функциональные возможности групповой политики. Прежде всего, для поиска требуемого параметра политики мы обращаемся к административным шаблонам, а в случае с продуктами Microsoft Office – к загружаемым административным шаблонам Microsoft Office, которые находятся в свободном доступе в центре загрузок Microsoft.
После того как требуемые административные шаблоны будут загружены и импортированы в центральное хранилище, выполняется поиск интересующего нас параметра политики. Из всех доступных в узле «Microsoft Outlook 2013 » параметров политики единственный параметр, который имеет хоть какое-то отношение к подписям, – это параметр «Запретить подписи для сообщений электронной почты » (Do not allow signatures for e-mail messages ) из узла Параметры Outlook\Сообщение (Outlook Options\Mail Format ). Этот параметр политики запрещает пользователям создавать для своих учетных записей подписи. Поэтому, если вы планируете у себя использовать, а тем более централизованно развертывать для своих пользователей подписи, обязательно убедитесь в том, что этот параметр у вас не включен. Диалоговое окно такого параметра политики вы можете увидеть ниже:
Рис. 2. Параметр политики, запрещающий создание подписей
Так как теперь понятно, что данную задачу невозможно реализовать средствами административных шаблонов, остается пробовать добавить учетным записям пользователей подписи средствами предпочтений групповой политики.
Сразу хочу отметить, что данный (первый) метод централизованного распространения подписей не предусматривает создание уникальных подписей для каждого пользователя. Поэтому сейчас будет рассматриваться установка «общих» подписей (исключительно в качестве примера подставляться будет моя личная подпись). Что для этого нужно сделать? В первую очередь в требуемое расположение будут скопированы подготовленные заранее файлы самой подписи, а затем при помощи элементов предпочтения реестра в системном реестре будут изменены значения двух параметров. Итак, попробуем выполнить следующие действия:
Попробуем проверить, получилось ли добавить подпись. Как видно на следующей иллюстрации, при создании нового письма у нас не только сразу видна подпись, мы еще и заблокировали пользователю возможность ее изменить:
Рис. 5. Результат применения параметра групповой политики
Все бы хорошо: подпись скопировалась, подставилась куда нужно, да еще и изменять ее невозможно. Но все равно что-то не так. У нас не фабрика клонов, где у всех сотрудников одинаковые имена. Было бы отлично, если бы мы еще могли создавать уникальные подписи для каждого сотрудника. Именно поэтому мы воспользуемся возможностями Windows PowerShell, но об этом я расскажу в следующей небольшой пятничной заметке …
Очень часто, особенно в корпоративных переписках, при оформлении письма требуется указывать подпись, в которой, как правило содержится информация о должности и имени отправителя и его контактных данных. И если писем приходится отправлять очень много, то каждый раз писать одну и туже информацию достаточно тяжело.
К счастью, в почтовом клиенте есть возможность автоматического добавления подписи к письму. И если вы не знаете, как в аутлуке сделать подпись, то в этом вам поможет данная инструкция.
Рассмотрим настройку подписи на двух версиях Outlook – 2003 и 2010.
Первый делом запускаем почтовый клиент и в главном меню переходим в раздел «Сервис», где выбираем пункт «Параметры».
В окне параметров переходим на вкладку «Сообщение» и, в нижней части этого окна, в поле «Выбор подписей для учетной записи:» выбираем нужную учетную запись из списка. Теперь нажимаем кнопку «Подписи…»
Теперь перед нами открылось окно создания подписи, где мы нажимаем кнопку «Создать…».
Здесь необходимо задать имя нашей подписи и затем нажать кнопку «Далее».
Теперь новая подпись появилась в списке. Для быстрого создания можно ввести текст подписи в нижней поле. Если же требуется особым образом оформить текст, то следует нажать «Изменить».
Как только вы текст подписи будет введен, все изменения нужно сохранить. Для этого нажимаем кнопки «ОК» и «Применить» в открытых окнах.
Создание электронной подписи в MS Outlook 2010
Теперь давайте посмотрим, как сделать подпись в электронной почте Outlook 2010
По сравнению с Outlook 2003, процесс создания подписи в версии 2010 немного упрощен и начинается он с создания нового письма.
Итак, запускаем Outlook 2010 и создаем новое письмо. Для удобства развернем окно редактора на весь экран.
Теперь, нажимаем кнопку «Подпись» и в появившемся меню выбираем пункт «Подписи…».
В этом окне нажимаем «Создать», вводим имя новой подписи и подтверждаем создание нажатием кнопки «Ок»
Теперь мы переходим в окно редактирования текста подписи. Здесь можно как ввести необходимый текст, так и отформатировать его по своему вкусу. В отличии от предыдущих версий, в Outlook 2010 имеется более расширенный функционал.
Как только текст введен и отформатирован, нажимаем «Ок» и теперь, в каждом новом письме будет присутствовать наша подпись.
Итак, мы рассмотрели с вами как добавить подпись в Outlook. Результатом проделанной работы будет автоматическое добавление подписи в конец письма. Таким образом, пользователю уже не потребуется каждый раз вводить один и тот же текст подписи.
В Outlook можно создать один или несколько персонализированные подписи для сообщений электронной почты. Подпись может включать текст, рисунки, электронную визитную карточку, эмблему или даже изображение рукописной подписи. Можно настроить Outlook, чтобы подписи ко всем исходящим сообщениям автоматически добавляются или создать свою подпись и добавить его к сообщениям на по обстоятельств.
Создание подписи и настройка добавления подписи в сообщения в Outlook
Важно: Если у вас есть учетная запись Майкрософт Office 365 и использовать Outlook и Outlook в Интернете или Outlook в Интернете для бизнеса, необходимо создать подпись в обоих продуктов. Создание и использование подписей электронной почты в Outlook в Интернете, читайте в статье Создание и добавление подписи электронной почты в Outlook.com или Outlook в Интернете .
Если вы хотите увидеть, как это делается, .
В разделе Выбор подписи по умолчанию настройте следующие параметры для подписи:
В поле раскрывающегося списка учетной записи электронной почты выберите учетную запись электронной почты будет связана с подписью. Можно настроить разные подписи для каждой учетной записи электронной почты.
Если вы хотите, чтобы ваша подпись добавлена ко всем новым сообщениям по умолчанию в раскрывающемся списке новые сообщения , выберите один из подписей. Если необходимо не автоматическое добавление подписи в новые сообщения, выберите (вариант нет). Это не добавить подпись в любой сообщений, ответов и пересылаемых.
Если вам нужно подпись в сообщениях ответить и вперед, в раскрывающемся списке ответы и пересылаемые сообщения выберите один из подписей. В противном случае - примите параметр по умолчанию (нет).
Выберите кнопку ОК , чтобы сохранить новую подпись и вернитесь к сообщению. Outlook не добавить новую подпись в сообщение, открытые при выполнении шага 1, даже если вы решили подписи ко всем новым сообщениям. Вам необходимо будет вручную добавить подпись в одно сообщение. Подпись добавлена автоматически будет иметь всех будущих сообщений. Добавление подписи вручную, выберите в меню сообщение подпись и выберите подпись, которую вы только что создали.
Откройте новое сообщение электронной почты.
Выберите пункт подпись > подписи в меню сообщение .
В зависимости от размера окна Outlook и при создании нового сообщения электронной почты или ответа или пересылке сообщения меню и подписи кнопка может быть в двух разных местах.
В разделе выберите подпись для изменения выберите команду Создать и в диалоговом окне Новая подпись введите имя для подписи.
В разделе изменить подпись создайте свою подпись. Можно изменить шрифты, цвета шрифта и размеров, а также выравнивание текста. Если вы хотите создать более надежный подписи с маркеры, таблицы или границ, с помощью Word форматирование текста, а затем скопируйте и вставьте подпись в поле изменить подпись .
Примечания:
Добавление логотипа или изображения в подпись
Если у вас есть логотип компании или изображение, чтобы добавить подпись, выполните следующие действия.
Вставка подписи вручную
Если вы не хотите, чтобы подпись добавлялась во все новые сообщения, ответы и пересылаемые письма, можно вставлять ее вручную.
Программа Microsoft Outlook является почтовым клиентом, который помимо работы с электронной почтой, также предоставляет клиенту широкий спектр дополнительных функций.
Благодаря этому мессенджеру у пользователя всегда будет доступ к , планировщику и массе других удобных разработок.
Cодержание:
Что касается электронной переписки, то и здесь имеет свои особенности, как, например, наличие электронной подписи, которая иногда может быть очень полезной.
Подпись, как правило, содержит полное имя отправителя, его должность и компанию, в которой он работает.
Таким образом, она удостоверяет его личность, что исключает возможность общения с различными мошенниками. Кроме этого, она может содержать в себе:
Посредствам программы единожды созданную подпись можно автоматически прикреплять ко всем исходящим письмам, но в какой-то момент может возникнуть потребность изменить ее.
Как правильно это сделать, мы расскажем в инструкции ниже.
Настройка существующих подписей в Outlook
Чтобы отредактировать одну или несколько подписей, необходимо перейти к следующим действиям:
1 зайдя в Outlook, выбрать вкладку «Файл» ;
2 в ней отыскать «Параметры» и перейти в них;
4 в нем мы находим кнопку «Подписи» и, кликнув по ней, переходим в режим создания и редактирования подписей.
В окне «Выберите подпись для изменения» указаны все существующие ранее созданные подписи, которые можно переименовывать или же удалять.
По средствам этого же окна создаются новые подписи.
Чтобы перейти к настройкам, следует кликнуть по нужной записи и тогда высветятся все данные, известные о ней. В нижнем окне отобразится поле для редактирования. В нем вы можете что-то подкорректировать или полностью переписать информацию заново в зависимости от своих потребностей.
Кроме этого, в той же панельке размещены дополнительные возможности, такие как размещение , и интернет ссылки, на сайт вашей компании или предприятия, к примеру.
Заключительный раздел содержит в себе настройки по умолчанию. Если у вас несколько подписей, обозначьте ту, которой пользуетесь чаще всего и она будет крепиться автоматически.
В этом разделе также можно выбрать отдельно подписи для новых писем и для ответов на чьи-то запросы.
После того, как все желаемые вами манипуляции для корректировки подписи будут совершенны, сохраняем результат и покидаем раздел, нажав кнопку «Ок» .
Кроме стандартного способа изменения подписи, где все пошагово и просто, есть еще и иной способ ее настройки – ручной. Для его осуществления пользователю необходимо при создании нового письма найти на верхней панели инструментов иконку, обозначающую подпись, кликнуть на нее и выбрать подходящий вариант.
Рис. 9 – Ручная настройка подписи
Итог
Процедура редактирования подписи выглядит примерно одинаково как в 2013 года, так и 2016 года выпуска, поэтому если следовать инструкции, что приведена выше, трудностей возникнуть у вас не должно.
Если же вы изначально не располагаете созданной подписью, то тем же описанным путем можно зайти в раздел «Подписи» и вместо редактирования выбрать кнопку «Создать» .
Заполните все поля, что уже были упомянуты, лишь дописав и адрес электронной почты и вы получите готовую подпись. Главное, не забудьте ее после этого сохранить.
Как видите, процедура простая и не требует от вас слишком больших временных затрат.