Všechna níže uvedená základní pravidla se týkají především obchodní korespondence s vašimi partnery, kolegy, zákazníky a účinkujícími. Jejich používání v osobní korespondenci je soukromou záležitostí každého. Dodržování těchto pravidel v osobní korespondenci o vás však vytvoří pouze dobrý dojem.

Etika v obchodním e-mailu

Pokud se vám najednou nechce číst dál, omezte se alespoň na tato základní pravidla:

• Při odpovídání použijte tlačítko „Odpovědět všem“. Příjemci úvodního e-mailu budou kopii, takže je vaše odpověď nedostane. Důrazně doporučuji skrýt tlačítko „Odpovědět“ v nastavení rozhraní. V případě potřeby můžete nežádoucí příjemce odstranit ručně.
• Nenechávejte pole Předmět prázdné. Lidé, se kterými si dopisujete, mohou dostávat stovky e-mailů denně a toto pole využívají k rychlému posouzení důležitosti a obsahu e-mailu.
• Citace dopisů. Nezačínejte svou odpověď novým e-mailem, v přijatém e-mailu klikněte na „Odpovědět všem“ a v nastavení e-mailového klienta nevypínejte nabídku při odpovídání a přeposílání.
• S plnou citací(pokud je vaše odpověď na celý dopis) napište text odpovědi na ZAČÁTEK dopisu, nikoli na konec, níže.

BUDEME POKRAČOVAT?

Příjem dopisů

1. Obdržené dopisy je třeba přečíst. Pokud jste dostali dopis, znamená to, že ho někdo z nějakého důvodu poslal (samozřejmě se zde nebere v úvahu spam). Pokud má člověk dopisy označené jako nepřečtené, a jsou starší než jeden den, neví, jak s poštou pracovat. To však lze odpustit, pokud:
   • osoba zemřela nebo neočekávaně onemocněla;
   • práce s poštou není součástí jeho pracovních povinností (nepotřebuje pak služební e-mail).
2. Pokud nejste manažer, kontrolujte svůj e-mail alespoň 2x denně: ráno a odpoledne. Pokud od vás neodpovíte na produkční otázku, může to zastavit práci jiných lidí a zpozdit řešení problémů.
3. Pokud jste manažer, váš pracovní den by měl začít spuštěním e-mailového klienta, který zůstane zapnutý celý den a automaticky kontroluje vaše e-maily. Nastavte si automatické doručování/příjem pošty alespoň každých 10 minut (nejlépe 1-3 minuty).
4. Obdrželi jste dopis. Jste-li velmi zaneprázdněni, okamžitě zhodnoťte, od koho je, předmět a prolistujte jej – to vám pomůže rychle rozhodnout, zda dopis vyžaduje naléhavou odpověď, nebo může chvíli počkat.
5. Pokud můžete, okamžitě odpovězte. Toto je nejjednodušší a nejúčinnější způsob, jak přesunout věci a nevybírat poštu.
6. Pokud jste pochopili, že nemůžete odpovědět do 24 hodin, je lepší okamžitě napsat „Odpovím do několika dnů“ nebo alespoň „Odpovím o něco později“.

Pole „Komu“, „Kopie“, „Skrytá kopie“

1. Pamatujte, že existují pole Komu, Kopie a Skrytá kopie. Vaše další jednání (a jednání vašich korespondenčních partnerů) po obdržení dopisu na nich závisí:
   • „Komu“ („Komu“) – dopis a informace nebo otázky v něm obsažené jsou adresovány přímo příjemci. Pokud odešlete dotaz, očekáváte odpověď od adresáta uvedeného v poli „Komu“. Pokud jste příjemcem, měli byste odpovědět vy.
   • „CC“ („Kopie“) – příjemci, kteří se objevují v kopiích, obdrží dopis „pro vaši informaci“, pro informaci nebo jsou „zvány jako svědci“. Příjemce kopií by obecně neměl na dopis reagovat; Navíc je považováno za zdvořilé, pokud v případě potřeby začnete větou „Omlouvám se za vměšování“.
   • „BCC“ („Slepá kopie“) je pole pro „palácové intriky“. Označením příjemce v tomto poli mu tento dopis „tajně“ odešlete: skutečnost, že dopis byl zaslán této osobě, nebude známa hlavnímu příjemci ani těm, kteří jsou v kopiích. Používá se také pro hromadné rozesílání, aby váš adresář nebyl znám všem příjemcům.
2. Při odpovídání použijte tlačítko „Odpovědět všem“. Tím se uloží kopie původního e-mailu příjemcům, takže vaše odpověď jim neprojde.
3. NEODSTRAŇUJTE z kopií dopisu osoby přidané vaším korespondentem. Pokud chcete odpovědět na něco osobního, aby vaši odpověď nedostali ostatní korespondenti, vymažte všechny z kopií kromě toho, kdo dopis napsal (ano, nikdy nepoužíváme tlačítko „Odpovědět“).
4. Pokud jsou v poli „Komu“ v přijatém dopise více než dva příjemci, znamená to, že musí odpovědět oba tito korespondenti nebo kterýkoli z nich. Zvažte, že by měli odpovědět OBA – pokud je dopis adresován vám a někomu jinému, odpovězte také (i když je to odpověď typu „Tato otázka rozhodně není pro mě, ať odpoví ten a ten“).
5. Na druhé straně se důrazně doporučuje NEZAHRÁVAT do pole „Komu“ více než jednoho adresáta. Na dopis zaslaný dvěma nedostanete odpověď ani od jednoho, protože si každý bude myslet, že odpoví ten druhý. Ne každý čte tento článek.
6. Přeposílání soukromé korespondence na mailing list bez souhlasu účastníků korespondence je neetické!

Předmětové pole

1. Nenechávejte to prázdné.
2. Předmět dopisu by měl být stručný, ale měl by odrážet hlavní obsah a téma dopisu. Názvy jako „Otázka“, „Ahoj!“ nebo prázdné nadpisy prozrazují, že jste začátečník, kterému chybí základní dovednosti obchodního psaní.
3. Když odpovíte na jeden z několika e-mailů s různým předmětem, odpovězte na ty správné. Odpovězte na dopis s předmětem „Schůzka v úterý 18. dubna“ o jednání a na dopis „Podklady k tisku“ o tiskových materiálech. To zahrnuje citování předchozí korespondence (viz část Psaní dopisů níže).
4. Pokud potřebujete pravidelně posílat e-maily, jako jsou týdenní reporty, snažte se udržovat hlavičku konstantní, nebo alespoň její část by měla být konstantní, aby si příjemce mohl nastavit automatická pravidla pro třídění takové pošty.

Důležitost psaní

1. Pokud dopis obsahuje informace o naléhavých změnách, text smlouvy nebo jiné informace, kterým musíte věnovat pozornost jako první, použijte „vysokou“ důležitost, tím se dopis ve schránce zvýrazní.
2. Nepoužívejte „vysokou“ důležitost nadarmo – „hluční“ lidé jsou otravní, buďte skromnější.
3. U osobního dopisu obchodnímu dopisovateli nebo dopisu s vtipným obrázkem nebo odkazem označte důležitost jako „nízká“.

Psaní dopisů (odpovědi)

1. Začněte pozdravem, je to zdvořilé. "Ahoj, Grio!" znamená, že jste příliš líní napsat jméno osoby. Dokonce jen "Andrey!" nebo "Dobré odpoledne!" docela slušné a dostačující.
2. Mluvte s danou osobou stejným jazykem. To platí nejen pro ruský/anglický jazyk, ale i pro formu textu. Pokud obdržíte formální dopis, neformální odpověď na něj bude vůči respondentovi neuctivá a bude ukázkou vaší vlastní nízké kultury. Formální odpovědí na neformální výzvu je buď výzva k dodržování předpisů, nebo to prostě vyžadují podniková pravidla.
3. Snažte se vždy reagovat na poslední písmeno v řetězci korespondence, a ne na nějaké mezilehlé.
4. Ne ispolzuyte translit s výjimkou případů odesílání dopisů z podmínek, ve kterých je obtížné psát text jinak (například z mobilního telefonu nebo z počítače bez ruského rozložení klávesnice).
5. Pokud váš e-mailový klient nepodporuje ruský jazyk nebo kazí kódování, připojte text odpovědi jako přílohu.
6. Obchodní dopis by měl být přesný, stručný a konkrétní:
   • Přesnost – nezapomeňte uvést přesné údaje, na které odkazujete (datum a předmět dalšího e-mailu, datum schůzky, bod programu schůzky, název souboru, odkaz na online dokument atd.).
   • Výstižnost – někteří lidé prezentují na třech stránkách to, co by se dalo napsat třemi větami. Kdo myslí jasně, mluví jasně a váš korespondent to vidí.
   • Specifičnost - z dopisu by mělo být přesně jasné, CO PŘESNĚ se od příjemce požaduje, jaké úkony po něm chtějí.
7. Obchodní korespondence není místem pro cvičení v epištolním žánru a není místem pro vyjádření emocí. K tomuto účelu slouží fóra, chaty a další prostředky elektronické mezilidské komunikace. Lakonický obchodní text není suchopárnost, ale úspora času a přesnost myšlení.
8. Pokud dopis obsahuje více otázek, témat nebo úkolů, strukturujte je a rozdělte do odstavců s číslováním nebo bez něj. Souvislý „proud myšlenek“ je obtížné číst a je snadné přehlédnout hlavní bod dopisu. Navíc někteří lidé mají tendenci okamžitě vyhodit špatně strukturovaný dopis do koše (i když se pravděpodobně jedná o extremismus).
9. Mějte na paměti, že odpověď na požadavek nebo úkol je „Udělejme to!“ neúplný „Uděláme to do takového a takového data“, „za tolik dní“, „po takové a takové události“ jsou určitější a přesnější odpovědi.
10. Pokud je dopis formulován tak, že na něj lze odpovědět jednoduchým „ok“, pak bude odpověď s největší pravděpodobností přijata mnohem rychleji. Pokud například existuje několik možností, co dělat, nabídněte nějakou výchozí možnost.
11. Text nesmí obsahovat chyby. Ochepyatki nejsou děsivé, ale pokud napíšete a napíšete slovo nesprávně v každém písmenu, stane se to velmi rychle patrné a vaše „C“ s mínusem v ruštině bude zřejmé (stejně jako spekulativní další závěry o vaší obecné úrovni vzdělání a kultury ).
12. Snažte se nepoužívat html formátování dopisu. Tento formát pro psaní dopisů je bohužel v Outlooku výchozí, ale při jeho používání, zejména při citování (odpovídání a přeposílání), vyvstává spousta otázek.
13. Pokud jste obdrželi dopis ve formátu html, NEMĚŇTE jej na prostý text, naruší to odesílatelovo vnímání informací při přijímání vaší odpovědi. Čím důležitější je pro vás váš korespondent, tím důležitější je udržet si jeho adekvátní vnímání. Můžete si poradit se zvýrazněním svých odpovědí v html citacích pomocí barvy, nebo můžete také použít tlačítko „Zmenšit odsazení“ na panelu formátování html (i když tam jsou vrtošivé nuance).
14. Citujte text původního dopisu. Co by to podle vás znamenalo? Taky nevím: Komu: AIST je kreativní pták Předmět: Re: Re: Re: Otázka Dobře! Vasya
15. Nikdy neupravujte cizí text, když jej citujete! Jedná se o druh padělku dopisů.
16. Při plném citování (pokud je vaše odpověď na celý dopis) pište text odpovědi na ZAČÁTEK dopisu, nikoli na jeho konec.
17. Pokud odpovídáte bod po bodu pomocí nabídky, oddělte nabídku prázdnými řádky NAHOŘE a DOLE a použijte velká písmena na začátku vět. Pokuste se najít odpovědi zde: > doporučujeme nahradit logo přiloženým, > protože toto velmi barevné pozadí nenašlo logo v příloze > opravte nápis - místo „ryba“ napište „otrok“! > jinak budeme nepochopeni, nápis opraven, omlouvám se > a poslední věc...

    Dobrý čas! Dnes budeme hovořit o zálohování SMS odesíláním všech zpráv z vašeho smartphonu na e-mail. To může být vyžadováno jak jednoduše pro účely ukládání korespondence, tak pro další zpracování zpráv, například vyhledávání zpráv pro potřebné informace (kontakty, jména, ceny atd.) aplikacemi třetích stran, které zase pracují s E-mailem. Podívejme se na možnost takového kopírování pomocí smartphonu se systémem Android.

    Vytvořte poštovní schránku

    Chcete-li odesílat a ukládat všechny zprávy e-mailem, musíte si nejprve zaregistrovat poštovní schránku; k tomu je ideální pošta z yandex.ru. Můžete využít i svou stávající schránku, ale doporučuji zaregistrovat si novou. Za prvé, v průběhu času se v něm nahromadí velké množství SMS zpráv, které mohou narušovat práci s běžnými dopisy, a za druhé, pokud připojíte svou poštovní schránku k analytické službě třetí strany, neuvádějte přihlašovací jméno a heslo pro hlavní e-mail v něm. .

    Nainstalujte si do smartphonu Android aplikaci SMS Backup +

    Chcete-li odesílat všechny SMS zprávy do vaší poštovní schránky, budete si muset nainstalovat a nakonfigurovat speciální aplikaci SMS Backup +, kterou si můžete stáhnout z play.goole.com nebo apk-dl.com (alternativa pro chytré telefony, které nepoužívají Google Play ) nebo.

    Aplikace byla testována na Androidu: 3.xx, 4.xx, 5.xx, 6.xx; Je deklarována podpora pro verzi 2.xx.

    Nastavení zálohování SMS +

    1. Spusťte aplikaci;
    2. Po spuštění aplikace vyberte v nabídce, která se otevře, položku: Pokročilá nastavení;
       
    3. Dále přejděte na Nastavení zálohování;
       
    4. Zaškrtněte políčka Záložní SMS a Předpona předmětu e-mailu, zrušte zaškrtnutí políček Záložní MMS, Záložní protokol hovorů (nepotřebujeme MMS a historii hovorů, i když je můžete také zálohovat);
       
    5. Vraťte se do předchozí nabídky a přejděte do části Nastavení serveru IMAP;
       
    6. Vyberte položku nabídky Authentication,
       
       nastavte hodnotu parametru na Prostý text;
       
       
    7. Vyberte položku nabídky Adresa serveru, zadejte hodnotu: imap.yandex.ru:993
       
       
    8. Vyberte položku nabídky Zabezpečení a zadejte hodnotu: SSL
       
       
    9. Vyberte položku nabídky Přihlášení (váš účet IMAP), zadejte své přihlašovací jméno, poté vyberte položku nabídky Heslo (heslo vašeho účtu IMAP), zadejte heslo pro poštu yandex.ru;
    10. V hlavní nabídce zaškrtněte políčko Automatické zálohování;
        
    11. Dále přejděte do Nastavení automatického zálohování, vyberte položku nabídky Pravidelný plán a nastavte časový interval, ve kterém budou SMS odesílány na námi zadaný účet schránky (například každé 2 hodiny).
        

    Aplikace SMS Backup + umožňuje nejen vytvářet záložní kopie do e-mailu, ale také z něj obnovovat zprávy. Odpovídající nastavení obnovy naleznete v části Pokročilá nastavení -> Obnovit nastavení.

    Po odeslání zpráv e-mailem budou všechny umístěny do složky s názvem: SMS.

    

    Analýza SMS odeslané na e-mail

    Po obdržení seznamu SMS zpráv na vaši e-mailovou adresu můžete pomocí speciálního softwaru analyzovat data, která obsahují. Můžete například sledovat SMS z banky se zprávami o příjmech a vrubech, na základě kterých můžete automaticky vést finanční záznamy. Obdobné řešení jsem implementoval pro „stránku společného nákupu“, kdy jsou všechny SMS zprávy od Banky přijaté Organizátory JV shromážděny na jednom místě, analyzovány a na jejich základě systém zobrazí v ovládacím panelu údaje o tom, který uživatel umístil objednávka provedla platbu.

    Pravděpodobně jste si toho již všimlipo obdržení dopisů od některých autorův sekci „to“ je seznam několika desítek e-mailů různých lidí. Navíc jste ani vy, ani tito lidé nedali souhlas k tomu, aby byly tyto e-maily „odhaleny“. Přirozeně se někteří příjemci z tohoto mailing listu odhlásí (všichni jsme unaveni tokem spamu do našich e-mailů). Jedno je ale jisté – všichni příjemci budou s autorem newsletteru jednat jako s neprofesionální osobou. A je nepravděpodobné, že budou souhlasit s přijetím jeho nabídky.
    
    

    
    Jak to udělat, abyste neposlali dopis každému adresátovi zvlášť a zároveň „nezářil před všemi ostatními“?
    Téměř každá e-mailová služba vám to umožňuje.

    Zvažme tuto příležitost na příkladu nejoblíbenější e-mailové adresy pro obchodní korespondenci: gmail.com
    
    

    K odeslání e-mailu obvykle používáte okno Napsat. Kliknutím na něj se vám zobrazí nové okno „Nová zpráva“, do kterého vložíte vše potřebné k vytvoření a odeslání samotného dopisu.

    E-maily našich příjemců obvykle vkládáme do okna „Příjemci“.

    
    
    
    

    Copy znamená „přesná kopie“. Toto pole se používá, když chcete jednoduše poslat e-mail někomu, kdo není primárním příjemcem. Tímto způsobem můžete udržet osobu ve smyčce a zároveň jí dát vědět, že nemusí odpovídat na e-mail. Ale všichni příjemci tohoto dopisu vidí navzájem své adresy (a dokonce i jména).

    
    BCC znamená „přesná skrytá kopie“. Funguje stejně jako Kopie, ale toto pole skrývá všechny adresy příjemců.
    

    Použití tohoto pole je tedy jedním z nejlepších způsobů, jak poslat e-mail velkému počtu lidí a zachovat důvěrnost. To znamená, že svůj vztah s nimi nezničíte. Pomocí této funkce můžete vložit až 30 e-mailů. To znamená, že jedním kliknutím na tlačítko můžete poslat tento dopis 30 příjemcům najednou, aniž byste museli zobrazovat jejich e-maily.

    A v případě potřeby můžete do těla dopisu vložit obrázek ( 4 ) nebo připojte soubor ( 5 ).

    Právě tato pošta poskytuje maximální počet možností úprav.

    
    
    

    Podobně můžete poslat dopis několika příjemcům současně prostřednictvím pošty yandex.ru.
    
    

    Pouze v tomto mailu je méně možností pro úpravu textu dopisu. Ukážu tedy pouze postup potřebný k odesílání dopisů.

    Klikněte na „Write“ a poté v okně „To“ ( 1 ) vložte e-mail prvního příjemce a poté vyberte funkci „Kopírovat“ ( 2 ) nebo "Skrytá kopie" ( 3 ). V závislosti na tom, zda chcete, aby všichni příjemci vašeho dopisu viděli všechny e-maily, nebo si zachovali právo na důvěrnost adres, vyberte jednu z funkcí. Chcete-li přidat každý další e-mail do seznamu, musíte kliknout na tlačítko s obrázkem muže se znaménkem plus před ním ( 4 ). Poté můžete vybrat své pravidelné příjemce z rozevíracího seznamu nebo zadat jejich e-maily ručně.

    Obrázky lze stáhnout z disku Yandex a soubory lze připojit jako obvykle.

    Klikněte na tlačítko „Write“, objeví se okno, ve kterém po kliknutí myší na okno „To“ ( 1 ), zobrazí se rozevírací seznam se seznamem vašich pravidelných příjemců ( 2 ). Z tohoto seznamu si můžete vybrat, co potřebujete. Nebo jen vložte požadovaný email cíl ručně.

    Bez obchodní korespondence se v podnikání neobejde, bez ohledu na to, zda píšete jménem společnosti, nebo svým jménem jako soukromý podnikatel. Nebo spíše, jak dodržujete její pravidla. Vaši potenciální obchodní partneři nebo klienti vás budou z velké části posuzovat podle toho, jak s nimi komunikujete. Obchodní dopis je, dalo by se říci, „tvář“ obchodníka. A abychom to neztratili, je důležité vědět o zlatých pravidlech komunikace v tomto formátu.

    Pravidla pro obchodní korespondenci e-mailem

    Vzhledem k tomu, že e-mail je nyní používán mnohem častěji než běžná pošta, rozhodli jsme se věnovat pozornost tomu, jak správně vést obchodní korespondenci online. Zde je několik doporučení, která, pokud se budete řídit, zabrání tomu, abyste ztratili tvář před vaším partnerem.

    Název poštovní schránky

    První, co nás při otevření nové zprávy upoutá, je adresa, ze které byla odeslána. Mnoho lidí podceňuje důležitost tohoto bodu a posílá obchodní dopisy z osobních e-mailových účtů. Není na tom nic špatného, ​​pokud e-mailová adresa obsahuje pouze vaše jméno ve formátu čitelném pro člověka. Ale pokud existují různé přezdívky jako „kissa1988“ nebo „pupsik-26“, pak je posílání zprávy z takové schránky prostě nepřijatelné. Představte si, jaké emoce bude mít člověk, když dostane obchodní nabídku od „baby“ nebo „zlatíčka“.

    Rovněž poštovní adresy začínající na info@, inbox@ a podobně nejsou v obchodní korespondenci vítány. Jednoduše je neberou vážně a je velká šance, že e-mail ani neotevřete. Nejlepší možností je vést obchodní korespondenci z poštovní schránky [e-mail chráněný], kde name je vaše jméno a příjmení, company je název společnosti.

    Příjemci

    V emailové korespondenci je možné zaslat dopis přímému adresátovi a kopírovat další příjemce. Od příjemců v kopii zprávy se neočekává, že na ni odpoví. Jsou jako pozvaní pozorovatelé. Před odesláním si proto předem určete, od koho přesně chcete odpověď dostat a správně seřaďte příjemce. Pokud je to však možné, neuvádějte více lidí jako přímé příjemce vašeho e-mailu. Může nastat situace, že vám nikdo z nich neodpoví, pokud se všichni v duchu rozhodnou „přesunout“ tuto odpovědnost na jiného adresáta.

    Pokud se sami ocitnete v kopii obchodního dopisu, pak, jak již víte, odesílatel nečeká na vaši odpověď. Pokud však bude nutné odpovědět konkrétně vám, můžete to udělat, ale bylo by slušné se na začátku zprávy omluvit za „zasahování“.

    Formátování dopisu

    Oficiální obchodní styl. V obchodní korespondenci se samozřejmě používá formální styl. Chybí mu přídavná jména, zbytečné kvalifikace a detaily. Pouze specifika, jasnost a logika. Po napsání obchodního sdělení je vhodné si jej znovu přečíst a odstranit všechny fráze, které nemají žádný zvláštní význam a nemění podstatu uváděného. Teprve když jste si jisti, že všechna taková slova a fráze byly odstraněny, můžete říci, že toto pravidlo psaní obchodního dopisu bylo dodrženo.

    Gramotnost. Říci, že je důležité napsat zprávu správně a bez chyb, je stejné jako říkat „sněhulák musí být ze sněhu“. Toto pravidlo však nelze ignorovat. Gramotnost je základem každé korespondence. Člověka, který píše obchodní dopis s pravopisnými chybami, pravděpodobně nikdo nebude brát vážně.

    Předmět dopisu. Je nutné to napsat. Snažte se, aby byl stručný, ale výstižný, aby příjemce na první pohled okamžitě pochopil, o čem dopis bude. Téma by se nemělo skládat z jednoho slova. „Informace“, „Dotaz“ atd. – nesprávná témata obchodních dopisů. „Návrh od společnosti X“ je správné téma. Pokud jsou informace ve vašem dopise obzvláště důležité, můžete je označit speciálním příznakem „důležitost“, který je k dispozici téměř ve všech e-mailových službách.

    Písmo. Text zprávy musí být především čitelný. Používejte proto písmo Arial nebo Times New Roman, zvolte střední velikost (např. v mail.ru je optimální velikost písma 3). Neexperimentujte s písmy ani barvami. To je v obchodní korespondenci nevhodné. Nepoužívejte Caps Lock, vykřičníky ani žádné speciální znaky (včetně emotikonů). Jediné, co je povoleno, je zvýraznění některých frází kurzívou nebo tučným písmem. Ale snažte se to používat pouze v případě, že je to nezbytně nutné.

    Pro usnadnění čtení a lepší komunikaci myšlenek můžete v textu dopisu používat podnadpisy. Ale nemělo by jich být příliš mnoho - ne více než 3-4.

    Jeden odstavec by neměl být delší než 4 řádky. Když čteme velmi dlouhé odstavce, text se dohromady rozmazává a hlavní myšlenka se může ztratit.

    Jakékoli výčty a seznamy by měly být sestaveny pomocí speciálních značek.

    Firemní šablona. Bylo by skvělé, kdybyste vyvinuli značkovou e-mailovou šablonu ve vašem firemním stylu. A všechna obchodní sdělení budete zasílat pouze s touto šablonou. To vám umožní odlišit se od ostatních a zachovat formálnost, kterou obchodní sdělení vyžaduje. Neměli byste to však přehánět s „značkou“ - nadměrná kreativita jen uškodí. Stále mluvíme o obchodní komunikaci, nikoli o zábavě. Nezapomeňte také, že příjemci si mohou vaše zprávy přečíst nejen na počítači, ale i na mobilních zařízeních. Proto musí být šablona optimalizována pro různá rozlišení obrazovky.

    Jeden dopis by měl obsahovat pouze jednu novinku. A podle toho by se od příjemce měla očekávat pouze jedna cílová akce. Je považováno za nesprávné umístit několik otázek, návrhů nebo požadavků příjemci do jedné zprávy najednou.

    Měl by být rozdělen do následujících částí:
    - úvod;
    - hlavní část;
    - závěr.

    V úvodu stručně uveďte účel sdělení a důvody pro jeho napsání. Hlavní částí je samotná podstata dopisu. Na závěr je třeba shrnout výše uvedené - mohou to být závěry, požadavky, pokyny, návrhy a tak dále. Je velmi nežádoucí používat v obchodní korespondenci jakékoli „dovětky“. Vyhněte se také aforismům, metaforám, příslovím a podobně.

    Pokud potřebujete zaslat grafický obrázek v dopise, nevkládejte jej do samotného textu zprávy, ale připojte jej jako samostatný soubor. Obrázky se nemusí správně zobrazovat na různých zařízeních nebo mohou být zcela deaktivovány v rozhraní e-mailového programu příjemce. V textu v případě potřeby jednoduše uveďte „informace jsou v přiloženém souboru“. Pokud existuje několik takových souborů, nezapomeňte napsat jejich názvy.

    Pokud používáte zkratky a zkratky slov, musíte si být 100% jisti, že příjemce pochopí, co se tím myslí. Obecně je lepší hrát na jistotu a takové věci nepoužívat.

    Nedostatek emocí. Obchodní dopisy by neměly obsahovat žádné emocionální podtexty. Vůbec. A to i v případě, že píšete stížnost a chcete opravdu ukázat plnost svého rozhořčení, nebo naopak upřímně děkujete svému partnerovi za úspěšný obchod. Zpráva by měla být zdrženlivá a dokonce poněkud chladnokrevná. Každý člověk oceňuje svou individualitu, ale obchodní korespondence není nejlepší způsob, jak to ukázat. Oficiální dopis od veselého nebo smutného člověka, školníka nebo generálního ředitele by měl být stejný.

    Používání slovní zásoby. K propojení vět v obchodní korespondenci se používají následující ustálené výrazy:

    1. kvůli tomu důvodu;
    3. na základě čeho;
    4. na základě (něčeho);
    5. v souladu s;
    6. na základě;
    7. Dávejte pozor na;
    8. s ohledem na;
    9. co sloužilo.

    A tak dále. Také v obchodních dopisech je povoleno používat zkratky a zkratky, které jsou obecně přijímány v odvětví, v němž je zpráva napsána. Pokud pochybujete, zda adresát konkrétní zkratce rozumí, je lepší napsat frázi celou.

    Pozdravy. Nikdy prosím nepoužívejte klišé „Dobrý den“. Dalo by se říci, že je to špatná forma nejen pro obchodní korespondenci, ale i pro e-maily obecně. Optimální pozdrav je „Dobrý den, křestní jméno/prostřední jméno“. Mimochodem, je dobré oslovovat příjemce zprávy jménem nejen v pozdravu, ale i dále v textu. Pokud píšete osobě, kterou osobně neznáte, musíte hned na začátku uvést, odkud jste získali adresu příjemce.

    Velikost písmen. Toto není fikce ani vaše osobní myšlenky „na toto téma“. Zpráva by měla být co nejkratší, aby sdělila všechny informace v ní obsažené. Optimální je, když se text dopisu vejde na jednu „obrazovku“. Čtení dlouhých dopisů je únavné a mnoha lidem to vadí.

    Odpovědi na dopisy. Když odpovídáte na přijatou zprávu, vždy klikněte na tlačítko Odpovědět, ne na tlačítko Napsat. Při první možnosti bude do vaší odpovědi automaticky zahrnuta celá historie vaší korespondence. To je správné, protože člověk si nemusí okamžitě vzpomenout, kdo jste a co od něj chcete, pokud nevidí příběh na pozadí. Zvláště pokud od poslední korespondence uplynulo více než pět dní. Při odpovědi na jeho zprávu můžete svého partnera citovat. To mu dá šanci zapamatovat si, o čem jste mluvili předtím.

    Vždy poděkujte druhé osobě, kde je to vhodné. Můžete například napsat „Vladimire, děkuji za váš dopis“ nebo „Irino Alekseevno, děkuji za tak rychlou odpověď.“ Takové nuance ukážou vaši úctu k partnerovi a zjemní náladu elektronické komunikace.

    Pokud vám partner poslal zprávu, ve které vyjádřil svou nespokojenost nebo se k vám dokonce choval otevřeně hrubý, snažte se mu neodpovídat stejným způsobem, bez ohledu na to, jak moc byste si to přáli. Situace se liší, ale vždy reagujte zdvořile a zdrženlivě.

    Samozřejmě čím dříve odpovíte, tím lépe. Je skvělé, když můžete odpovědět během několika hodin. Toto období je optimální. Ale řekněme, že dostaneme odpověď během několika dnů. Psychologové tvrdí, že pohodlná doba, kdy člověk čeká na odpověď na email, je 48 hodin, tedy dva dny. Pokud musíte čekat déle, může to být již vnímáno jako neúcta nebo ignorace. Pokud otázka vznesená ve zprávě od vás vyžaduje více času na odpověď, pak nezapomeňte napsat, že jste dopis obdrželi, přijali jej k posouzení a odpovíte, jakmile to bude možné. Tímto způsobem se odesílatel alespoň nebude cítit ignorován.

    Závěr dopisu. Neměli byste psát fráze, které by mohly být vnímány jako pokus o manipulaci: „Opravdu doufám v výhodnou spolupráci“, „Předem děkuji za odpověď“ a tak dále. Je lepší se rozloučit v e-mailové korespondenci s frázemi „S úctou“, „Moje upřímné přání“ a podobně. Ano, takové fráze jsou klišé, ale dokonale se hodí pro obchodní komunikaci. Do podpisu napište své jméno, příjmení, funkci a název společnosti. Zanechte také kontaktní údaje, kde vás lze kontaktovat, kromě e-mailu.

    Doba odeslání. E-maily samozřejmě neznamenají, že by se měly číst hned po obdržení. Ale v e-mailové obchodní etice je považováno za nevhodné posílat e-mailové zprávy o víkendech, svátcích, pozdě večer nebo v noci. Snažte se dodržovat standardní pracovní dobu.

    A samozřejmě před kliknutím na tlačítko „odeslat“ pečlivě zkontrolujte pravopis jména a e-mailové adresy příjemce. Znovu si přečtěte celý text zprávy a zkontrolujte, zda neobsahuje překlepy nebo nesprávné fráze.

    Podle různých zdrojů tvoří 50 až 95 % všech e-mailů na světě spam od kybernetických podvodníků. Cíle zasílání takových dopisů jsou jednoduché: infikovat počítač příjemce virem, ukrást uživatelská hesla, donutit osobu, aby převedla peníze „na charitu“, zadat údaje o své bankovní kartě nebo odeslat skeny dokumentů.

    Často je spam otravný na první pohled: křivé rozvržení, automaticky překládaný text, formuláře pro zadání hesla přímo do předmětu. Existují však škodlivá písmena, která vypadají slušně, nenápadně hrají na emoce člověka a nevzbuzují pochybnosti o jejich pravdivosti.

    Článek bude hovořit o 4 typech podvodných dopisů, kterým Rusové nejčastěji propadají.

    1. Dopisy od „vládních organizací“

    

    

    

    Podvodníci se mohou vydávat za daňový úřad, penzijní fond, Rospotrebnadzor, hygienickou a epidemiologickou stanici a další vládní organizace. Pro věrohodnost jsou do dopisu vloženy vodoznaky, skeny pečetí a státních symbolů. Nejčastěji je úkolem zločinců vystrašit člověka a přesvědčit ho, aby otevřel soubor s připojeným virem.

    Obvykle se jedná o šifrovač nebo blokátor systému Windows, který deaktivuje počítač a vyžaduje odeslání placené SMS pro obnovení provozu. Škodlivý soubor lze zamaskovat jako soudní příkaz nebo předvolání k jednání před šéfem organizace.

    Strach a zvědavost vypínají vědomí uživatele. Účetní fóra popisují případy, kdy si zaměstnanci organizací přinesli na domácí počítače soubory s viry, protože je kvůli antiviru nemohli v kanceláři otevřít.

    Někdy vás podvodníci žádají o zaslání dokumentů v reakci na dopis, aby shromáždili informace o společnosti, což bude užitečné pro jiné podvodné programy. V loňském roce se jedné skupině podvodníků podařilo oklamat mnoho lidí pomocí triku pro rozptýlení „žádosti o faxování papírů“.

    Když si to přečetl účetní nebo manažer, okamžitě proklel finanční úřad: "Tam sedí mamuti, pane!" a přešel své myšlenky od samotného dopisu k řešení technických problémů s odesíláním.

    2. Dopisy od „bank“

    

    

    Blokátory Windows a ransomware se mohou skrývat ve falešných dopisech nejen od vládních organizací, ale také od bank. Zprávy „Byla uzavřena půjčka na vaše jméno, přečtěte si prosím žalobu“ mohou být opravdu děsivé a vyvolat ve vás chuť otevřít soubor.

    Osobu lze také přesvědčit, aby se přihlásila k falešnému osobnímu účtu a nabídla mu, že uvidí nahromaděné bonusy nebo obdrží cenu, kterou vyhrál v loterii Sberbank.

    Méně často podvodníci posílají faktury na zaplacení servisních poplatků a dalších úroků z půjčky za 50–200 rublů, které je snazší zaplatit, než pochopit.

    3. Dopisy od „kolegů“/„partnerů“

    

    Někteří lidé během pracovního dne dostávají desítky obchodních dopisů s dokumenty. S takovým nákladem můžete snadno propadnout tagu „Re:“ v předmětu dopisu a zapomenout, že jste si s tímto člověkem ještě nepsali.

    Zvláště pokud pole otravy označuje „Alexander Ivanov“, „Ekaterina Smirnova“ nebo jakékoli jednoduché ruské jméno, které absolutně nezůstává v paměti člověka, který neustále pracuje s lidmi.

    Pokud není cílem podvodníků vybírat SMS platby za odblokování Windows, ale způsobit škodu konkrétní firmě, pak lze jménem skutečných zaměstnanců posílat dopisy s viry a phishingovými odkazy. Seznam zaměstnanců lze shromáždit na sociálních sítích nebo zobrazit na webových stránkách společnosti.

    Pokud člověk ve schránce uvidí dopis od člověka ze sousedního oddělení, nepodívá se na něj blíže, může dokonce ignorovat varování antiviru a soubor otevře stůj co stůj.

    4. Dopisy od „Google/Yandex/Mail“

    

    

    Google někdy posílá e-maily vlastníkům účtů Gmail, že se někdo pokusil přihlásit k vašemu účtu nebo že na Disku Google došel místo. Podvodníci je úspěšně kopírují a nutí uživatele zadávat hesla na falešných stránkách.

    Uživatelé Yandex.Mail, Mail.ru a dalších poštovních služeb také dostávají falešné dopisy od „administrace služby“. Standardní legendy jsou: „vaše adresa byla přidána na černou listinu“, „vaše heslo vypršelo“, „všechny e-maily z vaší adresy budou přidány do složky se spamem“, „podívejte se na seznam nedoručených e-mailů“. Stejně jako v předchozích třech bodech jsou hlavními zbraněmi zločinců strach a zvědavost uživatelů.

    Jak se chránit?

    

    Nainstalujte si antivirus do všech svých zařízení, aby automaticky blokoval škodlivé soubory. Pokud jej z nějakého důvodu nechcete používat, zkontrolujte všechny i ​​trochu podezřelé přílohy e-mailů virustotal.com

    Nikdy nezadávejte hesla ručně. Používejte správce hesel na všech zařízeních. Nikdy vám nenabídnou možnosti zadání hesla na falešné stránky. Pokud je z nějakého důvodu nechcete používat, tak ručně zadejte URL stránky, na kterou se chystáte zadávat heslo. To platí pro všechny operační systémy.

    Kdekoli je to možné, povolte potvrzení hesla pomocí SMS nebo dvoufaktorové identifikace. A samozřejmě stojí za to pamatovat, že nemůžete posílat skeny dokumentů, pasové údaje nebo převádět peníze cizím lidem.

    Možná si mnoho čtenářů při pohledu na screenshoty dopisů pomyslelo: „Jsem blázen, když otevírám soubory z takových dopisů? Na kilometr daleko vidíte, že se jedná o nastavení. Nebudu se trápit správcem hesel a dvoufaktorovou autentizací. Jen si dám pozor."

    Ano, většinu podvodných e-mailů lze odhalit pouhým okem. To se ale netýká případů, kdy je útok zaměřen konkrétně na vás.

    Nejnebezpečnější spam je osobní

    
    Pokud si žárlivá manželka chce přečíst poštu svého manžela, Google jí nabídne desítky stránek, které nabízejí službu „Hackování pošty a profilů sociálních sítí bez platby předem“.

    Schéma jejich práce je jednoduché: posílají osobě vysoce kvalitní phishingové dopisy, které jsou pečlivě sestaveny, úhledně rozloženy a berou v úvahu osobní vlastnosti osoby. Takoví podvodníci se upřímně snaží nachytat konkrétní oběť. Od zákaznice zjišťují její sociální okruh, vkus a slabosti. Vyvinout útok na konkrétního člověka může trvat hodinu i déle, ale vynaložené úsilí se vyplatí.

    Pokud je oběť přistižena, pošlou zákazníkovi snímek obrazovky poštovní schránky a požádají ho, aby zaplatil (průměrná cena je asi 100 USD) za své služby. Po obdržení peněz vám pošlou heslo do schránky nebo archivu se všemi dopisy.

    Často se stává, že když člověk dostane od svého bratra dopis s odkazem na soubor „Video kompromitující důkazy o Tanyi Kotové“ (skrytý keylogger), je plný zvědavosti. Pokud je dopis opatřen textem obsahujícím podrobnosti, které jsou známé omezenému okruhu lidí, pak dotyčný okamžitě popírá, že by jeho bratr mohl být hacknut nebo že se za něj vydává někdo jiný. Oběť se uvolní a vypne antivirus k čertu, aby soubor otevřel.

    Na takové služby se mohou obrátit nejen žárlivé manželky, ale i bezohlední konkurenti. V takových případech je cena vyšší a metody jsou jemnější.

    Neměli byste spoléhat na svou pozornost a zdravý rozum. Nechte se pro každý případ chránit antivirem a správcem hesel bez emocí.

    P.S. Proč spameři píší tak „hloupé“ dopisy?

    
    Pečlivě vytvořené podvodné e-maily jsou poměrně vzácné. Pokud přejdete do složky se spamem, můžete si užít spoustu legrace. Jaké postavy vymýšlejí podvodníci, aby vymohli peníze: ředitelka FBI, hrdinka seriálu „Game of Thrones“, jasnovidka, kterou k vám poslaly vyšší síly a chce vám prozradit tajemství vaší budoucnosti za 15 dolarů, zabiják, kterému bylo nařízeno, aby vám zaplatil, ale upřímně nabízí, že zaplatí.

    Množství vykřičníků, tlačítka v těle dopisu, podivná adresa odesílatele, bezejmenný pozdrav, automatický překlad, hrubé chyby v textu, jasná přehnaná kreativita - písmena ve složce spamu prostě „křičí“ o své temnotě původ.

    Proč podvodníci, kteří posílají své zprávy milionům příjemců, nechtějí strávit pár hodin psaním úhledného dopisu a ušetřit 20 babek za překladatele, aby zvýšili odezvu publika?

    Ve studii Microsoftu Proč nigerijští podvodníci říkají, že jsou z Nigérie? otázka „Proč podvodníci nadále posílají dopisy jménem miliardářů z Nigérie, když široká veřejnost ví o „nigerijských dopisech“ již 20 let“ je hluboce analyzována. Podle statistik více než 99,99 % příjemců takový spam ignoruje.