Mithilfe einer elektronischen digitalen Signatur können Sie jede Art von Dokument zertifizieren. Ihr Vorteil besteht darin, dass die digitale Signatur die Unveränderlichkeit signierter Informationen garantiert, die Urheberschaft festlegt und den Inhalt der digitalen Signatur vor unbefugtem Zugriff Dritter schützt. Sie können ein Dokument mit einer elektronischen Signatur in CryptoPro, speziellen Anwendungen zum Signieren von Dateien oder über Online-Dienste zertifizieren. Die Verfügbarkeit zusätzlicher Funktionen, die Möglichkeit zur Generierung einer verbesserten Signatur oder die Erstellung einer losgelösten digitalen Signatur hängt von der gewählten Methode ab.

Die Zuverlässigkeit einer qualifizierten elektronischen Signatur wird durch kryptografische Verfahren und Hashing-Funktionen erklärt. Der Signierungs- und Verifizierungsprozess verwendet komplexe private und öffentliche Schlüssel sowie Public-Key-Zertifikate.

Der persönliche oder private Schlüssel wird durch einen Zufallszahlengenerator generiert und zum Signieren von Dokumenten verwendet. Und die offene Signatur wird aus der geschlossenen Signatur berechnet und dient zur Überprüfung, ob die Signatur dem Eigentümer gehört. Ein privater Schlüssel funktioniert nur zusammen mit einem öffentlichen Schlüssel und muss vor Dritten geheim gehalten werden.

Wenn der persönliche Schlüssel kompromittiert wurde, müssen Sie sich an die Zertifizierungsstelle wenden und einen Antrag stellen, um das Zertifikat ungültig zu machen und die digitale Signatur erneut auszustellen. Andernfalls kann der Schlüssel dazu verwendet werden, dem Inhaber der elektronischen Signatur und den Gegenparteien materiellen oder sonstigen Schaden zuzufügen.

Durch das Signieren von Dokumenten mit digitaler Signatur wird der Inhalt der Datei nicht geändert, sondern ein neuer Datenblock hinzugefügt. Dieser Block ist eine elektronische Signatur. Die Komplexität des Prozesses garantiert die Unveränderlichkeit der Informationen: Wenn das Dokument nach der Unterzeichnung geändert wurde, sind die Korrekturen im Ausdruck sichtbar, was sich auf die Überprüfung der digitalen Signatur auswirkt.

Ein beglaubigtes Dokument kann per E-Mail als Brief versendet, über digitale Medien oder über spezielle Programme übermittelt werden.

Sobald die digitale Signatur erstellt wurde, ist eine Bearbeitung der Datei des signierten Dokuments nicht mehr möglich. Wenn Sie versuchen, den Text zu bearbeiten oder Änderungen am zertifizierten Archiv vorzunehmen, werden alle elektronischen Signaturen gelöscht und bei der Überprüfung wird ein Fehler angezeigt.

Was wird benötigt, um mit digitaler Signatur zu arbeiten?

Um ein Dokument mit einer elektronischen Signatur zu signieren, muss der Benutzer über Folgendes verfügen:

• eine generierte und überprüfte Datei, die zertifiziert werden muss;
• ein elektronisches Signaturzertifikat mit noch nicht abgelaufener Gültigkeitsdauer;
• ES-Tools (Softwarepaket, konfigurierter Krypto-Anbieter und Browser);
• Tools zum Erstellen einer elektronischen Signatur.

Zu den Programmen zur Erstellung elektronischer Signaturen gehören Plugins für MC Office und PDF, einzelne Programme (CryptoArm) oder Online-Dienste.

Bei einigen von ihnen können Sie Dokumente kostenlos signieren, bei anderen ist der kostenlose Funktionsumfang eingeschränkt und bei anderen ist die Nutzung erst nach dem Kauf möglich.

Signieren von MS Office-Dokumenten

• Es gibt zwei Möglichkeiten, Dokumente im Word- und Excel-Format zu signieren:
• über ein Software-Plugin;

durch Hinzufügen einer Signatur.

• Das direkte Signieren einer digitalen Signaturdatei ist schneller und bequemer. Dazu benötigen Sie:

• Wählen Sie im Menü „Datei“ – „Informationen“ die Option „ES hinzufügen“.

Wählen Sie Ihre digitale Signatur aus, fügen Sie ggf. einen Kommentar hinzu und bestätigen Sie die Aktion durch Klicken auf die Schaltfläche „Signieren“.

Wenn keine Fehler vorliegen, wird eine Meldung angezeigt, dass der Vorgang erfolgreich war.

Über das Office-Signatur-Plugin

• So signieren Sie ein elektronisches Dokument mit einem speziellen Plugin:

• Wählen Sie im Menü „Datei“ und dann „Digitale Signatur hinzufügen“.

Wählen Sie die gewünschte Signatur aus, füllen Sie das Feld „Kommentar“ aus und klicken Sie auf „Signieren“.

Wenn alles richtig gemacht wurde und keine Fehler im System festgestellt werden, erscheint eine Meldung über die erfolgreiche Unterzeichnung der Dokumente.

Signieren von PDF-Dokumenten

Sie können Dokumente auch im PDF-Format signieren. Dies können Scans, Präsentationen, Illustrationen, Text- und Gestaltungsdokumentationen, Tabellen sein.

• So signieren Sie ein gescanntes Dokument mit einer elektronischen Signatur:

• Öffnen Sie in der ausgewählten PDF-Datei „Extras“ und „Zertifikate“;

• Klicken Sie auf „Elektronische Signatur anwenden“ und wählen Sie den Bereich aus, in dem Sie das elektronische Dokument signieren möchten.

• in einem neuen Fenster müssen Sie eine digitale ID auswählen und auf „Weiter“ klicken;

• Es öffnet sich ein neues Arbeitsfenster mit einer Vorschau des elektronischen Siegels und der Signatur;

Wenn alles korrekt ist, müssen Sie auf „Signieren“ klicken.

Liegen keine Fehler vor, zeigt das System eine Meldung an, dass das Dokument erfolgreich mit einer digitalen Signatur zertifiziert wurde.

Signieren mit spezieller Software

Dokumente können auch mit einer speziellen Software signiert werden – CryptoArm oder ViPNet CryptoFile. Die Dienste unterscheiden sich in Funktionalität und Installationsmethode, ermöglichen Ihnen jedoch den Empfang einer zertifizierten und verschlüsselten Nachricht.

Das Produkt CryptoArm wurde entwickelt, um elektronische Schlüssel zu überprüfen, Daten zu verschlüsseln und zu entschlüsseln und mit Krypto-Anbietern zusammenzuarbeiten, die Krypto-Algorithmen verwenden, die den Anforderungen des FSB der Russischen Föderation entsprechen. Kostenlos erhält der Nutzer lediglich die Starterversion, mit der Dokumente im PDF-, Word-, Excel-Format usw. signiert oder überprüft werden können.

Basis- und Standardversionen des Programms sind gegen Aufpreis erhältlich und verfügen über Funktionen wie:

• Erstellung und Überprüfung elektronischer Signaturen;
• Entschlüsselung und Verschlüsselung von Dateien jeglichen Formats;
• Unterstützung für erweitertes Signaturmodul usw.

So signieren Sie ein elektronisches Dokument mit CryptoArm:

• Öffnen Sie das Programm und wählen Sie „Signieren“.

• Nachdem Sie die Anweisungen gelesen haben, klicken Sie auf „Weiter“;

• Klicken Sie dann auf „Datei auswählen“ und „Weiter“;

• Nachdem Sie das elektronische Dokument ausgewählt haben, müssen Sie erneut auf „Weiter“ klicken.

• Im neuen Fenster „Ausgabeformat“ können Sie die Kodierung auf ihrem ursprünglichen Wert belassen oder sie entsprechend Ihren Anforderungen ändern. Das Signierprogramm kann die Datei in jedem geeigneten Format speichern;

• Unter „Parameter“ kann der Benutzer eine getrennte oder angehängte elektronische Signatur auswählen, einen Kommentar oder eine Eigenschaft hinzufügen. Klicken Sie dann auf „Weiter“;

• Im nächsten Schritt wählen Sie das gewünschte Zertifikat aus;

• Abschließend öffnet sich ein Fenster mit einer Beschreibung der Daten. Es ist besser, das Profil zu speichern, wenn mehrere Dokumente mit der Vorlage signiert werden sollen.

Klicken Sie auf „Fertig“. Das System zeigt eine Meldung an, dass die Datei erfolgreich signiert wurde.

ViPNet-Kryptodatei

Eine weitere praktische Anwendung, mit der Sie Dokumente zertifizieren können, ist ViPNet CryptoFile. Mit dem Programm können Sie ein Archiv signieren, Verträge, Bilder, Tabellen, Textdateien usw. digital signieren.

Das Programm ist kostenlos und der Registrierungsschlüssel wird an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet. Der Nachteil bei der Nutzung des Dienstes ist die Möglichkeit, nur eine elektronische Signatur hinzuzufügen.

So signieren Sie ein digitales Signaturdokument mit ViPNet CryptoFile:

• Wählen Sie das gewünschte Dokument in der Hauptliste aus;

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste, um ein Menü aufzurufen, in dem Sie „Signieren“ auswählen.

Die Signatur wird automatisch generiert und die Ausgabe ist eine neue Datei mit der Erweiterung .sig.

Verwendung von Webdiensten

Um ein ED zu unterzeichnen, ist es nicht notwendig, Software oder Plugins zu kaufen. Sie können einen der Online-Dienste nutzen. Zum Beispiel Crypto Kontur (https://crypto.kontur.ru/). Der Dienst ist kostenlos und ermöglicht die Prüfung und Erstellung einer elektronischen Signatur. Contour von CryptoPro kann auch eine elektronische Datei entschlüsseln und verschlüsseln. Ein weiterer Vorteil des Jobs ist die Möglichkeit, eine Vereinbarung in jedem Format, einem Dateipaket oder einem gesamten Archiv zu unterzeichnen.

Der Dienst steht nach einfacher Registrierung und automatischer Installation auf einem PC zur Verfügung, um kryptografische Transformationen durchzuführen. Der Dienst verfügt über eine klare und benutzerfreundliche Oberfläche. Um eine Datei zu signieren, müssen Sie Folgendes tun:

• Laden Sie das Dokument hoch, das durch elektronische Signatur beglaubigt werden muss;
• Wählen Sie eines der verfügbaren Zertifikate aus.
• eine elektronische Signaturdatei erstellen;
• Klicken Sie auf „Signieren“. Der Dienst erstellt automatisch einen Ordner mit der ursprünglichen und signierten Datei (Erweiterung .sig);
• Laden Sie ggf. den ED-Ordner vom Server herunter.

Der Versand einer signierten ED ist auch direkt vom Server aus möglich. In diesem Fall erhält der Empfänger einen Link zu dem in Crypto Contour gespeicherten Ordner. Der heruntergeladene Ordner (Original-ED, Datei mit Signatur, DS-Zertifikat und Anleitung zur Überprüfung des DS) kann über jedes Mailsystem versendet werden.

Vergleich von Software zur Erstellung digitaler Signaturen

Programme zur Erstellung und Prüfung elektronischer Signaturen unterscheiden sich in Leistungsfähigkeit, Kosten und Funktionsprinzip. Die Vor- und Nachteile von Diensten lassen sich bequem in einer speziellen Software-Vergleichstabelle bewerten.

	CryptoPro-Plugins	CryptoArm	ViPNet-Kryptodatei	Online-Dienst Crypto Contour
Preis	Bezahlt	Nur kostenlose Starterversion	Kostenlos	Kostenlos
Chargensignatur	Essen	Essen	NEIN	Essen
Formate	Word, Excel, PDF	Alle	Alle	Alle
Dateigröße	Keine Einschränkungen	Keine Einschränkungen	Keine Einschränkungen	Bis zu 100 MB
Bildung einer verbesserten elektronischen Signatur	Essen	Erhältlich in Standard- und Basisversion	NEIN	Essen
EP-Typ	Getrennt /beigefügt	Getrennt /beigefügt	Getrennt /beigefügt	Nur getrennt
Zusätzliche Verschlüsselungs-, Verifizierungs- und Entschlüsselungsfunktionen	Essen	Erhältlich in Standard- und Basisversion	NEIN	Essen

Sowohl natürliche als auch juristische Personen können mit einer elektronischen digitalen Signatur arbeiten. Seine Verwendung verleiht ED Rechtskraft und stellt es dem Papier gleich. Um mit digitaler Signatur arbeiten zu können, benötigen Sie einen Krypto-Anbieter und Tools für digitale Signaturen. Dazu gehören private und öffentliche Schlüssel sowie spezielle Software. Das Signieren von Dokumenten ist über separate Plugins für MS Office und Adobe Systems sowie über separate Programme (CryptoArm oder CryptoFile) oder über Online-Dienste möglich. Die Erstellung einer elektronischen Signatur und der Erhalt einer zertifizierten Datei erfolgen in wenigen einfachen Schritten, unabhängig von der gewählten Art des digitalen Signaturmittels. Die Verfügbarkeit bestimmter Funktionen, unterstützter Formate und sogar der zulässige Umfang des zertifizierten Dokuments hängen jedoch bereits von der Art und Version der Software ab.

Das Unterzeichnen von Dokumenten mit einer elektronischen Signatur ist eine Möglichkeit, einfache Briefe, Verträge, Buchhaltungs- und andere Berichte zu bestätigen. Wir haben Ihnen Schritt für Schritt erklärt, wie Sie Word- und PDF-Dokumente elektronisch signieren.

Für welche Dokumente ist eine digitale Signatur erforderlich?

Der Großteil des Dokumentenflusses ist papierlos geworden und die Verwendung digitaler Signaturen wird niemanden mehr überraschen. Der Bereich des öffentlichen Beschaffungswesens ist keine Ausnahme. Die Teilnehmer bestätigen eingereichte Bewerbungen mit einer elektronischen Signatur und den Kunden wird garantiert klar, dass es sich bei potenziellen Lieferanten um echte Unternehmen handelt. Alle im Rahmen der Ausschreibung geschlossenen Verträge erlangen erst durch die digitale Unterzeichnung Gültigkeit.

Wann benötigen Sie sonst noch eine elektronische Signatur:

1. Zur Übermittlung von Meldungen an Aufsichtsbehörden (Steueramt, Rosstat, Pensionskasse und Sozialversicherungskasse). Der Versand von Berichten und Zertifikaten in elektronischer Form erleichtert den Prozess und reduziert die Fehlerquote. Die meisten Dienste verfügen über integrierte Prüfungen.
2. Bei Verwendung von EDF (elektronisches Dokumentenmanagementsystem). Dies ist eine der häufigsten Anwendungen. Aus rechtlicher Sicht entspricht ein so beglaubigter Brief einer Papierversion, auf der ein Stempel und ein Visum angebracht sind. Dank EDI wird der papierlose Dokumentenfluss sowohl innerhalb der Organisation als auch mit externen Auftragnehmern Realität.
3. Auf dem Portal „Staatliche Dienste“. Jeder Bürger der Russischen Föderation kann für sich eine Kryptosignatur erhalten und Anträge, die über die Website der Staatsdienste eingereicht werden, mit Noten versehen, an öffentlichen Initiativen teilnehmen usw.
4. Bei der Beantragung des Schiedsgerichts. Als Beweismittel können Vereinbarungen mit Gegenparteien, offizielle Korrespondenz und elektronisch unterzeichnete Rechnungen verwendet werden. Gemäß der Schiedsgerichtsordnung der Russischen Föderation sind solche Dokumente mit einem Stempel versehenen Papiergegenstücken gleichgestellt.

Welche Arten von digitalen Signaturen gibt es?

Eine elektronische Signatur ist eine Art „Stempel“, der nicht nur die Identifizierung des Unterzeichners, sondern auch die Überprüfung der Integrität des signierten Dokuments ermöglicht. Drei Arten von Kryptosignaturen und das Verfahren zu ihrer Ausstellung sind im Gesetz Nr. 63-FZ vom 04.06.2011 genehmigt:

1. Einfach. Wird zum Markieren von Buchstaben und verschiedenen Spezifikationen verwendet. Zur Bestätigung dienen Passwörter, Codes und andere Mittel. Am häufigsten wird es in elektronischen Bildungssystemen verwendet.
2. Verstärkt ungelernt. Zur Erstellung ist ein kryptografischer Datenverarbeitungsprozess erforderlich; Mithilfe dieser elektronischen Signatur lässt sich feststellen, wer die Datei unterzeichnet hat und ob nach der Erstgenehmigung Änderungen vorgenommen wurden.
3. Verstärkte Qualifikation. Es ähnelt dem vorherigen Typ, bei der Erstellung und Prüfung müssen jedoch FSB-zertifizierte Methoden des kryptografischen Informationsschutzes verwendet werden. EDS dieser Art können nur von akkreditierten Zertifizierungsstellen ausgestellt werden.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Datei mit einer elektronischen Signatur zu signieren. Schauen wir uns diejenigen an, die am häufigsten vorkommen.

Was Sie brauchen werden

Um eine Datei mit einer elektronischen Signatur zu signieren, müssen Sie:

1. Installieren Sie das Programm CryptoPRO auf Ihrem PC. Wir empfehlen Ihnen außerdem, den Artikel über die Einrichtung Ihres Computers zu lesen.
2. Erhalten Sie zwei Zertifikate: den Inhaber der elektronischen Signatur, das Zertifizierungszentrum.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie ein PDF mit der elektronischen Signatur CryptoPRO signieren und wie Sie Dateien in Word signieren.

So signieren Sie ein PDF-Dokument elektronisch

Sehen wir uns Schritt für Schritt an, wie Sie ein Dokument mit einer digitalen Signatur signieren.

Schritt 1. Öffnen Sie die gewünschte PDF-Datei und wählen Sie im Menü „Extras“ die Bezeichnung „Zertifikate“ aus.

Schritt 2. Klicken Sie auf den Punkt „Digitale Signatur anwenden“ und geben Sie den Bereich an, in dem das CryptoPro-System die Signatur markieren soll.

Schritt 3. Auf dem Bildschirm erscheint ein Fenster, in dem Sie aufgefordert werden, einen elektronischen Ausweis auszuwählen, den gewünschten auszuwählen und auf „OK“ zu klicken.

Schritt 4: Richten Sie Ihre Identität ein und klicken Sie auf Weiter.

Schritt 5: Erstellen Sie eine digitale ID mit Ihrer eigenen Signatur.

Schritt 6: Im Windows-Zertifikatspeicher speichern.

Schritt 7: Geben Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse ein.

Es öffnet sich ein Formular zur Vorschau des Stempels. Wenn alles zu Ihnen passt, können Sie auf die Schaltfläche „Signieren“ klicken. Und dies ist der letzte Schritt in der Anleitung zum Signieren eines PDF-Dokuments mit einer elektronischen Signatur.

CryptoPro zeigt eine Meldung an, die den erfolgreichen Abschluss des Vorgangs anzeigt. Alles ist fertig.

So signieren Sie ein Dokument elektronisch in Word

Lassen Sie uns den Prozess Schritt für Schritt beschreiben.

Schritt 1. Öffnen Sie die benötigte Datei in Word. Gehen Sie im oberen Menü auf den Punkt „Datei“, klicken Sie dann auf die Zeile „Informationen“ und dann auf „Elektronische Signatur hinzufügen“.

Schritt 2. Wählen Sie im Fenster mit der Maus eine bestimmte elektronische Signatur aus, fügen Sie ggf. Ihre Kommentare hinzu und schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf die Schaltfläche „Signieren“ ab.

Schritt 3. Wenn keine Fehler vorliegen, zeigt das Programm eine Erfolgsmeldung an.

Wenn Sie das CryptoPRO Office Signature-Plugin auf Ihrem PC installiert haben, unterscheiden sich die Schritte geringfügig.

Schritt 1. Öffnen Sie Ihr Dokument zur Genehmigung im Word-Format, gehen Sie zu „Datei“ und dann zur Zeile „Digitale Signatur hinzufügen“.

Schritt 2. Wählen Sie die gewünschte elektronische Signatur aus, schreiben Sie Notizen in die Kommentare und klicken Sie auf „Signieren“.

Schritt 3. CryptoPro zeigt eine Meldung an, dass der Vorgang erfolgreich war (sofern keine Fehler erkannt wurden).

So signieren Sie ein EDS-Dokument mit dem CryptoARM-Komplex

Dieses Verfahren ermöglicht die Verwendung aller modernen Verschlüsselungsformate, einschließlich der Archivverschlüsselung. Schauen wir uns die Anweisungen zum Signieren einer Datei mit dem CryptoARM-System an.

Schritt 1. Öffnen Sie das Softwarepaket „CryptoARM“ und wählen Sie den ersten Menüpunkt „Signieren“.

Schritt 2: Lesen Sie die Anweisungen für den Assistenten zum Erstellen digitaler Signaturen. Klicken Sie anschließend auf „Weiter“.

Schritt 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Datei auswählen“, gehen Sie zu der gewünschten Datei, klicken Sie darauf und klicken Sie auf „Weiter“.

Das Fenster „Ausgabeformat“ erscheint auf dem Bildschirm. Wenn keine zwingenden Anforderungen bestehen, lassen Sie die Kodierung unverändert. Sie können nach Abschluss des Vorgangs ein Archiv erstellen oder ein Verzeichnis auf der Festplatte angeben, um das Ergebnis zu speichern.

Schritt 4. Wählen Sie ein bestimmtes Zertifikat aus, indem Sie auf die Schaltfläche „Auswählen“ klicken, und klicken Sie dann auf „Weiter“, um den Vorgang fortzusetzen.

Schritt 5. Auf dem Bildschirm erscheint ein Fenster mit einer kurzen Beschreibung der eingegebenen Informationen. Das Programm fordert Sie auf, Ihr Profil zu speichern. Es kann nützlich sein, wenn Sie das nächste Mal Dateien nach demselben Prinzip signieren. Klicken Sie auf „Fertig“.

Wenn alles fehlerfrei verlief, meldet CryptoARM den erfolgreichen Abschluss.

Der Genehmigungsprozess mittels digitaler Signatur ist nicht sehr schwierig. Sie müssen lediglich wissen, welcher EP-Typ in welchen Fällen verwendet werden kann, und die Anweisungen befolgen.

• Unternehmens- und Branchen-EDI;
• Einlegen von Berufungen beim Schiedsgericht;
• Fernübermittlung von Berichten an Regierungsbehörden, beispielsweise an den Föderalen Steuerdienst der Russischen Föderation oder die Pensionskasse;
• Senden von Informationen an staatliche Systeme: UAIS, ESIA usw.;
• Teilnahme an Online-Auktionen.

Die elektronische Signatur vereinfacht und beschleunigt den Datenaustausch, erhöht die Informationssicherheit und senkt die Kosten für Papier, Kurierdienste und Postzustellung. Um es in verschiedenen Arten des Dokumentenflusses zu verwenden, kontaktieren Sie uns und erwerben Sie ein elektronisches Signaturzertifikat, das Ihre Urheberschaft auf zertifizierten Online-Formularen bestätigt. Eine elektronische digitale Kennung kann in Tabellen, Text- und Grafikdateien erstellt werden.

• So signieren Sie ein Word-Dokument mit einer elektronischen Signatur in CryptoPro CSP

  Bevor Sie ein Word-Dokument mit einer elektronischen digitalen Signatur signieren, empfiehlt es sich, die entsprechenden PC-Einstellungen vorzunehmen:

  1. Auf PC oder 5.0 installieren. CIPF ist direkt an der Erstellung digitaler Signaturen beteiligt – es erhält Zugriff auf den privaten Schlüssel und wandelt Informationen mithilfe kryptografischer Algorithmen um. Das Distributionskit zum Herunterladen ist auf der Website von CRYPTO-PRO LLC öffentlich verfügbar. Nach Ablauf der Testphase (90 Tage) muss der Benutzer für jeden PC, der die CPU nutzt, eine Jahres- oder Dauerlizenz erwerben.
  2. Installieren Sie Treiber für wichtige Medien mithilfe der Installationsanweisungen. Treiber stehen zum kostenlosen Download auf der Website des Unternehmens zur Verfügung.
  3. Speichern Sie die von der Zertifizierungsstelle erhaltenen persönlichen und Stammzertifikate auf Ihrem PC. Sie werden über CryptoPro zum Ordner „Console Root“ hinzugefügt: Der Root wird zu „Trusted“ hinzugefügt und der persönliche SKPEP wird zum Ordner „Personal“ hinzugefügt.
  4. Konfigurieren Sie einen Browser für die Arbeit mit EDS auf Internetressourcen: Installieren Sie das kostenlose CryptoPro EDS-Browser-Plug-in und laden Sie die Erweiterung herunter (damit der Webbrowser den Zugriff der Site auf Daten nicht verhindert). Es wird außerdem empfohlen, Online-Dienste, die Dokumente von Ihnen akzeptieren, zum Verzeichnis vertrauenswürdiger Websites hinzuzufügen.

  Nun betrachten wir im Detail alle Möglichkeiten, ein Word-Dokument mit einer elektronischen Signatur zu signieren.

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  So signieren Sie ein Word-Dokument mit einer elektronischen Signatur

  Der Markt für kryptografische Dienstprogramme bietet eine große Auswahl an Produkten zur Überprüfung von Textinformationen im DOCX-Format in verschiedenen Versionen von MS Office. MS Office 365-Webkomponenten unterstützen keine elektronischen Attributfunktionen. Für andere Versionen ab Version 2003 können Sie das optimale Produkt zur Implementierung elektronischer Attributfunktionen auswählen.

  Die Signatur kann in separater Form an das Datenpaket angehängt oder abgelöst werden. Alle Möglichkeiten, ein Weltdokument mit einer elektronischen digitalen Signatur zu signieren:

  1. In der Anwendung selbst (über ein spezielles Plugin oder ohne).
  2. In CryptoARM oder einer anderen Hilfssoftware.
  3. In Webdiensten zum Beispiel Crypto.Kontur.

  Um sicherzustellen, dass der Empfänger keine Probleme beim Anzeigen der Datei hat, empfiehlt es sich, diese in derselben Word-Version zu erstellen. In der Regel geben Behörden, die Online-Berichte akzeptieren, in den Anforderungen die Version des Textverarbeitungsprogramms an. Unabhängig von den verwendeten Verifizierungstools muss ein Krypto-Anbieter auf dem PC installiert sein.

  So fügen Sie ohne Programme eine elektronische Signatur in ein Word-Dokument ein

  Die Word-Builds 2003 und 2007 bieten die Möglichkeit, elektronische Signaturen in der Anwendung selbst zu generieren, ohne dass separate Programme und Plug-Ins verwendet werden müssen. Das Problem dieser Versionen ist, dass sie bereits veraltet sind und kaum noch irgendwo verwendet werden. Wenn der Empfänger über eine neuere Softwareversion verfügt, wird die Signatur nicht angezeigt. Vereinbaren Sie daher vorab die Version der Dateierstellung. Um den CEP zu überprüfen, muss der Empfänger außerdem den aktuellen Build von CIPF (4.0 oder 5.0) auf dem PC installieren. Das Verfahren zum Signieren eines EDS-Dokuments in Word 2003 umfasst die folgenden Schritte:

  1. Wählen Sie im Kontextmenü die Option „Optionen“.
  2. Gehen Sie zur Seite „Sicherheit“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „CPU“. Eine Liste der in die Registrierung geladenen Zertifikate wird geöffnet.
  3. Suchen Sie in der Liste nach dem erforderlichen SKPEP und klicken Sie auf „OK“.
  4. Geben Sie das Passwort für den Container des ausgewählten Zertifikats ein und bestätigen Sie den Vorgang mit der Schaltfläche „OK“.

  Für die Version 2007 des Anwendungspakets ist die Vorgehensweise ähnlich, nur müssen Sie zunächst in der Seitenleiste den Befehl „Vorbereiten“ und den Punkt „CPU hinzufügen“ auswählen. Unten auf der Seite erscheint ein Symbol, das das Vorhandensein der ID bestätigt.

  Wenn Änderungen an der Datei vorgenommen werden, geht die CPU verloren und muss mithilfe des oben beschriebenen Algorithmus erneut zertifiziert werden. Für v. 2010-2019 wird diese Option nicht funktionieren. Sie müssen ein spezielles Plugin verwenden, auf das wir weiter unten eingehen.

  • So signieren Sie ein Word-Dokument mit einer elektronischen Signatur in CryptoPro Office Signature

    Mit dem Plugin können Sie Datenpakete direkt aus der Word-Anwendung heraus signieren, ohne separate Software installieren zu müssen. Dieses Modul ist für jede Version des Textverarbeitungsprogramms außer 2003 relevant. In v. 2007 können Sie sowohl mit als auch ohne das Plugin arbeiten (der Algorithmus wurde zuvor beschrieben), in v. 2010-2019 – nur mit Plugin.

    Office Signature ist nicht unabhängig, sondern wird nur als ergänzende Komponente verwendet, die die Fähigkeiten von MS Office erweitert. Das Dienstprogramm kann kostenlos auf der Website cryptopro.ru heruntergeladen werden. Während der ersten 90 Tage gibt es einen Demozeitraum, danach müssen Sie eine Lizenz kaufen und die Lizenznummer in den Einstellungen eingeben: Menü „Start“ → „CRYPTO-PRO“ → „CryptoPro Office Signature“ → „Alle Aufgaben“ → "Seriennummer".

    Im Folgenden schauen wir uns am Beispiel von Word 2010 an, wie Sie mit einem Plugin ein Dokument elektronisch signieren können.

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    So signieren Sie ein Word 2010-Dokument digital

    1. Laden Sie das Programm herunter und melden Sie sich mit Administratorrechten beim Betriebssystem an.
    2. Installieren Sie die Software, indem Sie den Anweisungen des Installationsassistenten folgen. Bei der Erstinstallation ist standardmäßig ein 14-tägiger Demozeitraum des Builds „Standard Plus“ oder „Terminal“ aktiviert. Am Ende des Testzeitraums wird automatisch der „Start“-Modus aktiviert und das System bietet den Kauf einer Lizenz an.

    Bei jedem Start erscheint ein Fenster, in dem Sie aufgefordert werden, eine Lizenz zu installieren. Bestätigen Sie Ihr Einverständnis zur Installation, indem Sie auf die Schaltfläche „Los“ klicken und die Seriennummer eingeben. Mit der Software können Sie mehrere Dokumente mit beliebiger Erweiterung gleichzeitig zertifizieren und verschlüsseln.

    So signieren Sie ein Word-Dokument in CryptoArm digital:

    
    

    Im nächsten Schritt erscheint ein Fenster, das Sie darüber informiert, dass alle Daten zur Erstellung der digitalen Signatur erfasst wurden. Speichern Sie die Informationen in Ihrem Profil, damit in Zukunft bei der Genehmigung von Dateien die elektronische Signatur automatisch geladen wird, und schließen Sie den Vorgang mit der Schaltfläche „Fertig stellen“ ab.

    Wenn alles richtig gemacht wurde, informiert das System den Benutzer darüber, dass das Formular erfolgreich bestätigt und am ausgewählten Ort gespeichert wurde. Die abgetrennte CPU wird in einem separaten Dokument mit der Erweiterung .sig generiert. Wenn Sie das digitale Formular und die Datei nach der Überprüfung umbenennen, wird der EPC irrelevant und die Datei muss erneut bestätigt werden.

    Signieren eines EDS-Dokuments in Word über Crypto Contour

    Crypto.Kontur ist einer der beliebtesten Webdienste zur Zertifizierung digitaler Dateien. Mit der Anwendung von SKB Kontur können Sie digitale Formulare mit der Erweiterung .pdf, .doc, .xml unterstützen, es gibt jedoch Größenbeschränkungen – bis zu 100 MB. Ein weiterer Nachteil des Online-Dienstes ist die Möglichkeit, nur getrennte CEDS zu generieren. Crypto Contour hat deutlich mehr Vorteile:

    • Implementierung aller CEP-Funktionen: Erstellung, Verschlüsselung, Authentifizierung und Entschlüsselung;
    • Volle Kompatibilität mit ;
    • Sie können sofort nach der Anmeldung auf der Website kostenlos im Webdienst arbeiten;
    • Datenaustausch ohne Installation von Hilfsprogrammen und Plug-Ins auf dem PC;
    • Überprüfung der Authentizität von Zertifikaten einer beliebigen Zertifizierungsstelle.

    Der Empfänger des Briefes kann das Datenpaket öffnen und die Echtheit der Kennung in Crypto Contour oder einer anderen Anwendung bestätigen. Um eine elektronische Signatur zu erstellen, melden Sie sich beim Onlinedienst an und befolgen Sie einige einfache Schritte:

    1. Gehen Sie in Ihrem persönlichen Konto zum Abschnitt „ES erstellen“.
    2. Wählen Sie das zu zertifizierende digitale Formular und das SKEPP aus.
    3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Signieren“.

    Der Onlinedienst speichert eine separate CEP-Datei in einem Ordner mit einem empfohlenen Dokument mit demselben Namen und im .sig-Format. Auf dem Systemserver wird ein Informationsarchiv gespeichert. Der Inhaber des SKPEP kann dem Empfänger ein Datenpaket in Form eines vom Server empfangenen Links in seinem persönlichen Konto zusenden.

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So signieren Sie ein Dokument elektronischmit modernen Kryptoprogrammen? Betrachten wir die Besonderheiten der Lösung dieses Problems am Beispiel des bekannten Programms „CryptoARM“.

Welche Tools gibt es zum Signieren digitaler Signaturdokumente?

Die entsprechenden Lösungen im modernen IT-Markt werden in einer breiten Palette präsentiert. Zu den beliebtesten in Russland:

• „CryptoPRO“ ist ein universelles Softwarepaket zum Austausch elektronischer, durch digitale Signaturen geschützter Dokumente in verschiedensten Formaten;
• „CryptoARM“ ist ein spezielles Programm zum Signieren von Dateien mittels digitaler Signatur;
• „CryptoTree“ ist eine Lösung, die die technische Komponente zur Organisation des elektronischen Umlaufs rechtlich bedeutsamer Dokumente bereitstellt, die durch eine elektronische Signatur geschützt sind.

Zu den einfachsten und universellsten Lösungen zum Signieren eines Dokuments mit einer elektronischen Signatur gehört das Programm CryptoARM: Es lässt sich einfach in Windows-Oberflächen integrieren, ist einfach zu bedienen und zu konfigurieren. Damit können Sie leicht nachvollziehen, wie Sie verschiedene Dokumente elektronisch signieren.

Wenn Sie über einen EDS-Schlüssel verfügen, kann „CryptoARM“ sowohl als Tool zum Signieren von Dokumenten als auch als Tool zur Überprüfung der Authentizität bestimmter EDS verwendet werden.

Sie können die kostenlose Version von CryptoARM verwenden oder eine kostenpflichtige Version über die Website des Entwicklers dieser Lösung – CRYPTO-PRO LLC – bestellen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie mit dieser Software ein digitales Signaturdokument signieren.

Welche Dateien können digital signiert werden?

Die Besonderheit einer elektronischen Signatur besteht darin, dass sie zur Zertifizierung nahezu jeder Datei verwendet werden kann – sei es ein Word-Dokument, ein PDF, eine Zeichnung oder ein Video. Aus technologischer Sicht unterscheidet sich das Signieren eines PDF-Dokuments mit einer elektronischen digitalen Signatur nicht von der Zertifizierung einer Multimediadatei:

• das Kryptoprogramm, mit dem die Datei zertifiziert wird, generiert ihren Hash (kurze Informationen über Integrität und Urheberschaft);
• der Hash wird mit einem privaten Schlüssel verschlüsselt;
• Es wird ein mit einer elektronischen Signatur signiertes Dokument oder eine separate digitale Signaturdatei für das entsprechende Dokument generiert.

Um eine Datei zu authentifizieren, muss der Empfänger wiederum einen öffentlichen Schlüssel verwenden: Dieser entschlüsselt den Hash und ermöglicht die Feststellung der Integrität und Urheberschaft der Datei – sei es ein Word-Dokument oder eine Videoaufzeichnung.

Es gibt wiederum eine Vielzahl von Softwarearten, mit denen Sie ein Word- oder PDF-Dokument mit Ihrer digitalen Signatur signieren können. Zu den am weitesten verbreiteten Lösungen in Russland gehört, wie oben erwähnt, das Programm CryptoARM. Schauen wir uns an, wie Sie damit eine digitale Signatur in ein Word-Dokument einfügen.

So fügen Sie mit CryptoARM eine elektronische Signatur in eine Datei ein (Kurzanleitung)

Sie können das betreffende Programm in Windows in zwei Modi verwenden:

• über das Kontextmenü der Dateien im Explorer (durch Rechtsklick auf die Datei und Auswahl der gewünschten Option);
• über die Hauptoberfläche des Programms (durch Starten vom Desktop).

So signieren Sie ein Word-Dokument elektronisch – die Lösung dieses Problems über das Windows-Kontextmenü ist recht praktisch. Wenn uns die CryptoARM-Lösung zur Verfügung steht, dann bleiben wir dabei.

Lassen Sie uns die Funktionen der entsprechenden Funktionen von CryptoARM in der Praxis untersuchen.

So fügen Sie eine elektronische Signatur in ein Word-Dokument ein (Word 2003, Word 2007, Word 2010, 2013, 2016)

Lassen Sie uns zustimmen, dass unsere Datei mit Word 2007 erstellt wurde – wie kann man in diesem Fall ein Dokument elektronisch signieren? Bitte beachten Sie, dass für die Frage, wie ein Dokument in Word 2010 und anderen verwendeten Versionen elektronisch signiert wird, auch diese Anleitung relevant ist.

Wählen Sie die Word-Datei im Computerordner aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, wählen Sie dann die Option „CryptoARM“ und dann „Signieren“. Der „Assistent zum Signieren von Programmdateien“ wird geöffnet.

Im sich öffnenden Fenster „Assistenten“ können Sie noch einmal prüfen, ob die richtige Datei zum Signieren ausgewählt ist. Fügen Sie bei Bedarf weitere Objekte zur Liste der signierten Dateien hinzu; diese können gleichzeitig zertifiziert werden. Nachdem Sie sich für die Datei oder Liste der zu signierenden Personen entschieden haben, klicken Sie auf „Weiter“.

Im nächsten „Assistenten“-Fenster müssen Sie die Kodierungseinstellungen auswählen (Sie können die Standardwerte belassen) und auch den Pfad zum Ablegen von mit einer digitalen Signatur signierten Dateien angeben. Klicken Sie auf „Weiter“.

Im nächsten Fenster können Sie bei Bedarf verschiedene Signaturdetails (z. B. Visum, Kommentare, Zeitstempel) festlegen. Hier können Sie auch das Kontrollkästchen neben „Signatur in separater Datei speichern“ aktivieren. In diesem Fall wird der Hash der digitalen Signatur getrennt vom zu beglaubigenden Dokument gespeichert (eine spätere Überprüfung der digitalen Signatur erfordert jedoch das gleichzeitige Vorhandensein beider Dateien). Andernfalls werden das Dokument und die digitale Signatur, die es beglaubigt, in einer Datei zusammengefasst.

Jetzt müssen Sie ein Signaturzertifikat auswählen, das von einer Zertifizierungsstelle ausgestellt wurde. Es kann auf einem PC (in der Registrierung registriert) oder auf einem externen Medium – einem Flash-Laufwerk, eToken – abgelegt werden. Im zweiten Fall müssen Sie das entsprechende Medium an den Computer anschließen.

In dem Fenster, das sich nach der Auswahl eines Zertifikats öffnet, können alle Einstellungen auf den Standardeinstellungen belassen werden.

Klicken Sie auf „Weiter“ und dann auf „Fertig stellen“. Die mit der digitalen Signatur signierte Datei wird in dem Ordner angezeigt, der zuvor im Fenster „Assistenten“ angegeben wurde. Im Allgemeinen stimmt der Speicherort mit dem Speicherort der Quelldatei überein. Der Name der mit CryptoARM signierten Datei stimmt mit dem Original überein, wird jedoch durch eine elektronische digitale Signaturerweiterung ergänzt – in der Regel ist dies die SIG-Erweiterung.

So zertifizieren Sie PDF-Dateien mithilfe einer digitalen Signatur

Wir wissen also, wie man ein Dokument in Word digital signiert. Wir haben oben darauf hingewiesen, dass sich dieses Verfahren nicht grundsätzlich von der Zertifizierung anderer Dateien mithilfe einer elektronischen digitalen Signatur unterscheidet. Bei der Arbeit mit einigen Datentypen kann es jedoch dennoch zu Nuancen kommen.

Insbesondere das Zertifizierungsverfahren für PDF-Dateien weist bestimmte Besonderheiten auf. Wie fügt man einem PDF-Dokument eine elektronische Signatur hinzu (unter Berücksichtigung der Merkmale dieses Dateiformats)?

Die Hauptschritte bei der Verwendung von „CryptoPRO“ bei der Durchführung einer Aufgabe wie dem Einfügen einer elektronischen Signatur in ein PDF-Dokument sind fast die gleichen wie bei einem Word-Dokument. Die digitale Signatur einer PDF-Datei wird mithilfe eines Algorithmus platziert, der dem ähnelt, den wir oben besprochen haben – als wir uns mit der Frage beschäftigten, wie man ein Word-Dokument mit einer elektronischen Signatur signiert.

Dabei ist zu bedenken, dass es bei der Zertifizierung eines PDF-Dokuments sinnvoll ist, den digitalen Signatur-Hash vom entsprechenden Dokument zu trennen und in eine separate Datei zu schreiben.

Tatsache ist, dass einige Lösungen von Adobe, dem Entwickler des PDF-Formats, es Ihnen ermöglichen, Dokumente in diesem Format mit Standardmitteln zu signieren. Es ist durchaus möglich, dass sich der Empfänger der Datei zunächst mit den entsprechenden Signaturen vertraut machen und erst dann die Echtheit der digitalen Signatur des Dokuments prüfen möchte.

Gleichzeitig verfügt der Empfänger des Dokuments möglicherweise nicht über das CryptoARM-Verteilungskit oder eine andere Public-Key-Lösung zur Überprüfung einer elektronischen Signatur in Word oder PDF. In diesem Fall kann die Entscheidung, wie ein PDF-Dokument mit einer elektronischen digitalen Signatur signiert werden soll (durch Teilen oder Kombinieren der digitalen Signatur und des Dokuments selbst), dem Empfänger ein zusätzliches Tool zur Dateiüberprüfung bieten.

Die Frage, wie eine PDF-Datei mit einer elektronischen Signatur signiert werden soll – die digitale Signatur von der Datei trennen oder beide kombinieren – sollte vorab mit dem Empfänger des Dokuments abgestimmt werden.

Ergebnisse

Moderne Kryptoprogramme – wie zum Beispiel CryptoARM – ermöglichen das Signieren nahezu beliebiger Dateien. Die Frage, wie man ein Word- oder PDF-Dokument digital signiert, lässt sich über die Schnittstellen dieser Lösung meist sehr schnell lösen. In manchen Fällen ist das konkrete Format der Unterschrift wichtig – in Form einer separaten Datei oder in Form einer Anlage zum zu beglaubigenden Dokument. In diesem Sinne kann die Lösung der Frage, wie ein PDF-Dokument mit einer elektronischen digitalen Signatur signiert wird, von der Vorgehensweise zur Zertifizierung eines Dokuments im Word-Format abweichen.

Mehr über den Einsatz digitaler Signaturen zur Dokumentenzertifizierung erfahren Sie in den folgenden Artikeln:

Für Personen, die keine Erfahrung im Umgang mit elektronischen digitalen Signaturen haben, haben wir eine Anleitung zum „Signieren eines Dokuments“ vorbereitet. Tatsächlich ist dies ein sehr einfacher Vorgang, der aus ein paar Klicks mit der Maustaste besteht.

Alle Besitzer digitaler Signaturen verfügen über speziell generierte Schlüssel: öffentliche und private. Alle diese Schlüssel sind beim Zertifizierungszentrum registriert und zuverlässig geschützt. Um Dokumente mit Ihrer digitalen Signatur zu signieren, müssen Sie zunächst Ihren PC vorbereiten, indem Sie die folgende Software darauf installieren:

Wie Sie die Software installieren und konfigurieren, können Sie in einem separaten Handbuch nachlesen.

Der Prozess des Signierens eines Dokuments hängt von dem Programm ab, in dem es erstellt wurde (d. h. von seinem Format). Betrachten Sie beispielsweise den beliebtesten Texteditor MS Word.

Wenn Sie zum ersten Mal Dokumente signieren, empfehlen wir sicherzustellen, dass Sie die neueste Version von Crypto-PRO installiert haben. Sie können dies tun, indem Sie das Programm in der Systemsteuerung öffnen und auf die Registerkarte „Allgemein“ gehen. Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Handbuchs ist die neueste Version von Crypto-PRO 3.9.

So signieren Sie ein Dokument mit digitaler Signatur in Word 2003

Öffnen Sie das gewünschte Dokument und gehen Sie zu:

„Dienst“ – „Optionen“ – „Sicherheit“ – Registerkarte „Digitale Signaturen“ und „Zertifikat“.- Drücken Sie die Taste „ OK».

Bitte beachten Sie, dass Sie das Dokument vor der Unterzeichnung speichern müssen.
Das Dokument kann nur signiert werden, wenn Ihr Zertifikat vorliegt Persönlich(siehe Artikel zur Installation eines Zertifikats)

So signieren Sie ein Dokument mit digitaler Signatur in Word 2007

In der Version 2007 des Editors verwenden wir den folgenden Algorithmus:

Runder Knopf in der oberen linken Ecke „Büro“ – „Vorbereiten“ – „Digitale Signatur hinzufügen“ Geben Sie dann ggf. den Zweck der Signatur des Dokuments an (optional), wählen Sie die entsprechende Signatur aus der Liste aus und klicken Sie auf „ Abonnieren».

Dass das Dokument über eine digitale Signatur verfügt, wird durch ein kleines rotes Emblem auf der Unterseite und die entsprechende Aufschrift bestätigt, wenn man mit der Maus darüber fährt. Außerdem besteht nach dem Unterschreiben keine Möglichkeit mehr, das Dokument zu bearbeiten. Um Änderungen an der Datei vorzunehmen, müssen Sie die Signatur löschen.

So signieren Sie ein Dokument mit digitaler Signatur in Word 2010

In MS Word 2010 führen wir folgende Schritte aus:

„Datei“ – „Informationen“ – „Digitale Signatur hinzufügen (CRYPTO-PRO)“

Wenn das letzte Element nicht angezeigt wird, ist Crypto Pro und/oder CryptoPro Office Signature nicht installiert.

Geben Sie im Fenster zum Hinzufügen einer digitalen Signatur, ähnlich der 7. Version von Word, den Zweck der Signatur an, wählen Sie ein Zertifikat aus und klicken Sie auf „ Abonnieren»

So signieren Sie eine PDF-Datei mit digitaler Signatur

Manchmal ist es erforderlich, Dateien im PDF-Format digital zu signieren. Dies geht genauso einfach wie bei anderen Dateien.

Zum Signieren von PDF-Dokumenten wurde das Softwareprodukt Crypto-PRO PDF entwickelt. Dies ist ein spezielles Modul zum Arbeiten mit Dateien im Adobe Reader- und Acrobat-Format.

Das Softwareprodukt Crypto-PRO PDF wird mit der Adobe System Inc-Schnittstelle entwickelt, die es Ihnen ermöglicht, mit Adobe Acrobat, Reader und LiveCycle ES PDF-Dateien direkt im Programm mit einer elektronischen digitalen Signatur zu signieren, ähnlich wie bei MS Word.