Enviamos decenas de correos electrónicos todos los días. A veces se trata de mensajes muy breves, por ejemplo: “¿Vamos a almorzar?” A veces, con la ayuda de la cual presenta su negocio o sitio web. Cuando hay muchas letras y poco tiempo, empezamos a apresurarnos y a cometer errores. Suele ser trivial, como un error tipográfico, pero a veces suceden cosas que pueden dañar gravemente su reputación y estropear su relación con un cliente o empleado.
Esto se puede evitar, sólo hay que ser sereno y conocer algunos errores. Estos son los errores más comunes que se cometen al enviar correos electrónicos. Lea atentamente y recuerde que primero debe hacer una breve pausa, verificar si todo está en orden y solo luego hacer clic en el botón "Enviar".
Estás escribiendo la dirección incorrecta
El error más común y desagradable. Imagina que quieres enviar fotos bastante personales a un amigo, pero automáticamente escribes la dirección de tu jefe o cliente. Y sólo después de que sale la carta te das cuenta con horror de lo que acaba de suceder. Si nos sirve de consuelo, todos nos hemos encontrado al menos una vez en la vida en esta situación: los abogados enviaron documentos confidenciales a la parte contraria, los diseñadores enviaron diseños de sitios web al cliente equivocado, etc. Pero cuando esto nos sucede a nosotros, parece que el suelo desaparece bajo nuestros pies.
Afortunadamente, muchos servicios de correo electrónico, como por ejemplo Gmail, tienen esta función. Enciéndelo y especifica un intervalo de tiempo largo; es más silencioso, ¿sabes?
Te olvidaste del archivo adjunto
Escribiste que se adjuntaba cierto archivo a la carta, pero olvidaste adjuntarlo. Otro error común que muchas veces lleva a malentendidos y disculpas. Por un lado, está bien, nadie es perfecto, pero es mejor comprobarlo todo primero y sólo después enviar la carta. Y para evitar preguntas por parte del destinatario, recomendamos enumerar todos los archivos adjuntos directamente en el cuerpo de la carta. Por ejemplo, así:
¡Hola Máximo! Te envío varios archivos, se adjuntan:
Acuerdo de servicio
GIF con un gato
No piensas en el diseño.
Te saludan, como recordarás, por su ropa. Si desea evitar que su correo electrónico le dé ganas de eliminarlo inmediatamente, trabaje en su formulario. Dicen que hay que dedicarle tanto tiempo como al contenido. Afortunadamente, hoy es fácil. Para hacer esto, recomendamos usar la aplicación Wix ShoutOut, seleccionar una plantilla adecuada y agregarle su texto. No se requieren conocimientos especiales, sólo asegúrese de que todo luzca limpio y hermoso. Por cierto, una buena newsletter tiene sus propios secretos y reglas, por eso te recomendamos leer a nuestro director de email marketing. No me agradezcas.
No especificas el asunto de la carta.
El tema de la carta desempeña aproximadamente la misma función que el título del texto. Aparece junto a tu nombre, el destinatario lo ve y comprende lo que le enviaste: una factura, resultados de una reunión, oferta de trabajo, diseño del sitio web, etc. Recuerde que el tema debe estar claramente formulado para que, si es necesario, una persona encuentre rápidamente su carta y convincente para que se interese, si hablamos de, digamos, un boletín. No hace mucho escribimos que, si lo habías olvidado, vale la pena volver a leerlo.
No guardas borradores
Si le gusta escribir cartas en editores de texto, guárdelas con frecuencia; de lo contrario, terminará escribiendo una carta todo el día y, de repente, su computadora se congela y todo desaparece. O escriba directamente al servicio de correo; luego todos sus bocetos se guardarán automáticamente en la carpeta "Borradores".
estas siendo grosero
La cortesía en la correspondencia no es menos importante que en la vida. Estas son las reglas básicas que todos deben seguir:
Agradezca siempre al remitente la carta, especialmente si ve que hizo un buen trabajo. ¿Recuerdas cuando a todos nos enseñaban palabras “mágicas” cuando éramos niños? No los olvidemos, aunque seamos adultos.
Mantenga la calma, incluso si el asunto es extremadamente urgente e importante. El nerviosismo y los reproches definitivamente no conducirán a nada bueno.
Comienza y termina tu carta con frases comunes. El grado de formalidad dependerá de con quién se corresponda. Si se trata de su jefe o simplemente de una persona oficial, no utilice "Hola", "Adiós" o "Besos". Y viceversa, si le escribes a un colega o amigo, puedes prescindir del tradicional "Atentamente".
No corriges el texto.
Los errores tipográficos pueden arruinar toda la impresión, así que vuelva a leer atentamente la carta escrita, preferiblemente varias veces. Si tienes dudas sobre ortografía o sintaxis, accede a Gramotu.ru. Es mejor medir siete veces, es decir, verificar, que luego disculparse por los errores tipográficos y demostrar que realmente sabe leer y escribir.
Y por cierto: si tiene miedo de enviar accidentalmente una carta sin terminar, primero escriba el texto completo y solo luego escriba la dirección del destinatario.
No estás poniendo a las personas adecuadas en la copia de la carta.
Averigüemos quién podría recibir realmente su carta. El campo Para es el destinatario principal. Campo "Ss": la persona que recibirá la copia. No está directamente relacionado con el tema que se está discutiendo, pero quiere o necesita ser consciente. El campo "CCO" son los destinatarios ocultos. Los agregas, pero el destinatario principal no los ve. Y aquí hay que tener cuidado: puedes confundir CC y CCO, y entonces el destinatario pensará que lo están espiando.
Tenga en cuenta que es importante que algunas personas estén conscientes de lo que está sucediendo. No querrás escuchar reproches como “¡¿Cómo no pudiste agregarme a la copia?! ¡Trabajé en este proyecto durante dos meses! En caso de duda, agregue a todos los que tengan algo que ver con la pregunta. Tal vez no todos estén contentos de que los distraigan, pero no habrá quejas en su contra.
no te suscribes
Escribiste "Atentamente, Masha" y piensas que todo está en orden, pero el destinatario de la carta se sienta y se pregunta qué tipo de Masha es esta. ¿De la imprenta? ¿O tal vez un ilustrador? Para evitar dejarlo adivinando, configura una firma y se agregará automáticamente al final de cada uno de tus mensajes. Asegúrese de incluir su nombre y apellido, nombre de la empresa, puesto e información de contacto, como Skype o número de teléfono. Puede agregar una dirección; aunque se trata de publicidad, es discreta.
Estás eligiendo el momento equivocado
Escribir cartas por la noche no es una buena idea. Primera razón: probablemente esté terriblemente cansado durante el día, no piense muy bien y corra el riesgo de cometer todos los errores anteriores. Segunda razón: la avalancha de correo de la mañana enterrará su carta de medianoche y el destinatario definitivamente no la verá en un futuro próximo. Y tercero: aparentemente, no tienes nada mejor que hacer si escribes cartas comerciales a las tres de la mañana.
Nuestro consejo: si no ha pasado nada Importante o Urgente, envía mensajes de lunes a viernes y en horario laboral, como toda la gente normal.
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En Microsoft Outlook, puede especificar que para todos los mensajes que envíe, se enviará un CCO (CCO) automático a otras listas de distribución o usuarios.
Un escenario en el que esta regla es útil es cuando todos los miembros del grupo responden a mensajes de correo electrónico entrantes, como el Centro de ayuda. Cuando un miembro del grupo responde a un mensaje, otros miembros del grupo reciben automáticamente una copia de la respuesta, manteniendo todos los mensajes salientes actualizados.
reglas del cliente
Crear una regla
Ahora, cada vez que envíe un mensaje, ya sea un mensaje nuevo, reenvíe un mensaje o responda, las personas o grupos que se especifican en la regla se agregarán automáticamente como destinatarios de la copia. Los nombres de personas o grupos no aparecen en la línea CC del mensaje redactado, pero esos nombres aparecerán a todos los destinatarios del mensaje.
Deshabilitar una regla
En la vista Correo, en la pestaña hogar clic en el botón normas > Administrar reglas y alertas.
En la pestaña de la sección Regla
Clic en el botón DE ACUERDO.
Reglas y alertas.
Consejo: Para obtener más información sobre cómo desactivar rápidamente esta regla para mensajes individuales, consulte la siguiente sección ("").
Utilice una categoría para desactivar el CC automático para mensajes individuales
Si desea tener la flexibilidad de desactivar nuevas reglas de copia automáticas basadas en un solo mensaje sin tener que navegar por el cuadro de diálogo reglas y alertas, puede utilizar la función de categorías en Outlook, junto con una regla.
Consejo:
Primero, debe crear una regla para enviar automáticamente una copia oculta (CC) de todos los mensajes de correo electrónico que envíe.
Esta regla específica se llama reglas del cliente. Las reglas del cliente se ejecutan solo en la computadora en la que se crean y solo se ejecutan si Outlook se está ejecutando. Si enviara un correo electrónico utilizando una cuenta de correo electrónico en otra computadora, la regla no se ejecutaría desde esa computadora, por lo que se generaría en esa computadora. Esta misma regla debe crearse en cada computadora que planee usarla.
Crear una regla
Ahora, cada vez que envíe un mensaje, ya sea un mensaje nuevo, reenvíe un mensaje o responda, las personas o listas de distribución especificadas en la regla se agregarán automáticamente como destinatarios de la copia. Los nombres de las personas o las listas de distribución no aparecen en la línea CC del mensaje de redacción, pero esos nombres aparecerán para todos los que reciban el mensaje.
Deshabilitar una regla
Para evitar que se envíe una copia automáticamente, primero debe desactivar la regla.
En Mail en el menú Servicio clic en el botón Reglas y alertas.
en la pestaña Reglas de correo electrónico en el capitulo Regla desmarque la casilla correspondiente a la regla que creó.
Clic en el botón DE ACUERDO.
Ahora puede enviar un mensaje sin enviar automáticamente una copia a otras personas o listas de correo. La regla estará inactiva hasta que se vuelva a habilitar en el cuadro de diálogo. Reglas y alertas.
Consejo:
Utilice una categoría para desactivar el CC automático para mensajes individuales
Si desea desactivar la nueva regla automática de Enviar CC para mensajes individuales sin llamar al cuadro de diálogo Reglas y alertas, puede establecer la regla en una categoría que esté disponible en Office Outlook 2007.
Modifique la regla que creó anteriormente para que cuando agregue la categoría especificada a un mensaje, la regla no envíe una copia automáticamente.
Siempre que desee deshabilitar la regla de CC automática para un mensaje, aplíquele una categoría.
Consejo: Puede utilizar un método abreviado de teclado si lo especificó al crear la categoría.
Cuando envíe un mensaje, no se aplicará la regla de copia automática.
mago_romano en El concepto de "copia oculta", aprender a no hacer estupidecesSorprendentemente, muchas personas, cuando necesitan enviar un correo electrónico a varias personas a la vez, simplemente enumeran las direcciones en el campo "Para", esto es normal cuando este correo electrónico está dirigido a sus colegas o amigos, pero cuando envía cartas a un grupo. de clientes, por lo tanto está mostrando a todos las direcciones de otros destinatarios, esencialmente revelando su base de direcciones.
Todo lo que sus clientes deben hacer es enviar esta carta a su competidor y sus contactos se filtrarán inmediatamente.
Es extraño, pero muchas personas que no son estúpidas se sorprenden al saber que si necesita enviar una carta a muchos destinatarios para que no se conozcan entre sí, entonces existe un campo "CCO" para esto.
Por ejemplo, para mail.ru se verá así:
Y así una vez más brevemente:indicó las direcciones en "para" - todos pueden ver a quién envió las cartas, indicó en "copia oculta" - todos piensan que la carta es solo para él.
Y cada destinatario recibirá una carta donde en el campo "para" habrá solo su dirección . Para otros programas, si no puede encontrar dónde hacer BCC, pídale a alguien que se lo muestre. Otro pequeño punto, debes especificar una dirección en el campo "para"; la mayoría de los programas o servidores de correo no te permitirán enviar una carta sin este parámetro.
Y así, cuando se trata de enviar ofertas, noticias a un grupo de sus clientes, aquí la práctica de utilizar copia oculta es clara, debe ocultar su base de direcciones. Un punto interesante sobre enviar una carta a tus compañeros, aquí se recomienda actuar según la situación, por ejemplo, enviando una carta con una solicitud para enviar sugerencias (por ejemplo, para mejorar el servicio al cliente) y si cada colega ve que el otro Si las personas han recibido la misma carta, lo más probable es que no respondan; dependerán de otros, lo que significa que deberá utilizar una copia oculta. Si esta orden se lleva a cabo, entonces, por ejemplo, indicar el jefe de su colega simplemente funcionará de maravilla y su orden se ejecutará.
Un tema aparte con los proveedores. Por un lado, indicar todos los destinatarios en la copia debería mostrarle al proveedor que tiene opciones y que debería ofrecerle buenos precios. Por otro lado, el gerente que recibió su carta, al ver que no solo se la envió a él, probablemente tratará su solicitud con "frialdad". Personalmente, en mi opinión, creo que en el caso de los proveedores es necesario utilizar una copia oculta, al menos para proteger los secretos comerciales, pero más probablemente para una buena relación con el gerente del proveedor.
Puede leer un caso reciente de error de un especialista, cuando todos los destinatarios vieron a otros destinatarios: bofetadas a todos en este chat, allí había personas realmente respetables, directores, pero aun así muchos recibieron spam en respuesta.
Bueno, como siempre, la discusión en los comentarios es bienvenida.
Tamara Vorotyntseva – directora de desarrollo de la empresa de formación “BUSINESS PARTNER” (Moscú). Coach empresarial en ejercicio, autor del libro "Construyendo un sistema de formación de personal" y publicaciones en publicaciones empresariales de Rusia, Kazajstán y Ucrania. Creador del boletín de Internet: “Correspondencia por correo electrónico en los negocios” en el servidor subscribe.ru. El libro es una guía práctica para empresarios que mantienen correspondencia activa con clientes y socios. Presenta herramientas que ayudarán a que la comunicación electrónica sea efectiva, óptima en tiempo y resultados, y más compatible con las normas y reglas aceptadas en la comunidad empresarial moderna. El autor da consejos prácticos, ilustra sus observaciones con casos de la vida real y aporta conclusiones razonadas. El texto del libro es rico en ejemplos reconocibles de correspondencia comercial real. El autor comparte sus observaciones, técnicas y "trucos" que pueden afectar significativamente la eficacia y eficiencia de un correo electrónico empresarial. Si es una persona de negocios y es importante que escriba con prontitud, concisión y competencia, de acuerdo con las reglas de los buenos modales comerciales, este libro se convertirá en su asistente confiable.
Libro:
Cuando trabaje con los campos "Para" ("Para"), "Cc" ("CC"), "CCO" ("CCO"), recuerde que esta es una parte importante del correo electrónico que afecta las acciones futuras de los participantes. en la correspondencia.
“A quién” (“Eso”). Este campo contiene la dirección del destinatario al que va dirigida directamente la carta y la información contenida en ella. El autor de la carta está esperando respuesta del destinatario principal. Si se colocan dos destinatarios en este campo, entonces el autor de la carta está esperando una respuesta de cada uno o de algunos de ellos (tenga esto en cuenta si su nombre está en la lista de destinatarios). Al mismo tiempo (si eres el remitente), ten en cuenta que no es muy recomendable incluir más de un destinatario en el campo “Para” (“Para”). Una carta enviada a varios destinatarios puede no recibir una única respuesta, ya que cada uno pensará que el otro responderá.
Si la carta está dirigida a usted, pero contiene copias de otros destinatarios, asegúrese de utilizar el botón "Responder a TODOS" al responder. Esto le permitirá mantener el círculo de destinatarios designado por el iniciador de la correspondencia.
“Copiar” (“Cs”). EN En este campo, coloque las direcciones de los destinatarios que, en su opinión, deberían estar al tanto de la correspondencia sobre este tema. Estos destinatarios reciben información sólo "para su información". Por lo general, el destinatario de la copia no tiene que responder a la carta, pero puede hacerlo si es necesario.
NOTA. ¡ES IMPORTANTE!
Si su nombre está en el campo "Cc" ("CC"), al iniciar correspondencia, recuerde que hay situaciones en las que es extremadamente importante ser cortés. Utilice las frases: "Déjeme unirme a la discusión", "Déjeme unirme a su diálogo" o "Déjeme expresar mi opinión".
"Copia oculta" ("CCO"). Este campo está prohibido para su uso en algunas empresas, ya que es una herramienta que contradice los estándares éticos de comunicación. El propósito de este campo es invitar al destinatario a convertirse en un "testigo secreto".
Si su práctica comercial es utilizar este campo en su trabajo, considere lo siguiente. El destinatario CCO permanece invisible para el destinatario principal y los destinatarios CCO. A veces es útil que el remitente y el “destinatario secreto” tengan un acuerdo preliminar (o conocimiento posterior) sobre el motivo y propósito de este método de información.
NOTA. ¡ES IMPORTANTE!
El destinatario "oculto" no debe en absoluto mantener correspondencia desde este campo.
Los operadores de telecomunicaciones pueden bloquear servicios a suscriptores que no confirmen sus datos personales. Anteriormente, no existían regulaciones según las cuales suscriptores y operadores intercambiaban solicitudes y documentos. Ahora existen reglas que lo explican todo: empezarán a funcionar el 4 de noviembre de 2017.
Y aunque ahora se desprende claramente de los documentos cómo confirmar una identidad, en la práctica esto es difícil o aún no es posible.
¿Por qué los operadores pueden bloquear suscriptores?
Tienen este derecho según la ley de comunicaciones. Esta regla funcionaba antes: los operadores podían bloquear a los suscriptores cuyos datos en el contrato no coincidieran con los datos reales. Simplemente no existían reglas según las cuales los operadores debían solicitar estas confirmaciones y los suscriptores debían enviarlas.
Oficialmente, el suscriptor tiene 15 días para confirmar sus datos después de la solicitud.
¿De qué solicitudes estamos hablando? ¿A quién le interesan los datos personales de los suscriptores?
Hasta ahora, la ley se ocupa de las solicitudes de los organismos operativos y policiales. Con algún fin realizan solicitudes a los operadores. Por ejemplo, deje que el suscriptor confirme que es el mismo Ivan Ivanovich Ivanov para quien se emitió la tarjeta SIM.
Nadie sabe de antemano a quién se enviará dicha solicitud y por qué motivo. Esto no significa que el suscriptor sea un criminal o un terrorista. El operador está obligado a responder a dicha solicitud, solicitar datos al suscriptor y transmitir una respuesta.
A partir del 1 de junio de 2018, Roskomnadzor también podrá enviar dichas solicitudes a los operadores de telecomunicaciones. Si el departamento quiere identificar al verdadero propietario de un sitio web o al autor de una publicación en una red social, lo hará a través del operador de telefonía móvil.
¿Por qué no basta con un acuerdo?
Incluso si el contrato contiene datos del abonado, el propietario real de la tarjeta SIM puede ser otra persona. El operador querrá saber quién llama o envía mensajes realmente desde este número.
Y si el contrato no está cerrado, pero la tarjeta SIM está activa, tendrás que informar quién la está utilizando. Esto es posible si utiliza una tarjeta SIM anónima que compró en el metro o en un centro comercial.
¿Esto sólo se aplica a las comunicaciones móviles?
No, teléfono fijo también. El teléfono de su casa también se puede apagar. Otro control se refiere a los servicios de los proveedores de Internet. Si el suscriptor no confirma los datos personales en el contrato, se quedará sin Internet, correo electrónico y mensajería instantánea.
¿Cómo recibirán los suscriptores una solicitud del operador?
En primer lugar, el propio operador recibirá la solicitud. Tiene tres días para solicitarle información personal.
Estas son las formas en que puede hacer esto:
- por SMS;
- mediante llamada automática;
- por correo electrónico, si el operador tiene una dirección;
- en tu cuenta personal.
El operador enviará una solicitud y esperará los documentos del suscriptor.
¿Cómo confirmar datos personales?
Debe enviar al operador una copia de su documento de identidad. Además, esto no debe hacerse como usted quiere, sino de acuerdo con las reglas. De lo contrario, la respuesta no se contará y se desconectará la conexión.
Aquí le mostramos cómo verificar su identidad.
Directamente del operador. Cualquier tienda de comunicación no funcionará. Donde puede enviar documentos, debe consultar con el operador. Necesitarás la presencia original y personal.
A través de su cuenta personal en el sitio web del operador. El documento deberá estar certificado con firma electrónica cualificada reforzada. Esta firma aún debe obtenerse por adelantado: se paga.
A través de servicios gubernamentales, si tiene una cuenta allí. Aún no está claro cómo recibirán los operadores este documento. Aún no se han integrado al sistema general y no pueden ver los documentos que los suscriptores envían a través de los servicios gubernamentales. Probablemente este problema se resuelva de alguna manera. Hasta que ellos no decidan, el método no funcionará.
Y si no envías nada, ¿qué pasará entonces? No quiero confirmar nada.
Si llega una solicitud, deberá confirmar su identidad. Ésta es obligación del suscriptor según las reglas de la nueva edición. Y esto debe hacerse exactamente de la manera descrita en las reglas, y no de la forma que usted desee. Esto también es una responsabilidad.
La solicitud del operador indicará el período de parada. Tres días antes de esta fecha se le recordará nuevamente. Luego bloquearán el acceso a los servicios de comunicación.
Mi tarjeta SIM está registrada a nombre de un familiar. ¿Puedo enviar una copia de su pasaporte en respuesta a la solicitud?
No. La esencia de la solicitud es que el suscriptor confirme que el contrato está redactado en nombre de la persona que utiliza los servicios. Él mismo debe confirmar su identidad. Una copia del pasaporte de su madre, exmarido o desconocido de Internet no solucionará el problema. No puede enviar el documento de otra persona al operador y certificarlo con su firma.
Todos los datos deben coincidir: en el contrato, documentos, cuenta personal, firma electrónica. Si algo no coincide, deberá volver a emitir el contrato al propietario real.
¿Qué pasa si no recibo una solicitud o no puedo responder a tiempo? Nunca se sabe si me voy de vacaciones o si no tengo firma electrónica.
No hay nada en las reglas al respecto. Lo más probable es que el operador espere todo el tiempo que la ley le permita. Y luego bloqueará los servicios para evitar problemas.
¿Pero esto no significa que todo el mundo tendrá que confirmar sus datos personales?
Nadie sabe a quién, cuándo y por qué se lo exigirán. Mejor prepárate.
Tengo una tarifa corporativa. ¿No pueden transferir mis datos?
Pronto podrán hacerlo. El 1 de junio de 2018 entrará en vigor una modificación a la ley de comunicaciones en este sentido. Si el suscriptor es una persona jurídica o un empresario individual y las tarjetas SIM están registradas a nombre de empleados, sus datos personales pueden transferirse sin consentimiento.
¿Qué debes hacer ahora para responder a tu solicitud a tiempo y no quedarte sin comunicación?
Compruebe a nombre de quién está registrada la tarjeta SIM, el acuerdo con el proveedor y el número de teléfono de casa. Pon tus documentos en orden.
Regístrese para los servicios gubernamentales. Tarde o temprano, los operadores de telecomunicaciones se conectarán con ellos y el sistema funcionará.
Siga las notificaciones del operador para no perderse ninguna solicitud.
Los estafadores pueden aprovechar esta situación para obtener una copia de su pasaporte o engañarlo de alguna otra manera. Lleve un registro de las solicitudes a las que responde y adónde envía los documentos.