Utiliser des codes-barres pour la comptabilité.
Presque tous les fabricants apposent un code-barres sur l’emballage du produit. Un lecteur de codes-barres vous permet de lire ce code et de le transférer pour un traitement ultérieur, par exemple sur une facture de vente de marchandises.
Le programme d'auditeur pharmaceutique vous permet d'effectuer des ventes à l'aide d'un lecteur de codes-barres, de télécharger des codes-barres à partir de factures électroniques ou de les saisir manuellement à l'aide d'un lecteur de codes-barres, d'imprimer des étiquettes pour codes-barres à l'aide d'imprimantes spécialisées ou sur des feuilles ordinaires.
Quelle option utiliser : les codes-barres du fabricant ou les vôtres ?
Le programme d'auditeur pharmaceutique prend en charge deux options pour travailler avec des codes-barres :
1) Les codes-barres du fabricant sont utilisés, déjà appliqués sur l’emballage du produit.
2) La pharmacie utilise ses propres codes-barres uniques.
Option 1. Utilisation des codes-barres du fabricant.
Les codes-barres appliqués sur l'emballage du produit sont généralement indiqués par le fournisseur dans la facture électronique et seront chargés dans le programme d'auditeur de formulaires lors du chargement de la facture électronique. Si la facture électronique ne comporte pas de code-barres, celui-ci peut être saisi à l'aide d'un scanner dans la facture.
Option 2. Le programme d'audit pharmaceutique lui-même génère automatiquement ses propres codes-barres uniques lors du chargement d'une facture électronique.
Un nouveau code-barres sera automatiquement généré pour chaque ligne de la facture. Si un tel produit est déjà arrivé auparavant, le code-barres généré précédemment par le programme sera utilisé pour cela.
Les deux méthodes comptables ont leurs avantages et leurs inconvénients. Dans la deuxième option, lors de la comptabilité à l'aide de vos propres codes-barres, vous devrez imprimer et coller des étiquettes avec des codes-barres ; pour cela, vous pouvez utiliser une imprimante spéciale pour imprimer des étiquettes à codes-barres.
Dans la première option, lors de la comptabilité à l'aide des codes-barres du fabricant, il n'est pas nécessaire d'imprimer les codes-barres pour chaque article, cependant, pour certains fournisseurs, vous devrez indiquer les codes-barres à l'arrivée des marchandises à l'aide d'un scanner. Parfois, une situation survient lorsque les fabricants appliquent le même code-barres à différents produits. Lors de la vente de tels produits, l'auditeur pharmaceutique affichera un avertissement et proposera de sélectionner le bon produit dans la liste.
Si vous commencez tout juste à travailler avec des codes-barres, essayez de commencer avec l'option de comptabilité des codes-barres du fabricant. Cette méthode est utilisée par défaut dans le programme Pharm Auditor.
Vous pouvez à tout moment utiliser vos propres codes-barres.
- Pour basculer entre les modes de comptabilité des codes-barres :
- Sélectionnez le menu Outils - Options. Une fenêtre de paramètres apparaîtra.
- Dans les paramètres, sélectionnez l'une des options d'utilisation des codes-barres : Utiliser le code-barres d'un fabricant ou Créer le vôtre.
Cliquez sur le bouton OK pour que les paramètres prennent effet.
Réception des marchandises. Saisie manuelle et automatique des codes-barres dans la facture.
Si dans les paramètres du programme d'audit pharmaceutique, il est spécifié de créer vos propres codes-barres, alors lors du téléchargement d'une nouvelle lettre de voiture électronique, les codes-barres de toutes les marchandises seront créés automatiquement, il vous suffit de les imprimer. Si un tel produit est déjà arrivé auparavant, le code-barres généré précédemment par le programme sera utilisé pour cela.
Si les codes-barres du fabricant sont utilisés et qu'il n'y a aucune information sur les codes-barres dans la lettre de voiture électronique, alors, dans ce cas, à la réception de la marchandise, vous devrez indiquer les codes-barres manuellement à l'aide d'un scanner.
Ventes de marchandises à l'aide d'un lecteur de codes-barres.
Pour vendre un produit à l'aide d'un lecteur de codes-barres :
1) ouvrez le bon de livraison.
2) faites glisser le scanner sur le code-barres imprimé sur l'emballage. Le programme d'audit pharmaceutique trouvera le produit avec le code-barres requis et l'ajoutera à la facture.
3) Si vous relisez le code-barres du même produit, le chiffre dans la colonne quantité de produit augmentera de 1.
4) Une fois tous les articles requis ajoutés à la facture, appuyez sur le bouton Vente rapide ou sur le bouton F2 de votre clavier pour finaliser la vente. Si le programme ne trouve pas de produit avec les spécifications requises code à barres
, le message « Produit avec ce code-barres introuvable » s'affichera.
Si, pour une raison quelconque, plusieurs produits avec le même code-barres sont détectés, le programme Pharm - Auditor affichera un message avec une liste des produits trouvés et vous invitera à sélectionner celui dont vous avez besoin.
Inventaire. Recherchez le produit souhaité à l'aide d'un lecteur de codes-barres.
Pour rechercher un produit par code-barres dans un document d'inventaire, il suffit de lancer un scanner à l'aide du code-barres imprimé sur l'emballage du produit. Le programme d'auditeur pharmaceutique trouvera le produit souhaité et placera le curseur sur la colonne quantité. Il ne reste plus qu'à saisir la quantité de marchandise requise à partir du clavier.
Scanners de codes-barres - fonctionnement
Les lecteurs de codes-barres peuvent augmenter considérablement la productivité du personnel du magasin au point de vente. grand nombre noms de marchandises et (ou) un flux important d'acheteurs.
La saisie de marchandises à l'aide d'un lecteur de codes-barres vous permet d'éliminer la duplication de marchandises identiques (lorsque plusieurs marchandises identiques provenant de réceptions différentes sous des codes différents sont saisies dans le programme). Dans ce cas, la comptabilité devient plus ordonnée et plus simple. De plus, la saisie des marchandises à l'aide d'un lecteur de codes-barres est beaucoup plus rapide (parfois jusqu'à 2 fois).
Pour vendre un produit, vous devez saisir le produit et la quantité de produit vendu. Méthode standard- c'est la saisie du code produit.
Pour saisir un code produit, vous devez connaître ce code. Il existe de nombreux magasins qui, lors de la saisie des reçus, attribuent des codes internes (magasin) aux marchandises - généralement à 5 chiffres ou parfois à 6 chiffres (si le nombre d'articles est supérieur à 90 000 et que ceux à 5 chiffres sont épuisés). Ce code est collé sur le produit, ce qui permet ensuite de réaliser rapidement des ventes.
Cette méthode (collage des codes produits) permet de rationaliser assez bien la comptabilité (si les codes sont collés sur tous les produits, les ventes des marchandises s'effectuent rapidement).
Si les codes ne sont pas collés, lors de la vente d'un produit, le vendeur devra utiliser une recherche par prix/nom/article, etc. - ce qui est assez efficace et permet dans 99% des cas de trouver le produit, mais prend beaucoup de temps . Par conséquent, dans les magasins avec un grand nombre noms de produits sans utiliser de lecteur de codes-barres, il est recommandé d'attribuer un code interne au magasin à chaque produit (et de le coller sur le produit).
Bien souvent, des codes-barres prêts à l'emploi sont déjà apposés sur les produits. Si vous disposez d'un lecteur de codes-barres dans votre magasin, vous pouvez ignorer l'étape consistant à coller des codes internes à 5 chiffres sur les produits, ce qui simplifie le processus de saisie des marchandises.
Saisir des marchandises
Lorsque vous saisissez des codes-barres manuellement, vous pouvez utiliser la touche F10 au lieu d'un lecteur de codes-barres.
Alors, comment se déroule l'entrée des marchandises :
Nous scannons le produit. S'il n'existe aucun produit doté d'un tel code-barres, les champs (pour la première fois) devront être remplis manuellement. Si un produit avec ce code-barres a déjà été saisi, le programme remplira automatiquement certains champs :
Il ne reste plus qu'à saisir la quantité, le montant du coût et le programme lui-même calculera le coût et le prix (sur la base de la majoration standard définie dans les paramètres du programme). Le prix peut être modifié manuellement.
Ainsi, les marchandises sont répertoriées avec des codes-barres. Après la session au cours de laquelle les articles ont été saisis, les articles seront disponibles à la vente et les codes-barres seront disponibles pour être utilisés dans les ventes au détail. Vous pouvez voir quels codes-barres sont répertoriés pour un produit spécifique dans la fiche produit (touche F1) :
Vous pouvez également configurer l'affichage des codes-barres directement dans la liste lors de la saisie des marchandises :
S'il n'y a pas de codes-barres prêts à l'emploi sur les produits achetés, plusieurs options s'offrent à vous :
1) Étiquetez ces produits avec des codes de produit internes au magasin (ceux à 5 ou 6 chiffres), afin que lors de la vente, les vendeurs puissent également les identifier.
2) Après avoir saisi les produits de session qui n'ont pas de codes-barres, les codes-barres peuvent être automatiquement générés par le programme (Avancé-->Générer des codes-barres pour les produits de session qui n'ont pas de codes-barres). Ces codes-barres peuvent ensuite être imprimés pour être collés sur des marchandises. imprimante ordinaire et sur une imprimante d'étiquettes. Dans ce cas, ce sera beaucoup plus efficace que d'imprimer des codes-barres.
L'inconvénient est que pour l'ordinateur et le programme, la numérisation équivaut à la saisie de caractères au clavier. Par conséquent, avant de numériser un produit, vous devez vous trouver sur un certain champ. L'interface du programme (section « Ventes au détail ») lors de l'utilisation d'un lecteur de codes-barres à clavier ressemblera à ceci :
Il n'y a pratiquement aucune action supplémentaire requise de la part du vendeur autre que de placer le curseur sur le champ « Code-barres » avant de scanner le produit. Si plusieurs produits sont scannés, le curseur saute automatiquement :
Le scanner étant un scanner à clavier, le code-barres peut également être saisi comme suit : appuyez sur F10 et scannez le produit. Le code-barres sera saisi dans le champ comme s'il avait été saisi manuellement (puisque le programme scanner de clavier- il s'agit simplement d'une imitation des frappes sur le clavier).
Une boutique en ligne sur la plateforme 1C-Bitrix : Site Management vous permet de tenir des registres d'inventaire quantitatifs. Pour gérer un entrepôt et générer un ensemble minimum de documents, vous n'avez pas besoin d'acheter de programmes supplémentaires.
Comptabilité des quantités en entrepôt
Fonctionnalité de maintenance comptabilité d'entrepôt vous permet d'enregistrer les réceptions et les radiations de marchandises vers l'entrepôt, les mouvements entre les entrepôts et de suivre les soldes. Vous pouvez compter les marchandises par code-barres et gagner beaucoup de temps lors de l’expédition ou de la saisie des marchandises dans le catalogue.
Tout pour travail confortable avec marchandises et soldes :
- Documents - le tout dans une seule section, il y a un filtrage
- Fournisseurs - section de la boutique en ligne
- Arrivée et expédition de marchandises avec codes-barres
- Mouvement rapide des marchandises vers les points de livraison et les entrepôts
- Toutes les actions : retour de marchandises, radiation de marchandises, saisie des soldes
Vous trouverez rapidement tous les documents de l'entrepôt, car ils sont rassemblés dans une section spéciale « Documents ». Vous pouvez facilement sélectionner ceux dont vous avez besoin à l’aide de filtres. 
4 documents principaux :
- Arrivée des marchandises à l'entrepôt
- Déplacement de marchandises entre entrepôts
- Retour de marchandises
- Radiation de marchandises
A l'aide de ces documents, vous effectuerez toutes les transactions d'entrepôt nécessaires avec les entrepôts, avec le solde des marchandises dans les entrepôts, etc. La section est une archive de toutes les transactions d'entrepôt.
« Fournisseurs » est une section spéciale dans laquelle vous maintiendrez une liste des fournisseurs physiques et personnes morales, avec qui vous coopérez activement, à qui vous devez vous adresser pour obtenir des matériaux, des composants, etc. 
Vous trouverez rapidement n’importe quel fournisseur lorsque vous en aurez besoin. Il suffit de saisir son e-mail, son numéro de téléphone, son numéro d'identification fiscale ou d'autres données connues dans le filtre.
Vous ajouterez rapidement des produits à l'aide d'un code-barres - manuellement ou à l'aide de scanners spéciaux (lecteurs). Il suffit de placer le curseur de la souris dans le champ de saisie souhaité, de pointer le scanner sur le code-barres, et les 13 chiffres du code apparaîtront dans le champ de texte. 
Lorsque vous réarrivez un article qui a déjà été numérisé, vous n'aurez pas à saisir à nouveau l'article.
Lors de la libération des marchandises, vous serez sûr d'avoir emporté exactement les marchandises qui doivent être expédiées. Un lecteur de codes-barres confirme l'exactitude de la sélection de produits, évitant ainsi au magasin de perdre de l'argent en raison d'éventuelles erreurs.
Gestion des marchandises en entrepôt
Vous avez accès à toutes les actions possibles pour gérer les marchandises et leurs soldes dans les entrepôts : retour des marchandises, annulation des marchandises, saisie des soldes et bien plus encore.
Par exemple, vous pouvez :
- déplacer rapidement les marchandises de l'entrepôt principal vers les points de livraison
- transférer des marchandises d'un point à un autre
- découvrez combien et quels produits vous avez dans vos entrepôts
- consulter l'historique : quand, quelles marchandises, combien et qui ont été expédiées vers les entrepôts
Vous pouvez créer un rapport pour chacun de vos entrepôts.
Par exemple, examinez les marchandises restantes dans un entrepôt et expédiez-y rapidement celles qui commencent à manquer. Et il n’est pas nécessaire de demander ces informations au commerçant.
2 rapports prêts à l'emploi :
- Solde des marchandises dans les entrepôts
- Stocks de marchandises
Avec le rapport « Inventaire des marchandises », vous êtes toujours au courant des marchandises restantes dans les entrepôts. Le filtre permet de sélectionner un magasin, une période, un produit ou des catégories de produits.
Pour chacun des rapports, il existe des filtres spéciaux qui peuvent être ajustés en sélectionnant les champs souhaités pour le tri. Vous pouvez exporter n'importe quel rapport vers Excel.
Plusieurs entrepôts
Dans une boutique en ligne, vous pouvez créer plusieurs entrepôts et définir le nombre de produits dans chacun.
Montrez aux clients la quantité de produits qui se trouve dans vos entrepôts. Dans le catalogue, le client verra combien de produits sont en stock dans un magasin particulier. Ceci est particulièrement pratique pour le client s'il a choisi le mode de livraison « enlèvement » de la marchandise.
Plusieurs entrepôts sont intégrés à 1C. Grâce à cela, vous pouvez décharger les soldes de chaque entrepôt de 1C et présenter ces informations aux visiteurs du site.
Le code-barres a été inventé en 1951 et, semble-t-il, est déjà fermement ancré dans nos vies. Cependant, comme le montre ma pratique, de nombreux utilisateurs ne savent pas ce que c'est, même de nombreux informaticiens ne savent pas ce qu'est un lecteur de codes-barres et un terminal de collecte de données. Et il semble que tout cela soit difficile à comprendre et à mettre en œuvre, mais en fait c'est assez simple. Et l'un des objectifs de cet article est de montrer à quel point le travail avec le code-barres est simple, de clarifier la logique et la séquence des opérations dans un entrepôt automatisé.
Cet article ne prétend pas être vrai : dans certains projets, le problème de l'automatisation est résolu différemment de l'option proposée dans l'article. Mon entreprise avait environ 30 projets de ce type dans lesquels il était nécessaire de rendre l'entrepôt efficace et opérationnel. Et j'ai développé un plan de travail qui est devenu pour moi la norme en matière d'automatisation d'entrepôt. D'une part, c'est simple, d'autre part, cela répond aux exigences de base.
Le schéma d'exploitation de l'entrepôt présenté dans l'article est évolutif, mais l'essence reste dans tous les cas la même. Ce programme de travail convient aussi bien aux entreprises de revendeurs qu'aux entreprises manufacturières qui disposent d'un entrepôt et tiennent des registres des marchandises ou des matériaux.
Nous parlerons de la comptabilité d'entrepôt utilisant des équipements, des logiciels et du matériel spéciaux. Je vais vous dire quels appareils sont utilisés, à quel moment et quoi faire dans certaines situations.
Cet article s'adresse principalement aux informaticiens, aux programmeurs et à ceux qui possèdent au moins quelques compétences techniques. Premièrement, l’article utilise des termes souvent incompréhensibles pour les utilisateurs ordinaires. Deuxièmement, il existe également des notations BPMN décrivant des processus métiers qui seront compréhensibles pour un spécialiste, mais pas pour l'utilisateur. De plus, pour dernièrement J'ai été approché trois ou quatre fois par des informaticiens qui ouvraient leur propre magasin ou consultaient leurs clients. Si vous envisagez d'ouvrir votre propre entreprise nécessitant un entrepôt ou si vous fournissez des conseils sur la mise en œuvre de programmes et d'équipements, cet article vous sera utile.
Alors commençons.
Pourquoi avez-vous besoin d’automatisation d’entrepôt ?
De nos jours, les clients contactent assez souvent mon entreprise concernant la mise en place d'un système CRM, l'augmentation des ventes, l'optimisation des processus, etc.
Mais au stade de l'analyse, en règle générale, j'examine également la façon dont l'entrepôt est structuré (généralement les entreprises ont toujours un entrepôt). Et si je constate des « dysfonctionnements » dans le fonctionnement de l’entrepôt, j’en informe certainement la direction de l’entreprise.
Quel est l’intérêt de mettre en œuvre un système CRM et un système d’augmentation des ventes si la comptabilité des produits n’est pas correctement tenue ? Que se passerait-il si un client avec lequel vous avez travaillé si soigneusement, en appliquant des innovations, finissait par vous commander un produit en pénurie ou inadapté et en rupture de stock ? Il s'avère que vous avez fait tout le travail en vain ?
En règle générale, l'entrepôt des petites et moyennes entreprises se situe au niveau le plus primitif. La comptabilité d'entrepôt est effectuée manuellement. L'exactitude de la comptabilité laisse beaucoup à désirer. Sur la base de mon expérience, je dirai que la comptabilité manuelle d'entrepôt est beaucoup plus coûteuse pour une entreprise que son automatisation. À méthode manuelle Lors de la collecte et de la saisie des données, les informations nécessaires s’avèrent souvent peu fiables. Et une augmentation du coût de maintenance d'un produit entraîne une augmentation du coût du produit lui-même.
L'automatisation des entrepôts est une technologie relativement simple, dont la mise en œuvre ne nécessite pas d'équipement coûteux ni logiciel. Ainsi, l'automatisation, si elle n'affecte pas directement l'augmentation des bénéfices et des volumes de ventes, réduit définitivement les coûts actuels de l'entreprise.
Code-barres du produit
Dans les systèmes comptables, il est obligatoire de saisir des données sur les codes-barres des articles. Sinon, votre système comptable ne reconnaîtra pas les marchandises et vous ne recevrez pas de comptabilité complète. Lorsque vous remplissez des informations sur un nouvel article, il existe deux options pour générer un code-barres :- saisie d'un code-barres à l'aide d'un scanner - cette option est pertinente pour les entreprises engagées dans la vente à la réception de marchandises possédant leur propre code-barres
- génération automatique d'un code-barres dans le système comptable - cette option est pertinente pour les entreprises manufacturières et les revendeurs si les marchandises ont été reçues du fournisseur sans code-barres
Équipement pour la comptabilité d'entrepôt
Pour automatiser les opérations d’entrepôt, un équipement spécial est requis. Vous aurez besoin de :- lecteurs de codes-barres pour l'acceptation, l'assemblage et l'expédition de marchandises;
- terminaux de collecte de données pour l'inventaire;
- imprimantes d'étiquettes pour imprimer, si nécessaire, votre propre étiquetage de produits
1. Lecteur de codes-barres
Un lecteur de codes-barres est un appareil compact fonction principale qui lit les informations de l'étiquette du produit et les transmet au système comptable. Un lecteur de codes-barres est utilisé lors de l'assemblage de marchandises, à la réception des marchandises et lors de la vente de marchandises à un client.
Les scanners sont différents spécifications techniques: monoplan, multiplan, etc. Ils diffèrent par la qualité, la vitesse, la plage de lecture et d'autres indicateurs.
Les lecteurs de codes-barres sont disponibles en version filaire et sans fil. Je recommande d’utiliser des systèmes sans fil afin de ne pas limiter la mobilité du collaborateur et de ne pas être lié à un lieu. Oui, ils coûtent plusieurs fois plus cher, mais ils sont très pratiques.
2. Terminal de collecte de données
Les terminaux de collecte de données sont des appareils spécialisés qui représentent ordinateur portable avec lecteur de codes-barres intégré.
Le terminal est principalement destiné à collecter, traiter et transmettre rapidement des informations sur les marchandises pendant l'inventaire, mais peut également être utilisé lorsque les marchandises arrivent et assemble les marchandises pour être expédiées au client.
Le terminal de collecte de données possède un faisceau de balayage ; un moniteur sur lequel on peut voir quel produit a été scanné ; et un panneau de boutons pour saisir des informations sur la quantité de marchandises et pour exécuter diverses commandes.
Grâce à TSD, vous pouvez soit scanner un produit entier d'affilée, soit lire le code-barres d'un article individuel et saisir manuellement la quantité de ce produit.
Le terminal, contrairement à un scanner, lit non seulement le code-barres, mais accumule également des informations sur les codes-barres numérisés dans sa mémoire. Naturellement, il existe des appareils plus coûteux qui peuvent communiquer avec la base de données et fournir des informations sur le solde des marchandises, etc. Mais nous envisageons la version la plus simple du TSD, lorsqu'il suffit de faire l'inventaire.
Les TSD sont différents, leur coût varie de 25 000 roubles à des chiffres exorbitants (j'ai vu des TSD pour 250 000). L'efficacité du TSD dans ce cas ne dépend pas du prix. Quel TSD est-ce que je recommande d'utiliser ? Je recommande le plus simple, qui effectue les opérations de numérisation, de stockage et de transmission des données au système comptable. Tous les nouveaux systèmes Android, dotés d'un écran couleur et d'autres fonctionnalités avancées, nécessitent des spécialistes qualifiés, un travail réfléchi avec cet équipement et un bon logiciel. Oui, de telles fonctions ne sont pas nécessaires car elles n’affectent pas le résultat final. Par conséquent, plus c’est simple, mieux c’est.
De plus, lors de l'achat d'un TSD, vous avez besoin de composants tels qu'un support et une batterie de rechange. Le TSD est le type d’équipement qui est rapidement abandonné. Vous l'avez acheté, et vous ne trouverez peut-être pas de composants pour celui-ci, et vous devrez soit les chercher, soit en acheter un nouveau. Par conséquent, je recommande de faire le plein de piles immédiatement.
Pourquoi avez-vous besoin d'un support ? Il est connecté au système comptable lui-même, à travers lequel les données sont transférées du TSD au système. De plus, l'équipement n'est généralement pas inclus Câble USB Pour connecter le support à l'ordinateur, vous devez également l'acheter.
Un autre nuance importante, dont il faut tenir compte lors de l'achat d'un TSD : vous pouvez acheter un ou deux supports pour quatre à cinq terminaux. Pourquoi? Le terminal lui-même est constamment utilisé pendant l'inventaire, mais le support est utilisé pendant une courte période pour télécharger et télécharger des données de votre système vers le terminal de données de votre système comptable. Vous pouvez attendre, car le téléchargement lui-même prend 10 à 15 secondes, selon la vitesse du terminal. Je recommande aux clients d'acheter 2 stands et 5 TSD pour un entrepôt de taille moyenne pour un inventaire rapide.
De plus, le TSD peut être utilisé lors de l’admission ou de la vente. Vous pouvez numériser toutes les marchandises reçues avec le terminal et charger les données dans le document de réception dans le système comptable.
3. Imprimante d'étiquettes
Une imprimante d'étiquettes est un appareil qui imprime une image de code-barres sur une étiquette. Le système comptable génère une étiquette qui est ensuite imprimée sur une imprimante.
Les étiquettes avec code-barres doivent être imprimées, comme je l'ai écrit plus haut, sur les produits qui n'ont pas de code-barres. Cela se produit si vous êtes le fabricant du produit ou si vous avez reçu un produit du fournisseur qui n'a pas de code-barres.
Ce à quoi vous devez faire attention lors de l'achat :
- performance
- largeur de l'étiquette. Si vous avez un produit volumineux et que vous souhaitez imprimer une grande étiquette, vous devez choisir une imprimante capable d'imprimer cette largeur.
- conditions dans lesquelles l'appareil peut fonctionner. Il arrive assez souvent que les entrepôts soient situés dans une pièce non chauffée et que des équipements soient achetés pour un bureau ; naturellement, ils tomberont rapidement en panne en raison des changements de température, de l'humidité, etc. Par conséquent, si vous disposez d'un entrepôt non chauffé, tenez toujours compte des conditions dans lesquelles il peut faire fonctionner l'appareil.
- étiquettes à transfert thermique - l'impression n'est possible qu'avec un ruban principalement noir
- étiquettes thermiques - l'impression sur étiquettes thermiques est réalisée en chauffant directement des points sélectionnés d'une étiquette mobile avec la tête d'impression thermique d'une imprimante ou d'une balance
L'article serait incomplet si je ne parlais pas du coût du matériel. Oui, il existe différents types de matériel sur le marché ; leurs prix varient beaucoup, mais je vais vous donner une liste du matériel que j'ai choisi pour un vrai projet.
Maintenant que les marchandises ont été codées, que les données sur la correspondance de la nomenclature et du code-barres ont été saisies dans le système comptable, que le matériel a été acheté, nous pouvons effectuer des opérations d'entrepôt automatisées. Examinons de plus près comment cela se produit.
Automatisation des processus d'entrepôt
Classiquement, le travail d'un entrepôt peut être divisé en trois processus :- Réception des marchandises - comprend les opérations suivantes : capitalisation des excédents, réception des marchandises du fournisseur, réception des marchandises de la production.
- Stockage et comptabilité des marchandises — implique la réalisation d'inventaires de marchandises, le déplacement de marchandises entre les entrepôts et les locaux.
- Sortie de marchandises — comprend diverses transactions de biens de consommation : radiation pour besoins internes, radiation de biens endommagés, expédition au client.
Réception des marchandises du fournisseur.
Comment se déroule l’opération de réception de marchandises chez un fournisseur ?
- Nous créons une commande pour le fournisseur, dans laquelle nous indiquons le produit dont nous avons besoin.
- Le fournisseur livre la marchandise.
- Nous lisons les codes-barres des produits un par un avec un scanner et les saisissons dans la base de données dans le document d'entrée de marchandises.
Nous en avons déjà parlé ci-dessus, mais nous allons maintenant examiner la procédure elle-même en détail. Si le produit arrive sans code-barres, il existe alors deux scénarios :
- Si nous avons le temps et que nous savons quelles marchandises n'auront pas de code-barres, nous pouvons préparer à l'avance ou imprimer le nombre d'étiquettes requis lors de la réception, les coller sur les marchandises, puis les recevoir dans l'entrepôt par numérisation.
- Si nous avons besoin de recevoir rapidement des marchandises afin d'avoir des informations sur les soldes dans la base de données et de commencer immédiatement à réserver des marchandises pour les clients, nous recevons les marchandises par quantité, mais sans passer par un scanner. Autrement dit, les employés comptent les marchandises et saisissent manuellement les données dans le système comptable.
Nous devons nous rappeler la règle : si la marchandise est arrivée sans code-barres, si nous disposons de peu de temps et que la marchandise n'a pas beaucoup de valeur, nous pouvons d'abord les capitaliser par quantité, sans les passer par un lecteur de code-barres, puis les coder et les coller. des étiquettes dessus.
Il existe une astuce utile pour appliquer des étiquettes de codes-barres sur des produits. C'est très simple, mais cela rend le travail beaucoup plus facile :
Si vous passez une commande auprès d’un fournisseur et savez quelle quantité de produit va arriver, vous imprimez les étiquettes à l’avance. Il arrive que soit le produit entier ne soit pas doté d'un code-barres, soit que vous sachiez quel produit n'aura pas de code-barres - vous générez à l'avance des codes-barres pour ces produits dans le système comptable et imprimez toutes les étiquettes des futurs produits. Le nombre d'étiquettes doit correspondre à la quantité du produit attendu.
Ensuite, lorsque les marchandises arrivent du fournisseur, vous pouvez simplement coller les étiquettes sans les compter. S'il ne reste plus d'étiquettes ou de marchandises non collées, cela signifie que la quantité de marchandises correspond à ce que vous avez commandé. S'il reste des étiquettes supplémentaires (cela arrive), cela signifie que les marchandises n'ont pas été livrées. S'il n'y a pas assez d'étiquettes, cela signifie qu'elles ont apporté un surplus ou qu'il y a une sorte de décalage (peut-être qu'elles ont mis un code-barres sur le mauvais produit). Dans ce cas, vous devez immédiatement savoir où vous avez commis une erreur ou ce que le fournisseur n'a pas livré.
Ainsi, pour recevoir des marchandises d'un fournisseur ou tout autre reçu, vous avez besoin d'un lecteur de codes-barres et d'une imprimante d'étiquettes. Vous pouvez également effectuer des réceptions à l'aide d'un terminal de collecte de données : nous lisons tous les codes-barres avec le terminal, puis chargeons toutes les informations en une seule fois ou par parties dans le document d'entrée de marchandises dans le système comptable.
Une fois le produit étiqueté, vous le disposez. Je ne parlerai pas de stockage ciblé, lorsque votre entrepôt est divisé en sections et que vous placez un certain produit dans une certaine section et que vous le marquez dans le système. C'est à chacun de décider s'il convient ou non d'utiliser un entrepôt d'adresses. Mais je ne recommande pas de l'utiliser dans les petites et moyennes entreprises, car les employés commencent à faire des erreurs, ils ne peuvent pas calculer correctement la superficie et le volume de leur entrepôt et autres objets similaires. Par conséquent, cet article ne prendra pas en compte des options telles que le stockage d'adresses, la comptabilité en série, etc. Il s'agit d'une mise à l'échelle qui augmente la complexité du système, mais cela n'affecte pas l'essence du travail.
Après avoir accepté les marchandises, elles sont stockées chez nous, nous devons contrôler les marchandises, en tenir des registres, faire ce qu'on appelle l'inventaire et, si nécessaire, enregistrer le mouvement des marchandises.
Stockage et comptabilité des marchandises dans un entrepôt
Le stockage et la comptabilité des marchandises impliquent la réalisation d'inventaires et le déplacement des marchandises entre les entrepôts et les locaux. Le mouvement des marchandises s'effectue par lecture de codes-barres - je n'entrerai pas dans les détails ici. Le document de transfert représente la sortie simultanée des marchandises d'un entrepôt source et leur arrivée à l'entrepôt de réception. Vous ouvrez le document Transfert d'articles et y numérisez l'article requis.
Regardons de plus près l'inventaire. Comment ça se passe ? Quel matériel faut-il pour cela ?
L'inventaire vérifie la disponibilité des marchandises à une certaine date en comparant les données réelles avec les données du système comptable.
D'après mon expérience, je dirai qu'il est faux de faire l'inventaire soi-même. De nombreuses entreprises réalisent elles-mêmes l'inventaire, arguant que leurs salariés connaissent très bien le produit, contrairement aux spécialistes tiers. Mais c'est faux, car il s'avère que l'employé de l'entrepôt se contrôle lui-même.
Idéalement, des sociétés tierces (auditeurs ou pseudonymes 1C) seront impliquées pour réaliser l'inventaire, ou si cela n'est pas possible, impliqueront des employés de votre propre entreprise, mais d'autres services non liés au travail dans l'entrepôt. Pourquoi est-ce nécessaire ? Parce que, je le répète, il est impossible pour une personne de se contrôler.
Il y a eu des cas où l'inventaire (surtout s'il s'agissait du premier inventaire) était une raison pour annuler tous vos défauts, vols, etc. etc. Surtout si une personne travaille depuis longtemps. Si, d'après les résultats de l'inventaire, tout se passe bien, cela devrait éveiller des soupçons en vous ; il ne s'agit probablement pas d'une affaire claire ; il s'agit d'une tromperie évidente du système par un employé.
J'ai eu un cas où l'entrepôt a « trouvé » la marchandise après avoir identifié des pénuries dues à l'inventaire. Cela semblait extrêmement suspect.
Je vous rappelle également que l'inventaire doit être effectué le week-end ou en dehors des heures d'ouverture pour éviter les mouvements de marchandises. De nombreuses entreprises négligent cela et cherchent ensuite d’où vient la pénurie.
Comment se déroule l’inventaire ? Un ou plusieurs salariés (s'il y a plusieurs salariés, l'entrepôt est divisé en sections) lisent une à une les marchandises présentes sur les rayonnages, à l'aide d'un terminal de collecte de données. Chaque collaborateur va scanner les marchandises qu'il croise dans son rayon. Ensuite, le TSD est installé sur le stand et les données sont chargées dans le système comptable.
Les informations du TSD se présentent sous la forme d'un document Inventaire des marchandises ou Recalcul des marchandises avec des informations sur les marchandises qui ont été numérisées au cours de ce travail. Ensuite, vous devez supprimer les données du terminal, après quoi vous pouvez numériser la partie suivante des données jusqu'à ce que l'intégralité du produit ait été numérisée.
Quelles nuances faut-il prendre en compte lors de l'inventaire automatisé des marchandises ? Si vous numérisez un article en plusieurs passes, vous rencontrez le problème suivant : lors du chargement des données du terminal dans le système comptable, les données précédentes du document d'inventaire sont supprimées.
Que faisons-nous habituellement dans de tels cas ? Plusieurs documents d'inventaire des données sont créés, enregistrant qui a numérisé et quel rack. Ensuite, nous prenons et combinons les données de plusieurs documents en un seul par copie.
Que doit faire ensuite le système lorsque nous avons toutes les données dans un seul document ? Le système compare les résultats du document d'inventaire avec les données comptables et fournit des informations sur les excédents et les déficits. Pour que le système ait informations actuelles concernant le solde des marchandises dans les entrepôts, sur la base des résultats de l'inventaire, vous devez procéder comme suit :
- annuler les pénuries
- capitaliser l'excédent
En résumé, lors d'un inventaire les actions suivantes sont réalisées :
- scanner des marchandises
- charger ces données dans le document Inventaire,
- le système compare automatiquement les données comptables avec les données réelles et nous fournit des informations sur la nécessité de créer des documents de radiation et/ou de réception.
Sortie de marchandises
Considérons maintenant la possibilité d'expédier les marchandises au client. Généralement, le schéma de vente de marchandises à un client ressemble à ceci :
- Directeur des ventes passant une commande client
- après paiement de la marchandise (ou de la meringue, si l'entreprise vend la marchandise à crédit), le gérant établit un document de vente de la marchandise
- l'entrepôt récupère et libère les marchandises commandées par le client
Et avec ce plan de travail, l'entrepôt informe le gestionnaire de la pénurie de marchandises après coup.
- le gérant réserve les marchandises selon la commande du client
- le responsable confie à l'entrepôt la tâche de récupérer la commande
- Sur la base de la commande, l'entrepôt établit le document d'assemblage de la commande, dans lequel il fournit les données nécessaires sur les marchandises assemblées conformément à la commande.
Si nous avons numérisé plus que la quantité requise, le système affiche une liste d'articles supplémentaires. Si nous avons scanné une quantité inférieure, nous ne pourrons clôturer la commande que lorsque toutes les marchandises auront été récupérées. Si dans un assemblage la quantité de biens collectés coïncide avec la quantité à assembler, des ventes de biens et de services sont créées sur la base de cet assemblage.
S'il n'y a pas assez de produit, le responsable en est informé, le responsable contacte déjà le client au sujet de la commande, mais il s'agit d'un processus commercial différent.
Pourquoi l’assemblage du produit est-il nécessaire ? Si nous créons immédiatement une implémentation, c'est une erreur, car alors nos obligations financières envers le client naissent. Mais en fait, tant que nous n'avons pas vu toutes les marchandises en stock conformément à la commande du client, tant que nous ne les avons pas récupérées, nous ne pouvons pas dire à l'acheteur que les marchandises sont réellement en stock.
Vous pouvez compléter l'assemblage des marchandises non seulement à l'aide d'un scanner, mais également à l'aide d'un terminal de collecte de données. Dans ce cas, toutes les marchandises assemblées sont numérisées en même temps et les données sont chargées dans le document Assemblage du produit.
La question se pose souvent dans les entreprises : que faire des marchandises pondérées que nous vendons à l'unité ?
Il arrive que les marchandises soient enregistrées au poids, mais vendues individuellement. Par exemple, des boulons. Les boulons sont vendus en kilogrammes, mais vous les vendez à la pièce. Comment être ici ? Très simple. Le système définit deux unités de mesure pour l'article - pcs et kg, et indique le coefficient du nombre de pièces contenues dans un kilogramme. Lors de la vente et de l'assemblage d'un article, un employé scanne le code-barres de cet article et saisit la quantité de l'article vendu. Dans le même temps, il n'est pas nécessaire de coller des étiquettes avec des codes-barres sur chaque unité de marchandise. L'entrepôt dispose d'une feuille de papier avec des codes-barres de marchandises, sur laquelle un code-barres ne peut pas être collé ; il la scanne et inscrit le nombre de boulons ;
Lors de la radiation, la quantité est amortie à la fois en morceaux et en kilogrammes. Ensuite, l'inventaire est effectué au kilogramme, les marchandises sont pesées et le poids réel est comparé au poids comptable. Grâce au coefficient, vous pouvez toujours savoir combien de pièces sont contenues dans un kilogramme, combien pèse une pièce. Et si 50 kg de boulons arrivaient, et que 1000 pièces de 50 grammes étaient vendues, il nous resterait une quantité de 0. S'il ne reste plus rien, alors tout est en ordre : 50 kg de boulons sont arrivés, 50 kg sont sortis.
Conclusion
J'espère que les informations fournies seront suffisantes pour concevoir et automatiser le fonctionnement d'un entrepôt dans votre entreprise ou pour votre client.Cordialement, Kinzyabulatov Ramil.