Az alábbiakban felvázolt összes elemi szabály elsősorban a partnereivel, kollégáival, vásárlóival és előadóival folytatott üzleti levelezésre vonatkozik. Használatuk személyes levelezésben mindenki magánügye. Azonban ezen szabályok betartása a személyes levelezés során csak jó benyomást kelt Önről.

Etika az üzleti levelezésben

Ha hirtelen nem akar tovább olvasni, korlátozza magát legalább a következő alapvető szabályokra:

• Válaszadáskor használja a „Válasz mindenkinek” gombot. Ezzel másolatot kapnak az eredeti e-mail címzettjei, így a válasz nem jut el rajtuk. Erősen ajánlom a „Válasz” gomb elrejtését a felület beállításainál. Szükség esetén manuálisan törölheti a nem kívánt címzetteket.
• Ne hagyja üresen a Tárgy mezőt. Azok, akikkel levelez, naponta több száz e-mailt kaphatnak, és ezt a mezőt használják az e-mail fontosságának és tartalmának gyors felmérésére.
• Idézet betűket. Ne kezdjen válaszolni egy új e-maillel, kattintson a "Válasz mindenkinek" gombra a kapott e-mailben, és ne tiltsa le az árajánlatot a válaszadási és továbbítási funkciónál a levelezőprogram beállításaiban.
• Teljes idézettel(ha a válasz a teljes levélre szól) írja alá a válasz szövegét a levél elejére, ne a végére.

FOLYTATJUK?

Levelek fogadása

1. A kapott leveleket el kell olvasni. Ha levelet kaptál, az azt jelenti, hogy valaki valamiért elküldte (persze a spam itt nem számít). Ha egy személynek olvasatlanként megjelölt levelei vannak, és azok egy napnál régebbiek, akkor nem tudja, hogyan kell a levelekkel dolgozni. Ez azonban megbocsátható, ha:
   • a személy meghalt vagy váratlanul megbetegedett;
   • a postával való munka nem tartozik a munkaköri kötelezettségei közé (akkor nincs szüksége szolgálati e-mailre).
2. Ha Ön nem menedzser, ellenőrizze e-mailjeit naponta legalább kétszer: reggel és délután. Ha nem válaszol egy gyártási kérdésre, megakadozhatja mások munkáját, és késleltetheti a problémák megoldását.
3. Ha Ön menedzser, a munkanapját egy olyan e-mail kliens elindításával kell kezdenie, amely egész nap bekapcsolva marad, és automatikusan ellenőrzi az e-mailjeit. Állítsa be az automatikus levélkézbesítést/-fogadást legalább 10 percenként (lehetőleg 1-3 percenként).
4. Levelet kapott. Ha nagyon elfoglalt, azonnal mérje fel, kitől származik, a témát, és lapozza át – ez segít gyorsan eldönteni, hogy a levél sürgős választ igényel-e, vagy várhat egy kicsit.
5. Ha tud, azonnal válaszoljon. Ez a legegyszerűbb és leghatékonyabb módja annak, hogy mozgassa a dolgokat, és ne gyűjtse a leveleket.
6. Ha megérti, hogy 24 órán belül nem tud válaszolni, jobb, ha azonnal írja be, hogy „pár napon belül válaszolok”, vagy legalább „kicsit később válaszolok”.

Mezők „Címzett”, „Másolatot kap”, „Bcc”

1. Ne feledje, hogy vannak Címzett, CC és BCC mezők. Az Ön további lépései (és levelezési partnereinek lépései) a levél kézhezvételekor tőlük függenek:
   • „Címzett” („Címzett”) - a levél és a benne található információk vagy kérdések közvetlenül a címzetthez szólnak. Kérdés elküldése esetén választ vár a „Címzett” mezőben megadott címzetttől. Ha Ön a címzett, akkor Önnek kell válaszolnia.
   • „CC” („Másolat”) – a másolatokban megjelenő címzettek „az Ön tájékoztatása érdekében”, tájékoztatásul vagy „tanúskodásra meghívást kapnak”. A másolatok címzettje általában ne válaszoljon a levélre; Ezen túlmenően udvariasnak számít, ha szükség esetén a „Bocsánat a beavatkozásért” kifejezéssel kezdi.
   • A „BCC” („Vakmásolat”) a „palotai intrikák” terepe. Azzal, hogy ebben a mezőben címzettet jelöl meg, „titokban” küldi el neki ezt a levelet: azt, hogy a levelet ennek a személynek küldték, a fő címzett és a másolatokon szereplők nem fogják tudni. Tömeges levelezésre is használják, így a címjegyzékét nem ismeri minden címzett.
2. Válaszadáskor használja a „Válasz mindenkinek” gombot. Ezzel elmenti az eredeti e-mail címzettjei számára a másolatot, így válasza nem jut el hozzájuk.
3. NE távolítsa el a levelezőpartnere által hozzáadott személyeket a levél másolataiból. Ha személyesen szeretne válaszolni, hogy más levelező ne kapja meg válaszát, akkor töröljön mindenkit a másolatokból, kivéve azt, aki a levelet írta (igen, soha nem használjuk a „Válasz” gombot).
4. Ha a beérkezett levél „Címzett” mezőjében kettőnél több címzett szerepel, ez azt jelenti, hogy mindkét levelezőnek vagy bármelyiküknek válaszolnia kell. Gondoljon arra, hogy MINDENKINEK válaszolnia kell – ha a levél Önnek és valaki másnak szól, akkor is válaszoljon (még akkor is, ha ez a „Ez a kérdés biztosan nem nekem szól, válaszoljon erre-arra”).
5. Viszont erősen ajánlott, hogy a „Címzett” mezőben NE szerepeljen egynél több címzett. A kettőnek küldött levélre egyiktől sem kap választ, hiszen mindegyik azt hiszi, hogy a másik válaszol. Nem mindenki olvassa el ezt a cikket.
6. A magánlevelezés levelezőlistára továbbítása a levelezésben résztvevők beleegyezése nélkül etikátlan!

Tárgy mező

1. Ne hagyja üresen.
2. A levél tárgysora legyen rövid, de tükrözze a levél fő tartalmát és témáját. Olyan címek, mint „Kérdés”, „Helló!” vagy az üres címsorok arról árulkodnak, hogy kezdő vagy, aki nem rendelkezik alapvető üzleti íráskészségekkel.
3. Ha több különböző tárgysorú e-mail egyikére válaszol, válaszoljon a megfelelőekre. A találkozóról „Ülkeztetés április 18-án, kedden”, a nyomdai anyagokkal kapcsolatos „Nyomdai anyagok” levélre válaszoljon. Ez magában foglalja a korábbi levelezés idézését (lásd lentebb a Levélírás részt).
4. Ha rendszeres időközönként e-maileket, például heti jelentéseket kell küldenie, próbálja meg állandóan tartani a fejlécet, vagy legalább annak egy részét állandónak kell lennie, hogy a címzett automatikus szabályokat állíthasson be az ilyen levelek rendezésére.

Az írás fontossága

1. Ha a levél sürgős változtatásokról, szerződésszövegről vagy egyéb olyan információt tartalmaz, amire először figyelnie kell, használja a „magas” fontosságot, ez kiemeli a levelet a beérkező levelek között.
2. Ne használjon hiába a „nagy” jelentőséget - a „zajos” emberek idegesítőek, légy szerényebb.
3. Egy üzleti levelezőnek írt személyes levél vagy egy vicces képet vagy linket tartalmazó levél esetén jelölje meg a fontosságot „alacsony”-ként.

Levelek írása (válaszok)

1. Kezdje egy üdvözléssel, ez udvarias. – Szia, Gria! azt jelzi, hogy lusta vagy leírni a személy nevét. Akár csak „Andrey!” vagy „Jó napot!” elég udvarias és elégséges.
2. Beszéljen ugyanazon a nyelven az illetővel. Ez nemcsak az orosz/angol nyelvre vonatkozik, hanem a szöveg formájára is. Ha hivatalos levelet kap, az arra adott informális válasz tiszteletlenség a válaszolóval szemben, és saját alacsony kultúrájának demonstrálása. Az informális fellebbezésre adott hivatalos válasz vagy felszólítás a szabályok betartására, vagy ezt egyszerűen a vállalati szabályok írják elő.
3. Próbáljon mindig a levelezési lánc utolsó betűjére válaszolni, és ne valamelyik köztes betűre.
4. Ne ispolzuyte translit kivéve azokat az eseteket, amikor olyan körülmények között küldenek leveleket, amikor nehéz másképpen beírni a szöveget (például mobiltelefonról vagy orosz billentyűzetkiosztás nélküli számítógépről).
5. Ha az e-mail kliens nem támogatja az orosz nyelvet, vagy elrontja a kódolást, csatolja mellékletként a válasz szövegét.
6. Az üzleti levélnek pontosnak, tömörnek és konkrétnak kell lennie:
   • Pontosság – feltétlenül adja meg a hivatkozott pontos adatokat (egy másik e-mail dátuma és tárgya, megbeszélés dátuma, napirendi pont, fájlnév, link az online dokumentumra stb.).
   • Tömörség – egyesek három oldalon mutatják be azt, amit három mondatban le lehet írni. Aki tisztán gondolkodik, az tisztán beszél, és ezt a tudósítója is látja.
   • Konkrétság - a levélből világosan ki kell derülnie, hogy PONTOSAN MIT kérnek a címzetttől, milyen intézkedéseket kívánnak tőle.
7. Az üzleti levelezés nem a levél műfajában végzett gyakorlatok és nem az érzelmek kifejezésének helye. Erre a célra fórumok, chatek és egyéb elektronikus interperszonális kommunikációs eszközök állnak rendelkezésre. A lakonikus üzleti szöveg nem szárazság, hanem időtakarékosság és a gondolkodás pontossága.
8. Ha a levél több kérdést, témát vagy feladatot tartalmaz, strukturálja azokat, és bontsa bekezdésekre számozással vagy anélkül. A folytonos „gondolatfolyam” nehezen olvasható, könnyen kihagyható a levél lényege. Sőt, egyesek hajlamosak egy rosszul felépített levelet azonnal a szemetesbe dobni (bár ez valószínűleg szélsőségesség).
9. Ne feledje, hogy egy kérésre vagy feladatra a válasz: „Csináljuk meg!” befejezetlen „Ilyen és ilyen időpontig megcsináljuk”, „annyi nap múlva”, „ilyen és ilyen esemény után” határozottabb és pontosabb válaszok.
10. Ha a levél úgy van megszövegezve, hogy egy egyszerű „ok”-al meg lehessen válaszolni, akkor nagy valószínűséggel sokkal gyorsabban megérkezik a válasz. Például, ha több lehetőség is van a teendőkre, ajánljon fel néhány alapértelmezett beállítást.
11. A szöveg nem tartalmazhat hibákat. Ocsepyatki nem félelmetesek, de ha minden betűben helytelenül írsz és írsz egy szót, az nagyon gyorsan észrevehetővé válik, és nyilvánvalóvá válik az orosz mínuszos „C” betűje (valamint spekulatív további következtetések az általános iskolai végzettségéről és kultúrájáról) ).
12. Lehetőleg ne használja a levél html formázását. Sajnos ez a levélírási formátum az alapértelmezett az Outlookban, de ennek használatakor, főleg idézésnél (válaszolásnál és továbbításnál) rengeteg kérdés merül fel.
13. Ha html formátumú levelet kapott, NE módosítsa egyszerű szövegre, mert ez megzavarja a feladó információfelfogását a válasz megérkezésekor. Minél fontosabb Önnek a levelezője, annál fontosabb, hogy fenntartsa megfelelő felfogását. A válaszok kiemelését a html idézetekben színekkel is megoldhatja, vagy használhatja a html formázási panel „Behúzás csökkentése” gombját is (bár vannak szeszélyes árnyalatok).
14. Idézd az eredeti levél szövegét. Szerinted ez mit jelentene? Én sem tudom: Címzett: AIST kreatív madár Tárgy: Re: Re: Re: Kérdés Ok! Vasya
15. Soha ne szerkessze mások szövegét, amikor idézi! Ez egyfajta levélhamisítás.
16. A teljes idézetnél (ha a válasz a teljes levélre szól), a válasz szövegét a levél elejére írja, ne a végére.
17. Ha pontról pontra idézetet használ, válassza el az idézetet üres sorokkal FELSŐ és ALJON, és használjon nagybetűket a mondatok elején. Próbáld meg itt keresni a válaszokat: > javasoljuk a logó cseréjét a mellékeltre, > mivel ez a nagyon színes háttér nem találta meg a logót a mellékletben > javítsd ki a feliratot - „hal” helyett „rabszolga”-t írj! > különben félreértenek bennünket, a feliratot javították, bocs > és az utolsó...

    Kellemes időtöltést! Ma az SMS biztonsági mentésről fogunk beszélni úgy, hogy az összes üzenetet elküldjük okostelefonjáról e-mailre. Erre mind egyszerűen a levelezés mentése, mind az üzenetek további feldolgozása miatt lehet szükség, például az üzenetekben a szükséges információk (kapcsolatok, nevek, árak stb.) kereséséhez harmadik féltől származó alkalmazások által, amelyek viszont működnek Email. Nézzünk egy lehetőséget az ilyen másoláshoz Android operációs rendszert futtató okostelefon használatával.

    Hozzon létre egy postafiókot

    Az összes üzenet e-mailben történő küldéséhez és mentéséhez először regisztrálnia kell egy postafiókot a yandex.ru webhelyről; Használhatja meglévő postafiókját is, de azt javaslom, hogy regisztráljon egy újat. Először is, idővel nagyszámú SMS-üzenet halmozódik fel benne, ami megzavarhatja a normál levelekkel való munkát, másodszor, ha a postafiókját egy harmadik féltől származó szolgáltatáshoz csatlakoztatja elemzés céljából, ne adja meg a bejelentkezési nevet és a jelszót a benne lévő fő e-mail .

    Telepítse az SMS Backup + alkalmazást Android okostelefonjára

    Az összes SMS postafiókba küldéséhez telepítenie és konfigurálnia kell a speciális SMS Backup + alkalmazást, amely letölthető a play.goole.com vagy az apk-dl.com oldalról (egy alternatíva a Google Playt nem használó okostelefonokhoz). ) vagy.

    Az alkalmazást Androidon tesztelték: 3.xx, 4.xx, 5.xx, 6.xx; Bejelentették a 2.xx verzió támogatását.

    SMS Backup + beállítása

    1. Indítsa el az alkalmazást;
    2. Az alkalmazás elindítása után a megnyíló menüben válassza ki a következő elemet: Speciális beállítások;
       
    3. Ezután lépjen a Biztonsági mentés beállításaihoz;
       
    4. Jelölje be a Backup SMS és az Email tárgy előtagja jelölőnégyzetet, törölje a jelölést a Backup MMS, Backup Call log (MMS-re és a hívásnaplóra nincs szükségünk, bár ezeket is lefoglalhatja) négyzetből;
       
    5. Térjen vissza az előző menübe, és lépjen az IMAP-kiszolgáló beállításai szakaszba;
       
    6. Válassza ki a Hitelesítés menüpontot,
       
       állítsa a paraméter értékét Sima szövegre;
       
       
    7. Válassza ki a Szerver címe menüpontot, írja be az értéket: imap.yandex.ru:993
       
       
    8. Válassza a Biztonság menüpontot, és írja be az értéket: SSL
       
       
    9. Válassza a Login (Your IMAP account) menüpontot, adja meg bejelentkezési adatait, majd válassza a Jelszó (Your IMAP account password) menüpontot, adja meg a yandex.ru mail jelszavát;
    10. A főmenüben jelölje be az Automatikus biztonsági mentés jelölőnégyzetet;
        
    11. Ezután lépjen az Automatikus mentés beállításaira, válassza ki a Rendszeres ütemezés menüpontot, és állítsa be azt az időintervallumot, amellyel az SMS-ek elküldésre kerülnek az általunk megadott postafiókfiókba (például 2 óránként).
        

    Az SMS Backup + alkalmazás lehetővé teszi, hogy ne csak biztonsági másolatot készítsen az E-Mailbe, hanem visszaállítsa az üzeneteket is. A megfelelő helyreállítási beállítások a Speciális beállítások -> Beállítások visszaállítása részben találhatók.

    Az üzenetek e-mailben történő elküldése után mindegyik egy SMS nevű mappába kerül.

    

    Az e-mailre küldött SMS-ek elemzése

    Miután megkapta az SMS-ek listáját az e-mail címére, speciális szoftverrel elemezheti a bennük lévő adatokat. Például nyomon követheti a bankból érkező SMS-eket a pénztárbizonylatokról és terhelésekről szóló üzenetekkel, amelyek alapján automatikusan vezetheti a pénzügyi nyilvántartást. Hasonló megoldást valósítottam meg a „közös vásárlási oldal” esetében, amikor a JV Szervezők által beérkezett összes, a Banktól érkező SMS-t egy helyre gyűjtik, elemzik és ezek alapján a rendszer adatokat jelenít meg a vezérlőpulton arról, hogy melyik felhasználó helyezte el. a megrendelés teljesítette a fizetést.

    Ezt valószínűleg már Ön is észrevetteamikor levelet kaptam néhány szerzőtőla „címzett” részben több tucat különböző személyek e-mailjeit tartalmazó lista található. Ráadásul sem Ön, sem ezek az emberek nem adták beleegyezését, hogy ezek az e-mailek „lelepleződnek”. Természetesen a címzettek egy része le fog iratkozni erről a levelezőlistáról (mindannyian belefáradtunk az e-mailjeinkre érkező spamekbe). Egy dolog azonban biztos – minden címzett szakszerűtlen személyként fogja kezelni a hírlevél szerzőjét. És nem valószínű, hogy beleegyeznek abba, hogy elfogadják az ajánlatát.
    
    

    
    Hogyan lehet úgy tenni, hogy ne küldjön minden címzettnek külön egy levelet, és egyúttal „ne tündököljön mindenki előtt”?
    Szinte minden e-mail szolgáltatás lehetővé teszi ezt.

    Tekintsük ezt a lehetőséget az üzleti levelezések legnépszerűbb e-mail címének példáján: gmail.com
    
    

    Általában az Írás ablakot használja e-mail küldésére. Ha rákattint, egy új „Új üzenet” ablak jelenik meg, amelybe beilleszt mindent, ami magának a levélnek az elkészítéséhez és elküldéséhez szükséges.

    Általában beszúrjuk címzettjeink e-mailjeit a „Címzettek” ablakba.

    
    
    
    

    A másolat jelentése "pontos másolat". Ez a mező akkor használható, ha egyszerűen csak olyan e-mailt szeretne küldeni, aki nem az elsődleges címzett. Ily módon a személyt a hurokban tarthatja, miközben tudatja vele, hogy nem kell válaszolnia az e-mailre. De ennek a levélnek az összes címzettje látja egymás címét (sőt még a nevét is).

    
    A BCC jelentése "pontos rejtett másolat". Ugyanúgy működik, mint a Másolat, de ez a mező elrejti az összes címzett címét.
    

    Így ennek a mezőnek a használata az egyik legjobb módja annak, hogy e-mailt küldjön nagyszámú embernek, és megőrizze a magánélet védelmét. Ez azt jelenti, hogy nem fogja tönkretenni a velük való kapcsolatát. Ezzel a funkcióval akár 30 e-mailt is beszúrhat. Ez azt jelenti, hogy egyetlen gombnyomással egyszerre 30 címzettnek küldheti el ezt a levelet anélkül, hogy megmutatná az e-mailjeit.

    És ha szükséges, beszúrhat egy képet a levél törzsébe ( 4 ) vagy csatoljon egy fájlt ( 5 ).

    Ez a levél biztosítja a szerkesztési lehetőségek maximális számát.

    
    
    

    Hasonlóképpen, egyszerre több címzettnek is küldhet levelet a yandex.ru e-mailen keresztül.
    
    

    Csak az ezen a levélen található levél szövegének szerkesztésére van kevesebb lehetőség. Ezért csak a levélküldéshez szükséges eljárást mutatom be.

    Kattintson az „Írás” gombra, majd a „Címzett” ablakban ( 1 ) írja be az első címzett e-mail címét, majd válassza a „Másolás” funkciót ( 2 ) vagy "Bcc" ( 3 ). Attól függően, hogy azt szeretné, hogy levele összes címzettje lássa-e az összes e-mailt, vagy megőrzi a címek bizalmas kezeléséhez való jogát, válassza ki az egyik funkciót. Ha minden következő e-mailt hozzá szeretne adni a listához, kattintson a gombra egy férfi képével, előtte plusz jellel ( 4 ). Ezután kiválaszthatja szokásos címzettjeit a legördülő listából, vagy manuálisan megadhatja az e-mail címeiket.

    A képek letölthetők a Yandex Diskről, és a fájlok a szokásos módon csatolhatók.

    Kattintson az „Írás” gombra, megjelenik egy ablak, amelyben a „Címzett” ablakban az egérrel történő kattintással ( 1 ), megjelenik egy legördülő lista a szokásos címzettek listájával ( 2 ). Ebből a listából kiválaszthatja, amire szüksége van. Vagy csak írja be a kívánt e-mailt manuálisan.

    Az üzleti életben nincs sehol üzleti levelezés nélkül, függetlenül attól, hogy egy cég nevében írsz, vagy magánvállalkozóként saját magad nevében írsz. Illetve, hogyan követi a szabályait. Potenciális üzleti partnerei vagy ügyfelei nagyrészt az alapján ítélnek meg Önről, hogy hogyan kommunikál velük. Az üzleti levél, mondhatni, az üzletember „arca”. És hogy ne veszítse el, fontos tudni a kommunikáció aranyszabályait ebben a formátumban.

    Az e-mailben történő üzleti levelezés szabályai

    Mivel az e-mailt manapság sokkal gyakrabban használják, mint a hagyományos leveleket, úgy döntöttünk, hogy odafigyelünk az üzleti levelezés megfelelő lebonyolítására. Íme néhány ajánlás, amelyek betartása esetén elkerülheti, hogy elveszítse arcát a beszélgetőpartnere előtt.

    Postafiók neve

    Amikor új üzenetet nyitunk meg, az első dolog, ami megakad a szemünkön, az a cím, ahonnan az üzenetet küldték. Sokan alábecsülik ennek a pontnak a jelentőségét, és üzleti leveleket küldenek személyes e-mail fiókokból. Nincs ezzel semmi gond, amíg az e-mail cím csak az Ön nevét tartalmazza ember által olvasható formátumban. De ha különféle becenevek vannak, például „kissa1988” vagy „pupsik-26”, akkor az üzenet küldése egy ilyen postafiókból egyszerűen elfogadhatatlan. Képzeld el, milyen érzelmek lesznek az emberben, amikor üzleti ajánlatot kap egy „csajtól” vagy „cukitól”.

    Az info@, postafiók@ és hasonlók kezdetű postai címeket sem fogadjuk szívesen az üzleti levelezésben. Egyszerűen nem veszik őket komolyan, és jó eséllyel nem is nyitják meg az e-mailt. A legjobb megoldás az üzleti levelezést postafiókból folytatni [e-mail védett], ahol a név az Ön kereszt- és vezetékneve, a cég pedig a cég neve.

    Címzettek

    E-mailes levelezésben lehetőség van közvetlen címzettnek levelet küldeni és más címzetteket másolni. Az üzenet másolatában szereplő címzettektől nem várható, hogy válaszoljanak rá. Olyanok, mint a meghívott megfigyelők. Ezért a küldés előtt előre döntse el, hogy pontosan kitől szeretne választ kapni, és rendezze megfelelően a címzetteket. Ha azonban lehetséges, ne vegyen fel több személyt e-mailje közvetlen címzettjeként. Előfordulhat olyan helyzet, hogy egyikük sem fog neked válaszolni, ha mindenki gondolatban úgy dönt, hogy ezt a felelősséget egy másik címzettre „hárítja”.

    Ha Ön egy üzleti levél másolatában találja magát, akkor, amint azt már megérti, a feladó nem várja meg a válaszát. De ha konkrétan Önnek kell válaszolnia, akkor ezt megteheti, de udvarias lenne az üzenet elején elnézést kérni a „beavatkozásért”.

    Levél formázása

    Hivatalos üzleti stílus. Az üzleti levelezésben természetesen a formális stílust használják. Hiányoznak a melléknevek, a szükségtelen minősítések és részletek. Csak konkrétumok, egyértelműség és logika. Az üzleti üzenet megírása után célszerű újra elolvasni, és eltávolítani minden olyan kifejezést, amely nem hordoz különösebb jelentést, és nem változtatja meg a mondanivaló lényegét. Csak ha biztos abban, hogy az összes ilyen szót és kifejezést eltávolította, akkor mondhatja, hogy az üzleti levélírás ezen szabályát betartotta.

    Műveltség. Azt mondani, hogy fontos az üzenet helyes és hibamentes megírása, ugyanaz, mint azt mondani, hogy „a hóembernek hóból kell lennie”. Ezt a szabályt azonban nem lehet figyelmen kívül hagyni. Az írástudás minden levelezés alapja. Valószínűleg senki sem veszi komolyan azt, aki üzleti levelet ír helyesírási hibákkal.

    A levél tárgya. Megírni kötelező. Próbálja röviden, de tömören megfogalmazni, hogy a címzett egy pillantással azonnal megértse, miről fog szólni a levél. A téma nem állhat egyetlen szóból. „Információ”, „Kérdés” stb. – helytelen üzleti levelek témái. „X cég javaslata” a megfelelő téma. Ha a levelében található információ különösen fontos, akkor azt speciális „fontossági” jelzővel jelölheti, amely szinte minden e-mail szolgáltatásban elérhető.

    Betűtípus. Az üzenet szövegének mindenekelőtt olvashatónak kell lennie. Ezért használja az Arial vagy a Times New Roman betűtípust, válasszon közepes méretet (például a mail.ru-ban az optimális betűméret 3). Ne kísérletezzen betűtípusokkal vagy színekkel. Ez nem helyénvaló az üzleti levelezésben. Ne használjon Caps Lock-ot, felkiáltójeleket vagy speciális karaktereket (beleértve a hangulatjeleket). Az egyetlen dolog, ami megengedett, néhány kifejezés dőlt vagy félkövér kiemelése. De próbáld csak akkor használni, ha feltétlenül szükséges.

    Az olvasás megkönnyítése és az ötletek jobb közlése érdekében a levél szövegében alcímeket használhat. De ne legyen túl sok belőlük - legfeljebb 3-4.

    Egy bekezdés nem lehet hosszabb 4 sornál. Ha nagyon hosszú bekezdéseket olvasunk, a szöveg összemosódik, és a fő gondolat elveszhet.

    Bármilyen felsorolást és listát speciális jelzőkkel kell összeállítani.

    Vállalati sablon. Nagyszerű lenne, ha céges stílusban dolgozna ki egy márkás e-mail sablont. És minden üzleti üzenetet csak ezzel a sablonnal fog elküldeni. Ez lehetővé teszi, hogy kitűnjön a többiek közül, és megőrizze az üzleti üzenet által megkövetelt formalitást. A „márkaépítéssel” azonban nem szabad túlzásba vinni – a túlzott kreativitás csak árt. Mégis üzleti kommunikációról beszélünk, nem szórakoztatásról. Ne felejtse el azt sem, hogy a címzettek nemcsak számítógépen, hanem mobil eszközökön is elolvashatják üzeneteit. Ezért a sablont különböző képernyőfelbontásokhoz kell optimalizálni.

    Egy levél csak egy hírt tartalmazhat. Ennek megfelelően a címzetttől csak egy célműveletet kell várni. Helytelennek minősül, ha egyszerre több kérdést, javaslatot vagy kérést helyez el a címzetthez egy üzenetben.

    A következő részekre kell bontani:
    - bevezetés;
    - fő rész;
    - következtetés.

    A bevezetőben röviden fogalmazza meg az üzenet célját és megírásának indokait! A fő rész a levél lényege. Végezetül össze kell foglalnia a fentieket - ezek lehetnek következtetések, kérések, utasítások, javaslatok stb. Nagyon nem kívánatos bármilyen „utóirat” használata az üzleti levelezésben. Kerülje az aforizmákat, metaforákat, közmondásokat és így tovább.

    Ha levélben kell grafikus képet beküldenie, akkor azt ne magába az üzenet szövegébe illessze be, hanem külön fájlként csatolja. Előfordulhat, hogy a képek nem jelennek meg megfelelően a különböző eszközökön, vagy teljesen le vannak tiltva a címzett levelezőprogramjának felületén. A szövegben, ahol szükséges, egyszerűen tüntesse fel, hogy „az információ a csatolt fájlban található”. Ha több ilyen fájl van, feltétlenül írja be a nevüket.

    Ha rövidítéseket és szavak rövidítéseket használ, 100%-ig biztosnak kell lennie abban, hogy a címzett megérti, mit jelentenek ezek alatt. Általában jobb, ha biztonságosan játszunk, és nem használunk ilyen dolgokat.

    Érzelmek hiánya. Az üzleti levelek nem tartalmazhatnak érzelmi felhangokat. Egyáltalán. Még akkor is, ha panaszt ír, és valóban felháborodása teljességét szeretné kimutatni, vagy éppen ellenkezőleg, őszintén megköszöni partnerének a sikeres tranzakciót. Az üzenetnek visszafogottnak, sőt kissé hidegvérűnek kell lennie. Mindenki értékeli egyéniségét, de az üzleti levelezés nem a legjobb módja ennek kimutatására. Egy vidám vagy szomorú ember, egy házmester vagy egy vezérigazgató hivatalos levele ugyanaz legyen.

    A szókincs használata. Az üzleti levelezés mondatainak összekapcsolásához a következő stabil kifejezéseket használják:

    1. ezért;
    3. mi alapján;
    4. (valami) erejénél fogva;
    5. szerint;
    6. alapján;
    7. figyelembe véve;
    8. figyelembe véve;
    9. mi szolgált.

    És így tovább. Az üzleti levelekben is megengedett olyan rövidítések és rövidítések használata, amelyek általánosan elfogadottak abban az iparágban, amelyben az üzenetet írják. Ha kétségei vannak abban, hogy a címzett megérti-e az adott rövidítést, jobb, ha a kifejezést teljes egészében írja le.

    Üdv. Kérjük, soha ne használja a "Jó napot" közhelyet. Ez, mondhatni, nem csak az üzleti levelezés, hanem általában az e-mailek számára is rossz forma. Az optimális üdvözlés a „Hello, keresztnév/középső név”. Egyébként jó, ha az üzenet címzettjét nem csak a köszöntésben, hanem a szövegben tovább is érdemes név szerint megszólítani. Ha olyan személynek ír, akit személyesen nem ismer, már az elején meg kell adnia, hogy honnan szerezte a címzett címét.

    Betűméret. Ez nem fikció, és nem az Ön személyes gondolatai a „témáról”. Az üzenetnek a lehető legrövidebbnek kell lennie, hogy az összes információt átadja. Az optimális, ha a levél szövege egy „képernyőre” illeszkedik. A hosszú levelek olvasása fárasztó, és sokan bosszantónak találják.

    Válaszok levelekre. Amikor válaszol egy kapott üzenetre, mindig a „Válasz” gombra kattint, ne az „Írás” gombra. Az első lehetőség esetén a teljes levelezési előzménye automatikusan bekerül a válaszba. Ez helyes, mert az embernek nem biztos, hogy azonnal eszébe jut, hogy ki vagy és mit akarsz tőle, ha nem látja a háttértörténetet. Főleg, ha több mint öt nap telt el az utolsó levelezés óta. Nyugodtan idézze a beszélgetőpartnerét, miközben válaszol az üzenetére. Ez lehetőséget ad neki, hogy emlékezzen arra, amiről korábban beszélt.

    Mindig köszönje meg a másik személyt, ha szükséges. Például írhat „Vlagyimir, köszönöm a levelét” vagy „Irina Alekseevna, köszönöm a gyors választ”. Az ilyen árnyalatok megmutatják a beszélgetőpartner iránti tiszteletét, és enyhítik az elektronikus kommunikáció hangulatát.

    Ha a beszélgetőpartner olyan üzenetet küldött neked, amelyben elégedetlenségét fejezte ki, vagy akár nyíltan goromba volt veled, próbálj meg ne válaszolni neki ugyanígy, bármennyire is szeretnéd. A helyzetek változnak, de mindig udvariasan és visszafogottan válaszolj.

    Természetesen minél hamarabb válaszol, annál jobb. Nagyon jó, ha néhány órán belül válaszol. Ez az időszak optimális. De tegyük fel, hogy néhány napon belül választ kapunk. A pszichológusok azt mondják, hogy egy e-mailre adott válasz kényelmes várakozási ideje 48 óra, azaz két nap. Ha tovább kell várnia, ez már tiszteletlenségként vagy tudatlanságként fogható fel. Ha az üzenetben feltett kérdés több időt igényel a válaszadáshoz, akkor feltétlenül írja meg, hogy megkapta a levelet, elfogadta megfontolásra, és amint tud, válaszol. Így legalább a feladó nem érzi magát figyelmen kívül.

    A levél lezárása. Nem szabad manipulációs kísérletként felfogható kifejezéseket írni: „Nagyon remélem, hogy nyereséges lesz az együttműködés”, „Előre is köszönöm válaszát” stb. Jobb, ha e-mailben búcsúzunk a „Tisztelettel”, „Őszinte kívánságom” és hasonló kifejezésekkel. Igen, az ilyen kifejezések sablonosak, de tökéletesen alkalmasak üzleti kommunikációra. Az aláírásba írja be keresztnevét, vezetéknevét, beosztását és cégnevét. Hagyja meg a kapcsolatfelvételi adatait is, az e-mail kivételével.

    Kiszállítási idő. Természetesen az e-mailek nem jelentik azt, hogy a kézhezvétel után azonnal el kell olvasni. Az e-mail üzleti etikában azonban nem tartják helyénvalónak e-maileket hétvégén, ünnepnapokon, késő este vagy éjszaka. Próbáljon meg ragaszkodni a normál munkaidőhöz.

    És természetesen, mielőtt a „Küldés” gombra kattintana, alaposan ellenőrizze a címzett nevének és e-mail címének helyesírását. Olvassa el újra az üzenet teljes szövegét, és ellenőrizze, hogy nincsenek-e benne elgépelési hibák vagy hibás kifejezések.

    Különböző források szerint a világ összes e-mailjének 50-95%-a kibercsalóktól származó spam. Az ilyen levelek küldésének célja egyszerű: megfertőzni a címzett számítógépét vírussal, ellopni a felhasználói jelszavakat, rákényszeríteni az embert, hogy „jótékonysági célra” utaljon pénzt, adja meg bankkártyaadatait, vagy szkennelt dokumentumokat küldjön.

    A spamek gyakran első pillantásra bosszantóak: ferde elrendezés, automatikusan lefordított szöveg, jelszó megadására szolgáló űrlapok közvetlenül a levél tárgyában. De vannak olyan rosszindulatú levelek, amelyek tisztességesen néznek ki, finoman rájátszanak az ember érzelmeire, és nem ébresztenek kétséget valódiságukat illetően.

    A cikk 4 fajta hamis levélről fog beszélni, amelyekre az oroszok leggyakrabban bedőlnek.

    1. Levelek „kormányzati szervezetektől”

    

    

    

    A csalók az adóhivatalnak, a Nyugdíjpénztárnak, a Rospotrebnadzornak, az egészségügyi és járványügyi állomásnak és más kormányzati szervezeteknek adhatják ki magukat. A hitelesség érdekében vízjeleket, pecsétek szkenneléseket és államszimbólumokat helyeznek be a levélbe. Leggyakrabban a bűnözők feladata az, hogy megijesztsenek egy személyt, és rávegyék, hogy nyissa meg a vírust tartalmazó fájlt.

    Általában ez egy titkosító vagy egy Windows blokkoló, amely letiltja a számítógépet, és a működés folytatásához fizetett SMS-t kell küldenie. A rosszindulatú fájl álcázható bírósági végzésnek vagy a szervezet vezetője előtti megjelenésre szóló idézésnek.

    A félelem és a kíváncsiság kikapcsolja a felhasználó tudatát. A könyvelési fórumok olyan eseteket írnak le, amikor a szervezetek dolgozói vírusos fájlokat vittek otthoni számítógépükre, mert a vírusirtó miatt nem tudták megnyitni azokat az irodában.

    Néha a csalók megkérik Önt, hogy küldjön dokumentumokat egy levélre válaszolva, hogy olyan információkat gyűjtsenek a cégről, amelyek hasznosak lehetnek más megtévesztési rendszerekben. Tavaly a csalók egyik csoportja sok embert tudott megtéveszteni a „faxpapírok kérése” figyelemelterelő trükk segítségével.

    Amikor egy könyvelő vagy menedzser ezt elolvasta, azonnal átkozta az adóhivatalt: „Mamutok ülnek ott, ó, jaj!” és gondolatait magáról a levélről a küldéssel kapcsolatos technikai problémák megoldására fordította.

    2. Levelek „bankoktól”

    

    

    A Windows blokkolók és zsarolóprogramok nem csak a kormányzati szervezetek, hanem a bankok elől is hamis levelekbe bújhatnak. A „Kölcsönt vettek fel az Ön nevében, kérjük, olvassa el a keresetet” üzenetek valóban ijesztőek lehetnek, és megkívánhatják az akta megnyitását.

    Egy személyt arra is rá lehet venni, hogy belépjen egy hamis személyes számlára, felajánlva a felhalmozott bónuszokat vagy a Sberbank lottóján megnyert nyeremény megszerzését.

    Ritkábban a csalók 50-200 rubelért küldenek számlákat a szolgáltatási díjak és a kölcsön további kamatai fizetéséről, amelyeket könnyebb fizetni, mint megérteni.

    3. Levelek „kollégáktól”/„partnerektől”

    

    Vannak, akik a munkanap során több tucat üzleti levelet kapnak dokumentumokkal. Ilyen terhelés mellett könnyen bedőlhet a „Re:” címkének a levél tárgyában, és elfelejtheti, hogy még nem levelezett ezzel a személlyel.

    Különösen, ha a mérgező mező „Alexander Ivanov”, „Ekaterina Smirnova” vagy bármilyen egyszerű orosz név jelzi, amely egyáltalán nem marad meg egy olyan személy emlékezetében, aki folyamatosan emberekkel dolgozik.

    Ha a csalók célja nem az SMS-fizetések beszedése a Windows feloldásáért, hanem az, hogy egy adott cégnek kárt okozzanak, akkor valódi alkalmazottak nevében küldhetnek vírusokat és adathalász linkeket tartalmazó leveleket. Az alkalmazottak listája összegyűjthető a közösségi hálózatokon, vagy megtekinthető a cég honlapján.

    Ha valaki egy szomszédos osztálytól érkező levelet lát a postaládában, akkor nem nézi meg közelebbről, sőt figyelmen kívül hagyhatja a vírusvédelmi figyelmeztetéseket, és bármitől függetlenül megnyitja a fájlt.

    4. Levelek a „Google/Yandex/Mail” felől

    

    

    A Google időnként e-mailt küld a Gmail-fiók tulajdonosainak, jelezve, hogy valaki megpróbált bejelentkezni az Ön fiókjába, vagy a Google Drive-ban elfogyott a tárhely. A csalók sikeresen lemásolják őket, és hamis webhelyeken jelszavak megadására kényszerítik a felhasználókat.

    A Yandex.Mail, Mail.ru és más levelezési szolgáltatások felhasználói hamis leveleket is kapnak a „szolgáltatási adminisztrációtól”. A szabványos jelmagyarázatok a következők: „címe felkerült a tiltólistára”, „jelszava lejárt”, „a címéről érkező összes e-mail a spam mappába kerül”, „nézze meg a kézbesítetlen levelek listáját”. Az előző három ponthoz hasonlóan a bűnözők fő fegyvere a felhasználók félelme és kíváncsisága.

    Hogyan védd meg magad?

    

    Telepítsen víruskeresőt minden eszközére, hogy az automatikusan blokkolja a rosszindulatú fájlokat. Ha valamilyen okból nem szeretné használni, akkor ellenőrizze az összes, még kissé gyanús e-mail mellékletet is virustotal.com

    Soha ne adja meg a jelszavakat kézzel. Használjon jelszókezelőket minden eszközön. Soha nem kínálnak jelszólehetőséget a hamis oldalakon való megadáshoz. Ha valamilyen okból nem szeretné használni őket, akkor manuálisan írja be annak az oldalnak az URL-címét, amelyen a jelszót meg fogja adni. Ez minden operációs rendszerre vonatkozik.

    Lehetőség szerint engedélyezze a jelszó megerősítését SMS-ben vagy kéttényezős azonosításban. És természetesen nem szabad elfelejteni, hogy nem küldhet be szkennelt dokumentumokat, útlevéladatokat, és nem utalhat pénzt idegeneknek.

    Talán sok olvasó a levelek képernyőképeit nézegetve azt gondolta: „Bolond vagyok, hogy ilyen levelekből fájlokat nyitok meg? Egy kilométerről láthatod, hogy ez egy beállítás. Nem fogok bajlódni jelszókezelővel és kétfaktoros hitelesítéssel. Csak óvatos leszek."

    Igen, a legtöbb csaló e-mailt szemmel lehet észlelni. De ez nem vonatkozik azokra az esetekre, amikor a támadás kifejezetten Önre irányul.

    A legveszélyesebb a személyes spam

    
    Ha egy féltékeny feleség el akarja olvasni férje leveleit, a Google több tucat webhelyet ajánl fel neki, amelyek a „Levelek és közösségi hálózatok profiljainak feltörése előrefizetés nélkül” szolgáltatást kínálják.

    Munkájuk sémája egyszerű: jó minőségű adathalász leveleket küldenek egy személynek, amelyeket gondosan összeállítottak, szépen elhelyeztek és figyelembe veszik a személy személyes tulajdonságait. Az ilyen csalók őszintén megpróbálnak megragadni egy adott áldozatot. Megtudják az ügyféltől a társasági körét, ízlését és gyengeségeit. Lehet, hogy egy órába vagy többbe is telhet egy adott személy elleni támadás, de az erőfeszítés kifizetődik.

    Ha egy áldozatot elkapnak, elküldik az ügyfélnek a postafiók képernyőképét, és megkérik, hogy fizessen (az átlagos ár körülbelül 100 dollár) a szolgáltatásaiért. A pénz kézhezvétele után elküldik a postafiók jelszavát vagy egy archívumot az összes levéllel.

    Gyakran megesik, hogy amikor valaki levelet kap a testvérétől a „Video kompromittáló bizonyítékot Tanya Kotovára” (rejtett keylogger) fájlra, kíváncsiság tölti el. Ha a levelet olyan szöveggel látják el, amely egy korlátozott kör számára ismert részleteket tartalmaz, akkor az érintett azonnal tagadja annak lehetőségét, hogy a bátyját feltörhették volna, vagy valaki más adja ki magát. Az áldozat ellazul, és kikapcsolja a víruskeresőt, hogy megnyissa a fájlt.

    Nemcsak féltékeny feleségek, hanem gátlástalan versenytársak is fordulhatnak ilyen szolgáltatásokhoz. Ilyen esetekben az ár magasabb, a módszerek pedig finomabbak.

    Nem szabad a figyelmességére és a józan eszére hagyatkoznia. Hagyja, hogy egy érzelemmentes vírusirtó és jelszókezelő megvédje Önt, minden esetre.

    P.S. Miért írnak a spammerek ilyen „hülye” leveleket?

    
    A gondosan elkészített átverő e-mailek viszonylag ritkák. Ha a levélszemét mappába lép, nagyon jól szórakozhat. Milyen karaktereket találnak ki a csalók, hogy pénzt csikarjanak ki: az FBI igazgatója, a „Trónok harca” sorozat hősnője, egy tisztánlátó, akit magasabb hatalmak küldtek hozzád, és el akarja mondani a jövőd titkát 15 dollárért egy gyilkos, akit arra köteleztek, hogy fizessen ki, de ő őszintén felajánlja, hogy kifizeti.

    Rengeteg felkiáltójel, gombok a levél törzsében, furcsa feladó cím, névtelen üdvözlés, automatikus fordítás, durva hibák a szövegben, túlzott kreativitás - a spam mappában lévő levelek egyszerűen „sikoltoznak” a sötétségük miatt származás.

    Miért nem akarnak a csalók, akik több millió címzettnek küldik üzeneteiket, néhány órát egy ügyes levél megírásával, és 20 dollárt spórolnak egy fordítónak, hogy növeljék a közönség reakcióját?

    Egy Microsoft tanulmányban Miért mondják a nigériai csalók, hogy Nigériából származnak? A „Miért küldenek továbbra is a csalók továbbra is leveleket Nigéria milliárdosainak nevében, amikor a nagyközönség 20 éve ismeri a „nigériai leveleket”” kérdést mélyen elemzik. A statisztikák szerint a címzettek több mint 99,99%-a figyelmen kívül hagyja az ilyen spamet.