Menggunakan barcode untuk akuntansi.
Hampir semua produsen membubuhkan barcode pada kemasan produknya. Pemindai kode batang memungkinkan Anda membaca kode ini dan mentransfernya untuk diproses lebih lanjut, misalnya, ke faktur penjualan barang.
Program auditor farmasi memungkinkan Anda melakukan penjualan menggunakan pemindai kode batang, mengunduh kode batang dari faktur elektronik atau memasukkannya secara manual menggunakan pemindai kode batang, mencetak label kode batang menggunakan printer khusus atau pada lembaran biasa.
Opsi mana yang harus digunakan: kode batang dari pabrikan atau milik Anda sendiri?
Program auditor farmasi mendukung dua opsi untuk bekerja dengan barcode:
1) Barcode pabrikan yang digunakan sudah tertera pada kemasan produk.
2) Apotek menggunakan barcode uniknya sendiri.
Opsi 1. Menggunakan kode batang pabrikan.
Barcode yang diterapkan pada kemasan produk biasanya ditunjukkan oleh pemasok dalam faktur elektronik dan akan dimuat ke dalam program formulir-auditor saat memuat faktur elektronik. Apabila pada invoice elektronik tidak terdapat barcode, maka dapat dimasukkan menggunakan pemindai pada invoice.
Opsi 2. Program auditor farmasi itu sendiri secara otomatis membuat kode batang uniknya sendiri saat memuat faktur elektronik.
Barcode baru akan dibuat secara otomatis untuk setiap baris di faktur. Jika produk tersebut telah tiba sebelumnya, maka barcode yang dihasilkan oleh program sebelumnya akan digunakan untuk produk tersebut.
Kedua metode akuntansi tersebut mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing. Pada opsi kedua, saat menghitung menggunakan kode batang Anda sendiri, Anda perlu mencetak dan menempelkan label dengan kode batang; untuk ini Anda dapat menggunakan printer khusus untuk mencetak label kode batang.
Pada opsi pertama, saat melakukan akuntansi menggunakan kode batang pabrikan, tidak perlu mencetak kode batang untuk setiap barang, namun untuk beberapa pemasok, Anda harus menunjukkan kode batang saat barang tiba menggunakan pemindai. Terkadang situasi muncul ketika produsen menerapkan kode batang yang sama pada produk yang berbeda. Saat menjual barang tersebut, auditor farmasi akan menampilkan peringatan dan menawarkan untuk memilih produk yang tepat dari daftar.
Jika Anda baru mulai bekerja dengan kode batang, coba mulai dengan opsi penghitungan kode batang dari pabrikan. Metode ini digunakan secara default di program Auditor Pharm.
Anda dapat beralih menggunakan kode batang Anda sendiri kapan saja.
- Untuk beralih di antara mode akuntansi barcode:
- Pilih menu Alat - Opsi. Jendela pengaturan akan muncul.
- Di pengaturan, pilih salah satu opsi untuk menggunakan kode batang: Gunakan kode batang pabrikan atau Buat kode batang Anda sendiri.
Klik tombol OK agar pengaturan diterapkan.
Tanda terima barang. Pemasukan barcode secara manual dan otomatis ke dalam invoice.
Jika dalam pengaturan program auditor farmasi ditentukan untuk membuat barcode sendiri, maka dalam proses mendownload nota konsinyasi elektronik baru, barcode untuk semua barang akan dibuat secara otomatis, yang perlu Anda lakukan hanyalah mencetaknya. Jika produk tersebut telah tiba sebelumnya, maka barcode yang dihasilkan oleh program sebelumnya akan digunakan untuk produk tersebut.
Jika barcode pabrikan digunakan dan tidak ada informasi tentang barcode dalam nota konsinyasi elektronik, maka, dalam hal ini, setelah menerima barang, Anda harus menunjukkan barcode secara manual menggunakan pemindai.
Penjualan barang menggunakan pemindai barcode.
Untuk menjual produk menggunakan pemindai kode batang:
1) buka nota pengiriman.
2) geser pemindai ke atas kode batang yang tercetak pada paket. Program auditor farmasi akan menemukan produk dengan kode batang yang diperlukan dan menambahkannya ke faktur.
3) Jika Anda membaca kembali barcode produk yang sama, angka pada kolom kuantitas produk akan bertambah 1.
4) Setelah semua barang yang diperlukan telah ditambahkan ke faktur, untuk menyelesaikan penjualan, tekan tombol Penjualan Cepat atau tombol F2 pada keyboard Anda. Jika program tidak dapat menemukan produk yang dibutuhkan kode batang
, pesan “Produk dengan kode batang ini tidak ditemukan” akan ditampilkan.
Jika karena alasan tertentu beberapa produk dengan kode batang yang sama terdeteksi, program Pharm - Auditor akan menampilkan pesan dengan daftar produk yang ditemukan dan menawarkan untuk memilih produk yang diinginkan.
Inventaris. Cari produk yang diinginkan menggunakan pemindai barcode.
Untuk mencari produk berdasarkan barcode pada dokumen inventaris, cukup jalankan pemindai menggunakan barcode yang tertera pada kemasan produk. Program auditor farmasi akan mencari produk yang diinginkan dan menempatkan kursor pada kolom kuantitas. Yang tersisa hanyalah memasukkan jumlah barang yang dibutuhkan dari keyboard.
Pemindai kode batang - berfungsi
Pemindai kode batang dapat meningkatkan produktivitas personel toko secara signifikan jika berada di tempat penjualan jumlah besar nama barang dan (atau) arus pembeli yang besar.
Memasukkan barang menggunakan pemindai kode batang memungkinkan Anda menghilangkan duplikasi barang yang identik (ketika beberapa barang identik dari kuitansi berbeda dengan kode berbeda dimasukkan ke dalam program). Dalam hal ini akuntansi menjadi lebih teratur dan sederhana. Selain itu, pemasukan barang menggunakan barcode scanner jauh lebih cepat (kadang sampai 2 kali lipat).
Untuk menjual suatu produk, Anda perlu memasukkan produk dan jumlah produk yang dijual. Metode standar- ini memasukkan kode produk.
Untuk memasukkan kode produk, Anda perlu mengetahui kode ini. Ada banyak toko yang, ketika memasukkan kuitansi, memberikan kode internal (toko) pada barang - biasanya 5 digit atau terkadang 6 digit (jika jumlah barang lebih dari 90.000 dan yang 5 digit sudah habis). Kode ini ditempelkan pada produk, yang kemudian memungkinkan Anda melakukan penjualan dengan cepat.
Cara ini (menempelkan kode produk) memungkinkan Anda mengefektifkan akuntansi dengan cukup baik (jika kode ditempel pada semua produk, penjualan barang dilakukan dengan cepat).
Jika kode tidak ditempel, saat menjual barang, penjual harus menggunakan pencarian berdasarkan harga/nama/artikel, dll. - yang cukup efektif dan dalam 99% kasus memungkinkan Anda menemukan produk, tetapi membutuhkan banyak waktu . Oleh karena itu, di toko dengan sejumlah besar nama barang tanpa menggunakan pemindai barcode, disarankan untuk menetapkan kode toko internal untuk setiap produk (dan menempelkannya pada produk).
Seringkali, barcode yang sudah jadi sudah ditempel pada produk. Jika Anda memiliki pemindai kode batang di toko Anda, Anda dapat melewati langkah menempelkan kode internal 5 digit pada produk, yang menyederhanakan proses pemasukan barang.
Memasuki barang
Saat memasukkan kode batang secara manual, Anda dapat menggunakan tombol F10 sebagai pengganti pemindai kode batang.
Lalu bagaimana cara pemasukan barangnya:
Kami memindai produk. Jika tidak ada produk dengan barcode seperti itu, kolom (untuk pertama kalinya) harus diisi secara manual. Jika produk dengan barcode ini sudah dimasukkan, program akan secara otomatis mengisi beberapa kolom:
Yang tersisa hanyalah memasukkan kuantitas, jumlah biaya, dan program itu sendiri akan menghitung biaya dan harga (berdasarkan markup standar yang ditetapkan dalam pengaturan program). Harga dapat diedit secara manual.
Jadi, barangnya dicantumkan beserta barcode. Setelah sesi pemasukan barang, barang akan tersedia untuk dijual dan barcode akan tersedia untuk digunakan dalam penjualan eceran. Anda dapat melihat kode batang mana yang terdaftar untuk produk tertentu di kartu produk (kunci F1):
Anda juga dapat mengatur tampilan barcode langsung di daftar saat memasukkan barang:
Jika tidak ada barcode yang sudah jadi pada barang yang dibeli, ada beberapa pilihan:
1) Beri label pada produk tersebut dengan kode produk toko internal (yang 5 digit atau 6 digit), sehingga pada saat menjual, penjual juga dapat mengidentifikasinya.
2) Setelah memasukkan produk sesi yang tidak memiliki kode batang, kode batang dapat dibuat secara otomatis oleh program (Lanjutan-->Buat kode batang untuk produk sesi yang tidak memiliki kode batang). Kode batang ini kemudian dapat dicetak untuk direkatkan pada barang keduanya pada a printer biasa dan pada printer label dalam hal ini akan jauh lebih efektif daripada mencetak barcode.
Kelemahannya adalah untuk komputer dan program, pemindaian sama dengan memasukkan karakter dari keyboard. Oleh karena itu, sebelum memindai suatu produk, Anda harus berdiri di bidang tertentu. Antarmuka program (bagian "Penjualan eceran") saat menggunakan pemindai kode batang keyboard akan terlihat seperti ini:
Praktis tidak ada tindakan tambahan yang diperlukan dari penjual selain menempatkan kursor pada kolom “Barcode” sebelum memindai produk. Jika beberapa produk dipindai, kursor otomatis melompat:
Karena pemindai adalah pemindai keyboard, kode batang juga dapat dimasukkan sebagai berikut: tekan F10 dan pindai produk. Barcode akan dimasukkan ke dalam field seolah-olah dimasukkan secara manual (sejak program pemindai papan ketik- ini hanyalah tiruan dari penekanan tombol pada keyboard).
Toko online di 1C-Bitrix: Platform Manajemen Situs memungkinkan Anda menyimpan catatan inventaris kuantitatif. Untuk memelihara gudang dan menghasilkan kumpulan dokumen minimum, Anda tidak perlu membeli program tambahan.
Akuntansi kuantitas gudang
Fungsionalitas untuk pemeliharaan akuntansi gudang memungkinkan Anda untuk mendaftarkan penerimaan dan penghapusan barang ke gudang, perpindahan antar gudang, dan melacak saldo. Anda dapat menghitung barang dengan barcode dan menghemat banyak waktu saat mengirim atau memasukkan barang ke dalam katalog.
Semuanya untuk pekerjaan yang nyaman dengan barang dan saldo:
- Dokumen - semuanya dalam satu bagian, ada pemfilteran
- Pemasok - bagian dari toko online
- Kedatangan dan pengiriman barang dengan barcode
- Pergerakan barang yang cepat ke titik pengiriman dan gudang
- Semua tindakan: mengembalikan barang, menghapus barang, memasukkan saldo
Anda akan segera menemukan semua dokumen gudang, karena dikumpulkan dalam satu bagian khusus “Dokumen”. Anda dapat dengan mudah memilih yang Anda perlukan menggunakan filter. 
4 dokumen utama:
- Kedatangan barang di gudang
- Memindahkan barang antar gudang
- Pengembalian barang
- Penghapusan barang
Dengan bantuan dokumen-dokumen ini, Anda akan melakukan semua transaksi gudang yang diperlukan dengan gudang, dengan saldo barang di gudang, dll. Bagian tersebut merupakan arsip semua transaksi gudang.
"Pemasok" adalah bagian khusus di mana Anda akan menyimpan daftar fisik dan badan hukum, dengan siapa Anda bekerja sama secara aktif, kepada siapa Anda perlu menghubungi untuk mendapatkan bahan, komponen, dll. 
Anda akan segera menemukan pemasok mana pun saat Anda membutuhkannya. Cukup dengan memasukkan email, nomor telepon, nomor identifikasi pajak, atau data lain yang diketahui ke dalam filter.
Anda akan dengan cepat menambahkan produk menggunakan barcode - secara manual atau menggunakan pemindai khusus (pembaca). Cukup letakkan kursor mouse di kolom input yang diinginkan, arahkan pemindai ke kode batang, dan 13 digit kode akan muncul di kolom teks. 
Ketika Anda mendapatkan kembali item yang telah dipindai, Anda tidak perlu memasukkan kembali item tersebut.
Saat mengeluarkan barang, Anda akan yakin bahwa Anda telah mengambil barang yang seharusnya dikirim dengan tepat. Pemindai kode batang memastikan kebenaran pemilihan produk, sehingga mencegah kerugian finansial bagi toko karena kemungkinan kesalahan.
Pengelolaan barang gudang
Anda memiliki akses ke semua tindakan yang mungkin dilakukan untuk mengelola barang dan saldonya di gudang: mengembalikan barang, menghapus barang, memasukkan saldo, dan banyak lagi.
Misalnya, Anda dapat:
- dengan cepat memindahkan barang dari gudang utama ke titik pengiriman
- memindahkan barang dari satu titik ke titik lainnya
- cari tahu berapa banyak dan produk apa yang Anda miliki di gudang Anda
- lihat riwayat - kapan, barang apa, berapa banyak dan siapa yang dikirim ke gudang
Anda dapat membuat laporan untuk setiap gudang Anda.
Misalnya, lihat sisa barang di suatu gudang, dan segera kirimkan ke sana barang yang hampir habis. Dan tidak perlu meminta informasi ini dari pemilik toko.
2 laporan siap pakai:
- Saldo barang di gudang
- Persediaan barang
Dengan laporan “Inventaris Barang”, Anda selalu mengetahui sisa barang di gudang. Filter memungkinkan Anda memilih toko, periode, produk, atau kategori produk.
Untuk setiap laporan terdapat filter khusus yang dapat disesuaikan dengan memilih kolom yang diinginkan untuk diurutkan. Anda dapat mengekspor laporan apa pun ke Excel.
Beberapa gudang
Dalam sebuah toko online, Anda dapat membuat beberapa gudang dan mengatur jumlah produk di setiap gudang.
Tunjukkan kepada pelanggan berapa banyak produk yang ada di gudang Anda. Dalam katalog, klien akan melihat berapa banyak produk yang tersedia di toko tertentu. Hal ini sangat nyaman bagi klien jika dia telah memilih metode “penjemputan” dalam pengiriman barang.
Beberapa gudang terintegrasi dengan 1C. Berkat ini, Anda dapat membongkar saldo setiap gudang dari 1C dan menyajikan informasi ini kepada pengunjung situs.
Barcode ditemukan pada tahun 1951 dan tampaknya sudah menjadi bagian dari kehidupan kita, namun, seperti yang ditunjukkan oleh praktik saya, banyak pengguna yang tidak mengetahui apa itu, bahkan banyak pakar IT yang tidak mengetahui apa itu pemindai barcode dan terminal pengumpulan data. Dan nampaknya semua ini sulit untuk dipahami dan diterapkan, namun nyatanya cukup sederhana. Dan salah satu tujuan artikel ini adalah untuk menunjukkan betapa sederhananya pekerjaan dengan barcode, untuk memperjelas logika dan urutan operasi di gudang otomatis.
Artikel ini tidak berpura-pura menjadi kenyataan: dalam beberapa proyek, masalah otomatisasi diselesaikan secara berbeda dari opsi yang diberikan dalam artikel. Perusahaan saya memiliki sekitar 30 proyek yang memerlukan kondisi operasional dan efisien gudang. Dan saya mengembangkan skema kerja yang bagi saya menjadi standar untuk otomatisasi gudang. Di satu sisi sederhana, di sisi lain memenuhi persyaratan dasar.
Skema operasi gudang yang disajikan dalam artikel ini dapat diskalakan, tetapi esensinya tetap sama. Skema kerja ini cocok untuk perusahaan reseller maupun perusahaan manufaktur yang memiliki gudang dan melakukan pencatatan barang atau material.
Kita akan berbicara tentang akuntansi gudang menggunakan peralatan khusus, perangkat lunak dan perangkat keras. Saya akan memberi tahu Anda perangkat apa yang digunakan, pada titik mana, dan apa yang harus dilakukan dalam situasi tertentu.
Artikel ini ditujukan terutama untuk spesialis TI, pemrogram, dan mereka yang memiliki setidaknya beberapa keterampilan teknis. Pertama, artikel tersebut menggunakan istilah-istilah yang seringkali tidak dapat dipahami oleh pengguna awam. Kedua, terdapat juga notasi BPMN dengan deskripsi proses bisnis yang dapat dipahami oleh seorang spesialis, tetapi tidak dapat dipahami oleh pengguna. Selain itu, untuk akhir-akhir ini Saya didekati tiga atau empat kali oleh spesialis IT yang membuka toko sendiri atau berkonsultasi dengan klien mereka. Jika Anda akan membuka usaha sendiri yang membutuhkan gudang, atau memberikan konsultasi pelaksanaan program dan peralatan, artikel ini bermanfaat bagi Anda.
Jadi mari kita mulai.
Mengapa Anda memerlukan otomatisasi gudang?
Saat ini, klien cukup sering menghubungi perusahaan saya mengenai penerapan sistem CRM, meningkatkan penjualan, mengoptimalkan proses, dll.
Namun pada tahap analisis, biasanya saya juga melihat bagaimana struktur gudangnya (biasanya perusahaan selalu memiliki gudang). Dan jika saya melihat ada “kegagalan” dalam pengoperasian gudang, saya pasti akan memberitahu manajemen perusahaan.
Apa gunanya menerapkan sistem CRM dan sistem peningkatan penjualan jika akuntansi produk tidak dikelola dengan benar? Bagaimana jika klien yang bekerja dengan Anda dengan sangat hati-hati, menerapkan inovasi, akhirnya memesan produk dari Anda yang persediaannya sedikit atau tidak cocok, dan stoknya habis? Ternyata semua pekerjaan Anda sia-sia?
Biasanya gudang usaha kecil dan menengah berada pada tingkat yang paling primitif. Akuntansi gudang dilakukan secara manual. Keakuratan akuntansi masih menyisakan banyak hal yang diinginkan. Berdasarkan pengalaman saya, saya akan mengatakan bahwa akuntansi gudang manual jauh lebih mahal bagi suatu perusahaan daripada otomatisasi. Pada metode manual Saat mengumpulkan dan memasukkan data, informasi yang dibutuhkan seringkali tidak dapat diandalkan. Dan peningkatan biaya servis suatu produk menyebabkan peningkatan biaya produk itu sendiri.
Otomatisasi gudang merupakan teknologi yang relatif sederhana, penerapannya tidak memerlukan peralatan atau peralatan yang mahal perangkat lunak. Jadi, otomatisasi, jika tidak secara langsung mempengaruhi peningkatan keuntungan dan volume penjualan, maka pasti mengurangi biaya perusahaan saat ini.
Kode batang produk
Dalam sistem akuntansi, wajib memasukkan data barcode barang. Jika tidak, sistem akuntansi Anda tidak akan mengenali barang tersebut, dan Anda tidak akan menerima akuntansi penuh. Saat mengisi informasi tentang item baru, ada dua opsi untuk menghasilkan kode batang:- memasukkan kode batang menggunakan pemindai - opsi ini relevan untuk perusahaan yang bergerak di bidang penjualan setelah menerima barang yang memiliki kode batang sendiri
- pembuatan kode batang secara otomatis dalam sistem akuntansi - opsi ini relevan untuk perusahaan manufaktur dan perusahaan pengecer jika barang diterima dari pemasok tanpa kode batang
Peralatan untuk akuntansi gudang
Untuk mengotomatisasi operasi gudang, diperlukan peralatan khusus. Anda akan membutuhkan:- pemindai kode batang untuk penerimaan, perakitan dan pengiriman barang;
- terminal pengumpulan data untuk inventarisasi;
- printer label untuk mencetak, jika perlu, pelabelan produk Anda sendiri
1. Pemindai kode batang
Pemindai kode batang adalah perangkat yang ringkas fungsi utama yaitu membaca informasi dari label produk dan mengirimkannya ke sistem akuntansi. Pemindai kode batang digunakan saat merakit barang, saat menerima barang, dan saat menjual barang ke klien.
Pemindai berbeda spesifikasi teknis: bidang tunggal, multibidang, dll. Mereka berbeda dalam kualitas, kecepatan, jangkauan membaca dan indikator lainnya.
Pemindai kode batang tersedia dalam jenis kabel dan nirkabel. Saya sarankan menggunakan yang nirkabel agar tidak membatasi mobilitas karyawan dan tidak terikat pada suatu lokasi. Ya, harganya beberapa kali lipat lebih mahal, tetapi sangat nyaman.
2. Terminal pengumpulan data
Terminal pengumpulan data adalah perangkat khusus yang mewakili laptop dengan pemindai kode batang bawaan.
Terminal ini dimaksudkan terutama untuk pengumpulan, pemrosesan, dan transmisi informasi barang secara cepat selama inventarisasi, namun juga dapat digunakan ketika barang tiba dan barang dirakit untuk dikirim ke klien.
Terminal pengumpulan data memiliki sinar pemindai; monitor tempat kita dapat melihat produk mana yang telah dipindai; dan panel tombol untuk memasukkan informasi jumlah barang dan menjalankan berbagai perintah.
Dengan menggunakan TSD, Anda dapat memindai seluruh produk secara berurutan, atau membaca kode batang suatu item dan memasukkan jumlah produk ini secara manual.
Terminal, tidak seperti pemindai, tidak hanya membaca kode batang, tetapi juga mengumpulkan informasi tentang kode batang yang dipindai di memorinya. Tentu saja, ada perangkat yang lebih mahal yang dapat berkomunikasi dengan database dan memberikan informasi tentang saldo barang, dll. Namun kami sedang mempertimbangkan versi TSD yang paling sederhana, ketika kami hanya perlu melakukan inventarisasi.
TSD berbeda, biayanya bervariasi dari 25 ribu rubel hingga angka selangit (saya melihat TSD seharga 250 ribu). Efektivitas TSD dalam hal ini tidak bergantung pada harga. TSD mana yang saya rekomendasikan untuk digunakan? Saya merekomendasikan yang paling sederhana, yang melakukan operasi pemindaian, penyimpanan, dan transmisi data ke sistem akuntansi. Semua sistem Android model baru, dengan tampilan berwarna dan fungsionalitas canggih lainnya, memerlukan spesialis yang berkualifikasi, pekerjaan yang bijaksana dengan peralatan ini, dan perangkat lunak yang baik. Ya, fungsi seperti itu tidak diperlukan karena tidak mempengaruhi hasil akhir. Oleh karena itu, semakin sederhana semakin baik.
Selain itu, saat membeli TSD, Anda memerlukan komponen seperti dudukan dan baterai cadangan. TSD adalah jenis peralatan yang dihentikan produksinya dengan cepat. Anda membelinya, dan Anda mungkin tidak menemukan komponennya, dan Anda harus mencarinya atau membeli yang baru. Oleh karena itu, saya sarankan segera menyimpan baterai.
Mengapa Anda membutuhkan pendirian? Hal ini terhubung ke sistem akuntansi itu sendiri, melalui mana data ditransfer dari TSD ke sistem. Selain itu, perlengkapannya biasanya tidak disertakan kabel USB Untuk menyambungkan dudukan ke komputer, Anda juga perlu membelinya.
Lain nuansa penting, yang harus diperhatikan saat membeli TSD: Anda dapat membeli satu atau dua stand untuk empat hingga lima terminal. Mengapa? Terminal itu sendiri selalu digunakan selama inventarisasi, namun stand digunakan dalam jangka waktu singkat untuk mengunggah dan mengunduh data dari sistem Anda ke terminal data di sistem akuntansi Anda. Anda bisa menunggu, karena pengunggahannya sendiri memerlukan waktu 10-15 detik, tergantung kecepatan terminal. Saya menyarankan klien membeli 2 stan dan 5 TSD untuk satu gudang berukuran sedang untuk inventaris cepat.
Selain itu, TSD dapat digunakan saat masuk atau dijual. Anda dapat memindai semua barang yang diterima dengan terminal dan memuat data ke dalam dokumen tanda terima di sistem akuntansi.
3. Pencetak label
Printer label adalah perangkat yang mencetak gambar barcode pada label. Sistem akuntansi menghasilkan label, yang kemudian dicetak pada printer.
Label dengan barcode harus dicetak seperti yang saya tulis di atas pada produk yang tidak memiliki barcode. Hal ini terjadi jika Anda adalah produsen produk tersebut, atau Anda menerima produk dari pemasok yang tidak memiliki barcode.
Apa yang harus Anda perhatikan saat membeli:
- pertunjukan
- lebar label. Jika Anda memiliki produk berukuran besar dan ingin mencetak label berukuran besar, maka sebaiknya pilihlah printer yang mampu mencetak dengan lebar tersebut.
- kondisi di mana perangkat dapat beroperasi. Seringkali gudang terletak di ruangan yang tidak berpemanas, dan peralatan dibeli untuk kantor; tentu saja, akan cepat rusak karena perubahan suhu, kelembapan, dll. Oleh karena itu, jika Anda memiliki gudang yang tidak berpemanas, selalu pertimbangkan kondisinya. kondisi di mana ia dapat mengoperasikan perangkat.
- label transfer termal - pencetakan hanya dapat dilakukan menggunakan pita yang sebagian besar berwarna hitam
- label termal - pencetakan pada label termal dilakukan dengan memanaskan langsung titik-titik tertentu dari label bergerak dengan kepala cetak termal printer atau timbangan
Artikel ini tidak lengkap jika saya tidak membicarakan biaya peralatan. Ya, ada berbagai jenis peralatan di pasaran; harganya sangat bervariasi, tapi saya akan memberikan daftar peralatan yang saya pilih untuk proyek nyata.
Sekarang barang sudah di-barcode, data korespondensi nomenklatur dan barcode sudah dimasukkan ke dalam sistem akuntansi, peralatan sudah dibeli, kita bisa melakukan operasi gudang otomatis. Mari kita lihat lebih dekat bagaimana hal ini terjadi.
Otomatisasi proses gudang
Secara konvensional, pekerjaan gudang dapat dibagi menjadi tiga proses:- Tanda terima barang - mencakup operasi berikut: kapitalisasi surplus, penerimaan barang dari pemasok, penerimaan barang dari produksi.
- Penyimpanan dan akuntansi barang — melibatkan melakukan inventarisasi barang, memindahkan barang antar gudang dan lokasi.
- Pengeluaran barang — mencakup berbagai transaksi pembelanjaan barang: penghapusan untuk keperluan internal, penghapusan barang rusak, pengiriman ke klien.
Penerimaan barang dari pemasok.
Bagaimana cara pelaksanaan penerimaan barang dari pemasok?
- Kami membuat pesanan untuk pemasok, di mana kami menunjukkan produk yang kami butuhkan.
- Pemasok mengirimkan barang.
- Kami membaca barcode produk satu per satu dengan scanner dan memasukkannya ke dalam database di dokumen Resi Barang.
Kami telah membicarakan hal ini di atas, tetapi sekarang kami akan mempertimbangkan prosedurnya sendiri secara rinci. Jika produk tiba tanpa barcode, maka ada dua skenario:
- Jika kita mempunyai waktu dan mengetahui barang mana yang tidak memiliki barcode, kita dapat mempersiapkan terlebih dahulu atau mencetak jumlah label yang diperlukan pada saat penerimaan, menempelkannya pada barang, dan kemudian menerimanya ke gudang dengan cara dipindai.
- Jika kami perlu segera menerima barang untuk mendapatkan informasi saldo di database dan segera mulai memesan barang untuk pelanggan, kami menerima barang berdasarkan kuantitas, tetapi tanpa melalui pemindai. Artinya, karyawan menghitung barang dan memasukkan data secara manual ke dalam sistem akuntansi.
Perlu kita ingat aturannya: jika barang tiba tanpa barcode, jika waktu kita sedikit dan barangnya tidak terlalu berharga, kita bisa memanfaatkannya terlebih dahulu berdasarkan kuantitas, tanpa menjalankannya melalui pemindai barcode, lalu memberi barcode dan menempelkannya. label pada mereka.
Ada satu trik yang berguna saat menerapkan label barcode pada produk. Ini sangat sederhana, tetapi membuat pekerjaan menjadi lebih mudah:
Jika Anda memesan dengan pemasok dan mengetahui berapa banyak produk yang akan tiba, Anda mencetak labelnya terlebih dahulu. Kebetulan seluruh produk tidak diberi kode batang, atau Anda tahu produk mana yang tidak memiliki kode batang - Anda membuat kode batang untuk produk tersebut terlebih dahulu di sistem akuntansi dan mencetak semua label untuk barang masa depan. Jumlah label harus sesuai dengan kuantitas produk yang diharapkan.
Kemudian, ketika barang sudah sampai dari supplier, Anda cukup menempelkan labelnya saja tanpa perlu dihitung. Jika tidak ada label atau sisa barang yang belum ditempel, berarti kuantitas barang sudah sesuai dengan yang Anda pesan. Jika masih ada label tambahan (hal ini terjadi), berarti barang tidak terkirim. Kalau labelnya kurang, berarti membawa surplus atau ada ketidaksesuaian (mungkin mereka memasang barcode pada produk yang salah). Dalam hal ini, Anda perlu segera mencari tahu di mana Anda melakukan kesalahan, atau apa yang tidak dikirimkan oleh pemasok.
Jadi, untuk menerima barang dari supplier atau kwitansi lainnya, Anda memerlukan pemindai barcode dan printer label. Anda juga dapat membuat tanda terima menggunakan terminal pengumpulan data: kami membaca semua kode batang dengan terminal, dan kemudian memuat semua informasi sekaligus atau sebagian ke dalam dokumen tanda terima barang di sistem akuntansi.
Setelah produk diberi label, Anda menatanya. Saya tidak akan berbicara tentang penyimpanan yang ditargetkan, ketika gudang Anda dibagi menjadi beberapa bagian, dan Anda meletakkan produk tertentu di bagian tertentu dan menandainya di sistem. Apakah akan menggunakan gudang alamat atau tidak, terserah setiap orang untuk memutuskan sendiri. Tetapi saya tidak menyarankan menggunakannya di perusahaan kecil dan menengah, karena karyawan mulai melakukan kesalahan, mereka tidak dapat menghitung dengan benar luas dan volume gudang mereka dan sejenisnya. Oleh karena itu, artikel ini tidak akan mempertimbangkan opsi seperti penyimpanan alamat, akuntansi serial, dan sejenisnya. Ini adalah penskalaan, peningkatan kompleksitas sistem, tetapi ini tidak mempengaruhi esensi pekerjaan.
Setelah barang kami terima, disimpan bersama kami, kami harus mengontrol barang, mencatatnya, melakukan apa yang disebut inventarisasi dan, bila perlu, mencatat pergerakan barang.
Penyimpanan dan pembukuan barang di gudang
Penyimpanan dan akuntansi barang melibatkan pelaksanaan inventarisasi dan pemindahan barang antar gudang dan lokasi. Pergerakan barang terjadi dengan membaca barcode - saya tidak akan menjelaskannya secara detail di sini. Dokumen Transfer merupakan pengeluaran barang secara bersamaan dari satu gudang sumber dan tiba di gudang penerima. Anda membuka dokumen Item Transfer dan memindai item yang diperlukan ke dalamnya.
Mari kita lihat lebih dekat inventarisnya. Bagaimana hal itu bisa terjadi? Peralatan apa yang dibutuhkan untuk ini?
Persediaan merupakan pengecekan ketersediaan barang pada tanggal tertentu dengan cara membandingkan data aktual dengan data dari sistem akuntansi.
Dari pengalaman saya, saya akan mengatakan bahwa melakukan inventarisasi sendiri adalah salah. Banyak perusahaan melakukan inventarisasi sendiri, dengan alasan bahwa karyawan mereka mengetahui produk dengan sangat baik, tidak seperti spesialis pihak ketiga. Namun hal tersebut salah, karena ternyata petugas gudang tersebut yang memeriksa sendiri.
Idealnya, perusahaan pihak ketiga (auditor atau nama panggilan 1C) akan dilibatkan untuk melakukan inventarisasi, atau jika tidak memungkinkan, libatkan karyawan perusahaan Anda sendiri, tetapi dari departemen lain yang tidak terkait dengan pekerjaan di gudang. Mengapa hal ini perlu? Sebab, saya ulangi, tidak mungkin seseorang bisa memeriksa dirinya sendiri.
Ada kalanya inventarisasi (terutama jika ini adalah inventaris pertama) menjadi alasan untuk menghapus semua kekurangan, pencurian, dll. dll. Apalagi jika seseorang bekerja dalam jangka waktu yang lama. Jika, menurut hasil inventarisasi, semuanya menyatu, kemungkinan besar hal ini menimbulkan kecurigaan pada Anda, ini bukan masalah murni;
Saya punya kasus di mana petugas gudang “menemukan” barang setelah mengidentifikasi kekurangan akibat inventaris. Kelihatannya sangat mencurigakan.
Izinkan saya juga mengingatkan Anda bahwa inventarisasi sebaiknya dilakukan pada akhir pekan atau setelah jam kerja untuk menghindari perpindahan barang. Banyak perusahaan mengabaikan hal ini, dan kemudian mencari dari mana kekurangan tersebut berasal.
Bagaimana inventarisasi dilakukan? Seorang karyawan atau beberapa karyawan (jika ada beberapa karyawan, gudang dibagi menjadi beberapa bagian) membaca barang di rak satu per satu menggunakan terminal pengumpul data. Setiap karyawan pergi dan memindai barang yang dia temukan di bagiannya. Kemudian TSD dipasang pada stand dan data dimuat ke dalam sistem akuntansi.
Informasi dari TSD datang dalam bentuk dokumen Inventarisasi Barang atau Perhitungan Ulang Barang dengan informasi barang apa saja yang dipindai selama pekerjaan ini. Kemudian Anda perlu menghapus data dari terminal, setelah itu Anda dapat memindai bagian data berikutnya hingga seluruh produk telah dipindai.
Nuansa apa yang perlu diperhitungkan saat mengotomatiskan inventaris barang? Jika Anda memindai item dalam beberapa lintasan, terdapat masalah berikut: saat memuat data dari terminal ke sistem akuntansi, data sebelumnya dari dokumen Inventaris dihapus.
Apa yang biasanya kita lakukan dalam kasus seperti itu? Beberapa dokumen Inventarisasi Data dibuat, mencatat siapa yang memindai dan rak mana. Kemudian kita ambil dan gabungkan data dari beberapa dokumen menjadi satu dengan cara di copy.
Apa yang harus dilakukan sistem selanjutnya ketika kita memiliki semua data dalam satu dokumen? Sistem membandingkan hasil dokumen Inventaris dengan data akuntansi dan memberikan informasi kelebihan dan kekurangan. Sehingga sistem memiliki informasi terkini mengenai saldo barang di gudang, berdasarkan hasil inventarisasi, hal-hal yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:
- menghapus kekurangan
- memanfaatkan surplus
Ringkasnya, selama inventarisasi, tindakan berikut dilakukan:
- memindai barang
- memuat data ini ke dalam dokumen Inventaris,
- sistem secara otomatis membandingkan data akuntansi dengan data aktual dan memberikan kami informasi tentang perlunya pembuatan dokumen Penghapusan dan/atau Penerimaan.
Pengeluaran barang
Sekarang pertimbangkan opsi pengiriman barang ke klien. Biasanya skema penjualan barang ke klien terlihat seperti ini:
- Manajer penjualan menempatkan pesanan pelanggan
- setelah pembayaran barang (atau meringue, jika perusahaan menjual barang secara kredit), manajer membuat dokumen penjualan barang
- gudang mengumpulkan dan mengeluarkan barang yang dipesan oleh klien
Dan dengan skema kerja ini, petugas gudang memberi tahu manajer tentang kekurangan barang setelah kejadian tersebut.
- pengelola memesan barang sesuai pesanan pelanggan
- manajer memberi tugas kepada gudang untuk mengambil pesanan
- Berdasarkan pesanan, pihak gudang membuat dokumen Perakitan Pesanan, yang berisi data-data yang diperlukan tentang barang yang dirakit sesuai pesanan.
Jika kami memindai lebih dari jumlah yang dibutuhkan, sistem akan menampilkan daftar item tambahan. Jika kami telah memindai dalam jumlah yang lebih kecil, kami tidak akan dapat menutup pesanan sampai semua barang telah diambil. Jika dalam suatu majelis jumlah barang yang dikumpulkan bertepatan dengan jumlah yang akan dirakit, maka atas dasar perakitan itu terciptalah penjualan barang dan jasa.
Jika produk tidak mencukupi, manajer diberitahu tentang hal ini, manajer sudah menghubungi klien tentang pesanan, tetapi ini adalah proses bisnis yang berbeda.
Mengapa perakitan produk diperlukan? Kalau kita segera membuat implementasinya, itu salah, karena dengan begitu timbul kewajiban finansial kita kepada klien. Namun nyatanya, sampai kita melihat semua barang ada di stok sesuai pesanan pelanggan, sampai kita mengambilnya, kita tidak bisa memberi tahu pembeli bahwa barang tersebut benar-benar ada di stok.
Anda dapat menyelesaikan perakitan barang tidak hanya menggunakan pemindai, tetapi juga menggunakan terminal pengumpulan data. Dalam hal ini, semua barang rakitan dipindai sekaligus, dan datanya dimuat ke dalam dokumen Perakitan Produk.
Pertanyaan yang sering muncul di perusahaan: Apa yang harus dilakukan dengan barang tertimbang yang kita jual secara individual?
Kebetulan barang dicatat berdasarkan beratnya, tetapi dijual satuan. Misalnya saja baut. Baut dijual dalam kilogram, tetapi Anda menjualnya per potong. Bagaimana cara berada di sini? Sangat sederhana. Sistem menyiapkan dua unit pengukuran untuk suatu barang - pcs dan kg, dan menunjukkan koefisien berapa banyak potongan yang terkandung dalam satu kilogram. Saat menjual dan merakit suatu barang, seorang karyawan memindai kode batang barang tersebut dan memasukkan jumlah barang yang dijual. Sementara itu, label dengan barcode tidak perlu ditempel di setiap unit barang. Penjaga gudang memiliki selembar kertas dengan kode batang barang, yang tidak dapat ditempelkan kode batang; dia memindai dan mengemudikan sejumlah baut.
Pada saat penghapusan, jumlahnya dihapuskan baik dalam satuan maupun dalam kilogram. Kemudian inventarisasi dilakukan dalam kilogram, barang ditimbang, dan berat sebenarnya dibandingkan dengan berat akuntansi. Berkat koefisiennya, Anda selalu dapat mengetahui berapa banyak potongan yang terkandung dalam satu kilogram, berapa berat satu potong. Dan jika 50 kg baut sudah sampai, dan terjual 1000 buah 50 gram, maka jumlah yang tersisa adalah 0. Jika tidak ada yang tersisa, maka semuanya beres: 50 kg baut tiba, 50 kg keluar.
Kesimpulan
Saya harap informasi yang diberikan cukup untuk merancang dan mengotomatiskan pengoperasian gudang di perusahaan Anda atau klien Anda.Hormat kami, Kinzyabulatov Ramil.