Bahan referensi untuk LR-1
Topik: “TEKNOLOGI PENGEMBANGAN DATABASE MENGGUNAKAN MICROSOFT ACCESS”
Pelajaran: Mengembangkan tabel dan query
Teknologi pengembangan tabel database
Proses pembuatan tabel database dapat dibagi menjadi beberapa tahapan sebagai berikut:
Pengembangan model data fisik;
Membuat tabel menggunakan Perancang meja;
Membangun hubungan antar tabel;
Mengisi tabel dengan data.
Pengembangan model data fisik
Sebelum menyalakan komputer dan meluncurkan ACCESS, kami menyarankan, dengan pensil di tangan, untuk menyusun karakteristik objek database yang diperlukan, yaitu. model data fisik:
Menetapkan nomenklatur ciri-ciri deskripsi objek (komposisi dan jumlah bidang);
Tetapkan karakteristik setiap field tabel;
Sajikan hasilnya dalam bentuk tabel (Tabel 1.1).
Setelah komposisi karakteristik deskripsi objek dan karakteristik bidang terkait telah dipikirkan, Anda dapat mulai membuat tabel di lingkungan ACCESS. Dalam versi yang tersedia dari sistem ini, urutan tindakannya hampir sama. Perbedaannya hanya terletak pada beberapa perbedaan pada desain kotak dialog. Semua contoh kami selanjutnya akan mengacu pada versi Microsoft Access.
Tabel 1.1 – Tabel untuk menjelaskan karakteristik field database
Membuat tabel menggunakan Perancang meja
Untuk membuat tabel menggunakan Perancang meja Anda perlu melakukan hal berikut:
Nyalakan komputer Anda dan muat perangkat lunak Windows dan Access;
Setelah memuat Access, pada kotak dialog yang muncul, klik dua kali tombol menu Mengajukan dan pilih tim Membuat;
Pada kotak dialog yang muncul Penciptaan aktifkan sakelar Basis data, lalu klik tombol OK (Gambar 1.1);
Gambar 1.1 – Kotak dialog Membuat database
Pada kotak dialog berikutnya yang muncul Mengajukan menetapkan nama file untuk database baru, yang menunjukkan nama direktori (folder) tempat database akan disimpan; klik pada tombol tersebut Membuat(Gambar 1.2).
Gambar 1.2 – Kotak dialog untuk menentukan nama dan lokasi file database
Pada kotak dialog berikutnya yang muncul Basis data aktifkan penanda Meja dan pilih tim Buat dalam mode desain.
Pada kotak dialog yang muncul Pembuat meja membuat struktur tabel sesuai dengan komposisi dan karakteristik bidang yang telah ditetapkan.
Perancang tabel (Gambar 1.3) berisi empat blok informasi:
Nama bidang;
Tipe data;
Keterangan;
Properti bidang.
Gambar 1.3 – Jendela Perancang meja
Di blok Properti bidang Ada dua jendela (tab): Umum Dan Substitusi.
Properti bidang Umum harus diisi. Di jendela Substitusi Anda dapat menentukan daftar nilai yang akan ditampilkan saat Anda memasukkan data langsung ke dalam tabel. Dalam hal ini, pengguna harus mengklik nilai yang diinginkan. Bidang-bidang ini disebut kotak kombo.
Saat menetapkan nama ke bidang tabel, Anda harus mengikuti rekomendasi berikut:
Nama field tidak boleh diawali dengan spasi;
Nama field tidak boleh mengandung tanda baca, tanda kurung, atau tanda seru;
Pengulangan nama dalam tabel tidak diperbolehkan;
Panjang nama bidang dapat mencapai 255 karakter. Nama harus ditentukan dalam jumlah karakter minimum (ini diperlukan untuk meminimalkan jumlah memori dan waktu yang diperlukan untuk mencari informasi). Sebaiknya nama field merupakan singkatan dari nama atribut objek yang akan dimasukkan ke dalam sel field.
Teknologi pengisian data ke dalam deretan blok informasi Perancang meja mirip dengan teknologi untuk bekerja dengan tabel di editor teks Word.
Pengisian blok informasi sebaiknya dilakukan secara berurutan untuk setiap kolom. Kami merekomendasikan prosedur berikut untuk mengisi blok informasi:
Masukkan nama bidang;
Pilih tipe data;
Masuk dalam garis blok Keterangan komentar yang menjelaskan sifat nilai yang dimasukkan ke dalam sel bidang ini (nantinya, saat mengisi tabel, komentar ini ditampilkan di baris keterangan alat di bagian bawah layar);
Tetapkan properti bidang;
Ulangi langkah ini untuk semua bidang tabel lainnya.
Setelah nama field dimasukkan sesuai dengan rekomendasi yang diuraikan di atas, kita memilih tipe datanya. DI DALAM Perancang meja Pemilihan tipe data Microsoft Access dapat dilakukan dengan memilih dari daftar. Daftar ini menawarkan tipe data berikut.
Teks. Jenis bidang ini dapat berisi hingga 255 karakter. Ini bisa berupa simbol apa saja, termasuk angka. Hanya angka yang dapat dimasukkan ke dalam kolom teks jika angka tersebut tidak dimaksudkan untuk digunakan dalam perhitungan.
MEMO. Bidang MEMO disebut bidang catatan teks. Jenis bidang ini dimaksudkan untuk memasukkan informasi teks yang panjangnya lebih dari 255 karakter (di Access 2000 - hingga 65.535 karakter). Tipe data ini berbeda dengan data teks karena tabel tidak menyimpan data itu sendiri, namun tertaut ke blok data yang disimpan secara terpisah. Ini secara signifikan mempercepat pemrosesan tabel. Bidang MEMO tidak boleh berupa bidang kunci atau indeks.
numerik. Tipe data ini untuk karakteristik objek database yang dapat berpartisipasi dalam perhitungan matematis.
Tanggal/Waktu. Jenis data ini dimaksudkan untuk menunjukkan tanggal atau waktu yang menjadi ciri catatan tabel tertentu (misalnya, tanggal penerimaan produk di gudang atau waktu mulai dan berakhirnya pekerjaan pengguna di Internet). Anda dapat memasukkan tanggal dari 100 hingga 9999 di kolom ini.
Moneter. Tipe data ini mirip dengan numerik. Perbedaannya hanya pada karakteristik angka yang dimasukkan. Ketepatan angkanya tidak melebihi empat tempat desimal. Bagian bilangan bulat dapat berisi hingga 15 tempat desimal. Simbol mata uang (r. atau $) dapat ditempatkan di akhir angka.
Menangkal. Bidang tersebut berisi nomor catatan tabel database yang unik (tidak berulang). Nilai bidang ini tidak diperbarui.
Logis. Jenis bidang yang parameternya hanya dapat mengambil dua nilai, ditafsirkan sebagai YA atau TIDAK (Ya/Tidak), Benar/Salah, Diaktifkan/Dinonaktifkan. Bidang tipe logis tidak boleh menjadi kunci, tetapi dapat berupa indeks.
OLE (objek OLE). Tautan ke aplikasi yang dikembangkan untuk Windows dimasukkan ke dalam sel bidang jenis ini. Ini bisa berupa file teks, grafik, dan multimedia. Jumlah data yang disimpan dalam sel bidang ini hanya dibatasi oleh ruang disk komputer.
hyperlink. Tipe data ini memungkinkan Anda untuk memasukkan hyperlink ke dalam bidang, yang dapat digunakan untuk merujuk ke file atau fragmen file apa pun yang terletak di komputer yang sama di mana tabel database berada, atau di komputer mana pun di jaringan lokal atau jaringan lokal. Internet. Hyperlink terdiri dari tiga bagian: alamat yang menunjukkan jalur ke file; alamat tambahan yang menunjukkan posisi fragmen dalam file atau halaman teks; menampilkan teks. Setiap bagian hyperlink dapat berisi hingga 2048 karakter.
Penyihir Pergantian. Saat Anda memilih jenis ini, dimungkinkan untuk membuat daftar nilai tetap yang dapat menerima data yang dimasukkan ke dalam sel bidang.
Setelah menetapkan nama dan tipe data, letakkan kursor di baris yang sesuai pada blok Deskripsi dan masukkan komentar untuk memungkinkan pengguna memasukkan informasi dengan benar saat mengisi tabel.
Setelah memasukkan komentar, Anda harus pergi ke blok Properti bidang, bagian Umum dan atur properti yang diperlukan ke bidang tersebut. DI DALAM Perancang meja Setiap peran, bergantung pada tipe datanya, secara otomatis (secara default) diberikan serangkaian properti tertentu. Saat mendesain tabel, Anda bisa mengubah properti ini agar sesuai dengan kebutuhan data spesifik Anda.
Tabel 1.2 mencantumkan karakteristik properti bidang yang ditentukan di blok informasi Properti bidang, Umum.
Tabel 1.2 – Karakteristik properti field tabel database
| Properti lapangan | Ciri |
| Ukuran lapangan | Menetapkan ukuran maksimum data yang dimasukkan ke dalam sel bidang ini. Ukuran data bidang teks (karakter) tidak boleh melebihi 255 karakter. Untuk bidang numerik, ukuran data yang dimasukkan diatur secara otomatis tergantung pada jenis angka: byte – bilangan bulat dari 0 hingga 255 – 1 byte; bilangan bulat – bilangan bulat dari -32 768 hingga +32 767 – 2 byte; panjang – bilangan bulat dari -2 147483 648 hingga +2 147483 648; bilangan bulat floating point dengan presisi hingga enam digit – angka dari -3,4 x 1038 hingga +3,4 x 1038 – 4 byte; bilangan bulat floating point dengan presisi hingga delapan digit - angka dari -1,797 x 10,308 hingga +1,797 x 10,308 -8 byte |
| Format Bidang | Untuk field bertipe Teks dan MEMO, Anda dapat menentukan format entri data sesuai dengan data yang akan ditampilkan pada tampilan layar. |
| Untuk bidang tipe Numerik dan Mata Uang, format berikut dapat dipilih: standar – format default (tidak ada pemisah ribuan, tanda mata uang, jumlah tempat desimal sesuai dengan ketepatan angka); | moneter – dua tempat desimal ditetapkan dan simbol mata uang ditampilkan; |
| tetap – setidaknya satu tempat desimal dan dua tempat desimal; | dengan pemisah ribuan – dua tempat desimal dan pemisah ribuan; |
| persentase – tanda persentase ditampilkan di akhir angka; | eksponensial – angka ditampilkan dalam bentuk eksponensial (misalnya, 1,10 ´ 103). |
| Untuk bidang tipe Tanggal/Waktu, ada format berikut: format tanggal penuh - ditetapkan secara default dan memiliki, misalnya, bentuk berikut: 15/04/97.05:30:10 RM; | Menetapkan batasan pada nilai data masukan. Misalnya, mengatur kondisi “<100» для числового поля означает, что в это поле нельзя вводить данные более 100. Условие вида «Москва» OR «Вологда» OR «Новосибирск» означает, что вводимые названия городов должны быть только Москва, или Вологда, или.Новосибирск. Условия на значение вводимых данных задаются выражениями, состоящими из операторов сравнения, и значениями, которые используются для сравнения. При задании условий применяются известные операторы: < (меньше); <= (меньше или равно); >(lagi); >= (lebih besar atau sama) Saat mengatur kondisi, operator terkenal digunakan: = (sama);< >(tidak setara).< 100; IN – проверяет равенство введенного значения поля любому значению из заданного списка. Например, IN («Москва», «Вологда», «Новосибирск») означает, что это выражение соответствует также выражению «Москва» OR «Вологда» OR «Новосибирск»; LIKE – проверяет соответствие полей Текстовый или Мемо заданному шаблону символов. Например, выражение LIKE «Тех*» означает, что вводимая строка символов должна начинаться с символов «Тех» |
| Ekspresi dapat menggunakan operator logika: OR (atau), AND (dan), serta operator perbandingan: BETWEEN, IN, LIKE: BETWEEN – memeriksa apakah nilai bidang yang dimasukkan berada dalam rentang yang ditentukan. Batas atas dan bawah rentang dipisahkan oleh operator logika AND. Misalnya, ekspresi ANTARA 20 DAN 45 berarti nilai yang dimasukkan harus antara 20 dan 45. Ekspresi ini juga dapat ditulis sebagai: >50 DAN | Pesan kesalahan |
| Teks yang akan ditampilkan di layar jika nilai data masukan tidak memenuhi ketentuan yang ditentukan | Bidang yang wajib diisi |
| Jika suatu field dipilih sebagai wajib, artinya saat mengisi tabel, data harus dimasukkan ke dalam sel field tersebut. | Garis kosong |
| Izinkan baris kosong untuk bidang Teks dan Memo | Bidang yang diindeks |
Disarankan untuk menetapkan nilai ini untuk bidang yang nilainya digunakan untuk mencari data dalam tabel. Menetapkan indeks secara signifikan mempercepat pengambilan data
Gambar 1.4 menunjukkan contoh pengisian properti field tabel.
Gambar 1.4 - Contoh pengisian properti field tabel
Setelah menjelaskan karakteristik (properti) semua bidang tabel, konstruktor ditutup; ini akan membuka kotak dialog di mana Anda diminta untuk menentukan nama tabel dan menetapkan bidang kunci jika belum ditentukan.
Saat menentukan nama tabel, pertimbangkan pedoman berikut:
Nama field harus mencerminkan isi data dalam tabel (kelas objek);
Nama tabel tidak boleh mengandung tanda baca, tanda kurung, atau tanda seru;
Nama tabel tidak boleh diawali dengan spasi;
Tidak boleh ada tabel dengan nama yang sama dalam file database yang sama. Menangkal Bidang kunci diatur ketika data dari tabel database harus dikaitkan dengan data dari tabel lain. Bidang kunci harus secara unik mengidentifikasi setiap catatan dalam tabel. Nilai data field kunci tidak terulang (tidak boleh terulang). Setiap bidang tabel dapat menjadi bidang kunci jika nilai data bidang ini dapat secara unik mengidentifikasi seluruh catatan. Jika suatu catatan tidak dapat ditentukan secara jelas berdasarkan nilai data dari satu bidang, maka beberapa bidang kunci akan ditetapkan. Anda dapat memilih bidang seperti Perancang meja. Untuk melakukan ini, pilih bidang yang diperlukan dan klik tombol yang sesuai pada toolbar.
Mari kita memberikan beberapa komentar tentang teknologi pengembangan tabel. Teknologi pekerjaan di Perancang meja sangat mirip dengan bekerja dengan tabel di editor teks Word.
Saat membuat beberapa tabel yang berisi karakteristik objek yang sama, teknologi penyalinan data harus digunakan. Untuk melakukan ini, Anda memerlukan:
1) buka tabel yang dibuat sebelumnya dalam mode Konstruktor;
2) pilih bidang yang diulang di tabel lain;
3) salin bidang yang dipilih (dengan semua propertinya) ke clipboard;
4) saat membuat tabel lain, tempelkan karakteristik bidang dari clipboard ke baris yang sesuai Perancang meja.
Setelah struktur tabel database dibuat, perlu dibuat koneksi logis antar tabel.
Membangun hubungan antar tabel
Membangun hubungan antar tabel diperlukan untuk memastikan integritas data. Integritas data memastikan bahwa informasi terlindungi dari perubahan yang tidak disengaja pada tabel terkait. Dalam tabel tertaut, satu tabel adalah tabel master dan tabel lainnya adalah tabel anak. Tabel utama harus berisi field kunci. Subtabel harus berisi field serupa yang bukan merupakan field kunci.
Untuk membangun hubungan antar tabel, Anda harus melakukan langkah-langkah berikut.
Pada toolbar jendela database, aktifkan perintah (ikon) Skema Data;
Di jendela pembuat skema data yang terbuka, masukkan tabel utama dan bawahan (Gambar 1.5);
Tautkan tabel menggunakan bidang yang sama (Gambar 1.6).
Saat membuat tautan, opsi ini diaktifkan Memastikan integritas data. Pengaturan ini tidak mengizinkan penghapusan atau modifikasi catatan di tabel utama secara sewenang-wenang. Jika Anda mengatur (mengaktifkan) parameter koneksi antar tabel Pembaruan bertingkat bidang terkait Dan Penghapusan kaskade catatan terkait, maka setiap perubahan pada data pada tabel utama secara otomatis akan mengubah data terkait pada tabel bawahan.
Gambar 1.5 – Jendela pembuat skema data
Gambar 1.6 – Contoh membangun hubungan satu-ke-banyak
Gambar 1.7 menunjukkan contoh diagram komunikasi untuk database “Proses Pendidikan”.
Gambar 1.7 – Diagram komunikasi database “Proses pendidikan”.
Setelah komposisi tabel database ditetapkan, struktur setiap tabel dikembangkan, hubungan antar tabel ditentukan dan ditetapkan, dan kita mulai mengisi tabel dengan data.
Teknologi pemasukan data ke dalam tabel dilakukan dengan dua cara:
Entri data langsung ke sel tabel;
Organisasi entri data melalui formulir.
Saat memilih metode entri data pertama, Anda harus dipandu oleh:
Mengurangi kemungkinan kesalahan operator;
Kenyamanan dalam mengatur proses entri data itu sendiri.
Jika tabel database memiliki sejumlah kecil field yang terletak di layar monitor dan tidak terhubung ke tabel lain, dan juga jika Anda membuat sistem non-komersial, maka Anda tidak perlu membuat formulir yang sesuai untuk entri data .
Teknologi pembuatan tabel
DBMS MS ACCESS menyediakan beberapa alat untuk membuat tabel: manual (membuat tabel dalam mode desain atau dengan memasukkan data) dan otomatis (pengembangan menggunakan wizard). Pekerjaan wizard didasarkan pada penggunaan sejumlah besar templat tabel, dan pengguna dapat memilih bidang yang diperlukan dari templat. Untuk menguasai teknologi pembuatan tabel dengan benar, disarankan untuk menggunakan alat manual.
Untuk membuat tabel database baru dalam mode desain, Anda harus melakukan langkah-langkah berikut di jendela Database:
· pada panel objek, klik tombol - Tabel;
· pada panel kontrol objek, pilih - Buat tabel dalam mode desain;
· di jendela desainer, buat struktur tabel (isi daftar kolom yang menunjukkan tipenya);
Daftar bidang - baris demi baris berisi nama bidang yang tersedia dalam tabel, dan memungkinkan Anda memasukkan nama bidang baru baris demi baris. Secara default, nama field menjadi nama kolom tabel.
Daftar jenis bidang - memungkinkan Anda memilih jenis bidang dari daftar drop-down.
Tombol pemilihan jenis bidang - elemen kontrol untuk memilih jenis bidang. Tombol ini hanya ditampilkan setelah nama kolom yang dimasukkan.
Panel untuk mengedit properti bidang - berisi daftar properti bidang yang dipilih: ukuran bidang, format bidang, dll. Properti bidang dapat dibiarkan tidak berubah (ditetapkan secara default) atau diedit; tutup jendela desainer, simpan struktur yang dihasilkan dan tentukan nama tabel.
Teknologi entri dan pengeditan data
Tabel yang dibuat dibuka di jendela Database dengan mengklik dua kali tombol kiri mouse pada ikonnya. Tabel baru tidak memiliki catatan - hanya nama kolom yang menjadi ciri struktur tabel. Pengisian tabel dengan data dilakukan seperti biasa. Entri berikutnya dimasukkan di akhir tabel. Memasuki sel tabel tertentu (disorot oleh kursor) dilakukan dengan mengetikkan informasi pada keyboard kemudian menekan tombol
Anda dapat mengedit data dalam sel tabel dengan penggantian penuh atau sebagian. Untuk mengganti data sepenuhnya, Anda perlu memindahkan kursor ke sel yang sedang diedit, lalu mengetik (memasukkan) informasi baru. Saat mengganti sebagian data, Anda dapat menggunakan kursor mouse atau tombol fungsi
Untuk menghapus rekaman, Anda perlu memilihnya (klik pada area penanda rekaman) dan tekan tombol , atau jalankan perintah menu EDIT-DELETE. Konfirmasikan penghapusan saat diminta di layar.
Teknologi pencarian dan seleksi data
MS ACCESS menyediakan kemungkinan yang cukup luas untuk mencari dan memilih informasi dalam database. Alat-alat tersebut mencakup penggunaan perintah pencarian, pemfilteran, pengurutan, pembuatan dan penggunaan kueri.
Kueri adalah alat untuk mengambil data dari tabel dan menyajikannya kepada pengguna untuk diproses dalam bentuk yang mudah. Keunikan kueri adalah mereka memilih data dari tabel dasar dan membuat tabel hasil sementara berdasarkan tabel tersebut.
Dengan menggunakan kueri data, operasi berikut dapat dilakukan: memilih, mengurutkan, memfilter data, mentransformasikannya sesuai dengan algoritma yang diberikan, membuat tabel baru, secara otomatis mengisi tabel yang diimpor dari sumber lain, melakukan penghitungan sederhana dalam tabel. MS ACCESS memiliki beberapa jenis kueri.
Kueri pemilihan adalah jenis kueri yang paling umum digunakan. Jenis kueri ini mengembalikan data dari satu atau beberapa tabel dan menampilkannya sebagai tabel yang catatannya bisa diperbarui (dengan beberapa batasan).
Kueri dengan parameter adalah kueri yang, ketika dijalankan, membuat dialog dengan pengguna untuk menentukan parameter untuk memilih data.
Kueri silang - digunakan untuk penghitungan dan penyajian data dalam struktur yang nyaman untuk analisisnya.
Untuk menghapus catatan - menghapus sekelompok catatan dari satu atau lebih tabel. Dengan menggunakan permintaan hapus, Anda hanya dapat menghapus seluruh data, bukan masing-masing bidang di dalamnya.
Untuk memperbarui catatan - membuat perubahan umum pada sekelompok catatan dari satu atau lebih tabel.
Untuk menambahkan catatan - menambahkan sekelompok catatan dari satu atau lebih tabel ke akhir satu atau lebih tabel.
Untuk membuat tabel - membuat tabel baru berdasarkan seluruh atau sebagian data dari satu atau beberapa tabel.
Kueri SQL adalah kueri yang dibuat dalam SQL (Bahasa Kueri Terstruktur) yang digunakan saat membuat kueri ke server database.
Jenis kueri yang paling umum adalah kueri pemilihan. Untuk membuatnya menggunakan desainer, Anda harus melakukan langkah-langkah berikut di jendela Database:
· pada panel objek, klik tombol - Kueri;
· pada panel kontrol objek, pilih - Buat kueri dalam mode desain;
· di jendela Tambah Tabel, pilih objek (menggunakan tab Tabel, Kueri, Tabel, dan Kueri) yang kuerinya sedang dibuat. Untuk menyelesaikan pekerjaan Anda perlu menekan tombol<Добавить>Dan<Закрыть>;
· di jendela Permintaan pemilihan (strukturnya ditunjukkan pada gambar), buat struktur permintaan dengan melakukan langkah-langkah berikut:
· pada tabel yang ditampilkan di area Struktur Tabel, klik dua kali tombol kiri mouse untuk memilih nama bidang yang harus disertakan dalam kueri (nama bidang dan tabel yang dipilih secara otomatis muncul di baris Nama Bidang dan Tabel dari area Struktur Kueri;
Jika perlu, atur parameter untuk menyortir, menampilkan, dan memilih data menggunakan penunjuk garis yang sesuai:
Penyortiran - memungkinkan Anda memilih metode pengurutan untuk setiap bidang: menaik atau menurun. Dalam permintaan, data akan diurutkan berdasarkan bidang yang urutan pengurutannya ditentukan. Penyortiran multi-level dimungkinkan - berdasarkan beberapa bidang sekaligus dari kiri ke kanan;
Output ke layar - memungkinkan Anda mengatur tampilan isi bidang di layar;
Kondisi pemilihan - memungkinkan Anda mengatur kondisi individual untuk memilih data untuk setiap bidang. Ekspresi digunakan untuk menentukan kondisi pemilihan data dan untuk membuat bidang terhitung dalam kueri; tutup jendela Permintaan pemilihan, simpan struktur yang dihasilkan dan tentukan nama permintaan.
Desain Basis Datadan membuat tabel(5 jam)
Teknologi pengembangan tabel database
Proses pembuatan tabel database dapat dibagi menjadi beberapa tahapan sebagai berikut:
Pengembangan model data fisik;
Membuat tabel menggunakan Perancang meja;
Membangun hubungan antar tabel;
Mengisi tabel dengan data.
Pengembangan model data fisik. Sebelum menyalakan komputer dan meluncurkan ACCESS, disarankan untuk menggambar karakteristik objek database yang diperlukan dengan pensil di tangan Anda, yaitu. model data fisik:
Menetapkan nomenklatur ciri-ciri deskripsi objek (komposisi dan jumlah bidang);
Tetapkan karakteristik setiap field tabel;
Sajikan hasilnya dalam bentuk tabel.
Setelah komposisi karakteristik deskripsi objek dan karakteristik bidang terkait telah dipikirkan, Anda dapat mulai membuat tabel di lingkungan ACCESS. Dalam versi yang tersedia dari sistem ini, urutan tindakannya hampir sama. Perbedaannya hanya terletak pada beberapa perbedaan pada desain kotak dialog.
Tabel untuk menjelaskan karakteristik field database
Membuat tabel menggunakan Table Builder. Untuk membuat tabel menggunakan Perancang meja Anda perlu melakukan hal berikut:
Nyalakan komputer Anda dan muat perangkat lunak Windows dan Access;
Setelah memuat Access, pada kotak dialog yang muncul, klik dua kali tombol menu Mengajukan dan pilih tim Membuat;
Pada kotak dialog yang muncul Penciptaan aktifkan sakelar Basis data, lalu klik tombolnya OKE;
Pada kotak dialog berikutnya yang muncul Mengajukan menetapkan nama file untuk database baru, yang menunjukkan nama direktori (folder) tempat database akan disimpan; klik pada tombol tersebut Membuat.
Pada kotak dialog berikutnya yang muncul Basis data aktifkan penanda Meja dan pilih tim Buat dalam mode desain.
Pada kotak dialog yang muncul Pembuat meja membuat struktur tabel sesuai dengan komposisi dan karakteristik bidang yang telah ditetapkan.
Perancang tabel berisi empat blok informasi:
Nama bidang;
Tipe data;
Keterangan;
Properti bidang.
Di blok Properti bidang Ada dua jendela (tab): Pergantian Umum.
Properti bidang Umum harus diisi. Di jendela Substitusi Anda dapat menentukan daftar nilai yang akan ditampilkan saat Anda memasukkan data langsung ke dalam tabel. Dalam hal ini, pengguna harus mengklik nilai yang diinginkan. Bidang-bidang ini disebut kotak kombo.
Saat menetapkan nama ke bidang tabel, Anda harus mengikuti rekomendasi berikut:
Nama field tidak boleh diawali dengan spasi;
Nama field tidak boleh mengandung tanda baca, tanda kurung, atau tanda seru;
Pengulangan nama dalam tabel tidak diperbolehkan;
Nama kolom maksimal 255 karakter. Nama harus ditentukan dengan jumlah karakter minimum (ini diperlukan untuk meminimalkan jumlah memori dan waktu yang diperlukan untuk mencari informasi). Sebaiknya nama field merupakan singkatan dari nama atribut objek yang akan dimasukkan ke dalam sel field.
Teknologi pengisian data ke dalam deretan blok informasi Perancang meja mirip dengan teknologi untuk bekerja dengan tabel di editor teks WORD.
Pengisian blok informasi sebaiknya dilakukan secara berurutan untuk setiap kolom. Urutan pengisian blok informasi berikut ini disarankan:
Masukkan nama bidang;
Pilih tipe data;
Masuk dalam garis blok Keterangan sifat nilai yang dimasukkan ke dalam sel bidang ini (nanti, saat mengisi tabel, komentar ini ditampilkan di baris keterangan alat di bagian bawah layar);
Ulangi langkah ini untuk semua bidang tabel lainnya.
Setelah nama field dimasukkan sesuai dengan rekomendasi yang diuraikan di atas, kita memilih tipe datanya. DI DALAM Perancang meja Pemilihan tipe data Microsoft Access dapat dilakukan dengan memilih dari daftar. Daftar ini menawarkan tipe data berikut.
Teks. Jenis bidang ini dapat berisi hingga 255 karakter. Ini bisa berupa simbol apa saja, termasuk angka. Hanya angka yang dapat dimasukkan ke dalam kolom teks jika angka tersebut tidak dimaksudkan untuk digunakan dalam perhitungan.
MEMO. Bidang MEMO disebut bidang catatan teks. Jenis bidang ini dimaksudkan untuk memasukkan informasi teks yang panjangnya lebih dari 255 karakter (di Access 2000 - hingga 65.535 karakter). Tipe data ini berbeda dengan data teks karena tabel tidak menyimpan data itu sendiri, namun tertaut ke blok data yang disimpan secara terpisah. Ini secara signifikan mempercepat pemrosesan tabel. bidang MEMO tidak bisa menjadi kunci atau indeks.
numerik. Tipe data ini untuk karakteristik objek database; data yang dapat digunakan dalam perhitungan matematis.
Tanggal/Waktu. Tipe data ini dimaksudkan untuk menunjukkan tanggal atau waktu yang menjadi ciri catatan tabel tertentu (misalnya, tanggal penerimaan barang di gudang atau waktu mulai dan berakhirnya pekerjaan pengguna di Internet). Anda dapat memasukkan tanggal dari 100 hingga 9999 di kolom ini.
Moneter. Tipe data ini mirip dengan numerik. Perbedaannya hanya pada karakteristik angka yang dimasukkan. Ketepatan angkanya tidak melebihi empat tempat desimal. Bagian bilangan bulat dapat berisi hingga 15 tempat desimal. Simbol mata uang (r. atau $) dapat ditempatkan di akhir angka.
Menangkal. Bidang tersebut berisi nomor catatan tabel database yang unik (tidak berulang). Nilai bidang ini tidak diperbarui.
Logis. Jenis bidang yang parameternya hanya dapat mengambil dua nilai, ditafsirkan sebagai YA atau TIDAK (Ya/Tidak), Benar/Salah, Diaktifkan/Dinonaktifkan. Bidang Boolean tidak boleh menjadi bidang kunci, namun dapat berupa bidang indeks.
OLE (objek OLE). Tautan ke aplikasi yang dikembangkan untuk Windows dimasukkan ke dalam sel bidang jenis ini. Ini bisa berupa file teks, grafik, dan multimedia. Jumlah data yang disimpan dalam sel bidang ini hanya dibatasi oleh ruang disk komputer.
hyperlink (hyperlink). Tipe data ini memungkinkan Anda untuk memasukkan hyperlink ke dalam bidang, yang dapat digunakan untuk merujuk ke file atau fragmen file apa pun yang terletak di komputer yang sama di mana tabel database berada, atau di komputer mana pun di jaringan lokal atau jaringan lokal. Internet. Hyperlink terdiri dari tiga bagian: alamat yang menunjukkan jalur ke file; alamat tambahan yang menunjukkan posisi fragmen dalam file atau halaman teks; menampilkan teks. Setiap bagian hyperlink dapat berisi hingga 2048 karakter.
Ahli pergantian pemain. Saat Anda memilih jenis ini, dimungkinkan untuk membuat daftar nilai tetap yang dapat menerima data yang dimasukkan ke dalam sel bidang.
Setelah menetapkan nama dan tipe data, tempatkan kursor pada baris blok yang sesuai Keterangan dan masukkan komentar agar pengguna dapat memasukkan informasi dengan benar saat mengisi tabel.
Setelah memasukkan komentar, Anda harus pergi ke blok Properti bidang, bagian Umum dan atur properti yang diperlukan ke bidang tersebut. DI DALAM Perancang meja Setiap bidang, bergantung pada tipe datanya, secara otomatis (secara default) diberikan sekumpulan properti tertentu. Saat mendesain tabel, properti ini dapat diubah agar sesuai dengan kebutuhan data spesifik Anda.
Nama tabel. Setelah menjelaskan karakteristik (properti) semua bidang tabel, konstruktor ditutup; ini akan membuka kotak dialog di mana Anda diminta untuk menentukan nama tabel dan menetapkan bidang kunci jika belum ditentukan.
Saat menentukan nama tabel, pertimbangkan pedoman berikut:
Nama tabel tidak boleh mengandung tanda baca, tanda kurung, atau tanda seru;
Nama tabel tidak boleh mengandung tanda baca, tanda kurung, atau tanda seru;
Nama tabel tidak boleh diawali dengan spasi;
2. Bidang kunci.
Bidang kunci diatur ketika data dari tabel database harus dikaitkan dengan data dari tabel lain. Bidang kunci harus secara unik mengidentifikasi setiap catatan dalam tabel. Nilai data field kunci tidak terulang (tidak boleh terulang).
Setiap bidang tabel dapat menjadi bidang kunci jika nilai data bidang ini dapat secara unik mengidentifikasi seluruh catatan.
Jika suatu catatan tidak dapat ditentukan secara jelas berdasarkan nilai data dari satu bidang, maka beberapa bidang kunci akan ditetapkan.
Anda dapat memilih bidang seperti Menangkal, yang secara unik mengidentifikasi setiap entri tabel.
Bidang kunci dibuat saat menjelaskan properti bidang di Konstruktor tabel. Untuk melakukan ini, pilih bidang yang diperlukan dan klik tombol yang sesuai pada toolbar.
Beberapa catatan tentang teknologi pengembangan tabel. Teknologi pekerjaan di Perancang meja sangat mirip dengan bekerja dengan tabel di editor teks Word.
Saat membuat beberapa tabel yang berisi karakteristik objek yang sama, teknologi penyalinan data harus digunakan. Untuk melakukan ini, Anda memerlukan:
1) buka tabel yang dibuat sebelumnya dalam mode Konstruktor;
2) pilih bidang yang diulang di tabel lain;
3) salin bidang yang dipilih (dengan semua propertinya) ke clipboard;
4) saat membuat tabel lain, tempelkan karakteristik bidang dari clipboard ke baris yang sesuai Perancang meja.
Setelah struktur tabel database dibuat, perlu dibuat koneksi logis antar tabel.
3. Membangun hubungan antar tabel.
Membangun hubungan antar tabel diperlukan untuk memastikan integritas data.
Integritas data memastikan bahwa informasi terlindungi dari perubahan yang tidak disengaja pada tabel terkait.
Dalam tabel tertaut, satu tabel adalah tabel master dan tabel lainnya adalah tabel anak. Tabel utama harus berisi field kunci. Subtabel harus berisi field serupa yang bukan merupakan field kunci.
Untuk membangun hubungan antar tabel, Anda harus melakukan langkah-langkah berikut.
Pada toolbar jendela database, aktifkan perintah (ikon) Skema Data;
Di jendela pembuat skema data yang terbuka, masukkan tabel utama dan bawahan;
Tautkan tabel menggunakan bidang yang sama.
Pengaturan ini tidak mengizinkan penghapusan atau modifikasi catatan di tabel utama secara sewenang-wenang.
Jika Anda mengatur (mengaktifkan) parameter koneksi antar tabel Pembaruan bertingkat bidang terkait Dan Penghapusan kaskade catatan terkait, maka setiap perubahan pada data pada tabel utama secara otomatis akan mengubah data terkait pada tabel bawahan.
Setelah komposisi tabel database ditetapkan, struktur setiap tabel dikembangkan, hubungan antar tabel ditentukan dan ditetapkan, dan kita mulai mengisi tabel dengan data.
4. Mengisi tabel dengan data.
Teknologi pemasukan data ke dalam tabel dilakukan dengan dua cara:
Entri data langsung ke sel tabel;
Organisasi entri data melalui formulir.
Saat memilih metode entri data pertama, Anda harus dipandu oleh:
Mengurangi kemungkinan kesalahan operator;
Kenyamanan dalam mengatur proses entri data itu sendiri.
Jika tabel database memiliki sejumlah kecil field yang terletak di layar monitor dan tidak terhubung ke tabel lain, dan juga jika Anda membuat sistem non-komersial, maka Anda tidak perlu membuat formulir yang sesuai untuk entri data .
5. Teknologi pengembangan kueri
Tujuan utama dari setiap sistem informasi adalah untuk menyediakan informasi yang diperlukan dan dapat diandalkan kepada pengguna.
Pemrosesan informasi yang terdapat dalam tabel database dilakukan dengan menggunakan query.
Kueri adalah sekumpulan perintah tertentu yang dirancang untuk mencari dan memproses informasi dalam tabel berdasarkan kondisi yang ditentukan pengguna (nilai bidang). Di sistem ACCESS, bergantung pada tindakan yang dilakukan, Anda dapat membuat jenis permintaan berikut:
Untuk melakukan tindakan (untuk memilih);
Memperbarui;
Tambahan;
Menghapus;
Membuat tabel.
Masing-masing jenis permintaan ini mungkin berbeda dalam teknologi pembuatannya dan bentuk penyajian informasinya. Bergantung pada teknologi pembuatannya, kueri dapat dibagi menjadi konstan dan parametrik.
Permintaan konstan- ini adalah pertanyaan di mana kondisi pemilihan informasi tidak berubah untuk waktu yang lama.
Kueri parametrik - Ini adalah kueri di mana parameter pemilihan informasi berubah.
Hasil eksekusi query adalah tabel dinamis. Tabel dinamis dapat terdiri dari dua jenis:
Tabel yang strukturnya sesuai dengan tabel database asli;
Tabel yang strukturnya berbeda dari tabel database asli disebut tabel silang.
Struktur tabel silang berbeda dengan struktur tabel database asli karena judul kolom dalam tabel tersebut bukanlah nama, tetapi nilai dari bidang yang dipilih. Tabel semacam itu dibentuk menggunakan jenis kueri khusus - kueri silang.
Permintaan silang - Ini adalah kueri yang digunakan untuk memilih informasi sekaligus mengelompokkan data berdasarkan nilai masing-masing bidang. Dengan permintaan seperti itu, datanya dibentuk dalam bentuk tabel silang.
Tabel adalah objek yang didefinisikan untuk menyimpan data. Setiap tabel mencakup informasi tentang objek dunia nyata, seperti pelanggan suatu perusahaan. Sebuah tabel terdiri dari header dan body. Header menyertakan nama atribut objek (kolom) dan propertinya, seperti nama belakang pelanggan, nomor telepon, dan alamat. Badan berisi tupel (baris), setiap baris mewakili sekumpulan nilai kolom yang menyimpan data tentang instance objek tertentu.
Membuat tabel. Mari kita mulai membuat tabel pertama. Itu harus berisi informasi tentang penyewa.
Di jendela database, klik tombol Tabel tekan tombolnya Membuat, untuk mulai mendesain tabel baru. Access membuka kotak dialog yang meminta Anda menggunakan salah satu metode berikut untuk membuat tabel.
Modus meja─membuat tabel dalam tampilan tabel (perancangan tabel terjadi selama penyelesaiannya dengan menganalisis data masukan).
Konstruktor─membuat tabel menggunakan desainer tabel.
Penyihir Tabel─membuat tabel menggunakan panduan tabel berdasarkan kumpulan tabel dan bidang.
Pilih sebuah opsi Konstruktor untuk membuat tabel menggunakan perancang tabel dan klik tombol OKE.
Di bagian atas jendela yang muncul (Gbr. 7.3), tentukan kolom yang harus berisi tabel. Di bagian bawah Properti bidang memberikan definisi rinci tentang format bidang tabel, menentukan karakteristik yang diperlukan untuk setiap bidang.
Beras. 7.3. Struktur meja penyewa
Memasukkan data ke dalam tabel. Memasukkan data ke dalam sel tabel dilakukan dengan cara biasa ─ Anda memindahkan kursor ke sel yang diinginkan, yaitu. aktifkan dan masukkan data ke dalamnya (masukkan data ke dalam sel untuk bidang dengan tipe data Menangkal tidak diperlukan, karena nilai dalam bidang ini muncul secara otomatis saat Anda memasukkan data di sel lain dalam catatan ini). Isi tabel Penyewa ditunjukkan pada Gambar. 7.4.
Mengedit dan mencetak catatan. Pengguna dapat menambahkan sejumlah catatan ke tabel, menghapus atau memperbaiki data yang ada. Data yang akan dihapus harus ditandai terlebih dahulu menggunakan kolom pemilih dan ditekan atau dipilih dari menu Sunting tim Menghapus atau Hapus entri. Untuk menghindari kesalahan yang tidak disengaja, Access akan menanyakan apakah entri yang ditandai benar-benar harus dihapus, yaitu pengguna akan memiliki kesempatan untuk menolak penghapusan tepat waktu.
Beras. 7.4. Isi tabel Penyewa
Jika tabel perlu dipindahkan ke kertas, dari menu Mengajukan Anda harus memilih tim Segel. Hanya beberapa entri yang dapat dicetak. Mereka pertama-tama harus ditandai dalam mode pengisian tabel dan kemudian perintah harus diaktifkan Segel. Dalam kelompok Mencetak aktifkan tombolnya Entri yang dipilih dan klik tombolnya OKE untuk memulai proses pencetakan (Gbr. 7.5).
Beras. 7.5. Cetak tampilan jendela
Karena database kami terdiri dari dua tabel, kami membuat tabel Rental dengan cara yang sama. Pada Gambar. 7.6 menunjukkan isi tabel Sewa.
Beras. 7.6. Isi tabel Sewa
Membuat koneksi. Access memungkinkan Anda membangun database relasional, tabel individualnya dapat dihubungkan melalui hubungan. Untuk melakukan ini dari menu Melayani Anda harus memilih tim Skema data. Sebuah jendela akan muncul di layar Skema data. Pertama kali Anda membukanya, itu akan kosong.
Untuk menambahkan tabel atau kueri ke jendela Skema data, Anda harus memilih sebuah opsi Tambahkan tabel dalam menu Koneksi atau klik Tombol Tambahkan tabel terletak di baris ikon. Dengan menggunakan mouse Anda, seret bidang yang ingin Anda gunakan untuk membuat tautan dari daftar di satu tabel ke bidang terkait di tabel lain.
Sebuah kotak dialog akan muncul di layar Mengubah koneksi , yang akan menyarankan hubungan antar tabel. Setelah menekan tombol Membuat di jendela Skema Data koneksi yang dibuat antara tabel Penyewa dan Sewa akan ditampilkan secara grafis (Gbr. 7.7).
Beras. 7.7. Skema Data
Integritas data adalah sistem aturan yang digunakan dalam Access DBMS untuk menjaga hubungan antara catatan dalam tabel terkait, serta untuk memberikan perlindungan terhadap penghapusan atau modifikasi data terkait yang tidak disengaja. Untuk menetapkan integritas data, Anda harus mencentang properti "Pastikan integritas data" di jendela pemilihan tabel untuk skema data. Properti "Pembaruan berjenjang bidang terkait" dan "Penghapusan berjenjang catatan terkait" diatur dengan cara yang sama.
Teknologi untuk mengembangkan formulir tabel tunggal untuk tahap pertama memuat database
Pada tahap pertama memuat database, tabel-tabel yang tidak berada di bawah tabel lainnya diisi. Untuk mengisi tabel tersebut, Anda dapat menggunakan formulir tabel tunggal.
Teknologi pengembangan formulir tabel tunggal meliputi penentuan persyaratan formulir yang dibuat dan proses desain itu sendiri. Sebelum mengerjakan komputer, subsirkuit data dan tata letak formulir layar ditentukan sesuai dengan struktur dokumen masukan dan komposisi detail yang akan ditempatkan. Selanjutnya, formulir layar dirancang menggunakan DBMS tertentu.
Mari kita pertimbangkan teknologi untuk mengembangkan formulir tabel tunggal untuk memasukkan dan mengoreksi data menggunakan tabel PRINT VIEW sebagai contoh. Sebagai hasil pemuatan data berdasarkan jenis pencetakan, catatan hanya tabel PRINT TYPE (objek pemuatan) yang dihasilkan. Tabel PRINT VIEW tidak berada di bawah tabel lainnya. Oleh karena itu, selama proses memuat rekaman, tidak ada koneksi yang dibuat dengan rekaman tabel lain. Jadi, hanya satu tabel PRINT VIEW yang disertakan dalam subskema formulir.
Mari kita tentukan struktur bentuk layar, yang kita sebut PRINT VIEW. Formulir untuk memasukkan data ke dalam tabel JENIS CETAK harus berisi, bersama dengan detail biasa (NP deskriptif - nama jenis pencetakan), bidang besar OP (deskripsi jenis pencetakan) untuk menempatkan teks. Jenis bidang OP adalah MEMO. Atribut kunci CP (kode jenis cetak) tidak sesuai dengan formulir, karena berjenis "Penghitung" dan meningkat secara otomatis untuk setiap catatan baru.
Dengan demikian, struktur formulir PRINT VIEW ditentukan oleh:
tipe formulir - tabel tunggal (sederhana),
sumber catatan formulir - tabel PRINT VIEW,
kehadiran, selain kolom biasa, kolom besar untuk teks deskripsi.
Area data akan berisi semua detail (kecuali kunci unik) dari tabel PRINT VIEW. Formulir layar input/output yang dirancang untuk bekerja dengan data dari tabel PRINT VIEW disajikan pada Gambar. 3. Formulir layar lainnya yang sesuai dengan pemuatan tahap pertama dirancang serupa: BENTUK KEPEMILIKAN, KHUSUS, JENIS DASAR CETAK, JENIS PRODUK, JASA, JENIS ORGANISASI, BAHAN BAKU DAN PERALATAN.
Gambar 3 -- Formulir I/O untuk bekerja dengan data tabel PRINT VIEW
Teknologi pengembangan formulir untuk mengisi dua tabel terkait (pemuatan tahap kedua)
Pada pemuatan tahap kedua, tabel NAMA ORGANISASI-RINCI ORGANISASI dan KELOMPOK-SISWA diisi secara bersamaan. Formulir multi-tabel komposit digunakan untuk mengisi tabel pada tahap pemuatan kedua.
Saat menentukan persyaratan untuk formulir gabungan, subskema data untuk langkah pemuatan yang sesuai ditentukan; mendefinisikan struktur umum bentuk layar, mis. tata letaknya sesuai dengan struktur dokumen masukan dan subskema data; menentukan komposisi bagian-bagian yang ditempatkan untuk setiap bagian dari bentuk komposit.
Setelah menyelesaikan poin di atas, formulir layar dirancang menggunakan DBMS tertentu.
Mari kita pertimbangkan teknologi pengembangan menggunakan contoh formulir komposit untuk memuat dan bekerja secara simultan dengan data dari dua tabel - NAMA ORGANISASI dan RINCIAN ORGANISASI (objek beban), yang dihubungkan dalam skema data dengan hubungan satu-ke-multinilai.
Dokumen sumber formulir ini adalah “Daftar Organisasi Percetakan” dan “Daftar Organisasi Pemasok”. Dua tabel dimuat secara bersamaan dari dokumen-dokumen ini: NAMA ORGANISASI dan RINCIAN ORGANISASI.