Di antara berbagai dokumen kantor, tempat khusus ditempati oleh tabel, yaitu dokumen, yang teksnya diisi dalam bentuk tabel yang diadopsi di perusahaan atau ditetapkan oleh instruksi yang relevan. Ini hampir semua dokumen teknologi, keuangan dan akuntansi, desain teks dan banyak lainnya.

Tabel 1 - Jadwal Kerja

Nomor tahap kerja		Tenggat waktu	Biaya, USD	Bagaimana akhir panggungnya?
	Analisis dokumentasi teknis dan pernyataan masalah			Struktur basis data
	Pengembangan sistem DBMS untuk akuntansi penerimaan bahan dan komponen
	Pengembangan sistem DBMS untuk akuntansi pasokan bahan ke produsen
	Pengembangan sistem DBMS untuk pasokan produk jadi ke organisasi perdagangan
	Pengembangan sistem DBMS untuk akuntansi kegiatan produksi perusahaan

Tabel 1 menunjukkan contoh desain rencana kalender untuk kinerja pekerjaan pada akhir kontrak bisnis.

Sebuah tabel terdiri dari kolom (columns) dan baris. Setiap kolom memiliki nama. Baris dengan nama-nama kolom disebut header tabel (tabel header). Area tabel di persimpangan baris dan kolom disebut sel.

Editor teks Word memiliki peluang besar untuk membuat dan mendesain dokumen spreadsheet. Ini juga memiliki fungsi bawaan yang memungkinkan Anda melakukan perhitungan matematis, membuat grafik dan bagan, misalnya, yang diperlukan untuk menganalisis aktivitas ekonomi perusahaan.

Word memungkinkan Anda untuk menyisipkan tabel, grafik, dan bagan yang dikembangkan dengan aplikasi Windows lainnya, seperti tabel yang dibuat di Excel, ke dalam teks dokumen Anda.

Ada dua skema tata letak untuk dokumen spreadsheet (selanjutnya disebut tabel):

Membuat tabel dan mengisinya dengan informasi;

Buat teks dan ubah menjadi tabel.

Skema pertama direkomendasikan untuk membuat dokumen dengan struktur tabel tetap. Skema kedua berguna saat membuat dokumen yang strukturnya belum ditentukan. Pertimbangkan urutan tindakan saat membuat tabel sesuai dengan skema ini.

Membuat tabel dan mengisinya dengan informasi. Skema untuk membuat dokumen ini dilakukan dalam urutan berikut: desain header tabel;

=> mengisi tabel dengan informasi;

=> dekorasi penampilan tabel.

Dalam proses pembuatan tabel, operasi pengisian informasi dan perancangan tampilan dapat bergantian.

Header tabel dirancang menggunakan perintah dari menu Tabel. Sebelum mulai membuat tabel, Anda harus meletakkan kursor di area halaman (layar) yang sesuai, dan kemudian melakukan tindakan berikut:

=> aktifkan menu Tabel;

=> pilih perintah Sisipkan tabel;

=> atur jumlah kolom yang diperlukan di kotak dialog yang muncul (dalam hal ini, lebar kolom diatur oleh parameter Auto);

=>

Urutan mendesain header tabel ini digunakan saat menjalankan dokumen sederhana. Untuk memproses dokumen dengan struktur yang lebih kompleks, disarankan untuk menggunakan perintah Merge Cells, yaitu. diperlukan:

=> buat struktur tabel dengan jumlah kolom yang diperlukan;

=> sorot sel yang akan digabungkan;

=> aktifkan menu Tabel;

=> pilih perintah Gabung Sel.

Jika tabel mencakup beberapa halaman, maka tajuknya diulang pada setiap halaman, yang pengaturan berikut harus dibuat:

aktifkan menu Tabel;

=> pilih perintah Judul.

Perintah untuk mengedit tabel terdapat di menu Tabel. Ini adalah perintah yang memungkinkan Anda untuk: menambahkan baris, menyisipkan kolom, menghapus baris dan kolom.

Untuk menambahkan baris ke akhir tabel:

=> atur kursor ke sel terakhir dari baris terakhir tabel;

=> tekan tombol.

Tabel 2 - Tombol untuk melakukan gerakan kursor

Memindahkan kursor
Satu sel ke kanan
Satu sel ke kiri	+
Ke awal tabel
Ke ujung meja
Ke sel pertama dari baris	+
Ke sel terakhir dari baris
Ke sel atas kolom	+
Ke sel bawah kolom	+

Catatan:

1. Jika Anda menekan tombol setelah mengetik di sel terakhir dari suatu baris, kursor akan berpindah ke awal sel pertama dari baris berikutnya. Oleh karena itu, ketika merancang struktur tabel, tidak perlu menentukan jumlah baris dalam kotak dialog.

2. Teknologi pengetikan dalam sel sepenuhnya sesuai dengan teknologi pengetikan pada halaman yang diformat. Jika teks lebih panjang dari lebar kolom, teks secara otomatis membungkus ke baris berikutnya dalam sel. Ini meningkatkan ketinggian seluruh baris tabel.

Untuk menambahkan satu baris di mana saja dalam tabel, Anda harus: menempatkan kursor teks di mana saja pada baris di atasnya yang ingin Anda sisipkan baris tambahan; => aktifkan menu Tabel;

=> pilih perintah Sisipkan Baris.

Untuk menambahkan beberapa baris tabel sekaligus:

=> atur kursor teks di mana saja pada baris di atas yang ingin Anda sisipkan baris tambahan;

=> pilih ke bawah dengan kursor sebanyak yang ingin Anda tambahkan;

=> aktifkan menu Tabel;

=> pilih perintah Insert (tambahkan) baris.

Untuk menyisipkan (menambah) kolom baru:

=> pilih kolom di tabel di sebelah kiri yang ingin Anda tambahkan kolom baru;

=> aktifkan menu Tabel;

=> pilih perintah Insert (tambah) kolom.

Teknologi menyisipkan beberapa kolom baru mirip dengan teknologi menyisipkan baris, dengan satu-satunya perbedaan bahwa Anda perlu memilih jumlah kolom yang sesuai di sebelah kiri kolom sebelum yang baru akan ditambahkan.

Menghapus informasi dalam baris dan kolom tanpa menghapus baris dan kolom itu sendiri dari tabel mirip dengan menghapus baris teks, mis. diperlukan:

=> sorot informasi dalam satu baris atau kolom dengan kursor;

=> tekan tombol.

Menghapus baris atau kolom tabel dilakukan dengan urutan sebagai berikut:

sorot baris atau kolom; => aktifkan menu Tabel; => pilih perintah Hapus sel;

=> pada kotak dialog yang muncul, pilih perintah yang sesuai (Hapus semua baris atau Hapus semua kolom).

Merancang tampilan tabel mencakup operasi utama berikut:

Mengubah lebar kolom;

Mengubah tinggi garis;

Desain kisi meja;

Mengubah posisi tabel pada halaman lembar. Cara mengubah lebar kolom adalah sebagai berikut: => tempatkan pointer mouse di kiri atau kanan garis vertikal kolom (pointer akan mengubah arah panah sesuai);

=> klik tombol kiri mouse dan, tanpa melepaskannya, "seret" garis vertikal, masing-masing, ke kiri atau kanan ke jarak yang diperlukan.

Lebar kolom dapat diatur menggunakan perintah Tinggi Sel dan Lebar dari menu Tabel.

Ketinggian baris tabel apa pun dapat diatur menggunakan perintah Tinggi dan Lebar Sel dari menu Tabel dengan salah satu dari tiga parameter: Otomatis, Minimum, Tepat.

Opsi Otomatis menentukan tinggi baris tabel sesuai dengan pengaturan paragraf yang ditetapkan saat dokumen pertama kali diformat. Dalam hal ini, ketinggian baris tabel diatur secara otomatis tergantung pada ukuran teks yang dimasukkan ke dalam sel.

Parameter Minimum dan Exact hanya diatur untuk baris tabel yang dibuat. Saat opsi ini dipilih, tinggi baris tabel ditentukan oleh jumlah titik piksel.

Saat memasukkan teks ke dalam sel dengan set opsi Minimum, tinggi garis minimum ditentukan oleh jumlah titik piksel yang ditentukan. Namun, jika ukuran teks input melebihi ukuran sel yang ditentukan, tinggi baris tabel akan bertambah agar sesuai dengan ukuran teks.

Saat Anda memasukkan teks dalam sel dengan Persis set, tinggi baris tidak berubah. Jika ukuran teks input melebihi dimensi sel yang ditentukan, hanya bagian awal yang pas di dalamnya yang tersisa di dalamnya.

Tinggi baris dapat diatur untuk seluruh tabel sekaligus, dan untuk setiap baris individu. Pengaturan ketinggian baris tabel dilakukan dengan urutan sebagai berikut:

=> sorot satu baris (atau semua baris);

=> aktifkan menu Tabel;

=> pilih perintah Tinggi dan lebar sel;

=> di kotak dialog yang muncul, atur parameter: Tinggi garis dan Berapa banyak (ukuran dalam poin piksel);

=>

Pada layar di tabel yang dibuat, baris dan kolom (grid tabel) disorot dengan garis putus-putus, mis. ketika dokumen dikeluarkan ke printer, tabel akan dicetak tanpa kisi. Untuk mencetak tabel dengan kisi, lakukan hal berikut:

=> pilih tabel;

=> aktifkan menu Format;

=>

=> di kotak dialog yang muncul, aktifkan tab Framing dan pilih pengaturan yang diperlukan (bingkai tabel atau kisi, ketebalan garis dan warna);

=> klik tombol [OK] di kotak dialog.

Jika diinginkan, masing-masing kolom atau baris tabel dapat disorot dalam warna yang berbeda. Ini membutuhkan:

=> sorot satu baris atau kolom;

=> aktifkan menu Format;

=> pilih perintah Border and Fill...;

=» pada kotak dialog yang muncul, aktifkan tab Fill dan pilih pengaturan yang diperlukan (pattern, pattern color dan background color);

=> klik tombol [OK] di kotak dialog.

Anda dapat mendesain tabel menggunakan gaya standar yang diinstal di editor, yang memerlukan:

=> atur kursor di mana saja dalam tabel;

=> aktifkan menu Tabel;

=> pilih perintah Autoformat table..;

=> di kotak dialog yang muncul, pilih salah satu format yang diusulkan;

=> klik tombol [OK] di kotak dialog.

Buat teks dan ubah menjadi tabel. Skema untuk membuat tabel ini digunakan saat menyusun dokumen yang tidak memiliki formulir yang ditetapkan. Dalam hal ini, urutan operasi dan metode untuk melakukannya serupa dengan yang digunakan pada metode pertama untuk mendesain dokumen spreadsheet (mendesain header tabel, mengisi tabel dengan informasi, mendesain tampilan tabel). Perbedaannya hanya pada urutan mendesain header tabel, yang akan kita pertimbangkan menggunakan contoh membuat jadwal kerja:

=> ketik teks header tabel, dan dalam proses mengetik di akhir teks setiap kolom yang dituju (kecuali yang terakhir) tekan tombol;

=> sorot teks yang diketik;

=> aktifkan menu Tabel;

=> nyalakan gambar grid dengan perintah Gridlines; => pilih perintah Konversi teks;

=> Klik tombol [OK] pada kotak dialog yang muncul.

Setelah menyelesaikan langkah-langkah di atas, judul tabel akan muncul di layar.

Semua langkah lebih lanjut untuk membuat tabel telah dibahas sebelumnya.

Menyusun spreadsheet dengan perhitungan

Dalam kegiatan produksi perusahaan mana pun, banyak dokumen bisnis (kecuali yang akuntansi) digunakan, yang pembuatannya memerlukan berbagai perhitungan matematis.

Misalnya, dokumen akuntansi untuk penerimaan dan konsumsi produk; peramalan penjualan, perubahan nilai tukar, dinamika perubahan pasar berdasarkan jenis produk, pendapatan, dll .; menyusun neraca; akuntansi cek uang, dll.

Saat mengembangkan dokumen semacam itu di Word, Anda dapat membuat perhitungan yang diperlukan tanpa menggunakan Aplikasi Windows seperti Kalkulator atau Excel. Dalam hal ini, hasil perhitungan secara otomatis dimasukkan ke dalam sel tabel yang sesuai.

Word memiliki serangkaian fungsi matematika yang memungkinkan Anda melakukan operasi berikut:

Penambahan, pengurangan, perkalian, pembagian;

Perhitungan nilai rata-rata;

Perhitungan bunga;

Pilihan nilai minimum dan maksimum.

Kinerja perhitungan matematis didasarkan pada metode pemrosesan informasi yang digunakan dalam prosesor spreadsheet Lotus, Excel, dll. Inti dari metode ini adalah bahwa semua operasi matematika dilakukan dengan data numerik dalam sel tabel. Setiap sel tabel memiliki karakter alfanumerik, seperti Al, A2, Bl, B2, dll., Di mana huruf mewakili kolom tabel dan nomor mewakili baris (termasuk baris header).

26 kolom pertama dari tabel ditandai dengan huruf alfabet Latin dari A hingga Z. Jika ada lebih dari 26 kolom dalam tabel, maka mereka ditunjuk AA ... AZ, dll.

Baris tabel ditunjukkan dengan angka, mulai dari satu.

Dengan demikian, ekspresi Dl = A4-C6 berarti bilangan yang tertulis pada sel kolom pertama baris keempat tabel (A4) dikalikan dengan angka yang tertulis pada sel kolom ketiga baris keenam (C6 ), dan hasilnya secara otomatis ditulis ke sel kolom keempat dari baris pertama (D1).

Rumus untuk perhitungan ditulis dalam sel tempat Anda ingin menentukan hasilnya.

Kami akan mempertimbangkan prosedur untuk melakukan perhitungan menggunakan contoh pembuatan faktur untuk pengeluaran barang ke perusahaan pembeli dari gudang perusahaan penjual. Bentuk faktur tersebut ditunjukkan pada Tabel. 2.3 (beberapa detail faktur tidak disajikan).

Pada Tabel 3, di atas kolom, simbol yang menunjukkannya ditunjukkan.

Tabel 3 - No Faktur. untuk pengiriman barang

dan pengisian invoice, maka diharuskan untuk secara otomatis menghitung harga setiap barang dan menjumlahkan total harga barang yang dikeluarkan.

Harga pokok barang dengan nama depan dihitung dengan rumus F2 = D2 E2.

Harga pokok barang dengan nama kedua F3 = D3 EZ. Maka biaya seluruh produk akan menjadi jumlah nilai sel F2 dan F3, mis. F4-F2 + F3.

Setelah menentukan rumus perhitungan, Anda dapat mulai mengisi tabel.

Urutan pengembangan tabel diuraikan sebelumnya, jadi sekarang kami hanya akan menunjukkan urutan tindakan yang terkait dengan perhitungan:

=> masukkan angka di sel kolom Qty. dan Harga, r.);

=> sorot sel terhitung (F2);

=> aktifkan menu Meja;

=> pilih tim Rumus

=> pada kotak dialog yang muncul, masukkan rumus perhitungan (= D2-E2);

=> pilih format angka;

=> klik tombol [OK].

Hasil perhitungan akan secara otomatis ditulis ke sel F2. Lakukan tindakan serupa untuk sel F3 dan F4 dengan memasukkan rumus yang sesuai.

Jika perlu untuk mengatur format notasi yang sama untuk semua angka dalam tabel, maka angka tersebut harus dimasukkan melalui perintah Rumus, itu. nomor input pertama kali ditulis di baris Rumus kotak dialog, lalu pilih format perekamannya.

Format angka adalah bagaimana itu ditampilkan saat ditampilkan di layar dan di cetak. Dalam dialog perintah Rumus... Anda dapat memilih format angka berikut:

# ##0 adalah bilangan bulat dengan pemisah ribuan;

# ##0,00 - angka yang dihitung hingga tempat desimal kedua;

# ## $0,00 - representasi nomor dalam rubel.

Untuk menjumlahkan hasil perhitungan, Anda dapat menggunakan fungsi SUM dalam notasi berikut:

SUM (Al: A10) - perhitungan jumlah sel dari kolom ke-1 hingga ke-10 A;

SUM (A1;D10) - perhitungan jumlah sel dari Al hingga D10;

SUM (ABOVE) - perhitungan jumlah untuk semua sel kolom di atas sel saat ini;

SUM (LEFT) atau = SUM (RIGHT) - Menghitung jumlah untuk semua sel dalam satu baris ke kiri atau kanan sel saat ini.

Word memberi pengguna seperangkat fungsi matematika yang cukup untuk melakukan berbagai tugas perhitungan.

Daftar fungsi ini dapat dilihat di kotak dialog perintah Formula.

Jadi, faktur telah dibuat, perhitungan telah selesai, tetapi Anda menemukan bahwa Anda salah memasukkan jumlah setrika yang dilepaskan. Untuk menghitung ulang, lakukan hal berikut:

=> pilih sel untuk mengganti nomor;

=> hapus nomor;

=> aktifkan menu Tabel;

=> pilih perintah Rumus;

=> di kotak dialog yang muncul, masukkan nomor baru;

=> pilih format angka;

=> klik tombol [OK] (nilai baru akan ditulis ke sel);

=> aktifkan menu Tabel;

=> pilih perintah Pilih tabel;

=> tekan tombol (Word akan menghitung ulang seluruh tabel);

=> batalkan pilihan tabel.

Jika perlu, kebenaran rumus perhitungan yang dimasukkan dapat diperiksa dengan memilih tabel dan menekan kombinasi tombol + .

Dapat dilihat dari gambar bahwa pada sel kolom Qty. rumusnya hilang. Ini berarti bahwa angka-angka dalam sel-sel ini dimasukkan dengan cara biasa, yaitu tanpa menggunakan perintah Rumus. Dalam sel dengan rumus, format keluaran angka juga ditunjukkan.

Untuk mengembalikan tabel ke bentuk aslinya, pilih tabel dan tekan kombinasi tombol +.

Bekerja dengan dokumen memakan banyak waktu dari pengguna, terutama pekerja kantoran. Tetapi ada banyak program yang secara signifikan dapat mengoptimalkan kerja manual saat bekerja dengan dokumen dengan mengotomatiskan beberapa proses. Banyak dari solusi ini mudah digunakan, sangat nyaman dan murah, dan karena itu tersedia untuk berbagai pengguna. Program-program ini akan dibahas dalam artikel ini.

Organisasi dokumen

Pengguna yang harus berurusan dengan sejumlah besar dokumen elektronik sangat menyadari situasi ketika, terlepas dari sistem direktori dan subdirektori yang ketat, dibutuhkan banyak waktu untuk menemukan dokumen yang tepat. Salah satu solusi untuk masalah ini adalah penggunaan program katalog khusus, tugas utamanya adalah mengatur dan menyortir data, yang pada akhirnya memastikan pencarian cepat untuk informasi yang diperlukan. Ada sejumlah besar pembuat katalog semacam itu di pasaran, dan semuanya berfokus pada katalogisasi disk, folder, dan file, atau beberapa informasi yang sangat khusus (film, koin, perangko, dll.). Setiap pembuat katalog universal yang memungkinkan Anda untuk membuat katalog folder dan file dari berbagai jenis cocok untuk membuat katalog dokumen. Paket WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/) dianggap yang terbaik di antara solusi tersebut, tetapi cukup mahal, dan kemampuannya jelas berlebihan bagi banyak pengguna. Untuk sebagian besar, itu akan cukup untuk menggunakan paket Standar WinCatalog.

Cara lain adalah dengan menggabungkan dokumen terkait ke dalam dokumen terstruktur secara hierarkis kompleks yang disimpan di dalam file data yang sesuai dengan struktur ini. Dalam dokumen terstruktur seperti itu, jauh lebih mudah untuk menavigasi dan menemukan informasi yang Anda butuhkan karena kemampuan penataan dan pencarian lanjutan di dalam dokumen. Selain itu, penataan seperti itu memungkinkan Anda untuk melakukan pencarian eksternal dan mencari dokumen berdasarkan fragmen teks yang disertakan di dalamnya. Misalnya, paket Maple dirancang untuk membuat dokumen yang terstruktur secara hierarkis.

Standar WinCatalog

Pengembang: WinCatalog.com

Ukuran distribusi: 1,62 MB

Bekerja di bawah kendali: Windows 95/98/2000/Me/NT4.0/XP

Metode distribusi: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Harga: 200 gosok.

WinCatalog Standard adalah pembuat katalog multifungsi yang mudah digunakan dengan antarmuka berbahasa Rusia yang jelas (Gbr. 1). Paket ini memungkinkan Anda untuk membuat katalog data dari media apa pun yang dapat dihubungkan ke komputer Anda: floppy disk, hard drive dan jaringan, CD biasa dan CD audio, Zip disk, dll. Dengannya, Anda dapat mengurutkan dan mengatur folder dan file apa pun, di mana pun lokasinya. Anda dapat memasukkan data ke dalam katalog baik secara manual (langsung ke folder virtual) atau dengan memindai disk (termasuk arsip Zip yang terletak di sana) - dalam hal ini, lebih baik untuk menyortir folder dan file yang diekstraksi dari disk ke dalam folder virtual untuk kemudahan orientasi, yang berkat dukungan operasi drag & drop tidak akan lama.

Beras. 1. Antarmuka standar WinCatalog

Manajemen direktori umum mudah dan nyaman. Membagi data ke dalam folder tematik sangat menyederhanakan orientasi, dan penempatan folder dan item bersarangnya mudah diubah dengan drag and drop sederhana. Pencarian lanjutan (berdasarkan nama, komentar, ukuran, dan tanggal modifikasi; Gbr. 2), yang mendukung operasi Boolean dan kemampuan untuk memilih folder tertentu untuk pencarian, serta mempertimbangkan kata kunci akun (mereka dapat dengan hati-hati ditambahkan ke katalog individual item), memungkinkan Anda untuk dengan cepat menemukan dokumen yang diinginkan, dan pencarian duplikat adalah untuk menghapus elemen duplikat dari koleksi. Mengekspor semua atau sebagian katalog dokumentasi ke file CVS memungkinkan data diproses di aplikasi lain (misalnya, MS Excel), sementara mengekspor ke file HTML lebih mudah untuk mencetak katalog.

Beras. 2. Cari dokumen di WinCatalog Standard

Maple 6.25

Pengembang: Sistem Kantor Kristal

Ukuran distribusi: Maple - 5,3 MB, Maple Profesional - 5,89 MB

Bekerja di bawah kendali: Windows (semua versi)

Metode distribusi: shareware (demo 30 hari: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe , Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Harga: Maple - $21,95, Profesional Maple - $30,95

Maple adalah pengelola dokumen yang mudah digunakan yang memungkinkan Anda menggabungkan beragam materi ke dalam struktur hierarkis dan mendapatkan dokumen terstruktur sebagai hasilnya: rencana bisnis, laporan, catatan analitis, brosur, dll. Dalam pohon dokumen hierarkis seperti itu, beragam informasi disajikan dengan lebih jelas, dan jauh lebih mudah untuk menemukan dokumen apa pun daripada dengan katalogisasi standar. Untuk melihat dokumen yang dibuat di Maple, Anda memerlukan Maple Reader khusus, yang dapat diunduh gratis di: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). Paket ini memiliki antarmuka yang ramah (Gbr. 3) dan sangat mudah dipelajari sehingga bahkan kurangnya pelokalan program dalam bahasa Rusia tidak akan menjadi kendala bagi sebagian besar pengguna, dan oleh karena itu solusi ini dapat direkomendasikan kepada khalayak luas.

Beras. 3. Antarmuka program Maple

Manajer disajikan dalam dua versi: Maple dasar dan Maple Profesional yang diperluas. Di antara perbedaan mendasar dari versi yang diperluas adalah kehadirannya fitur tambahan seperti mencari dokumen, memeriksa tata bahasa, mengenkripsi file, dan membuat cadangan struktur hierarki.

Dasar dari dokumen apa pun di Maple adalah pohon hierarki simpul, tingkat subnode bersarang di mana, serta jumlahnya, tidak terbatas. Setiap node adalah dokumen terpisah yang tidak hanya berisi teks (baik diketik langsung, ditempelkan dari clipboard, atau diimpor dari dokumen dalam format RTF, DOC, WRI, dan HTML), tetapi juga materi tabular, grafik, tautan ke fragmen dasar dari tugas akhir. dokumen atau file, dan lain-lain. Saat menyiapkan dokumen, penggunaan serangkaian fungsi standar untuk bekerja dengan teks disediakan: mengubah jenis dan ukuran font, membuat daftar, mendesain paragraf, menggunakan gaya, dll. Integrasi dengan MS Word memungkinkan Anda menggunakan pemeriksa ejaan dibangun ke dalam MS Word untuk memeriksa tata bahasa dan mencari sinonim tidak hanya dalam bahasa Inggris, tetapi juga dalam bahasa Rusia. Sistem redundansi bawaan menyediakan kemampuan untuk membuat kompresi cadangan dokumen hierarkis (dalam format ZIP dan CAB). Wizard Enkripsi internal membantu Anda mengenkripsi dokumen sensitif menggunakan algoritma kriptografi Blowfish. Dan modul pencarian Finder memungkinkan Anda menemukan dokumen yang diperlukan dengan cepat berdasarkan fragmen nama, penulis, komentar, konten (Gbr. 4), dll.

Beras. 4. Cari dokumen berdasarkan konten
di dalamnya teks di Maple

Akses cepat ke dokumen

Teknologi penyusunan dokumen komputer mengasumsikan bahwa dokumen yang dibuat berulang kali digunakan di masa depan. Misalnya, saat mengembangkan dokumen baru, Anda mungkin memerlukan satu atau dua paragraf dari dokumen kemarin, atau dokumen baru umumnya mewakili salinan yang lama, tetapi dengan informasi variabel yang diubah, dll.

Sayangnya, pengguna jauh dari selalu dapat mengingat nama dokumen penting yang dibuat sehari sebelum kemarin, dan terkadang tidak tahu di mana mencarinya. Tentu saja, Anda perlu memberi dokumen nama yang bermakna dan menyimpannya dalam katalog yang rapi, tetapi, sayangnya, itu terjadi sebaliknya, karena tergesa-gesa, panggilan yang mengganggu, dll. Akibatnya, diperlukan banyak waktu berharga untuk mencari dokumen yang diperlukan - lagi pula, sama sekali bukan fakta bahwa Anda akan dapat membukanya melalui daftar tautan Windows ke dokumen terbaru yang tersedia melalui Mulai menu. Faktanya adalah bahwa daftar ini:

• terbatas pada 15 dokumen - ini berarti kemungkinan memasukkan dokumen ke dalamnya, misalnya, seminggu yang lalu hampir nol;
• tidak memungkinkan Anda menemukan dokumen jika Anda mengingat sebagian teks, tetapi lupa nama file;
• tidak termasuk dokumen dengan nama yang sama (namun berbeda) yang disimpan dengan nama yang sama tetapi dalam folder yang berbeda, yang relevan, misalnya, ketika bekerja bersama pada dokumen dengan pembentukan beberapa versi.

Ada masalah lain - daftar yang disediakan di Windows dokumen terbaru adalah salah satu saluran untuk membocorkan data rahasia, karena setiap pengguna (termasuk penyusup) dapat menggunakannya untuk mengetahui tentang sifat aktivitas komputer pemiliknya. Oleh karena itu, daftar ini disarankan untuk dibersihkan secara teratur, misalnya, menggunakan utilitas untuk menghapus data "sampah" dari disk. Akibatnya, situasi yang tampaknya paradoks muncul: jika pengguna secara teratur menghancurkan informasi tentang dokumen yang baru-baru ini digunakan untuk tujuan keamanan, maka ia kehilangan akses cepat ke dokumen tersebut, dan jika tidak, berisiko menjadi korban penyusup. Namun, ada jalan keluar - Anda dapat menggunakan utilitas khusus ActualDoc, yang mengembang fitur Windows dalam hal bekerja dengan dokumen terbaru.

Jika dokumen yang diinginkan sudah lama dibuat dan karenanya tidak dapat muncul dalam daftar dokumen yang baru dibuka (baik yang ada di dalam Windows maupun dalam daftar ActualDoc), maka Anda harus mencarinya. Di sini masalah lain muncul - sebagai aturan, pengguna tidak mengingat nama dokumen (serta tanggal pembuatannya), tetapi dia tahu kata kunci apa yang ditemukan dalam teks. Ini berarti Anda perlu mencari dokumen berdasarkan fragmen teks yang disertakan di dalamnya - sayangnya, meskipun tugas ini dapat diselesaikan dengan built-in Alat Windows atau, misalnya, Word, tetapi sangat biasa-biasa saja. Dan intinya bukan hanya bahwa pencarian seperti itu tidak sepenuhnya jelas dan dilakukan dengan lambat - terkadang Anda bisa tahan dengan ini. Jauh lebih penting bahwa tidak semua file akan ditemukan - fitur morfologis bahasa Rusia tidak akan diperhitungkan selama pencarian, sehingga file di mana kata-kata yang dicari memiliki akhiran yang berbeda tidak akan ditemukan. Pada saat yang sama, utilitas pencarian khusus seperti Isleuthhound (http://www.isleuthhound.com/ru/), Pencarian Superior (http://superiorsearch.ru/), Archivist 3000 dan Pencarian Phoenix (http://indexlab .net/) dapat dengan cepat menemukan dokumen yang mereka butuhkan, di mana pun lokasinya. Paket "Archivarius 3000" menurut kami adalah yang paling menarik di antara solusi yang disebutkan dalam hal rasio "harga/kualitas".

Dokumen Sebenarnya 3.5

Pengembang: Perangkat Lunak Flexigen

Ukuran distribusi: Standar - 4,1 MB, Profesional - 3,6 MB

Bekerja di bawah kendali: Windows 2000/XP/2003/Vista

Metode distribusi: Standar - freeware (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Profesional - shareware (demo 14 hari - http://www.flexigensoft.com/files/download/ actualdoc.exe )

Harga: Standar gratis, Profesional adalah $19,95

ActualDoc adalah pengelola dokumen terbaru yang mengingat dokumen bekas dan menyediakan akses cepat dan aman ke dokumen tersebut. Program ini sederhana dan intuitif, memiliki antarmuka yang ramah dengan dukungan untuk bahasa Rusia (Gbr. 5) dan praktis tidak memerlukan waktu untuk menguasai, terutama karena disertai dengan sistem bantuan yang komprehensif, dan karenanya dapat menjadi alat yang sangat diperlukan untuk baik profesional maupun pengguna rumahan.

Beras. 5. Antarmuka program ActualDoc

ActualDoc melacak pengunggahan dokumen dalam jumlah tak terbatas di dalam ditentukan oleh pengguna istilah (default - 60 hari), mendukung lebih dari 40 format file (teks dan file grafik, dokumen MS Office dan dokumen HTML, file PDF, dll.) dan memungkinkan Anda mengunduhnya dengan cepat. Menemukan dokumen yang tepat di lingkungan program bukanlah masalah. Jika gulungan dokumen yang dia hafal relatif kecil, maka Anda dapat memilih dokumen langsung dari daftar. Jika tidak, lebih masuk akal untuk membatasi terlebih dahulu daftar pelamar yang mungkin dengan menyaringnya (pemfilteran berdasarkan periode waktu dimungkinkan). tentang interval, dengan ekstensi dan kategori) atau pencarian dengan nama dokumen (dalam istilah umum) atau dengan fragmen teks yang disertakan di dalamnya (namun, pencarian dalam teks Rusia tidak selalu berhasil). Ada cara lain untuk membuka dokumen yang diinginkan dengan cepat - melalui bookmark bawaan (sama seperti di Internet Explorer; Nasi. 6), yang dapat ditetapkan ke dokumen individu yang sering digunakan dan secara signifikan mempercepat akses ke dokumen tersebut, karena tidak perlu mencari. Dokumen yang dipilih tersedia di penampil internal - untuk melihat, mencari dan menyalin, serta di aplikasi eksternal- untuk mengedit dan dapat digunakan untuk pemrosesan lengkap, penyalinan informasi secara selektif darinya atau untuk mengirim dokumen dengan surel. Dalam hal ini, daftar dokumen itu sendiri dapat disembunyikan dari mengintip mata dan dilindungi kata sandi - dalam hal ini, file yang baru saja digunakan tidak akan ditampilkan di menu Mulai -> Dokumen.

Beras. 6. Membuka dokumen melalui bookmark
di Dokumen Aktual

Paket ini hadir dalam dua versi: Standar dasar gratis dan Profesional berbayar. Kemampuan versi gratis jangan izinkan melihat dokumen di penampil bawaan, menggunakan fungsi pencarian (sebagai akibatnya, Anda hanya dapat mencari dokumen secara visual, melihat daftar lengkap atau yang difilter), membuat kategori khusus dan mengedit bookmark.

Pengarsip 3000 (3.82)

Pengembang: Likasoft

Ukuran distribusi: 3 MB

Bekerja di bawah kendali: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Metode distribusi: shareware (demo 30 hari - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Harga: lisensi pelajar - 195 rubel, lisensi pribadi - 295 rubel, lisensi komersial - 900 rubel.

« Pengarsip 3000 adalah solusi optimal untuk pencarian Cepat dokumen dalam 18 bahasa berbeda (termasuk Rusia, Inggris, Jerman, dan Prancis), yang ditujukan untuk berbagai pengguna. Program menyediakan akses instan untuk dokumen yang terletak di hard drive, jaringan dan removable drive (CD, DVD, ZIP, dll), dan dapat bekerja dengan semua jenis dokumen populer (file PDF, dokumen MS Office, file teks dll.). Itu dapat mencari arsip (ZIP, RAR, dll.), pesan email(Pandangan, Outlook Ekspres, Kelelawar! dll.) dan file yang dilampirkan padanya. Selain itu, pencarian didukung di database Lotus Notes dan Lotus Domino dan di database pesan ICQ, Odigo IM dan Miranda IM.

Seiring dengan pencarian biasa dengan kata kunci atau set kata kunci, program ini mendukung mode pencarian lanjutan menggunakan fungsi logika dan dapat mencari dokumen tidak hanya berdasarkan konten, tetapi juga berdasarkan nama file, tanggal modifikasi, ukuran, jenis dokumen, penyandian, dll. (Gbr. 7). Berkat dukungan penuh untuk Unicode, pencarian dilakukan dengan benar tidak hanya dalam dokumen dalam satu bahasa, tetapi juga dalam dokumen multibahasa (misalnya, dengan teks dalam bahasa Rusia dan Jerman serentak). Dimungkinkan untuk mencari dokumen dari jarak jauh melalui Internet dengan akses berikutnya ke dokumen yang ditemukan melalui browser Internet apa pun, seperti Internet Explorer. Hasil pencarian dapat disajikan dalam mode kutipan, ketika fragmen paling signifikan (relevan) dari dokumen yang dipilih ditampilkan dengan menyorot kata-kata yang ditemukan, dan dalam mode tabel, ketika informasi singkat tentang dokumen ditampilkan (Gbr. 8), di mana mereka dapat diurutkan.

Beras. 7. Cari dokumen di lingkungan Archivist 3000

Beras. 8. Pilihan untuk menyajikan hasil pencarian
dalam "Archivarius 3000"

Mengisi dokumen standar

Penyusunan dokumen standar memakan banyak waktu bagi para pengguna yang, bertugas, terlibat dalam persiapan berbagai dokumentasi di perusahaan asuransi, bank, kantor notaris, perusahaan yang menyediakan berbagai jenis layanan, dll. Sebagai aturan, dokumen semacam itu dibuat dalam teks Editor kata berdasarkan dokumen dasar yang dikembangkan pada awalnya, di mana beberapa informasi variabel hanya diganti. Tidak ada yang rumit tentang ini, tetapi dengan volume besar dokumentasi, kesalahan tidak dapat dihindari - misalnya, Anda dapat secara tidak sengaja memasukkan data di tempat yang salah di mana mereka seharusnya, atau menghapus beberapa kata dari dokumen, dll. Oleh karena itu, diinginkan bahwa hanya bidang-bidang di mana data harus dimasukkan terbuka untuk input, dan semua teks lainnya diblokir. Kemungkinan membuat dokumen seperti itu di Word oleh pengembang disediakan. Cukup mengembangkan serangkaian templat untuk semua dokumen standar yang digunakan dalam organisasi, untuk setiap templat untuk melarang perubahan data permanen (perintah Alat -> Atur Perlindungan -> Larang perubahan apa pun selain memasukkan data ke dalam bidang formulir) dan melatih pengguna untuk membuat dokumen dari template. Untuk dokumen biasa, di mana ada informasi variabel yang relatif sedikit, template semacam itu akan cukup untuk mempercepat proses penyiapan dokumen secara signifikan dan mengurangi risiko kesalahan.

Namun, dalam praktiknya, banyak dokumen standar digunakan, di mana informasi variabel menempati hingga setengah dari volume, dan beberapa data variabel dalam satu atau lain bentuk diulang berulang kali (Gbr. 9) - misalnya, nama lengkap. dalam kasus yang berbeda, menulis untuk tanggal atau jumlah yang dimasukkan, dll. Dalam hal ini, penggunaan template Word tidak banyak, karena mengisi dokumen bahkan melalui template akan memakan banyak waktu, karena semua data variabel harus dimasukkan secara manual.

Beras. 9. Contoh dokumen dengan volume besar
informasi variabel

Ada satu lagi fitur pelaksanaan dokumen standar - seringkali diperlukan untuk menyiapkan bukan satu dokumen, tetapi beberapa sekaligus (misalnya, untuk membuat perjanjian bank tentang pembukaan penyimpanan, diperlukan tiga atau empat jenis perjanjian untuk penandatanganan). Dengan demikian, informasi yang sama harus dimasukkan ke dalam dokumen yang berbeda, yang juga membutuhkan banyak waktu, dan kemungkinan membuat kesalahan meningkat. Jauh lebih cepat untuk menyusun dokumen semacam itu menggunakan aplikasi khusus yang dirancang untuk mengotomatiskan proses penyiapan dokumen standar, seperti AvtoDoc atau Blitz Document, misalnya. Aplikasi ini juga didasarkan pada penggunaan templat, yang, tidak seperti templat Word konvensional, tidak hanya memungkinkan Anda memasukkan data di bidang yang ditentukan untuk ini (di mana pengguna perlu mengisi satu set formulir dengan data), tetapi juga tahu bagaimana mengonversi data yang dimasukkan dengan cara yang diprogram, misalnya mereka dapat mengganti nomor dalam kata-kata, kata-kata dan frasa kemunduran sesuai dengan kasus tata bahasa, dll. Akibatnya, dokumen yang diperlukan diisi dengan cepat, dan jumlah kesalahan yang dapat dibuat dalam kasus ini ternyata lebih sedikit daripada ketika mereka secara tradisional disiapkan di Word. Selain itu, pembuatan dokumen standar melalui solusi khusus juga menarik karena semua dokumen yang dibuat secara otomatis dikatalogkan dan di masa depan tidak masalah untuk menemukannya, dan pengguna tidak perlu mengetahui seluk-beluk dokumentasi, karena semua nuansa hukum sudah diperhitungkan dalam template.

Dokumen Otomatis 1.2

Pengembang: EleWise

Ukuran distribusi: 6 MB

Bekerja di bawah kendali: Windows 2000/XP/2003

Metode distribusi: shareware (demo terbatas secara fungsional - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Harga:"AutoDoc-Personal" - 1980 rubel, "AutoDoc-Server" - 2980 rubel, "AutoDoc-Client" - 1490 rubel.

AutoDoc adalah program yang memungkinkan Anda untuk mengotomatisasi dan mempercepat proses pengisian dokumen standar menggunakan template yang dibuat menggunakan MS Word dan menyimpan arsip dokumen dan catatan yang dibuat menggunakan template tersebut. Proses pembuatan dokumen baru di dalamnya sangat otomatis - cukup pilih skenario bisnis yang diinginkan dari daftar skenario umum (skenario bisnis adalah template yang disesuaikan) dan isi formulir input dengan data yang diperlukan (Gbr. 10). Dokumen yang dibuat dapat dilihat, disimpan, dicetak, atau dibuka di Word untuk pengeditan lebih lanjut.

Beras. 10. Membuat dokumen sesuai skenario "AutoDoc"

Jumlah skrip bawaan kecil (Gbr. 11), tetapi dapat diperluas dengan skrip khusus, yang proses pembuatannya disajikan secara rinci dan visual dalam bantuan dan sepenuhnya dikendalikan oleh wizard, dan oleh karena itu dapat diakses oleh sebagian besar pengguna. Mengembangkan skenario baru melibatkan lima langkah: memasukkan nama skenario, membuat template, mendefinisikan variabel, menyiapkan dan menguji skenario dan menyimpannya untuk pengeditan lebih lanjut (Gbr. 12). Sekilas, menyiapkan template dapat menyebabkan beberapa kesulitan, karena harus dibuat secara manual di Word, dan ini membutuhkan pengetahuan tentang bahasa skrip. Tetapi dalam praktiknya, semuanya jauh lebih sederhana - cukup untuk memahami bahwa variabel dimasukkan dalam kurung kurawal, dan tanda $ diatur di depannya, semua teks lainnya dicetak dengan cara biasa (Gbr. 13). Template baru dapat dibuat tidak hanya dengan batu tulis bersih, tetapi juga berdasarkan templat yang ada atau dokumen yang sudah jadi - dalam kasus pertama, Anda hanya perlu mengubah pengaturan skrip dan mengujinya dengan pengaturan yang diubah, dan yang kedua, buka dokumen yang sudah jadi, ganti informasi yang berubah dengan variabel dan tentukan ke program sebagai template. Variabel dapat terdiri dari beberapa jenis, termasuk yang memungkinkan:

• masukkan data di beberapa bidang sekaligus: nama lengkap, data paspor, detail organisasi, dll.;
• pilih nilai variabel dari sekumpulan nilai;
• melakukan berbagai operasi dan konversi: menghitung persentase angka atau PPN dari suatu jumlah, mengonversi angka menjadi string, memasukkan tanggal sekarang dan sebagainya.;
• menunjukkan kata atau frasa dalam kasus tertentu, dll.

Dokumen yang dibuat menurut skenario bisnis AutoDoc disimpan sebagai catatan terstruktur dengan jelas, dan oleh karena itu setiap saat Anda dapat menemukan dokumen yang diinginkan dengan memfilter atau mencari, melihatnya, mencetaknya, membuat ulang, atau menghapusnya.

Beras. 11. Jendela "AutoDoc" dengan daftar grup bawaan
skenario bisnis

Beras. 12. Pengembangan skenario baru di "AutoDoc"

Beras. 13. Contoh teks template di "AutoDoc",
di mana empat variabel muncul: "angka",
"bulan", "organisasi" dan "nama lengkap"

Program ini disediakan dalam dua versi: single-user - "AutoDoc-Personal" dan multi-user (jaringan), diwakili oleh dua modul - "AutoDoc-Server" dan "AutoDoc-Client". Dalam versi pengguna tunggal, semua komponen sistem berada di komputer lokal, dan dalam database skrip, templat, dan catatan multi-pengguna, itu diinstal di server, dan hanya bagian klien yang diinstal di komputer pengguna, yang memungkinkan penggunaan semua materi AutoDoc yang disimpan di server.

Dokumen Blitz 3.4.1

Pengembang: BlitzSoft

Ukuran distribusi: 991 KB

Bekerja di bawah kendali: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Metode distribusi: shareware (versi demo terbatas secara fungsional - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Harga: 500 gosok.

Blitz Document adalah program ringkas untuk mengkompilasi dokumen standar secara otomatis menggunakan templat skrip. Ini memungkinkan Anda dengan cepat menghasilkan dokumen berdasarkan lebih dari 30 templat bawaan (Gbr. 14), atau skrip khusus yang dapat dikembangkan berdasarkan templat bawaan atau tata letak kosong. Membuat dokumen sesuai dengan skenario yang sudah jadi sangat sederhana - cukup pilih jenis skenario dan ikuti instruksi dari wizard, yang dengan setia akan memandu pengguna melalui semua tahap persiapan dokumen (Gbr. 15). Dokumen yang sudah selesai dapat dilihat, dicetak, diedit di editor teks bawaan (data variabel dan permanen dapat diperbaiki) atau dibuka untuk diedit di Word.

Beras. 14. Daftar Dokumen Blitz skrip bawaan

Beras. 15. Buat dokumen skrip
Dokumen kilat

Pengembangan template yang dibuat agak lebih rumit, tetapi juga akan menjadi kekuatan sebagian besar pengguna. Benar, menguasai fitur ini akan memakan waktu, karena, sayangnya, informasi referensi yang dilampirkan pada program ini dirancang untuk pengguna yang cukup terlatih (sangat pelit dan tidak mengandung ilustrasi atau contoh). Secara teknis, pembuatan templat baru terdiri dari dua tahap: pemilihan templat atau tata letak bawaan, yang menjadi dasar pengembangan templat baru, dan penyesuaian yang konsisten dari data konstan dan variabel yang disertakan di dalamnya ( Gambar 16). Data permanen dimasukkan dalam bentuk aslinya, tetapi tidak langsung ke dalam teks, tetapi melalui kotak dialog. Informasi variabel juga dikoreksi selama dialog dan tidak lagi dimasukkan secara langsung, tetapi diganti dengan variabel dengan label wildcard, dirancang dengan mempertimbangkan bahasa skrip yang digunakan dalam program. Skrip tidak hanya dapat menampilkan teks yang dimasukkan selama pembuatan dokumen, tetapi juga mengubahnya menggunakan sistem perintah untuk mengganti data atau mengonversinya. Misalnya, disediakan:

Beras. 16. Pengembangan template baru berdasarkan tata letak
dalam Dokumen Blitz

• kemunduran kata dan frasa berdasarkan kasus tata bahasa;
• mengonversi angka menjadi string;
• terjemahan tanggal kalender menjadi string;
• melakukan perhitungan apa pun yang digunakan dalam dokumen hukum dan bisnis;
• mengubah teks tergantung pada nilai data yang dimasukkan, dll.

Dokumen yang dibuat menggunakan Blitz Document disimpan dalam buku besar terstruktur - ini memungkinkan Anda untuk dengan cepat menavigasi dokumentasi dan hampir secara instan mendapatkan akses ke materi yang diperlukan, misalnya, untuk mencetaknya. Selain itu, dokumen dapat dikelompokkan ke dalam kasus virtual, yang nyaman untuk akses cepat ke materi yang terkait dengan subjek atau objek tertentu yang muncul dalam database.

OCR dalam dokumen yang dipindai

Pengguna yang sering perlu mengonversi dokumen kertas (halaman buku, koran, majalah, atau faks) ke dalam format elektronik yang dapat diedit tidak dapat melakukannya tanpa sistem pengenalan karakter, atau sistem OCR (Pengenalan Karakter Optik), yang dirancang untuk memasukkan teks dokumen kertas secara otomatis ke dalam komputer. Secara teoritis, Anda dapat menggunakan program FineReader dari ABBYY atau CuneiForm dari Cognitive Technologies - keduanya dapat diandalkan dalam pengoperasian dan dibedakan oleh akurasi pengenalan yang tinggi. Tetapi paket FineReader memiliki versi yang disederhanakan dan terjangkau untuk pengguna rumahan. ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, membuatnya lebih menarik bagi khalayak yang lebih luas.

ABBYY FineReader 8.0

Pengembang: Perangkat Lunak ABBYY

Ukuran distribusi: 40,5 MB

Bekerja di bawah kendali: Windows 98/Me/NT4.0/2000/XP

Metode distribusi: shareware (tidak ada versi demo FineReader Home Edition, versi demo FineReader Professional Edition yang terbatas secara fungsional - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Harga: FineReader Home Edition - 990 rubel, FineReader Professional Edition - 3750 rubel.

ABBYY FineReader adalah solusi ideal untuk mengenali dokumen yang tidak hanya mengenali teks, tetapi juga desain, yang memastikan transmisi akurat dari tabel, gambar, dan pembagian teks ke dalam kolom (Gbr. 17). Program ini mudah digunakan, mampu mengenali dokumen multibahasa (didukung 179 bahasa) dan multi-halaman. Dimungkinkan untuk mengenali seluruh dokumen atau halaman individualnya. Hasilnya dapat disimpan dalam salah satu format umum: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT atau PDF. Dimungkinkan untuk menyimpan hasil pengenalan langkah demi langkah untuk menghilangkan kesalahan. Melaksanakan ekspor hasil pengakuan langsung ke Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect dan Adobe Akrobat. Pemeriksa ejaan bawaan (untuk 36 bahasa) akan membantu mempercepat pemeriksaan hasil, dan integrasi dengan Microsoft Word memungkinkan Anda memanggil program langsung dari Word, tanpa terganggu bekerja dengan teks.

Beras. 17. Hasil pengenalan dokumen
dalam ABBYY FineReader Home Edition

Program ini disajikan dalam dua versi: FineReader Home Edition, dirancang untuk pemula, dan FineReader Professional Edition, ditujukan untuk para profesional. Versi profesional memungkinkan Anda untuk mengelola parameter pengenalan (mengubah mode, melakukan pengenalan dengan pelatihan) dan memiliki serangkaian fungsi pengenalan yang lebih kaya (pengenalan file PDF, teks yang diambil dengan kamera digital, dll.). Selain itu, Edisi Profesional menyediakan lebih banyak format penyimpanan yang berbeda, menambahkan kemampuan untuk mengenali kode batang dan dengan cepat mengenali tangkapan layar menggunakan utilitas Pembaca Layar.

Mengonversi dokumen dari format PDF

Semua dokumentasi teknis sekarang tersedia dalam format PDF, yang menggunakan Adobe Acrobat Reader gratis untuk melihat dokumen. Tetapi cukup sering ada kebutuhan untuk menggunakan fragmen file PDF saat menyiapkan dokumen Anda sendiri atau mengedit materi dalam format PDF (misalnya, artikel, kontrak, laporan, dll.). Dalam kasus pertama, Anda perlu mengekstrak fragmen teks dan / atau gambar dari file PDF (secara teoritis, ini dapat dilakukan menggunakan alat bawaan Acrobat Reader, tetapi dengan hasil yang sangat biasa-biasa saja). Dalam kasus kedua, Anda harus mengonversi dokumen PDF ke format yang dapat diedit (misalnya, ke format Word) sambil mempertahankan desain dokumen asli, yang bahkan tidak disediakan di Acrobat Reader. Dalam kasus seperti itu, tolong utilitas khusus, yang paling menarik adalah ABBYY PDF Transformer dan PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Kami akan mempertimbangkan yang pertama - meskipun lebih mahal, ia memiliki antarmuka berbahasa Rusia dan memungkinkan Anda untuk mengonversi file PDF menjadi beberapa format yang dapat diedit, dan ia dapat mengenali tidak hanya teks bahasa Inggris, tetapi juga teks Rusia dengan benar.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Pengembang: Perangkat Lunak ABBYY

Ukuran distribusi: 52 MB

Bekerja di bawah kendali: Windows 2000 (SP2 atau lebih tinggi)/XP/Server 2003

Metode distribusi: shareware (demo 15 hari - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Harga: 1490 gosok.

ABBYY PDF Transformer adalah utilitas untuk mengonversi dokumen PDF ke dalam format dokumen Microsoft Word (Gbr. 18), Excel, serta file HTML dan TXT. Paket ini memiliki antarmuka yang intuitif dan sangat mudah digunakan, dan oleh karena itu pengembangannya akan dapat dilakukan oleh pengguna pemula sekalipun.

ABBYY PDF Transformer dapat mengonversi file PDF apa pun, termasuk file tanpa lapisan teks (file tersebut paling sering diperoleh dari dokumen yang dipindai dan mewakili gambar teks), dan memproses dengan benar file PDF yang berisi kombinasi bahasa apa pun yang didukung (termasuk Rusia dan Inggris) . Utilitas secara akurat mempertahankan desain dokumen asli (gambar, tabel, kolom, tautan) dan memungkinkan Anda untuk mengelola opsi konversi dan penyimpanan. Misalnya, Anda dapat dengan jelas menentukan area yang harus dilihat oleh program sebagai teks atau gambar (yang relevan untuk file PDF dengan tata letak yang rumit), menyimpan dokumen yang telah selesai dengan tata letak yang sama seperti aslinya, atau sebagai kolom teks (dengan atau tanpa gambar - opsional), dll. Jika perlu, dimungkinkan untuk secara selektif mengonversi halaman individual atau bahkan fragmennya. Selain itu, ABBYY PDF Transformer juga dapat melakukan konversi terbalik, memungkinkan Anda membuat file PDF dari dokumen Microsoft Word, tabel excel, Presentasi PowerPoint, diagram Visio, dan file HTML, serta dari hampir semua aplikasi yang mendukung pencetakan dokumen (ini diimplementasikan melalui pencetak virtual PDF-XChange untuk ABBYY PDF Transformer 2.0).

kantor terbuka- paket program office gratis, analog dari Microsoft Office.
Termasuk komponen untuk bekerja dengan dokumen teks, spreadsheet, presentasi, database, pembuatan File PDF dan untuk mengedit grafik vektor.

Platform OpenOffice.org memenuhi persyaratan paling ketat untuk suite kantor.

Komponen Open Office:
• Penulis- multifungsi pengolah kata, mendukung pemformatan, gaya, ilustrasi, tabel, pemeriksaan ejaan, dan fitur lainnya.
• Kalku- prosesor spreadsheet yang kuat dengan berbagai alat untuk bekerja dengan data tabular.
• membuat terkesan- alat untuk membuat presentasi multimedia.
• Seri - editor grafis untuk bekerja dengan grafik vektor, berbagai jenis diagram.
• Basis- alat yang memungkinkan Anda untuk memanipulasi database dari lingkungan OpenOffice, memiliki database HSQL sendiri.

IBM Lotus Symphony- suite kantor gratis berfitur lengkap.
Kompatibel dengan semua yang umum program kantor. Bekerja dengan beberapa dokumen dilakukan dalam satu jendela menggunakan sistem tab. Mendukung bahasa Rusia dan dilengkapi dengan sistem bantuan Rusia.

Komponen paket:
• Dokumen Simfoni Lotus- pengolah kata yang mendukung templat dokumen, memiliki sistem gaya yang telah ditentukan, juga mendukung elemen grafik, bagan, tabel, grafik, secara otomatis membuat daftar isi dokumen, mengekspor ke format PDF.
• Spreadsheet Lotus Symphony- editor spreadsheet, memiliki fungsi lanjutan untuk bekerja dengan data tabular, memungkinkan perhitungan dan analisis, mendukung pembuatan dokumen berdasarkan templat, mengekspor ke PDF, grafik dan bagan dinamis, memiliki sejumlah besar fungsi matematika bawaan.
• Presentasi Simfoni Lotus- alat untuk membuat presentasi dan tayangan slide dengan dukungan untuk diagram, menggambar objek, elemen teks, alat multimedia, animasi. Kemampuan untuk membuat presentasi berdasarkan template yang sudah jadi. Dukungan untuk mode presentasi otomatis dan manual. Kemampuan untuk mengekspor ke format HTML atau PDF.

Halaman program: https://www.ibm.com/developerworks/en/downloads/symphony1
Pendaftaran gratis diperlukan untuk mengunduh Lotus Symphony.

libreoffice- adalah paket gratis aplikasi kantor kualitas profesional.

Komponen LibreOffice:
• Penulis - editor teks, yang memungkinkan Anda membuat dokumen dengan berbagai kerumitan - dari dokumen sederhana hingga dokumen multi-kolom, buletin, dan brosur. Mendukung daftar isi, ilustrasi sebaris, bibliografi, dan bagan. Memiliki pelengkapan otomatis, format otomatis, dan pemeriksaan otomatis ejaan.
• Kalku- pengolah spreadsheet, digunakan untuk mengatur dan memproses data. Terintegrasi dengan database eksternal, memungkinkan Anda untuk menyortir dan memfilter data dan melakukan analisis statistik. Memungkinkan Anda membuat dan bekerja dengan rumus kompleks dengan mudah. Mendukung grafik grafik.
• membuat terkesan- menyediakan cara cepat dan mudah untuk membuat presentasi multimedia yang spektakuler. Ini memiliki alat menggambar dan diagram bawaan. Memungkinkan Anda mengekspor hasilnya ke Microsoft PowerPoint atau format SWF.
• Seri- alat menggambar yang memungkinkan Anda membuat diagram dan sketsa dari awal. Memberikan kemampuan untuk dengan mudah membuat ilustrasi 3D dinamis dan efek khusus.
• Basis- komponen yang memungkinkan Anda bekerja dengan database. Memungkinkan Anda mengintegrasikan database yang ada ke dalam komponen LibreOffice lainnya, atau membuat antarmuka untuk mengelola dan mengonfigurasi database sebagai aplikasi mandiri. Kemampuan untuk menggunakan berbagai sumber data - HSQL, MySQL, Microsoft Access dan PostgreSQL.
• matematika- editor rumus, memungkinkan Anda bekerja dengan rumus matematika, kimia, dan fisika.

Fitur Libre Office:
• Ini memiliki platform yang sama dengan OpenOffice dan sedikit berbeda darinya.
• Mendukung semua format file dokumen umum, sehingga sepenuhnya kompatibel dengan semua suite kantor populer.
• Ini memiliki kemampuan untuk mengekspor dokumen apa pun ke format PDF.
• Tersedia untuk semua jurusan sistem operasi, termasuk Microsoft Windows, Mac OS X dan Linux.
• Antarmuka mendukung lebih dari 30 bahasa, termasuk bahasa Rusia.
• Kemampuan untuk menggunakan bantuan online, atau menginstal versi lokal dari sistem bantuan.

Situs resmi.