Kantor Terbuka- paket perangkat lunak perkantoran gratis, analog dengan Microsoft Office.
Termasuk komponen untuk dikerjakan dokumen teks, spreadsheet, presentasi, database, membuat file PDF, dan mengedit grafik vektor.

Platform OpenOffice.org memenuhi persyaratan paling ketat untuk rangkaian perkantoran.

Komponen OpenOffice:
• Penulis- multifungsi pengolah kata, mendukung pemformatan, gaya, ilustrasi, tabel, pemeriksaan ejaan, dan fungsi lainnya.
• Kalkulasi- kuat pengolah meja dengan berbagai alat untuk bekerja dengan data tabular.
• Membuat terkesan- alat untuk membuat presentasi multimedia.
• Menggambar - editor grafis untuk bekerja dengannya grafik vektor, berbagai jenis diagram.
• Basis- alat yang memungkinkan Anda memanipulasi database dari lingkungan OpenOffice, memiliki database HSQL bawaannya sendiri.

Simfoni Teratai IBM- berfungsi penuh gratis ruang kantor.
Kompatibel dengan semua program perkantoran umum. Pekerjaan dengan beberapa dokumen dilakukan dalam satu jendela menggunakan sistem tab. Mendukung bahasa Rusia dan dilengkapi dengan sistem bantuan Rusia.

Komponen paket:
• Dokumen Simfoni Teratai- pengolah kata, mendukung templat dokumen, memiliki sistem gaya yang telah ditentukan sebelumnya, juga mendukung elemen grafik, bagan, tabel, grafik, secara otomatis menghasilkan daftar isi dokumen, mengekspor ke format PDF.
• Lembaran Simfoni Teratai- editor tabel, memiliki fungsi lanjutan untuk bekerja dengan data tabular, memungkinkan penghitungan dan analisis, mendukung pembuatan dokumen berdasarkan templat, ekspor ke PDF, grafik dan diagram dinamis, memiliki jumlah besar fungsi matematika bawaan.
• Presentasi Simfoni Teratai- alat untuk membuat presentasi dan tayangan slide dengan dukungan diagram, objek yang digambar, elemen teks, multimedia, animasi. Kemampuan untuk membuat presentasi berdasarkan template yang sudah jadi. Mendukung mode tampilan presentasi otomatis dan manual. Kemungkinan mengekspor ke format HTML atau PDF.

Halaman program: https://www.ibm.com/developerworks/ru/downloads/symphony1
Untuk mengunduh Lotus Symphony, diperlukan registrasi gratis.

Kantor Libre- adalah paket gratis aplikasi kantor kualitas profesional.

Komponen LibreOffice:
• Penulis- editor teks yang memungkinkan Anda membuat dokumen dengan kompleksitas yang berbeda-beda - dari dokumen sederhana hingga dokumen multi-kolom, buletin, dan brosur. Mendukung daftar isi, ilustrasi tertanam, bibliografi dan diagram. Memiliki pengisian otomatis, pemformatan otomatis, dan bawaan pemeriksaan otomatis ejaan.
• Kalkulasi- pemroses tabel, digunakan untuk mengatur dan memproses data. Terintegrasi dengan database eksternal, memungkinkan Anda mengurutkan dan memfilter data serta melakukan analisis statistik. Memungkinkan Anda membuat dan bekerja dengan rumus kompleks dengan mudah. Mendukung grafik grafis.
• Membuat terkesan- Menyediakan cara cepat dan mudah untuk membuat presentasi multimedia yang berdampak. Memiliki alat menggambar dan diagram bawaan. Memungkinkan Anda mengekspor hasilnya ke Microsoft PowerPoint atau format SWF.
• Menggambar- alat menggambar yang memungkinkan Anda membuat diagram dan sketsa dari awal. Memberikan kemampuan untuk membuat ilustrasi 3D dinamis dan efek khusus dengan mudah.
• Basis- komponen yang memungkinkan Anda bekerja dengan database. Memungkinkan Anda mengintegrasikan basis data yang ada ke dalam komponen LibreOffice lainnya, atau membuat antarmuka untuk mengelola dan mengonfigurasi basis data sebagai aplikasi terpisah. Kemampuan untuk menggunakan berbagai sumber data - HSQL, MySQL, Microsoft Access dan PostgreSQL.
• Matematika- Editor rumus, memungkinkan Anda bekerja dengan rumus matematika, kimia, dan fisika.

Fitur LibreOffice:
• Ia memiliki platform yang sama dengan OpenOffice dan hanya sedikit berbeda darinya.
• Mendukung semua format file dokumen umum, sehingga sepenuhnya kompatibel dengan semua paket perkantoran populer.
• Memiliki kemampuan untuk mengekspor dokumen apa pun ke format PDF.
• Tersedia untuk semua jurusan sistem operasi, termasuk Microsoft Windows, Mac OS X dan Linux.
• Antarmuka mendukung lebih dari 30 bahasa, termasuk bahasa Rusia.
• Kemampuan untuk menggunakan bantuan online, atau menginstal sistem bantuan versi lokal.

Situs web resmi.

Saat ini mustahil membayangkan bekerja dengan dokumen dalam segala arah dan tingkat kerumitan tanpa menggunakan alat pemrosesan informasi komputer. Era mesin tik sudah ketinggalan zaman. Dalam kebanyakan kasus, jika Anda tidak mengambil informasi atau perhitungan tertentu, maka tekslah yang perlu diproses. Mari kita lihat program gratis paling populer dan tersebar luas untuk bekerja dengan jenis dokumen tertentu. Mari kita memberi perhatian khusus pada file pengujian.

Program untuk bekerja dengan dokumen: gambaran umum

Seperti diketahui, mayoritas pengguna sistem komputer Berdasarkan OS Windows, mereka lebih suka bekerja dengan paket aplikasi MS Office standar, yang berisi program untuk hampir semua kesempatan.

Namun, saat ini banyak sekali yang bisa Anda temukan perkembangan alternatif, yang juga menyediakan program untuk bekerja dengan dokumen jenis apa pun, yang fungsinya tidak kalah dengan paket MS Office, dan dalam beberapa kasus bahkan melampauinya.

Paket apa pun, apa pun pengembangnya, berisi aplikasi yang memungkinkan Anda membuat, melihat, dan mengedit file teks, spreadsheet, database, serta memproses objek grafik atau bahkan multimedia.

Paket Office dari Microsoft

Pertama, mari kita lihat office suite terkenal dari Microsoft. Ini dianggap universal, karena program untuk memproses dokumen yang digunakan dalam bisnis paling banyak terwakili di sini.

Tidak mengherankan bahwa banyak pengembang tidak menemukan kembali roda dan hanya menyalin sebagian besar aplikasi, termasuk aplikasi serupa ke dalam paket mereka sendiri. MS Office sendiri memuat beberapa aplikasi utama, diantaranya yang paling sering digunakan adalah Word, Excel dan Access.

Jika kita berbicara secara khusus tentang dokumen teks, Word adalah nenek moyang dari format DOC/DOCX, yang saat ini didukung oleh hampir semua paket pihak ketiga. Namun, para pengembang ini produk perangkat lunak Mereka juga tidak tinggal diam dan seiring waktu memperkenalkan ke dalam editor mereka kemampuan untuk bekerja dengan format yang berbeda dari format standar, yang digunakan oleh pengembang lain secara default.

Lagi pula, jika Anda melihat, misalnya, kemungkinan membuka atau menyimpan dokumen teks, di sini Anda bahkan dapat menemukan dukungan file PDF. Tapi lebih dari itu nanti.

Faktanya, Office sendiri dapat diunduh dan diinstal secara gratis; satu-satunya yang Anda perlukan hanyalah kunci aktivasi produk. Hal ini tidak menghentikan siapa pun, karena hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan utilitas kecil bernama KMS Activator. Paket gratis lainnya tidak memiliki persyaratan aktivasi atau pendaftaran wajib ini.

Perkembangan alternatif

Pada awal pengembangan program perkantoran, MS Office menempati posisi terdepan, karena pembuatnya mampu memasukkan satu set program untuk bekerja dengan dokumen secara lengkap. jenis yang berbeda, yang memungkinkan terciptanya alat untuk bekerja dengan mereka, seperti yang mereka katakan sekarang, dengan standar “all-in-one”.

Namun, mempertahankan kepemimpinan terlalu lama ternyata tidak mungkin, karena pesaing yang cukup serius bermunculan di pasar. Pertama, paket Lotus Pro menjadi seperti itu, dan tak lama kemudian muncul perkembangan serius lainnya yang disebut Buka Kantor. Omong-omong, banyak ahli menyebut paket ini tidak hanya pesaing langsung Microsoft, tetapi juga menarik perhatian pengguna pada fakta bahwa paket ini berisi beberapa alat tambahan yang tidak dimiliki MS Office standar.

Editor teks paling sederhana

Namun mari kita fokus pada file teks, yang merupakan file paling umum dalam pengelolaan dokumen saat ini. Untuk melihat dan informasi, aplikasi yang paling sederhana, seperti yang terlihat bagi banyak orang, dapat digunakan, seperti Notepad, yang disertakan dalam set standar Windows. Ya, memang, di Notepad Anda hanya dapat bekerja dengan teks, mirip dengan Norton Commander pada sistem DOS. Semuanya di sini hampir sama, hanya Notepad yang memiliki shell grafis. Tak perlu dikatakan lagi bahwa tidak perlu membicarakan tentang pemformatan teks, desain, atau penyisipan objek tambahan apa pun.

Tetapi hanya sedikit orang yang tahu bahwa Notepad dan program untuk bekerja dengan dokumen tipe teks, serupa dengan itu, mendukung sintaks sebagian besar bahasa pemrograman yang dikenal saat ini, itulah sebabnya pemrogram dan pengembang aplikasi lebih suka bekerja dengan editor seperti itu.

Program standar untuk bekerja dengan dokumen Word

Sekarang beberapa kata tentang teks Penyunting kata dan analognya. Mari kita perhatikan contoh ketika pengguna memiliki sistem yang “bersih” di komputernya. Jika ada yang belum tahu, paket Windows asli tidak menyertakan office suite; Oleh karena itu, banyak yang bahkan tidak menyadari apa yang terkandung dalam sistem tersebut program gratis untuk bekerja dengannya Dokumen kata(itu "dibangun ke dalam" sistem).

Kita berbicara tentang aplikasi WordPad (Viewer). Anda dapat membuka dan melihatnya File kata, namun, tidak ada opsi khusus untuk mengedit dokumen. Tentu saja tidak nyaman, tetapi lebih baik daripada tidak sama sekali.

Namun, jika Anda tidak memiliki Word, Anda dapat membuka file teks tersebut dengan cara lain. Ini akan membantu Pembaca Adobe, Akrobat atau Pembaca Akrobat. Program apa pun untuk bekerja dengan dokumen teks yang berisi grafik memungkinkan Anda membuka file dari hampir semua format teks atau mengimpor kontennya. Tergantung pada jenis aplikasinya, opsi pengeditan bervariasi, tetapi meskipun tidak ada alat seperti itu, Anda tetap dapat melihat file.

Kesimpulan

Tentu saja, tidak mungkin untuk mempertimbangkan semua aplikasi tipe perkantoran. Namun, bahkan mengenai dokumen Word atau file teks, dapat dicatat bahwa bekerja dengannya cukup sederhana. Jika Anda benar-benar tidak memiliki apa pun, Anda dapat melihat jenis file ini bahkan menggunakan browser web paling umum, belum lagi menyimpannya dengan kemampuan untuk mengeditnya di layanan cloud. Omong-omong, banyak dari mereka memungkinkan untuk membuat perubahan secara bersamaan yang secara otomatis ditampilkan untuk semua pengguna, di saat ini terhubung ke editor jarak jauh di server.

Pengerjaan dokumen menyita banyak waktu pengguna, terutama pekerja kantoran. Namun ada banyak program yang secara signifikan dapat mengoptimalkan pekerjaan manual saat bekerja dengan dokumen dengan mengotomatiskan beberapa proses. Banyak dari solusi ini mudah digunakan, sangat nyaman dan murah, sehingga tersedia untuk banyak pengguna. Program-program tersebut akan dibahas dalam artikel ini.

Organisasi dokumen

Pengguna yang harus berurusan dengan sejumlah besar dokumen elektronik, situasinya sudah diketahui ketika, meskipun sistem katalog dan subdirektorinya ketat, dibutuhkan banyak waktu untuk menemukan dokumen yang tepat. Salah satu opsi untuk memecahkan masalah ini adalah dengan menggunakan program katalog khusus, yang tugas utamanya adalah mengatur dan mengurutkan data, yang pada akhirnya memastikan pencarian cepat untuk informasi yang diperlukan. Ada berbagai macam pembuat katalog di pasaran, dan semuanya berfokus pada pembuatan katalog disk, folder dan file, atau beberapa informasi yang sangat terspesialisasi (film, koin, perangko, dll.). Katalog universal apa pun yang memungkinkan Anda membuat katalog folder dan file dari berbagai jenis cocok untuk membuat katalog dokumen. Solusi terbaik di antara solusi tersebut adalah paket WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/), tetapi harganya cukup mahal, dan kemampuannya jelas berlebihan bagi banyak pengguna. Bagi kebanyakan orang, menggunakan paket WinCatalog Standard sudah cukup.

Cara lain adalah dengan menggabungkan dokumen terkait menjadi dokumen terstruktur hierarki kompleks yang disimpan di dalam file data yang sesuai dengan struktur ini. Dalam dokumen terstruktur seperti itu, navigasi dan pencariannya jauh lebih mudah informasi yang diperlukan berkat penataan dan kemampuan pencarian lanjutan dalam dokumen. Selain itu, penataan seperti itu memungkinkan Anda melakukan pencarian eksternal dan mencari dokumen berdasarkan fragmen teks yang disertakan di dalamnya. Misalnya, paket Maple dirancang untuk membuat dokumen terstruktur secara hierarki.

Standar WinCatalog

Pengembang: WinCatalog.com

Ukuran distribusi: 1,62MB

Bekerja di bawah kendali: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

Metode distribusi: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Harga: 200 gosok.

WinCatalog Standard adalah pembuat katalog multifungsi yang mudah digunakan dengan antarmuka berbahasa Rusia yang jelas (Gbr. 1). Paket ini memungkinkan Anda untuk membuat katalog data dari media penyimpanan apa pun yang dapat dihubungkan ke komputer: floppy disk, hard dan drive jaringan, CD biasa dan disk audio, Zip disk, dll. Dengan bantuannya, Anda dapat mengurutkan dan mengatur folder dan file apa pun, di mana pun lokasinya. Anda dapat memasukkan data ke dalam katalog baik secara manual (langsung ke folder virtual) atau dengan memindai disk (termasuk arsip Zip yang terletak di sana) - dalam hal ini, untuk kemudahan orientasi, folder dan file yang diekstraksi dari disk sebaiknya diurutkan ke dalam folder virtual, yang berkat dukungan operasi drag & drop tidak akan memakan banyak waktu.

Beras. 1. Antarmuka Standar WinCatalog

Manajemen katalog umum mudah dan nyaman. Membagi data ke dalam folder tematik sangat menyederhanakan orientasi, dan penempatan folder serta elemen bersarangnya dapat dengan mudah diubah hanya dengan menyeret dan melepas. Pencarian lanjutan (berdasarkan nama, komentar, ukuran dan tanggal modifikasi; Gambar 2), mendukung operasi Boolean dan kemampuan untuk memilih folder tertentu untuk pencarian, dan juga dengan mempertimbangkan kata kunci (dapat ditambahkan dengan hati-hati ke elemen direktori individual), memungkinkan Anda menemukan dengan cepat dokumen yang diperlukan, dan temukan duplikat - hapus elemen duplikat dari koleksi. Mengekspor seluruh atau sebagian katalog dokumentasi ke file CVS memungkinkan pemrosesan data dalam aplikasi lain (misalnya, MS Excel), dan mengekspor ke file HTML memudahkan untuk mencetak katalog.

Beras. 2. Cari dokumen di WinCatalog Standard

maple 6.25

Pengembang: Sistem Kantor Kristal

Ukuran distribusi: Maple - 5,3 MB, Maple Profesional - 5,89 MB

Bekerja di bawah kendali: Windows (semua versi)

Metode distribusi: shareware (versi demo 30 hari: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Harga: Maple - $21,95, Maple Profesional - $30,95

Maple adalah pengelola dokumen yang mudah digunakan yang memungkinkan Anda menggabungkan beragam materi ke dalam struktur hierarki dan pada akhirnya memperoleh dokumen terstruktur: rencana bisnis, laporan, catatan analitis, brosur, dll. Dalam pohon dokumen hierarkis seperti itu, beragam informasi disajikan dengan lebih jelas, dan menemukan dokumen apa pun jauh lebih mudah dibandingkan dengan katalog standar. Untuk melihat dokumen yang dibuat di Maple, Anda memerlukan penampil khusus, Maple Reader, yang dapat diunduh secara gratis di: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). Paket ini memiliki antarmuka yang ramah pengguna (Gbr. 3) dan sangat mudah dipelajari sehingga kurangnya lokalisasi program dalam bahasa Rusia tidak akan menjadi kendala bagi sebagian besar pengguna, dan oleh karena itu solusi ini dapat direkomendasikan kepada khalayak luas.

Beras. 3. Antarmuka program maple

Manajer tersedia dalam dua versi: Maple dasar dan Maple Professional yang diperluas. Di antara perbedaan mendasar dari versi yang diperluas adalah kehadirannya fungsi tambahan, seperti pencarian dokumen, pemeriksaan tata bahasa, enkripsi file, dan pencadangan struktur hierarki.

Dasar dari dokumen apa pun di Maple adalah pohon hierarki node, tingkat subnode yang bersarang, serta jumlahnya, tidak terbatas. Setiap node adalah dokumen terpisah yang tidak hanya berisi teks (diketik langsung, ditempel dari clipboard atau diimpor dari dokumen dalam format RTF, DOC, WRI dan HTML), tetapi juga materi tabel, grafik, tautan ke fragmen dasar dokumen atau file akhir , dan lain-lain. Saat menyiapkan dokumen, dimungkinkan untuk menggunakan serangkaian fungsi standar untuk bekerja dengan teks: mengubah jenis dan ukuran font, membuat daftar, memformat paragraf, menggunakan gaya, dll. Integrasi dengan MS Word memungkinkan Anda menggunakan pemeriksa ejaan bawaan MS Word untuk memeriksa tata bahasa dan mencari sinonim tidak hanya dalam bahasa Inggris, tetapi juga dalam bahasa Rusia. Sistem redundansi bawaan menyediakan kemampuan untuk membuat terkompresi salinan cadangan dokumen hierarkis (dalam format ZIP dan TAKSI). Wizard enkripsi bawaan membantu Anda mengenkripsi dokumen sensitif menggunakan algoritma kriptografi Blowfish. Dan modul pencarian Finder memungkinkan Anda dengan cepat menemukan dokumen yang diperlukan berdasarkan nama fragmen, penulis, komentar, konten (Gbr. 4), dll.

Beras. 4. Cari dokumen berdasarkan isinya
di dalamnya teks dalam Maple

Akses cepat ke dokumen

Teknologi penyiapan dokumen secara komputer mengasumsikan bahwa dokumen yang dibuat kemudian digunakan berulang kali. Misalnya, saat mengembangkan dokumen baru, Anda mungkin memerlukan satu atau dua paragraf dari dokumen kemarin atau dokumen baru Secara umum, ini adalah salinan dari yang lama, tetapi dengan informasi variabel yang diubah, dll.

Sayangnya, pengguna tidak selalu dapat mengingat nama dokumen penting yang dibuat kemarin lusa, dan terkadang tidak tahu sama sekali di mana mencarinya. Tentu saja, Anda perlu memberi nama yang bermakna pada dokumen dan menyimpannya, mengikuti katalog yang jelas, tetapi, sayangnya, hal itu terjadi sebaliknya, karena tergesa-gesa, panggilan yang mengganggu, dll. Akibatnya, mencari dokumen yang diperlukan dapat memakan banyak waktu yang berharga - lagi pula, bukan fakta bahwa Anda dapat membukanya melalui daftar tautan Windows ke dokumen terbaru yang dapat diakses melalui menu Mulai . Intinya adalah itu daftar ini:

• terbatas pada 15 dokumen - ini berarti kemungkinan memasukkan dokumen, misalnya, seminggu yang lalu praktis nol;
• tidak memungkinkan Anda menemukan lokasi dokumen jika Anda mengingat sebagian teksnya, tetapi lupa nama file;
• tidak termasuk dokumen dengan nama yang sama (tetapi pada saat yang sama berbeda) yang disimpan dengan nama yang sama, tetapi dalam folder yang berbeda, yang penting, misalnya, ketika mengerjakan dokumen bersama-sama dengan pembentukan beberapa versinya.

Ada masalah lain - daftar yang disediakan di Windows dokumen terkini adalah salah satu saluran untuk membocorkan data rahasia, karena melalui saluran tersebut setiap pengguna (termasuk penyerang) dapat mengetahui sifat aktivitas komputer pemiliknya. Oleh karena itu, disarankan untuk membersihkan daftar ini secara teratur, misalnya menggunakan utilitas untuk menghapus data "sampah" dari disk. Akibatnya, situasi yang tampaknya paradoks muncul: jika pengguna secara teratur menghancurkan informasi tentang dokumen yang baru-baru ini digunakan untuk tujuan keamanan, maka ia tidak dapat mengakses dokumen tersebut dengan cepat, dan jika tidak, ia berisiko menjadi korban penyerang. Namun, ada jalan keluarnya - Anda dapat menggunakan utilitas khusus ActualDoc, yang diperluas Fitur Windows dalam hal bekerja dengan dokumen terbaru.

Jika dokumen yang diinginkan telah dibuat sejak lama dan oleh karena itu tidak dapat muncul dalam daftar dokumen yang baru dibuka (baik yang ada di dalam Windows maupun dalam daftar ActualDoc), maka Anda harus mencarinya. Masalah lain muncul di sini - sebagai aturan, pengguna tidak mengingat nama dokumen (serta tanggal pembuatannya), tetapi dia tahu kata kunci mana yang muncul dalam teks. Ini berarti Anda perlu mencari dokumen berdasarkan fragmen teks yang disertakan di dalamnya - sayangnya, meskipun tugas ini dapat diselesaikan dengan built-in menggunakan Windows atau, misalnya, Word, tetapi sangat biasa-biasa saja. Dan intinya bukan hanya pencarian seperti itu tidak sepenuhnya jelas dan dilakukan dengan lambat - terkadang Anda bisa menerimanya. Yang lebih penting adalah tidak semua file akan ditemukan - fitur morfologi bahasa Rusia tidak akan diperhitungkan selama pencarian, sehingga file dengan kata yang dicari memiliki akhiran huruf yang berbeda akan tetap tidak ditemukan. Pada saat yang sama, utilitas pencarian khusus seperti “Snoop” (http://www.isleuthhound.com/ru/), Pencarian Unggul (http://superiorsearch.ru/), “Archivarius 3000” dan Phoenix Search (http ://indexlab.net/), dapat dengan cepat menemukan dokumen yang diperlukan di mana pun lokasinya. Bagi kami, yang paling menarik di antara solusi yang disebutkan dalam hal rasio harga/kualitas adalah paket Archivarius 3000.

Dokumen Aktual 3.5

Pengembang: Perangkat Lunak Flexigen

Ukuran distribusi: Standar - 4,1 MB, Profesional - 3,6 MB

Bekerja di bawah kendali: Windows 2000/XP/2003/Vista

Metode distribusi: Standar - freeware (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Profesional - shareware (versi demo 14 hari - http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc .exe)

Harga: Standar - gratis, Profesional - $19,95

ActualDoc adalah pengelola dokumen terbaru yang mengingat dokumen bekas dan menyediakan akses cepat dan aman ke dokumen tersebut. Program ini sederhana dan intuitif, memiliki antarmuka yang ramah pengguna dengan dukungan untuk bahasa Rusia (Gbr. 5) dan hampir tidak memerlukan waktu lama untuk menguasainya, terutama karena program ini disertai dengan sistem bantuan yang komprehensif, dan oleh karena itu dapat menjadi alat yang sangat diperlukan untuk profesional dan pengguna rumahan.

Beras. 5. Antarmuka program ActualDoc

ActualDoc menyimpan catatan pengunduhan dokumen dalam jumlah tak terbatas dalam jangka waktu yang ditentukan pengguna (60 hari secara default), mendukung lebih dari 40 format file (teks dan file grafik, dokumen MS Office dan dokumen HTML, file PDF, dll.) dan memungkinkan Anda mengunduhnya dengan cepat. Menemukan dokumen yang diperlukan di lingkungan program tidak menjadi masalah. Jika gulungan dokumen yang dia hafal relatif kecil, maka Anda dapat memilih dokumen tersebut langsung dari daftar. Jika tidak, akan lebih bijaksana untuk terlebih dahulu membatasi daftar kandidat yang mungkin dengan memfilternya (memungkinkan memfilter berdasarkan waktu). HAI interval, berdasarkan ekstensi dan kategori) atau pencarian berdasarkan nama dokumen (secara umum) atau berdasarkan fragmen teks yang disertakan di dalamnya (namun, pencarian dalam teks Rusia tidak selalu berhasil). Ada cara lain untuk membuka dokumen yang diinginkan dengan cepat - melalui bookmark bawaan (sama seperti di Penjelajah Internet; beras. 6), yang dapat ditetapkan ke masing-masing dokumen yang sering digunakan dan secara signifikan mempercepat akses ke dokumen tersebut, karena tidak perlu pencarian. Dokumen yang dipilih tersedia di penampil internal - untuk dilihat, dicari dan disalin, serta di dalamnya aplikasi eksternal- untuk mengedit dan dapat digunakan untuk pemrosesan lengkap, penyalinan informasi secara selektif, atau untuk mengirim dokumen melalui e-mail. Dalam hal ini, daftar dokumen itu sendiri dapat disembunyikan mata yang mengintip dan dilindungi kata sandi - dalam hal ini, file yang baru digunakan tidak akan muncul di menu Mulai -> Dokumen.

Beras. 6. Membuka dokumen melalui bookmark
di ActualDoc

Paket ini hadir dalam dua versi: Standar dasar gratis dan Profesional berbayar. Kemungkinan versi gratis tidak mengizinkan Anda melihat dokumen di penampil bawaan, menggunakan fungsi pencarian (sebagai hasilnya, Anda hanya dapat mencari dokumen secara visual, melihat daftar lengkap atau terfilter), membuat kategori khusus, dan mengedit bookmark.

Pengarsip 3000 (3,82)

Pengembang: sukasoft

Ukuran distribusi: 3 MB

Bekerja di bawah kendali: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Metode distribusi: shareware (versi demo 30 hari - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Harga: lisensi pelajar - 195 rubel, lisensi pribadi - 295 rubel, lisensi komersial - 900 rubel.

« Pengarsip 3000" adalah solusi optimal Untuk pencarian cepat dokumen dalam 18 bahasa berbeda (termasuk Rusia, Inggris, Jerman, dan Prancis), ditujukan untuk berbagai pengguna. Program ini menyediakan akses instan ke dokumen yang terletak di hard drive, jaringan dan drive yang dapat dilepas(CD, DVD, ZIP, dll.), dan dapat bekerja dengan semua jenis dokumen populer (file PDF, dokumen MS Office, file teks dll.). Itu dapat mencari di arsip (ZIP, RAR, dll.), di pesan surat(Pandangan, Outlook Ekspres, Kelelawar! dll.) dan file terlampirnya. Selain itu, pencarian di database Lotus Notes dan Lotus Domino serta di database pesan ICQ, Odigo IM dan Miranda IM didukung.

Seiring dengan pencarian biasa berdasarkan kata kunci atau dengan mengetik kata kunci, program ini mendukung mode pencarian lanjutan menggunakan fungsi logika dan dapat mencari dokumen tidak hanya berdasarkan konten, tetapi juga berdasarkan nama file, tanggal modifikasi, ukuran, jenis dokumen, pengkodean, dll. (Gbr. 7). Berkat dukungan penuh Unicode, pencarian dilakukan dengan benar tidak hanya pada dokumen dalam satu bahasa, tetapi juga dalam dokumen multibahasa (misalnya, dengan teks dalam bahasa Rusia dan bahasa Jerman serentak). Dimungkinkan untuk mencari dokumen dari jarak jauh melalui Internet dengan akses selanjutnya ke dokumen yang ditemukan melalui browser Internet apa pun, misalnya Internet Explorer. Hasil pencarian dapat disajikan dalam mode kutipan, ketika fragmen paling signifikan (relevan) dari dokumen yang dipilih ditampilkan dengan penyorotan kata-kata yang ditemukan, dan dalam mode tabel, ketika informasi singkat tentang dokumen ditampilkan (Gbr. 8), yang dengannya mereka dapat diurutkan.

Beras. 7. Cari dokumen di lingkungan Archivist 3000

Beras. 8. Pilihan untuk menyajikan hasil pencarian
dalam "Archivarius 3000"

Mengisi dokumen standar

Persiapan dokumen standar memakan sebagian besar waktu para pengguna yang, sebagai bagian dari tugasnya, terlibat dalam persiapan berbagai dokumentasi di perusahaan asuransi, bank, kantor notaris, perusahaan yang menyediakan berbagai jenis layanan, dll. Biasanya, dokumen semacam itu dibuat di editor teks Word berdasarkan dokumen dasar yang dirancang awalnya yang hanya menggantikan beberapa informasi variabel. Tidak ada yang rumit dalam hal ini, tetapi dengan dokumentasi dalam jumlah besar, kesalahan tidak dapat dihindari - Anda dapat, misalnya, secara tidak sengaja memasukkan data di tempat yang salah, atau menghapus beberapa kata dalam dokumen, dll. Oleh karena itu, sebaiknya hanya bidang di mana data harus dimasukkan yang terbuka untuk dimasukkan, dan semua teks lainnya diblokir. Pengembang telah menyediakan kemampuan untuk membuat dokumen tersebut di Word. Cukup dengan mengembangkan serangkaian templat untuk semua dokumen standar yang digunakan dalam organisasi, untuk setiap templat untuk melarang perubahan data permanen (perintah Alat -> Atur perlindungan -> Larang perubahan apa pun kecuali memasukkan data ke dalam kolom formulir) dan melatih pengguna untuk membuat dokumen menggunakan templat. Untuk dokumen standar, yang informasi variabelnya relatif sedikit, templat seperti itu akan cukup untuk mempercepat proses penyiapan dokumen secara signifikan dan mengurangi risiko kesalahan.

Namun, dalam praktiknya, banyak dokumen standar digunakan di mana informasi variabel memakan waktu hingga setengah volume, dan beberapa data variabel diulang beberapa kali dalam satu atau lain bentuk (Gbr. 9) - misalnya, nama lengkap. dalam kasus yang berbeda, kata-kata untuk tanggal atau jumlah yang dimasukkan, dll. Dalam hal ini, penggunaan template Word tidak banyak membantu, karena pengisian dokumen meskipun menggunakan template akan memakan banyak waktu, karena semua data variabel harus dimasukkan secara manual.

Beras. 9. Contoh dokumen dengan volume yang besar
informasi variabel

Ada fitur lain dari persiapan dokumen standar - seringkali perlu menyiapkan bukan hanya satu dokumen, tetapi beberapa dokumen sekaligus (misalnya, untuk membuat perjanjian bank tentang pembukaan tempat penyimpanan, diperlukan tiga atau empat jenis perjanjian untuk tanda tangan). Oleh karena itu, informasi yang sama harus dimasukkan ke dalam dokumen yang berbeda, yang juga memakan banyak waktu, dan kemungkinan terjadinya kesalahan pun meningkat. Anda dapat menyiapkan dokumen tersebut lebih cepat menggunakan aplikasi khusus yang dirancang untuk mengotomatiskan proses penyiapan dokumen standar, seperti AutoDoc atau Blitz Document. Aplikasi ini juga didasarkan pada penggunaan templat, yang, tidak seperti templat Word biasa, tidak hanya memungkinkan Anda memasukkan data ke dalam bidang yang disediakan untuk ini (yang mana pengguna perlu mengisi serangkaian formulir dengan data), tetapi juga juga mampu mentransformasikan data yang dimasukkan secara terprogram, misalnya dapat mengganti angka pada kata, deklinasi kata dan frasa sesuai kasus gramatikal, dll. Hasilnya, dokumen yang diperlukan diisi dengan cepat, dan jumlah kesalahan yang dapat dibuat jauh lebih sedikit dibandingkan saat menyiapkannya secara tradisional di Word. Selain itu, membuat dokumen standar melalui solusi khusus juga menarik karena semua dokumen yang dibuat secara otomatis dikatalogkan dan menemukannya di kemudian hari tidak menjadi masalah, dan pengguna tidak perlu mengetahui seluk-beluk persiapan dokumen, karena semua nuansa hukum sudah diperhitungkan dalam templat.

Dokumen Otomatis 1.2

Pengembang: EleWise

Ukuran distribusi: 6 MB

Bekerja di bawah kendali: Windows 2000/XP/2003

Metode distribusi: shareware (versi demo terbatas secara fungsional - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Harga:"AvtoDoc-Personal" - 1980 rubel, "AvtoDoc-Server" - 2980 rubel, "AvtoDoc-Client" - 1490 rubel.

"AutoDoc" adalah program yang memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan dan mempercepat proses pengisian dokumen standar menggunakan templat yang dibuat menggunakan MS Word dan memelihara arsip dokumen dan catatan yang dibuat menggunakan templat tersebut. Proses pembuatan dokumen baru di dalamnya sangat otomatis - cukup pilih skenario bisnis yang diinginkan dari daftar umum skenario (skenario bisnis adalah templat yang disesuaikan) dan isi formulir masukan dengan data yang diperlukan (Gbr. 10). Dokumen yang dibuat dapat dilihat, disimpan, dicetak, atau dibuka di Word untuk diedit lebih lanjut.

Beras. 10. Membuat dokumen menggunakan script “AutoDoc”.

Jumlah skrip bawaan sedikit (Gbr. 11), tetapi dapat diperluas dengan skrip khusus, yang proses pembuatannya disajikan secara rinci dan jelas dalam bantuan dan sepenuhnya dikontrol oleh wizard, dan oleh karena itu dapat diakses oleh sebagian besar pengguna. Mengembangkan skrip baru melibatkan lima langkah: memasukkan nama skrip, membuat template, menentukan variabel, menyiapkan dan menguji skrip, dan menyimpannya untuk diedit lebih lanjut (Gbr. 12). Sekilas, menyiapkan template mungkin menimbulkan beberapa kesulitan, karena harus dibuat secara manual di Word, dan ini memerlukan pengetahuan tentang bahasa scripting. Namun dalam praktiknya, semuanya jauh lebih sederhana - cukup dipahami bahwa variabel dimasukkan dalam tanda kurung kurawal, dan tanda $ ditempatkan di depannya, semua teks lainnya dicetak dengan cara biasa (Gbr. 13). Template baru dapat dibuat tidak hanya dengan batu tulis bersih, tetapi juga berdasarkan templat yang ada atau dokumen yang sudah jadi - dalam kasus pertama, Anda hanya perlu mengubah pengaturan skrip dan mengujinya dengan pengaturan yang diubah, dan yang kedua, buka dokumen yang sudah jadi, ganti mengubah informasi dengan variabel dan menunjukkannya ke program sebagai templat. Variabel dapat terdiri dari beberapa jenis, termasuk variabel yang memungkinkan:

• memasukkan data ke dalam beberapa bidang sekaligus: nama lengkap, data paspor, detail organisasi, dll.;
• pilih nilai variabel dari sekumpulan nilai;
• melakukan berbagai operasi dan transformasi: menghitung persentase angka atau PPN suatu jumlah, mengubah angka menjadi string, memasukkan tanggal saat ini dll.;
• menunjukkan kata atau frasa dalam kasus tertentu, dll.

Dokumen yang dibuat sesuai dengan skenario bisnis AutoDoc disimpan dalam bentuk catatan yang terstruktur dengan jelas, dan oleh karena itu kapan saja Anda dapat menemukan dokumen yang diinginkan dengan memfilter atau mencari, melihatnya, mencetaknya, membuat ulang, atau menghapusnya.

Beras. 11. Jendela “AutoDoc” dengan daftar grup bawaan
skenario bisnis

Beras. 12. Pengembangan script baru di AutoDoc

Beras. 13. Contoh teks template di “AutoDoc”,
di mana empat variabel muncul: “angka”,
“bulan”, “organisasi” dan “nama lengkap”

Program ini tersedia dalam dua versi: pengguna tunggal - "AvtoDoc-Personal" dan multi-pengguna (jaringan), diwakili oleh dua modul - "AvtoDoc-Server" dan "AvtoDoc-Client". Dalam versi pengguna tunggal, semua komponen sistem berada di komputer lokal, dan dalam database multi-pengguna skrip, templat, dan catatan diinstal di server, dan pada komputer pengguna hanya bagian klien yang diinstal, yang memungkinkan penggunaan semua materi AutoDoc yang disimpan di server.

Dokumen Kilat 3.4.1

Pengembang: BlitzSoft

Ukuran distribusi: 991 KB

Bekerja di bawah kendali: WindowsNT/2000/XP/2003/Vista

Metode distribusi: shareware (versi demo terbatas secara fungsional - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Harga: 500 gosok.

Blitz Document adalah program ringkas untuk membuat dokumen standar secara otomatis menggunakan templat skrip. Ini memungkinkan Anda dengan cepat membuat dokumen berdasarkan templat bawaan, yang jumlahnya lebih dari 30 (Gbr. 14), atau skrip khusus yang dapat dikembangkan berdasarkan templat bawaan atau tata letak kosong. Membuat dokumen menggunakan skrip yang sudah jadi sangatlah sederhana - cukup pilih jenis skrip dan ikuti instruksi dari wizard, yang dengan cermat akan memandu pengguna melalui semua tahap persiapan dokumen (Gbr. 15). Dokumen yang sudah selesai dapat dilihat, dicetak, diedit di editor teks bawaan (data variabel dan konstan dapat dikoreksi) atau dibuka untuk diedit di Word.

Beras. 14. Daftar skrip Dokumen Blitz bawaan

Beras. 15. Membuat dokumen bernaskah
Dokumen kilat

Pengembangan templat yang dibuat agak lebih rumit, tetapi juga berada dalam kemampuan sebagian besar pengguna. Benar, menguasai fitur ini akan memakan waktu, karena, sayangnya, informasi referensi yang disertakan dengan program ini dirancang untuk pengguna yang cukup terlatih (sangat jarang dan tidak berisi ilustrasi atau contoh apa pun). Secara teknis, pembuatan template baru terdiri dari dua tahap: pemilihan template atau tata letak bawaan yang menjadi dasar pengembangan template baru, dan penyesuaian berurutan dari data konstan dan variabel yang disertakan di dalamnya (Gbr. 16). Data konstan dimasukkan dalam bentuk aslinya, tetapi tidak langsung ke dalam teks, melainkan melalui kotak dialog. Informasi variabel juga disesuaikan selama dialog dan tidak lagi dimasukkan secara langsung, tetapi digantikan oleh variabel dengan label wildcard, dirancang dengan mempertimbangkan bahasa deskripsi skrip yang digunakan dalam program. Skrip tidak hanya dapat menampilkan teks yang dimasukkan selama pembuatan dokumen, tetapi juga mengubahnya menggunakan sistem perintah substitusi atau transformasi data. Misalnya, disediakan:

Beras. 16. Pengembangan template baru berdasarkan layout
dalam Dokumen Blitz

• Kemunduran kata dan frasa menurut kasus tata bahasa;
• mengubah angka menjadi string;
• mengubah tanggal kalender menjadi string;
• melakukan perhitungan apa pun yang digunakan dalam dokumen hukum dan bisnis;
• mengubah teks tergantung pada nilai data yang dimasukkan, dll.

Dokumen yang dibuat menggunakan Blitz Document disimpan dalam jurnal terstruktur - ini memungkinkan Anda menavigasi dokumentasi dengan cepat dan hampir seketika mendapatkan akses ke materi yang diperlukan, misalnya, untuk mencetaknya. Selain itu, dokumen dapat dikelompokkan ke dalam file virtual, yang memudahkan akses cepat ke materi yang terkait dengan subjek atau objek tertentu yang muncul di database.

Teks OCR dalam dokumen yang dipindai

Pengguna yang sering harus mengubah dokumen kertas (halaman buku, koran, majalah atau faks) ke dalam format elektronik yang dapat diedit tidak dapat melakukannya tanpa sistem pengenalan karakter, atau sistem OCR (Optical Character Recognition), yang dirancang untuk memasukkan teks secara otomatis dari dokumen kertas ke dalam komputer. Secara teoritis, Anda bisa menggunakan program Pembaca Halus dari ABBYY atau CuneiForm dari Cognitive Technologies - keduanya dapat diandalkan dalam pengoperasiannya dan memiliki akurasi pengenalan yang tinggi. Namun paket FineReader memiliki versi yang disederhanakan dan terjangkau untuk pengguna rumahan ABBYY Pembaca Baik 8.0 Home Edition, sehingga lebih menarik bagi khalayak yang lebih luas.

ABBYY FineReader 8.0

Pengembang: Perangkat Lunak ABBYY

Ukuran distribusi: 40,5 MB

Bekerja di bawah kendali: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP

Metode distribusi: shareware (tidak ada versi demo FineReader Home Edition, versi demo FineReader Professional Edition yang terbatas fungsinya - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Harga: Edisi Rumah FineReader - 990 RUR, Edisi Profesional FineReader - 3750 RUR.

ABBYY FineReader adalah solusi ideal untuk mengenali dokumen yang tidak hanya mengenali teks, tetapi juga desainnya, yang memastikan transmisi tabel, gambar, dan pembagian teks ke dalam kolom secara akurat (Gbr. 17). Program ini mudah digunakan, dapat mengenali dokumen multibahasa (mendukung 179 bahasa) dan dokumen multi-halaman. Dimungkinkan untuk mengenali seluruh dokumen atau halaman individualnya. Hasilnya dapat disimpan dalam salah satu format umum: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT atau PDF. Dimungkinkan untuk menyimpan hasil pengenalan langkah demi langkah untuk menghilangkan kesalahan. Dilaksanakan ekspor hasil pengakuan langsung ke Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect dan Adobe Acrobat. Pemeriksa ejaan bawaan (untuk 36 bahasa) akan membantu mempercepat pemeriksaan hasilnya, dan integrasi dengan Microsoft Word memungkinkan Anda memanggil program langsung dari Word, tanpa terganggu saat bekerja dengan teks.

Beras. 17. Hasil pengenalan dokumen
di ABBYY FineReader Edisi Rumah

Program ini disajikan dalam dua versi: FineReader Home Edition, dirancang untuk pemula, dan FineReader Professional Edition, ditujukan untuk para profesional. Versi profesional memungkinkan Anda mengelola parameter pengenalan (mengubah mode, melakukan pengenalan dengan pelatihan) dan memiliki serangkaian fungsi pengenalan yang lebih kaya (pengenalan file PDF, teks yang diambil dengan kamera digital, dll.). Selain itu, Edisi Profesional menyediakan lebih banyak format penyimpanan yang berbeda, menambahkan kemampuan untuk mengenali kode batang dan dengan cepat mengenali tangkapan layar menggunakan utilitas Pembaca Tangkapan Layar.

Mengonversi dokumen dari format PDF

Semua dokumentasi teknis dikirimkan hari ini dalam format PDF, yang menggunakan utilitas gratis Adobe Acrobat Reader untuk melihat dokumen. Namun seringkali ada kebutuhan untuk menggunakan potongan file PDF saat menyiapkan dokumen Anda sendiri atau mengedit materi dalam format PDF (misalnya, artikel, kontrak, laporan, dll.). Dalam kasus pertama, Anda perlu mengekstrak fragmen teks dan/atau gambar dari file PDF (secara teoritis, ini dapat dilakukan menggunakan alat bawaan Acrobat Reader, tetapi dengan hasil yang sangat biasa-biasa saja). Dalam kasus kedua, Anda harus mengonversi dokumen PDF ke format yang dapat diedit (misalnya, ke format Word) dengan tetap mempertahankan desain dokumen asli, yang bahkan tidak disediakan di Acrobat Reader. Dalam kasus seperti ini, mereka akan datang untuk menyelamatkan utilitas khusus, yang paling menarik adalah paket ABBYY PDF Transformer dan PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Kami akan melihat yang pertama - meskipun lebih mahal, ia memiliki antarmuka berbahasa Rusia dan memungkinkan Anda mengonversi file PDF ke beberapa format yang dapat diedit, dan dapat mengenali dengan benar tidak hanya bahasa Inggris, tetapi juga teks Rusia.

ABBYY PDF Transformator 2.0

Pengembang: Perangkat Lunak ABBYY

Ukuran distribusi: 52 MB

Bekerja di bawah kendali: Windows 2000 (SP2 atau lebih tinggi)/XP/Server 2003

Metode distribusi: shareware (versi demo 15 hari - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Harga: 1490 gosok.

ABBYY PDF Transformer - utilitas untuk mengubah dokumen PDF ke dalam format dokumen Microsoft Word (Gbr. 18), Excel, serta file HTML dan TXT. Paket ini memiliki antarmuka yang intuitif dan sangat mudah digunakan, sehingga pengguna pemula pun dapat menguasainya.

ABBYY PDF Transformer dapat mengonversi file PDF apa pun, termasuk file tanpa lapisan teks (file tersebut paling sering diperoleh dari dokumen yang dipindai dan mewakili gambar teks), dan memproses file PDF dengan benar yang berisi kombinasi bahasa apa pun yang didukung (termasuk Rusia dan Bahasa inggris). Utilitas ini secara akurat mempertahankan desain dokumen sumber (gambar, tabel, tata letak kolom, tautan) dan memungkinkan Anda mengelola opsi konversi dan penyimpanan. Misalnya, Anda dapat dengan jelas menentukan area yang harus dilihat oleh program sebagai teks atau gambar (yang penting untuk file PDF dengan desain rumit), menyimpan dokumen yang sudah jadi dengan desain yang sama seperti aslinya, atau sebagai kolom teks (dengan atau tanpa gambar - opsional) dll. Jika perlu, dimungkinkan untuk mengonversi halaman individual atau bahkan fragmennya secara selektif. Selain itu, ABBYY PDF Transformer juga dapat melakukan konversi terbalik, memungkinkan Anda membuat file PDF dari dokumen Microsoft Word, tabel excel, Presentasi PowerPoint, diagram Visio dan file HTML, serta dari hampir semua aplikasi yang mendukung pencetakan dokumen (ini diterapkan melalui pencetak maya PDF-XChange untuk ABBYY PDF Transformer 2.0).

Di antara berbagai dokumen resmi, tempat khusus ditempati oleh tabel, yaitu dokumen, yang teksnya diisi dalam bentuk tabel yang diterima di perusahaan atau ditetapkan berdasarkan instruksi yang relevan. Ini hampir semuanya adalah dokumen teknologi, dokumen keuangan dan akuntansi, dokumen desain teks dan banyak lainnya.

Tabel 1 - Jadwal kerja

Nomor tahapan pekerjaan		Tenggat waktu	Biaya, dolar	Bagaimana akhir panggungnya?
	Analisis dokumentasi teknis dan rumusan masalah			Struktur basis data
	Pengembangan sistem DBMS untuk pencatatan penerimaan bahan dan komponen
	Pengembangan sistem DBMS untuk akuntansi pasokan bahan ke produsen produk
	Pengembangan sistem DBMS untuk memasok produk jadi ke organisasi perdagangan
	Pengembangan sistem DBMS untuk pencatatan kegiatan produksi perusahaan

Tabel 1 menunjukkan contoh desain rencana kalender untuk melakukan pekerjaan setelah menyelesaikan kontrak bisnis.

Tabel terdiri dari kolom (column) dan baris. Setiap kolom memiliki nama. Baris yang memuat nama-nama kolom disebut tajuk tabel (table header). Luas tabel pada perpotongan baris dan kolom disebut sel.

Editor teks Word memiliki kemampuan luar biasa untuk membuat dan mendesain dokumen spreadsheet. Ia juga memiliki fungsi bawaan yang memungkinkan Anda melakukan perhitungan matematis, membuat grafik dan diagram, misalnya, diperlukan saat menganalisis aktivitas ekonomi suatu perusahaan.

Word memungkinkan Anda menyisipkan tabel, grafik, dan bagan yang Anda kembangkan menggunakan aplikasi Windows lainnya, seperti tabel yang dibuat di Excel, ke dalam dokumen Anda.

Ada dua kemungkinan skema desain untuk dokumen tabel (selanjutnya disebut tabel):

Membuat tabel dan mengisinya dengan informasi;

Buat teks dan ubah menjadi tabel.

Skema pertama direkomendasikan untuk membuat dokumen dengan struktur tabel yang ditentukan. Skema kedua berguna saat membuat dokumen yang strukturnya belum ditentukan. Mari pertimbangkan urutan tindakan saat membuat tabel menggunakan skema ini.

Buat tabel dan isi dengan informasi. Skema pembuatan dokumen ini dilakukan dengan urutan sebagai berikut: mendesain header tabel;

=> mengisi tabel dengan informasi;

=> pendaftaran penampilan tabel.

Dalam proses pembuatan tabel, operasi pengisian informasi dan desain tampilan dapat bergantian.

Header tabel dibuat menggunakan perintah dari menu Tabel. Sebelum Anda mulai membuat tabel, Anda harus menempatkan kursor di area halaman (layar) yang sesuai, lalu lakukan langkah-langkah berikut:

=> aktifkan menu Tabel;

=> pilih perintah Sisipkan tabel;

=> atur jumlah kolom yang diperlukan pada kotak dialog yang muncul (lebar kolom diatur oleh parameter Auto);

=>

Urutan desain header tabel ini digunakan saat mengeksekusi dokumen sederhana. Untuk membuat dokumen dengan struktur yang lebih kompleks, disarankan untuk menggunakan perintah Gabungkan Sel, yaitu. diperlukan:

=> membuat struktur tabel dengan jumlah kolom yang dibutuhkan;

=> pilih sel yang harus digabungkan;

=> aktifkan menu Tabel;

=> pilih perintah Gabungkan Sel.

Jika tabel menempati beberapa halaman, maka headernya diulangi pada setiap halaman, yang mana pengaturan berikut harus dilakukan:

aktifkan menu Tabel;

=> pilih perintah Judul.

Perintah untuk mengedit tabel terdapat pada menu Tabel. Ini adalah perintah yang memungkinkan Anda untuk: menambah baris, menyisipkan kolom, menghapus baris dan kolom.

Untuk menambahkan baris ke akhir tabel:

=> letakkan kursor di sel terakhir dari baris terakhir tabel;

=> tekan tombol.

Tabel 2 - Tombol untuk menggerakkan kursor

Memindahkan kursor
Satu sel ke kanan
Satu sel ke kiri	+
Ke awal tabel
Ke ujung meja
Ke sel pertama baris	+
Ke sel terakhir baris
Ke sel atas kolom	+
Ke sel terbawah kolom	+

Catatan:

1. Saat Anda menekan tombol setelah mengetik di sel terakhir dari sebuah baris, kursor akan berpindah ke awal sel pertama dari baris berikutnya. Oleh karena itu, saat mendesain struktur tabel, tunjukkan di kotak dialog jumlah baris adalah opsional.

2. Teknologi pengetikan teks dalam sel sepenuhnya konsisten dengan teknologi pengetikan teks pada halaman yang diformat. Jika teks melebihi lebar kolom, maka secara otomatis digabungkan ke baris sel berikutnya. Dalam hal ini, tinggi seluruh baris tabel bertambah.

Untuk menambahkan satu baris di mana pun dalam tabel, Anda harus: letakkan kursor teks di mana saja pada baris di atasnya yang ingin Anda sisipkan baris tambahan; => aktifkan menu Tabel;

=> pilih perintah Sisipkan Baris.

Untuk menambahkan beberapa baris tabel sekaligus:

=> letakkan kursor teks di mana saja pada baris di atasnya yang ingin Anda sisipkan baris tambahan;

=> pilih ke bawah dengan kursor sebanyak baris yang ingin Anda tambahkan;

=> aktifkan menu Tabel;

=> pilih perintah Sisipkan (tambahkan) baris.

Untuk menyisipkan (menambahkan) kolom baru:

=> pilih kolom pada tabel di sebelah kiri yang ingin Anda tambahkan kolom baru;

=> aktifkan menu Tabel;

=> pilih perintah Sisipkan (tambahkan) kolom.

Teknologi untuk menyisipkan beberapa kolom baru mirip dengan teknologi untuk menyisipkan baris, satu-satunya perbedaan adalah Anda harus memilih jumlah kolom yang sesuai di sebelah kiri kolom sebelum kolom baru akan ditambahkan.

Menghapus informasi dalam baris dan kolom tanpa menghapus baris dan kolom itu sendiri dari tabel dilakukan dengan cara yang sama seperti menghapus satu baris teks, yaitu. diperlukan:

=> gunakan kursor untuk memilih informasi dalam baris atau kolom;

=> tekan tombol.

Menghapus baris atau kolom tabel dilakukan dengan urutan sebagai berikut:

pilih baris atau kolom; => aktifkan menu Tabel; => pilih perintah Hapus sel;

=> pada kotak dialog yang muncul, pilih perintah yang sesuai (Hapus semua baris atau Hapus semua kolom).

Mendesain tampilan tabel mencakup operasi dasar berikut:

Mengubah lebar kolom;

Mengubah ketinggian baris;

Desain kisi-kisi meja;

Mengubah posisi tabel pada halaman lembar kerja. Cara mengubah lebar kolom adalah sebagai berikut: => letakkan pointer mouse pada garis vertikal kiri atau kanan kolom (pointer akan mengubah arah panah sesuai dengan itu);

=> klik tombol kiri mouse dan, tanpa melepaskannya, “seret” garis vertikal ke kiri atau ke kanan, masing-masing, hingga jarak yang diperlukan.

Lebar kolom dapat diatur menggunakan perintah Tinggi dan Lebar Sel dari menu Tabel.

Ketinggian setiap baris tabel dapat diatur menggunakan perintah Tinggi dan Lebar Sel dari menu Tabel menggunakan salah satu dari tiga parameter: Otomatis, Minimum, Tepat.

Parameter Otomatis menentukan tinggi baris tabel sesuai dengan parameter paragraf yang diatur saat dokumen pertama kali diformat. Dalam hal ini, tinggi baris tabel diatur secara otomatis tergantung pada ukuran teks yang dimasukkan ke dalam sel.

Parameter Minimum dan Tepat diatur hanya untuk baris tabel yang dibuat. Jika opsi ini dipilih, tinggi baris tabel ditentukan oleh jumlah titik piksel.

Saat Anda memasukkan teks dalam sel dengan kumpulan opsi Minimum, tinggi garis minimum ditentukan oleh jumlah titik piksel yang ditentukan. Namun, jika teks yang Anda masukkan lebih besar dari dimensi sel yang ditentukan, tinggi baris tabel akan bertambah agar sesuai dengan dimensi teks.

Saat Anda memasukkan teks ke dalam sel dengan kumpulan opsi Tepat, tinggi garis tidak berubah. Jika ukuran teks yang dimasukkan melebihi dimensi sel yang ditentukan, hanya bagian awal yang sesuai yang akan tersisa di dalamnya.

Tinggi baris dapat diatur untuk seluruh tabel sekaligus, atau untuk setiap baris. Pengaturan tinggi baris tabel dilakukan dengan urutan sebagai berikut:

=> pilih satu baris (atau semua baris);

=> aktifkan menu Tabel;

=> pilih perintah Tinggi dan lebar sel;

=> pada kotak dialog yang muncul, atur parameternya: Tinggi garis dan Berapa banyak (ukuran dalam piksel);

=>

Pada layar tabel yang dibuat, baris dan kolom (kisi tabel) disorot dengan garis putus-putus, mis. Saat dokumen dikeluarkan ke printer, tabel akan dicetak tanpa grid. Untuk mencetak tabel grid, ikuti langkah-langkah berikut:

=> pilih tabel;

=> aktifkan menu Format;

=>

=> pada kotak dialog yang muncul, aktifkan tab Framing dan pilih pengaturan yang diperlukan (bingkai atau kisi tabel, ketebalan garis dan warna);

=> klik tombol [OK] di kotak dialog.

Jika diinginkan, setiap kolom atau baris tabel dapat disorot dalam berbagai warna. Ini membutuhkan:

=> pilih baris atau kolom;

=> aktifkan menu Format;

=> pilih perintah Perbatasan dan Isi...;

=” pada kotak dialog yang muncul, aktifkan tab Isi dan pilih pengaturan yang diperlukan (pola, warna pola, dan warna latar belakang);

=> klik tombol [OK] di kotak dialog.

Anda dapat mendesain tabel menggunakan gaya standar yang diinstal di editor, yang memerlukan:

=> tempatkan kursor di manapun dalam tabel;

=> aktifkan menu Tabel;

=> pilih perintah Autoformat tabel..;

=> di kotak dialog yang muncul, pilih salah satu format yang diusulkan;

=> klik tombol [OK] di kotak dialog.

Buat teks dan ubah menjadi tabel. Skema pembuatan tabel ini digunakan saat menyiapkan dokumen yang formulirnya belum ada. Dalam hal ini, urutan operasi dan metode pelaksanaannya serupa dengan yang digunakan pada metode pertama dalam mendesain dokumen spreadsheet (merumuskan header tabel, mengisi tabel dengan informasi, mendesain tampilan tabel). Perbedaannya hanya pada urutan desain header tabel, yang akan kita pertimbangkan menggunakan contoh pembuatan jadwal kerja:

=> ketikkan teks header tabel, dan saat mengetik, di akhir teks setiap kolom yang diharapkan (kecuali yang terakhir), tekan tombol;

=> pilih teks yang diketik;

=> aktifkan menu Tabel;

=> nyalakan gambar grid menggunakan perintah Grid Lines; => pilih perintah Konversi teks;

=> pada kotak dialog yang muncul, klik tombol [OK].

Setelah eksekusi tindakan yang ditentukan Judul tabel akan muncul di layar.

Semua langkah lebih lanjut untuk membuat tabel telah dibahas sebelumnya.

Menyusun dokumen spreadsheet dengan perhitungan

Dalam kegiatan produksi perusahaan mana pun, banyak dokumen bisnis (kecuali akuntansi) yang digunakan, yang dalam pembuatannya perlu dilakukan berbagai perhitungan matematis.

Misalnya dokumen pencatatan penerimaan dan konsumsi produk; perkiraan penjualan, perubahan nilai tukar, dinamika perubahan pasar berdasarkan jenis produk, pendapatan, dll; penyusunan neraca; akuntansi cek tunai, dll.

Saat mengembangkan dokumen semacam itu di Word, Anda dapat membuat perhitungan yang diperlukan tanpa harus melakukan hal tersebut Aplikasi Windows, seperti Kalkulator atau Excel. Dalam hal ini, hasil perhitungan secara otomatis dimasukkan ke dalam sel tabel yang sesuai.

Word memiliki serangkaian fungsi matematika yang memungkinkan Anda melakukan operasi berikut:

Penjumlahan, pengurangan, perkalian, pembagian;

Perhitungan nilai rata-rata;

Perhitungan bunga;

Memilih nilai minimum dan maksimum.

Melakukan perhitungan matematis didasarkan pada metode pemrosesan informasi yang digunakan dalam prosesor spreadsheet Lotus, Excel, dll. Inti dari metode ini adalah bahwa semua operasi matematika dilakukan dengan data numerik yang terletak di sel tabel. Setiap sel tabel mempunyai karakter alfanumerik, misalnya Al, A2, Bl, B2, dan seterusnya, dimana huruf menunjukkan kolom tabel dan angka menunjukkan baris (termasuk baris header).

26 kolom pertama tabel ditandai dengan huruf alfabet Latin dari A sampai Z. Jika ada lebih dari 26 kolom dalam tabel, maka diberi tanda AA... AZ, dst.

Baris tabel ditandai dengan angka, dimulai dengan satu.

Jadi, persamaan Dl = A4-C6 berarti bilangan yang tertulis pada sel kolom pertama baris keempat tabel (A4) dikalikan dengan bilangan yang tertulis pada sel kolom ketiga baris keenam (C6 ), dan hasilnya otomatis ditulis di sel kolom keempat baris pertama (D1).

Rumus perhitungannya ditulis di sel tempat Anda ingin menunjukkan hasilnya.

Tata cara melakukan perhitungan akan kita bahas dengan menggunakan contoh pembuatan invoice penyerahan barang ke perusahaan pembeli dari gudang perusahaan penjual. Bentuk invoice tersebut ditunjukkan pada tabel. 2.3 (beberapa rincian faktur tidak diberikan).

Pada Tabel 3, simbol yang menunjukkannya ditunjukkan di atas kolom.

Tabel 3 - Nomor Faktur. untuk pengiriman barang

dan mengisi faktur, Anda perlu menghitung harga setiap item secara otomatis dan menjumlahkan total harga pokok penjualan.

Harga pokok barang pertama dihitung dengan rumus F2 = D2 E2.

Harga barang kedua F3 = D3 EZ. Maka harga pokok seluruh produk akan menjadi jumlah dari nilai sel F2 dan F3, yaitu. F4-F2 + F3.

Setelah menentukan rumus perhitungan, Anda bisa mulai mengisi tabel.

Urutan pengembangan tabel telah diuraikan sebelumnya, jadi sekarang kami hanya akan menunjukkan urutan tindakan yang terkait dengan melakukan perhitungan:

=> masukkan angka pada sel kolom Quantity. dan Harga, gosok.);

=> pilih sel terhitung (F2);

=> aktifkan menu Meja;

=> pilih tim Rumus

=> masukkan rumus perhitungan (= D2-E2) pada kotak dialog yang muncul;

=> pilih format perekaman nomor;

=> klik tombol [OK].

Hasil perhitungan secara otomatis akan ditulis ke sel F2. Lakukan tindakan serupa untuk sel F3 dan F4, masukkan rumus yang sesuai.

Jika Anda perlu mengatur format pencatatan yang sama untuk semua nomor dalam tabel, Anda harus memasukkannya menggunakan perintah Rumus, itu. nomor yang dimasukkan ditulis terlebih dahulu pada baris tersebut Rumus kotak dialog, lalu pilih format rekamannya.

Format suatu angka adalah cara menampilkannya saat ditampilkan di layar dan dalam cetakan. Dalam dialog perintah Rumus...Anda dapat memilih format angka berikut:

# ##0 - bilangan bulat dengan pembagian ribuan;

# ##0.00 - angka yang dihitung hingga desimal kedua;

# ##0,00 gosok. - representasi nomor dalam rubel.

Untuk merangkum hasil perhitungan, Anda dapat menggunakan fungsi SUM dalam bentuk notasi berikut:

SUM (Al: A10) - perhitungan jumlah untuk sel dari kolom 1 hingga 10 A;

SUM (A1;D10) - perhitungan jumlah untuk sel Al hingga D10;

SUM (ABOVE) - menghitung jumlah semua sel di kolom yang terletak di atas sel saat ini;

SUM (LEFT) atau = SUM (RIGHT) - menghitung jumlah semua sel dalam satu baris yang terletak di kiri atau kanan sel saat ini.

Word memberi pengguna serangkaian fungsi matematika yang memadai untuk melakukan berbagai tugas perhitungan.

Daftar fungsi-fungsi tersebut dapat dilihat pada kotak dialog perintah Rumus.

Jadi, faktur sudah dibuat, perhitungan sudah selesai, tetapi ternyata Anda salah memasukkan jumlah setrika yang dipasok. Untuk menghitung ulang, Anda harus melakukan langkah-langkah berikut:

=> pilih sel untuk mengganti nomornya;

=> hapus nomor;

=> aktifkan menu Tabel;

=> pilih perintah Rumus;

=> masukkan nomor baru pada kotak dialog yang muncul;

=> pilih format perekaman nomor;

=> klik tombol [OK] (nilai baru akan ditulis ke sel);

=> aktifkan menu Tabel;

=> pilih perintah Pilih tabel;

=> tekan tombol (Word akan menghitung ulang seluruh tabel);

=> batalkan pilihan tabel.

Jika perlu, kebenaran rumus perhitungan yang dimasukkan dapat diperiksa dengan memilih tabel dan menekan kombinasi tombol + .

Gambar tersebut menunjukkan bahwa di sel kolom Kolom. tidak ada rumusnya. Artinya angka-angka dimasukkan ke dalam sel-sel tersebut dengan cara biasa, yaitu tanpa menggunakan perintah Rumus. Dalam sel dengan rumus, format keluaran angka juga ditunjukkan.

Untuk mengembalikan tabel ke bentuk aslinya, Anda perlu memilihnya dan menekan kombinasi tombol +.