Utilizzo di codici a barre per la contabilità.
Quasi tutti i produttori mettono un codice a barre sulla confezione del prodotto. Uno scanner di codici a barre consente di leggere questo codice e trasferirlo per ulteriori elaborazioni, ad esempio su una fattura per la vendita di merci.
Il programma di audit farmaceutico consente di implementare utilizzando uno scanner di codici a barre, scaricare codici a barre da fatture elettroniche o inserirli manualmente utilizzando uno scanner di codici a barre, stampare etichette con codici a barre utilizzando stampanti specializzate o su fogli ordinari.
Quale opzione utilizzare: i codici a barre del produttore o il tuo?
Il programma Farm Auditor supporta due opzioni per lavorare con i codici a barre:
1) Sono utilizzati i codici a barre del produttore, già applicati sull'imballo con la merce.
2) All'interno della farmacia vengono utilizzati i propri codici a barre univoci.
Opzione 1: utilizzare i codici a barre del produttore.
I codici a barre stampati sull'imballo con la merce sono solitamente indicati dal fornitore nella fattura elettronica e verranno caricati nel programma form auditor al momento del caricamento della fattura elettronica. Se non è presente alcun codice a barre nella fattura elettronica, è possibile gestirlo utilizzando uno scanner nella fattura in entrata.
Opzione 2. Il programma di audit farmaceutico stesso genera automaticamente i propri codici a barre univoci durante il caricamento di una fattura elettronica.
Per ogni riga della fattura verrà generato automaticamente un nuovo codice a barre. Se un tale prodotto è già arrivato in precedenza, verrà utilizzato il codice a barre generato dal programma in precedenza.
Entrambi i metodi di contabilità hanno i loro vantaggi e svantaggi. Nella seconda opzione, quando si contabilizza con i propri codici a barre, sarà necessario stampare e incollare etichette con codici a barre; per questo sarà possibile utilizzare una stampante speciale per la stampa di etichette con codici a barre.
Nella prima opzione, quando si contabilizzano i codici a barre del produttore, non è necessario stampare codici a barre per ogni articolo, tuttavia, per alcuni fornitori, sarà necessario indicare i codici a barre all'arrivo della merce utilizzando uno scanner. A volte si verifica una situazione in cui i produttori applicano lo stesso codice a barre a prodotti diversi. Quando si vendono tali beni, l'auditor farmaceutico visualizzerà un avviso e richiederà di selezionare il prodotto corretto dall'elenco.
Se hai appena iniziato con i codici a barre, prova a iniziare con l'opzione di contabilità dei codici a barre del produttore. Questo metodo viene utilizzato nella farm del programma - auditor per impostazione predefinita. Puoi passare all'utilizzo dei tuoi codici a barre in qualsiasi momento.
Per passare da una modalità di contabilità del codice a barre a un'altra:
- Seleziona il menu Strumenti - Opzioni. Verrà visualizzata la finestra delle impostazioni.
- Nelle impostazioni, seleziona una delle opzioni per l'utilizzo dei codici a barre: Usa il codice a barre del produttore o Crea il tuo.
- Fare clic sul pulsante OK per rendere effettive le impostazioni.
Ricevimento della merce. Inserimento manuale e automatico dei codici a barre nella fattura in entrata.
Se nelle impostazioni del programma di controllo farmaceutico è specificato di creare i propri codici a barre, nel processo di caricamento di una nuova bolla di consegna elettronica, verranno creati automaticamente i codici a barre per tutte le merci, non resta che stamparli. Se un tale prodotto è già arrivato in precedenza, verrà utilizzato il codice a barre generato dal programma in precedenza.
Se vengono utilizzati i codici a barre del produttore e non ci sono informazioni sui codici a barre nella lettera di vettura elettronica, in questo caso, al ricevimento della merce, dovrai specificare i codici a barre manualmente utilizzando uno scanner.
Realizzazione di merci mediante lettore di codici a barre.
Per vendere merci utilizzando uno scanner di codici a barre:
1) aprire la fattura.
2) passare lo scanner sul codice a barre stampato sulla confezione. Il programma di audit farmaceutico troverà il prodotto con il codice a barre richiesto e lo aggiungerà alla bolla di consegna.
3) Se rileggi il codice a barre dello stesso prodotto, il numero nella colonna quantità di prodotto aumenterà di 1.
4) Dopo aver aggiunto alla fattura tutti i beni necessari, per completare la vendita, fare clic sul pulsante Vendita rapida o sul pulsante F2 della tastiera.
Se il programma non riesce a trovare un prodotto con il desiderato codice a barre, verrà visualizzato il messaggio "Articolo con questo codice a barre non trovato".
Se per qualche motivo vengono trovati più prodotti con lo stesso codice a barre, il programma Pharm visualizzerà un messaggio con un elenco di prodotti trovati e ti chiederà di selezionare quello giusto.
Inventario. Cerca il prodotto desiderato utilizzando uno scanner di codici a barre.
Quando si effettua l'inventario di un prodotto, è spesso necessario trovare il prodotto giusto in un ampio elenco di avanzi.
Per cercare la merce per codice a barre nel documento di inventario, è sufficiente scansionare il codice a barre stampato sul pacco con la merce. Il programma di audit farmaceutico troverà il prodotto desiderato e posizionerà il cursore sulla colonna della quantità. Resta da inserire la quantità di merce richiesta dalla tastiera.
Scanner di codici a barre - lavoro
Gli scanner di codici a barre possono aumentare notevolmente la produttività del personale del negozio nel caso in cui il punto vendita un gran numero di nomi di prodotti e (o) un ampio flusso di acquirenti.
L'immissione di merci mediante uno scanner di codici a barre consente di eliminare la duplicazione di merci identiche (quando nel programma vengono inserite più merci identiche provenienti da entrate diverse con codici diversi). In questo caso, la contabilità diventa più snella e semplice. Inoltre, l'inserimento delle merci utilizzando uno scanner di codici a barre è molto più veloce (a volte fino a 2 volte).
Per vendere un prodotto è necessario inserire il prodotto e la quantità del prodotto da vendere. Modo standardè inserire il codice prodotto.
Per inserire un codice prodotto, è necessario conoscere questo codice. Ci sono molti negozi che, quando si inseriscono le ricevute, assegnano codici interni (negozio) alle merci, solitamente a 5 cifre o talvolta a 6 cifre (se il numero di articoli è superiore a 90.000 e quelli a 5 cifre sono esauriti). Questo codice è bloccato sul prodotto, il che ti consente di vendere rapidamente.
Un metodo simile (incollare i codici prodotto) consente di snellire abbastanza bene la contabilità (se i codici vengono incollati su tutti i prodotti, le vendite di merci vengono eseguite rapidamente).
Se i codici non vengono incollati, al momento della vendita della merce, il venditore dovrà utilizzare la ricerca per prezzo/nome/articolo, ecc. - che è abbastanza efficace e nel 99% dei casi ti consente di trovare la merce, ma richiede molto di tempo. Pertanto, nei negozi con un gran numero di nomi di prodotti senza utilizzare uno scanner di codici a barre, si consiglia di assegnare un codice negozio interno a ciascun prodotto (e incollarlo sul prodotto).
Molto spesso, i codici a barre già pronti sono già incollati sulla merce. Se il negozio dispone di uno scanner di codici a barre, è possibile omettere il passaggio di incollare i codici interni a 5 cifre sui prodotti, il che facilita il processo di immissione delle merci.
Entrare merci
Quando si inseriscono i codici a barre manualmente, è possibile utilizzare il tasto F10 invece del lettore di codici a barre.
Quindi, com'è l'ingresso delle merci:
Scansioniamo la merce. Se non è presente alcun prodotto con tale codice a barre, i campi (per la prima volta) dovranno essere compilati manualmente. Se il prodotto con questo codice a barre è già stato inserito, il programma compilerà automaticamente alcuni dei campi:
Resta solo da inserire la quantità, l'importo del costo e il programma calcolerà il costo e il prezzo stesso (in base al markup standard impostato nelle impostazioni del programma). Il prezzo può essere modificato manualmente.
Quindi, le merci sono elencate insieme ai codici a barre. Dopo la sessione in cui sono state immesse le merci, le merci saranno disponibili per la vendita e i codici a barre saranno disponibili per l'uso nelle vendite al dettaglio. Puoi vedere quali codici a barre sono inseriti per un determinato prodotto nella scheda prodotto (tasto F1):
È inoltre possibile configurare la visualizzazione dei codici a barre direttamente nell'elenco al momento dell'inserimento della merce:
Se non ci sono codici a barre già pronti sulla merce acquistata, ci sono diverse opzioni:
1) Incolla su questi beni i codici negozio dei beni interni (quelli a 5 o 6 cifre), in modo che anche i venditori possano identificarli quando vendono.
2) Dopo essere entrati per i prodotti di sessione che non hanno codici a barre, i codici a barre possono essere generati automaticamente dal programma (Avanzate-->Genera codici a barre per i prodotti di sessione che non hanno codici a barre"). Quindi questi codici a barre possono essere stampati per l'attaccatura sulla merce sia su una stampante convenzionale e su una stampante per etichette. In questo caso, sarà molto più efficiente rispetto alla stampa di codici a barre.
Lo svantaggio è che per un computer e un programma, la scansione equivale all'immissione di caratteri dalla tastiera. Pertanto, prima di eseguire la scansione del prodotto, è necessario posizionarsi su un determinato campo. L'interfaccia del programma (sezione "Vendita al dettaglio") quando si utilizza uno scanner di codici a barre con tastiera sarà simile a questa:
Il venditore praticamente non ha bisogno di alcuna azione aggiuntiva, tranne che prima di scansionare la merce, è necessario posizionare il cursore sul campo "Codice a barre". Se vengono scansionati più prodotti, il cursore salta automaticamente:
Poiché lo scanner è basato sulla tastiera, il codice a barre può anche essere inserito come segue: premere F10 ed eseguire la scansione dell'articolo. Il codice a barre verrà inserito nel campo come se fosse inserito manualmente (dal programma scanner per tastieraè solo un'imitazione delle sequenze di tasti sulla tastiera).
Un negozio online basato sulla piattaforma "1C-Bitrix: Site Management" consente di mantenere registrazioni quantitative dell'inventario. Per mantenere un magazzino e generare un set minimo di documenti, non è necessario acquistare programmi aggiuntivi.
Contabilità quantitativa di magazzino
La funzionalità di contabilità di magazzino consente di registrare le entrate e le cancellazioni di merci in un magazzino, il trasferimento tra magazzini e tenere un registro dei saldi. Puoi prendere in considerazione le merci in base al codice a barre e risparmiare molto tempo durante la spedizione o l'aggiunta di merci al catalogo.
Tutto per operazione conveniente con merci e saldi:
- Documenti: tutto in una sezione, c'è il filtro
- Fornitori - sezione del negozio online
- Arrivo e spedizione della merce con codici a barre
- Movimentazione rapida delle merci ai punti di emissione e ai magazzini
- Tutte le azioni: restituzione di merci, cancellazione di merci, immissione di saldi
Troverai rapidamente tutti i documenti di magazzino, perché sono raccolti in un'apposita sezione "Documenti". Puoi facilmente selezionare quelli che ti servono usando i filtri. 
4 documenti principali:
- Arrivo della merce al magazzino
- Spostamento merci tra magazzini
- Resi di acquisto
- Cancellazione di merci
Con l'aiuto di questi documenti, effettuerai tutte le transazioni di magazzino necessarie con i magazzini, con il saldo delle merci nei magazzini, ecc. La sezione è un archivio di tutte le transazioni di magazzino.
"Fornitori" - una sezione speciale in cui manterrai un elenco di fisici e persone giuridiche con cui collabori attivamente, con cui devi contattare per ottenere materiali, componenti, ecc. 
Troverai rapidamente qualsiasi fornitore ogni volta che ne avrai bisogno. È sufficiente impostare nel filtro la sua e-mail, numero di telefono, TIN o altri dati noti.
Puoi aggiungere rapidamente prodotti tramite codice a barre, manualmente o utilizzando scanner speciali (lettori). È sufficiente posizionare il cursore del mouse nel campo di immissione desiderato, puntare lo scanner sul codice a barre e nel campo di testo verranno visualizzate 13 cifre del codice. 
Se ricevi un articolo che è già stato scansionato, non dovrai riavviare l'articolo.
Quando rilasci la merce, sarai sicuro di aver preso esattamente la merce che dovrebbe essere spedita. Il lettore di codici a barre conferma la correttezza della scelta della merce, impedendo così al negozio di perdere denaro a causa di possibili errori.
Gestione delle merci di magazzino
Hai accesso a tutte le azioni possibili per la gestione delle merci e dei loro saldi nei magazzini: restituzione delle merci, cancellazione delle merci, registrazione dei saldi e molto altro.
Ad esempio, puoi:
- spostare rapidamente le merci dal magazzino principale ai punti di emissione
- trasferire le merci da un punto all'altro
- scopri quanto e che tipo di merce hai in magazzino
- visualizza la cronologia: quando, quali merci, quanto e chi ha spedito ai magazzini
Puoi creare un report per ciascuno dei tuoi magazzini.
Ad esempio, per visualizzare il saldo delle merci in un magazzino e spedirgli rapidamente quelle che si esauriscono. E non è necessario richiedere queste informazioni al magazziniere.
2 rapporti pronti:
- Il saldo delle merci nei magazzini
- Scorte di merci
Con il report "Scorte merci" sei sempre a conoscenza del saldo delle merci nei magazzini. Il filtro consente di selezionare un negozio, un periodo, un prodotto o una categoria di prodotto.
Per ciascuno dei report sono presenti filtri speciali che possono essere regolati selezionando i campi desiderati per l'ordinamento. Puoi esportare qualsiasi rapporto in Excel.
Multi-magazzino
Nel negozio online puoi creare più magazzini e impostare il numero di merci in ciascuno.
Mostra ai tuoi clienti quanto prodotto hai in stock. Nel catalogo, il cliente vedrà quanti prodotti sono in stock in un determinato negozio. Ciò è particolarmente conveniente per il cliente se ha scelto il metodo di consegna "autoconsegna".
L'archiviazione multipla è integrata con 1C. Grazie a ciò, puoi scaricare i saldi per ciascuno dei magazzini da 1C e presentare queste informazioni ai visitatori del sito.
Il codice a barre è stato inventato nel 1951 e, sembrerebbe, è già entrato saldamente nelle nostre vite, tuttavia, come dimostra il mio studio, molti utenti non sanno cosa sia, anche molti specialisti IT non sanno cosa sia uno scanner di codici a barre e un terminale di raccolta. E sembra che tutto questo sia difficile da capire e da implementare, ma in realtà è abbastanza semplice. E uno degli obiettivi di questo articolo è mostrare quanto sia facile lavorare con i codici a barre, per chiarire la logica e la sequenza delle operazioni in un magazzino automatizzato.
Questo articolo non pretende di essere vero: su alcuni progetti, il problema dell'automazione viene risolto in modo diverso rispetto all'opzione fornita nell'articolo. La mia azienda aveva circa 30 progetti di questo tipo in cui era necessario portare il magazzino a condizioni di lavoro efficienti e ho sviluppato uno schema di lavoro che è diventato per me lo standard per l'automazione del magazzino. Da un lato è semplice, dall'altro soddisfa i requisiti di base.
Lo schema operativo di magazzino presentato nell'articolo è scalabile, ma l'essenza rimane in ogni caso la stessa. Questo schema di lavoro è adatto sia per le aziende rivenditori che per le aziende manifatturiere che dispongono di un magazzino e tengono registri di merci o materiali.
Parleremo di contabilità di magazzino utilizzando attrezzature, software e hardware speciali. Ti dirò quali dispositivi vengono utilizzati, a che punto, come agire in determinate situazioni.
Questo articolo è destinato principalmente ai professionisti IT, ai programmatori ea coloro che hanno almeno alcune competenze tecniche. In primo luogo, l'articolo utilizza termini che sono spesso incomprensibili per gli utenti ordinari. In secondo luogo, ci sono anche notazioni BPMN che descrivono processi aziendali che saranno comprensibili per uno specialista, ma non per un utente. Inoltre, per tempi recenti Sono stato contattato tre o quattro volte da specialisti IT che hanno aperto i loro negozi o consigliato i loro clienti. Se hai intenzione di aprire un'attività in proprio, che richiede un magazzino, o fornire consigli sull'implementazione di programmi e attrezzature, questo articolo ti sarà utile.
Quindi, iniziamo.
Perché hai bisogno dell'automazione del magazzino?
Ora la mia azienda viene spesso contattata dai clienti per quanto riguarda l'implementazione di un sistema CRM, l'aumento delle vendite, l'ottimizzazione dei processi, ecc.
Ma in fase di analisi, di norma, guardo anche come funziona il magazzino (di solito, le aziende hanno sempre un magazzino). E se vedo qualche "fallimento" nel lavoro del magazzino, lo avviserò sicuramente alla direzione dell'azienda.
Che senso ha implementare un sistema CRM e un sistema di aumento delle vendite se le merci non sono contabilizzate correttamente? E se il cliente con cui hai lavorato così attentamente, applicando innovazioni, finisse per ordinare da te un prodotto che sarà a corto o in eccesso ed esaurito? Vuol dire che hai fatto un pessimo lavoro?
Solitamente il magazzino delle piccole e medie imprese è al livello più primitivo. La contabilità di magazzino viene eseguita manualmente. Allo stesso tempo, l'accuratezza della contabilità lascia molto a desiderare. Sulla base della mia esperienza, dirò che la gestione manuale dell'inventario è molto più costosa per un'impresa rispetto alla sua automazione. Con il metodo manuale di raccolta e immissione dei dati, le informazioni necessarie sono spesso inaffidabili. E un aumento del costo di manutenzione del prodotto porta ad un aumento del costo del prodotto stesso.
L'automazione del magazzino è una tecnologia relativamente semplice, la cui implementazione non richiede apparecchiature costose o Software. Pertanto, se l'automazione non influisce direttamente sull'aumento dei profitti e dei volumi di vendita, riduce definitivamente i costi correnti dell'impresa.
Codifica a barre del prodotto
Nei sistemi contabili è obbligatorio inserire i dati sui codici a barre dell'articolo. In caso contrario, il tuo sistema di contabilità non riconoscerà il prodotto e non riceverai un account completo. Quando si compilano le informazioni su un nuovo articolo, ci sono due opzioni per generare un codice a barre:- immissione di un codice a barre utilizzando uno scanner: questa opzione è rilevante per le aziende coinvolte nella vendita al ricevimento della merce con il proprio codice a barre
- generazione automatica di un codice a barre nel sistema contabile - questa opzione è rilevante per le aziende manifatturiere e le aziende rivenditori nel caso in cui la merce venga ricevuta dal fornitore senza codice a barre
Attrezzature per la contabilità di magazzino
L'automazione del magazzino richiede attrezzature speciali. Avrai bisogno:- scanner di codici a barre per ricevere, assemblare e spedire merci;
- terminali di raccolta dati per inventario;
- stampanti per etichette per la stampa, se necessario, dell'etichettatura dei propri prodotti
1. Scanner di codici a barre
Lo scanner di codici a barre è un dispositivo compatto, funzione principale ovvero leggere le informazioni dall'etichetta del prodotto e trasferirle al sistema contabile. Lo scanner di codici a barre viene utilizzato durante il montaggio della merce, al ricevimento della merce e alla vendita della merce al cliente.
Gli scanner sono diversi specifiche tecniche: piano singolo, multipiano, ecc. Differiscono per qualità, velocità, raggio di lettura e altri indicatori.
Gli scanner di codici a barre sono cablati e wireless. Consiglio l'utilizzo del wireless per non limitare la mobilità del dipendente e non essere legato a un posto. Sì, sono molto più costosi, ma sono molto convenienti.
2. Terminale di raccolta dati
I terminali di raccolta dati sono dispositivi specializzati che rappresentano computer portatile con lettore di codici a barre integrato.
Il terminale è destinato principalmente alla raccolta, elaborazione e trasmissione rapida di informazioni sulla merce durante l'inventario, ma può essere utilizzato anche quando la merce arriva e la merce viene assemblata per la spedizione al cliente.
Il terminale di raccolta dati dispone di un raggio per la scansione; un monitor su cui possiamo vedere quale prodotto è stato scansionato; e una tastiera per inserire informazioni sulla quantità e per eseguire vari comandi.
Con l'aiuto di TSD, puoi scansionare l'intero prodotto di seguito o leggere il codice a barre di un articolo separato e inserire manualmente la quantità di questo prodotto.
Il terminale, a differenza dello scanner, non solo legge il codice a barre, ma accumula anche informazioni sui codici a barre scansionati nella sua memoria. Naturalmente, ci sono dispositivi più costosi che possono comunicare con il database e fornire informazioni sul saldo delle merci, ecc. Ma stiamo considerando la versione più semplice di TSD quando dobbiamo solo fare un inventario.
I TSD sono diversi, il loro costo varia da 25 mila rubli a cifre esorbitanti (ho visto TSD per 250 mila). L'efficacia del TSD in questo caso non dipende dal prezzo. Quale TSD consiglio di utilizzare? Consiglio il più semplice che esegue la scansione, l'archiviazione e il trasferimento dei dati a un sistema contabile. Tutti i nuovi sistemi Android, con display a colori e altre funzionalità avanzate, richiedono specialisti qualificati, lavoro ponderato con questa attrezzatura e un buon software. Sì, tali funzioni non sono necessarie, poiché non influiscono sul risultato finale. Quindi più semplice è, meglio è.
Inoltre, quando acquisti un TSD, hai bisogno di componenti come un supporto e una batteria di riserva. TSD è un'apparecchiatura che viene rapidamente ritirata dalla produzione. L'hai comprato e quindi potresti non trovare accessori per esso e dovrai cercarli o comprarne uno nuovo. Pertanto, consiglio di fare immediatamente scorta di batterie.
Perché hai bisogno di uno stand? È collegato con il sistema contabile stesso, attraverso il quale i dati vengono trasferiti dal TSD al sistema. Inoltre, l'attrezzatura di solito non viene fornita cavo USB per collegare il supporto con un computer, è necessario acquistarlo.
Un'altra importante sfumatura da considerare quando si acquista un TSD: è possibile acquistare uno o due supporti per quattro o cinque terminali. Come mai? Il terminale stesso viene costantemente utilizzato durante l'inventario, mentre lo stand viene utilizzato per un breve periodo di tempo per caricare e scaricare i dati dal tuo sistema al terminale dati nel tuo sistema contabile. Puoi anche aspettare, poiché lo scarico stesso richiede 10-15 secondi, a seconda della velocità del terminale. Raccomando ai clienti di acquistare 2 rack e 5 RTD per magazzino di medie dimensioni per un rapido inventario.
Inoltre, il TSD può essere utilizzato per l'ammissione o l'implementazione. Puoi scansionare tutte le merci in entrata con il terminale e caricare i dati sul documento di ricevuta nel sistema contabile.
3. Stampante di etichette
Una stampante per etichette è un dispositivo che stampa un'immagine di codice a barre su un'etichetta. Nel sistema contabile viene formata un'etichetta, che viene poi stampata su una stampante.
Le etichette con codice a barre devono essere stampate, come ho scritto sopra, su un prodotto che non ha un codice a barre. Ciò accade se sei un produttore di merci o hai ricevuto merci da un fornitore che non dispone di un codice a barre.
A cosa dovresti prestare attenzione quando acquisti:
- prestazione
- larghezza dell'etichetta. Se hai un prodotto di grandi dimensioni e desideri stampare un'etichetta di grandi dimensioni, dovresti scegliere una stampante in grado di stampare questa larghezza.
- condizioni in cui il dispositivo può funzionare. Succede spesso che i magazzini si trovino in una stanza non riscaldata e l'attrezzatura venga acquistata per un ufficio, naturalmente, si guasterà rapidamente a causa di sbalzi di temperatura, umidità, ecc. Pertanto, se hai un magazzino non riscaldato, considera sempre le condizioni in cui può funzionare con il dispositivo.
- etichette a trasferimento termico: la stampa è possibile solo con un nastro inchiostrato prevalentemente nero
- etichette termiche - la stampa su etichette termiche viene eseguita riscaldando direttamente i punti selettivi di un'etichetta mobile con una testina di stampa termica di una stampante o una bilancia
L'articolo sarebbe incompleto se non dicessi del costo dell'attrezzatura. Sì, l'attrezzatura sul mercato è diversa, il suo costo varia molto, ma ti darò un elenco di attrezzature che ho scelto per un progetto reale.
Ora che la merce è stata codificata a barre, i dati sulla conformità dell'articolo e il codice a barre sono stati inseriti nel sistema contabile, l'attrezzatura è stata acquistata, possiamo svolgere il lavoro automatizzato di magazzino. Consideriamo in dettaglio come ciò accade.
Automazione dei processi di magazzino
Convenzionalmente, il lavoro di magazzino può essere suddiviso in tre processi:- Ricevuta merce - comprende le seguenti operazioni: capitalizzazione dell'eccedenza, ricevimento merce dal fornitore, ricevimento merce dalla produzione.
- Stoccaggio e contabilità delle merci - comporta l'inventario delle merci, il movimento delle merci tra magazzini e locali.
- Consegna della merce - comprende varie operazioni di spesa delle merci: svalutazione per esigenze interne, svalutazione di danni alla merce, spedizione al cliente.
Ricevimento della merce dal fornitore.
Com'è l'operazione di ricezione della merce dal fornitore?
- Creiamo un ordine al fornitore, in cui indichiamo la merce di cui abbiamo bisogno.
- Il fornitore consegna la merce.
- Leggiamo i codici a barre della merce uno ad uno con lo scanner e li inseriamo nel database nel documento Ricevuta Merce.
Ne abbiamo già parlato sopra, ma ora considereremo in dettaglio la procedura stessa. Se la merce è arrivata senza codice a barre, ci sono due scenari:
- Se abbiamo tempo e sappiamo quale prodotto sarà senza codice a barre, possiamo prepararci in anticipo o stampare il numero di etichette richiesto al momento della ricezione, incollarle sul prodotto, quindi entrare in magazzino tramite scansione.
- Se abbiamo bisogno di ricevere rapidamente la merce per avere informazioni sul saldo nel database e iniziare subito a prenotare la merce per i clienti, riceveremo la merce per quantità, ma senza passare attraverso lo scanner. Cioè, i dipendenti contano le merci e inseriscono manualmente i dati nel sistema contabile.
Bisogna ricordare la regola: se la merce è arrivata senza codice a barre, se abbiamo poco tempo e la merce non è molto pregiata, possiamo inserirla prima per quantità, senza passare dal lettore di codici a barre, e poi codice a barre ed etichette adesive.
Quando si attaccano etichette con codici a barre su un prodotto, c'è un trucco utile. È molto semplice, ma rende il lavoro molto più semplice:
Se hai effettuato un ordine con un fornitore e sai quanta merce arriverà, stampi le etichette in anticipo. Succede che il prodotto non è completamente con codice a barre o è noto quale prodotto non avrà un codice a barre: si generano in anticipo codici a barre per tale prodotto nel sistema contabile e si stampano tutte le etichette per il prodotto di futura ricezione. Il numero di etichette deve corrispondere al numero di merci previste.
Quindi, al ricevimento della merce dal fornitore, oltre a contarle, puoi semplicemente attaccare delle etichette. Se non sono rimaste etichette e merce scollata, significa che la quantità di merce corrisponde a quanto ordinato. Se rimangono etichette extra (questo accade), significa che la merce non è stata consegnata. Se non c'erano abbastanza etichette, significa che hanno portato un'eccedenza o c'è una sorta di smistamento (forse hanno incollato un codice a barre sul prodotto sbagliato). In questo caso, devi scoprire immediatamente dove hai commesso un errore o che il fornitore non ha consegnato.
Quindi, per inviare merci da un fornitore o qualsiasi altra spedizione, hai bisogno di uno scanner di codici a barre e di una stampante per etichette. Inoltre, la ricevuta può essere effettuata dal terminale di raccolta dati: leggiamo tutti i codici a barre con il terminale, quindi carichiamo tutte le informazioni per volta o in parti nel documento per il ricevimento della merce nel sistema contabile.
Dopo che il prodotto è stato etichettato, lo si stende. A proposito di archiviazione degli indirizzi, quando il tuo magazzino è diviso in sezioni e metti un determinato prodotto in una determinata sezione e lo contrassegni nel sistema - non parlerò qui. Utilizzare o meno un magazzino di indirizzi - ognuno decide da solo. Ma non consiglio di usarlo nelle piccole e medie imprese, poiché i dipendenti iniziano a commettere errori, non possono calcolare correttamente l'area e il volume del loro magazzino e simili. Pertanto, questo articolo non prenderà in considerazione un'opzione come l'archiviazione degli indirizzi, la contabilità seriale e simili. Questo è ridimensionamento, complicazione del sistema, ma ciò non influisce sull'essenza del lavoro.
Dopo aver accettato la merce, la immagazziniamo, dobbiamo controllare la merce, tenerne traccia, fare il cosiddetto inventario e, se necessario, organizzare la movimentazione della merce.
Stoccaggio e contabilità delle merci in un magazzino
Lo stoccaggio e la contabilità delle merci comporta l'inventario e il movimento delle merci tra magazzini e locali. La movimentazione delle merci avviene tramite la lettura dei codici a barre - qui non approfondirò la descrizione. Il documento di trasferimento è un'uscita simultanea di merci da un magazzino di origine e un ricevimento al magazzino di destinazione. Si apre il documento di circolazione merci e si scansiona al suo interno le merci necessarie.
Diamo un'occhiata più da vicino all'inventario. Come succede? Quale attrezzatura è necessaria per questo?
L'inventario è un controllo della disponibilità delle merci a una certa data confrontando i dati effettivi con i dati del sistema contabile.
Dalla mia esperienza dirò che è sbagliato fare un inventario da soli. Molte aziende effettuano l'inventario da sole, sostenendo che i loro dipendenti conoscono molto bene il prodotto, a differenza degli specialisti di terze parti. Ma questo è sbagliato, perché si scopre che il magazziniere si controlla da solo.
Idealmente, se nell'inventario sono coinvolte società di terze parti (revisori dei conti o 1s-nickname) o, se ciò non è possibile, coinvolgere dipendenti della propria azienda, ma di altri reparti non correlati al lavoro in magazzino. Perché è necessario? Perché, ripeto, è impossibile che una persona si controlli.
Ci sono stati casi in cui l'inventario (soprattutto se era il primo inventario) era un motivo per cancellare tutti i tuoi difetti, furti, ecc. eccetera. Soprattutto se una persona lavora a lungo. Se, secondo i risultati dell'inventario, tutto si è riunito, questo dovrebbe farti sospettare, molto probabilmente la questione non è pulita qui, c'è un inganno del sistema da parte di un dipendente.
Ho avuto un caso del genere che il magazziniere ha "trovato" la merce dopo aver identificato carenze a causa dell'inventario. Sembrava estremamente sospetto.
Vi ricordo inoltre che l'inventario deve essere effettuato nei fine settimana o durante le ore non lavorative in modo che non vi siano movimenti di merci. Molte aziende lo trascurano e poi cercano da dove viene la carenza.
Come si svolge l'inventario? Un dipendente o più dipendenti (se ci sono più dipendenti il magazzino è diviso in sezioni) leggono le merci sugli scaffali una ad una utilizzando il terminale di raccolta dati. Ogni dipendente va e scansiona la merce che incontra nella sua sezione. Quindi il TSD viene installato su un supporto e i dati vengono caricati nel sistema di contabilità.
Le informazioni dal TSD si presentano sotto forma di un documento Inventario delle merci o Ricalcolo delle merci con informazioni su quali merci sono state scansionate durante questo lavoro. Quindi è necessario eliminare i dati dal terminale, dopodiché è possibile eseguire la scansione della parte successiva dei dati fino a quando l'intero prodotto non viene scansionato.
Quali sfumature dovrebbero essere prese in considerazione nell'inventario automatizzato delle merci? Se si scansiona un articolo in più passaggi, c'è un problema del genere: quando i dati vengono caricati dal terminale nel sistema contabile, i dati precedenti dal documento di inventario vengono eliminati.
Come ci comportiamo di solito in questi casi? Vengono creati diversi documenti di inventario dei dati che registrano chi ha scansionato e quale rack. Quindi prendiamo e combiniamo i dati da più documenti in uno solo copiandoli.
Cosa dovrebbe fare il sistema dopo che abbiamo tutti i dati in un documento? Il sistema confronta i risultati del documento di inventario con i dati contabili e fornisce informazioni su eccedenze e ammanchi. Per il sistema di avere informazioni effettive sul saldo delle merci nei magazzini, in base ai risultati dell'inventario, è necessario effettuare le seguenti operazioni:
- cancellare le carenze
- capitalizzare il surplus
Per riassumere, durante l'inventario, vengono eseguite le seguenti azioni:
- scansione di merci
- caricare questi dati nel documento Inventario,
- il sistema confronta automaticamente i dati contabili con quelli effettivi, e ci fornisce informazioni sulla necessità di creare i documenti di Cancellazione e/o Registrazione della Merce.
Emissione di merci
Ora considera l'opzione di spedire la merce al cliente. In genere, lo schema per la vendita di beni a un cliente è simile al seguente:
- responsabile delle vendite che effettua l'ordine del cliente
- dopo il pagamento della merce (o meringa, se l'azienda vende merce a credito), il gestore redige un documento per la vendita della merce
- il magazzino ritira e rilascia la merce ordinata dal cliente
E con questo schema di lavoro, il magazziniere informa il manager della carenza di merce dopo il fatto.
- il gestore riserva la merce secondo l'ordine del cliente
- il gestore affida al magazzino il compito di ritirare l'ordine
- In base all'ordine, il magazzino redige il documento di montaggio dell'ordine, dove inserisce i dati necessari sulla merce assemblata per l'ordine.
Se abbiamo scansionato più dell'importo richiesto, il sistema emette un elenco di posizioni extra. Se abbiamo scansionato un numero inferiore, non saremo in grado di chiudere il lavoro sull'ordine fino a quando tutta la merce non sarà stata ritirata. Se nell'assieme la quantità delle merci assemblate coincide con la quantità per l'assieme, la vendita di beni e servizi viene creata sulla base di questo assieme.
Se la merce non è sufficiente, il gestore ne viene informato, il gestore contatta già il cliente in merito all'ordine, ma si tratta di un processo aziendale diverso.
Perché è necessario l'assemblaggio del prodotto? Se creiamo subito un'implementazione, questo è sbagliato, perché poi arrivano i nostri obblighi finanziari nei confronti del cliente. Ma in effetti, fino a quando non vediamo tutta la merce in magazzino secondo l'ordine del cliente, fino a quando non le abbiamo assemblate, non possiamo dire all'acquirente che la merce è davvero in magazzino.
È possibile organizzare il montaggio della merce non solo con l'ausilio di uno scanner, ma anche con l'ausilio di un terminale di raccolta dati. In questo caso, tutte le merci assemblate vengono scansionate alla volta e i dati vengono caricati nel documento di assemblaggio merci.
Nelle aziende sorge spesso la domanda: cosa fare con i beni di peso che vendiamo a pezzo?
Succede che la merce venga accreditata a peso e venduta al pezzo. Ad esempio, i bulloni. I bulloni sono in chilogrammi e li vendi singolarmente. Come essere qui? Molto semplice. Il sistema avvia due unità di misura della nomenclatura - pezzi e kg, indica il coefficiente, quanti pezzi sono contenuti in un chilogrammo. Quando si vende e si assembla un prodotto, un dipendente esegue la scansione del codice a barre di questo prodotto e inserisce la quantità del prodotto da vendere. Allo stesso tempo, non è necessario incollare etichette con codici a barre su ciascuna unità di merce. Il magazziniere ha un foglio con i codici a barre della merce, su cui non è possibile incollare un codice a barre, scansiona e inserisce il numero di bulloni.
Quando si cancella, la quantità viene cancellata sia in pezzi che in chilogrammi. Quindi l'inventario viene effettuato già in chilogrammi, la merce viene pesata e il peso effettivo viene confrontato con quello contabile. Grazie al coefficiente puoi sempre sapere quanti pezzi sono contenuti in un chilogrammo, quanto pesa un pezzo. E se arrivassero 50 kg di bulloni e vendessero 1000 pezzi da 50 g ciascuno, dovremmo avere una quantità pari a 0. Se non è rimasto nulla, allora tutto è in ordine: sono arrivati 50 kg di bulloni, 50 kg sono andati via.
Conclusione
Spero che le informazioni fornite siano sufficienti per progettare e automatizzare il lavoro di un magazzino presso la vostra azienda o presso il vostro cliente.Cordiali saluti, Kinzyabulatov Ramil.