私たちは毎日何十通もの電子メールを送信します。 場合によっては、これらは非常に短いメッセージです。たとえば、「ランチに行きましょうか?」 場合によっては、それを利用して自分のビジネスやウェブサイトを紹介することもあります。 文字数が多くて時間がないとき、私たちは焦って間違いを犯し始めます。 通常はタイプミスなどの些細な事ですが、時にはあなたの評判を大きく傷つけ、クライアントや従業員との関係を損なうような出来事が起こることもあります。

これは回避できますが、注意を集めていくつかの落とし穴について知っておく必要があります。 ここでは、メール送信時によくある間違いを紹介します。 よく読んで、最初に少し休憩し、すべてが正しいかどうかを確認してから、[送信] ボタンをクリックする必要があることを覚えておいてください。

間違ったアドレスを入力しています

最も一般的で最も不快な間違い。 かなり個人的な写真を友人に送りたいのに、上司や顧客のアドレスを自動的に入力すると想像してください。 そして手紙が去って初めて、何が起こったのか恐怖とともに気づきます。 少しでも慰めになるとすれば、弁護士が機密文書を相手方に送ったり、デザイナーがウェブサイトのレイアウトを間違ったクライアントに送ったりなど、誰もが人生で少なくとも一度はこのような状況に陥ったことがあるでしょう。 しかし、これが私たちに起こると、私たちの足元から地面が消えてしまうように思えます。

幸いなことに、Gmail などの多くの電子メール サービスには機能があります。 これをオンにして、長い時間間隔を指定すると、より静かになります。

添付ファイルを忘れていました

あなたは手紙に特定のファイルを添付したと書きましたが、添付するのを忘れました。 もう 1 つのよくある間違いは、誤解や謝罪につながることがよくあります。 一方で、大丈夫、完璧な人はいませんが、最初にすべてを確認してから手紙を送る方が良いでしょう。 また、受信者からの質問を避けるために、すべての添付ファイルをレターの本文に直接記載することをお勧めします。 たとえば、次のようになります。

こんにちは、マキシム！ いくつかのファイルを添付してお送りします。

役務契約

猫のGIF

デザインについて何も考えていない

ご記憶のとおり、彼らは服装であなたに挨拶します。 メールをすぐに削除したくなるのを防ぎたい場合は、そのフォームに取り組みましょう。 内容と同じくらい時間を費やす必要があると言われています。 幸いなことに、今日は簡単です。 これを行うには、Wix ShoutOut アプリケーションを使用し、適切なテンプレートを選択してテキストを追加することをお勧めします。 特別な知識は必要ありません。すべてがきちんとしていて美しく見えるようにするだけです。 ちなみに、優れたニュースレターには独自の秘密とルールがあるため、当社の電子メール マーケティング ディレクターを読むことをお勧めします。 感謝しないでください。

手紙の件名を指定しません

手紙の件名は、本文のタイトルとほぼ同じ役割を果たします。 これはあなたの名前の横に表示され、受信者はそれを見て、請求書、会議の結果、求人、Web サイトのレイアウトなど、あなたが送信した内容を理解します。 たとえばニュースレターについて話している場合、必要に応じて相手があなたの手紙をすぐに見つけられるように、また、興味を持ってもらえるように説得力のあるトピックを明確に作成する必要があることを忘れないでください。 少し前に、忘れてしまった場合は再読する価値があることについて書きました。

下書きを保存しない

テキスト エディタで手紙を書きたい場合は、頻繁に保存してください。そうしないと、一日中手紙を書き続けることになり、その後、突然コンピュータがフリーズしてすべてが消えてしまいます。 または、メール サービスに直接書き込むと、すべてのスケッチが自動的に「下書き」フォルダーに保存されます。

あなたは失礼です

通信における礼儀正しさは、生活においても同様に重要です。 すべての人が従わなければならない基本的なルールは次のとおりです。

特に送信者が良い仕事をしてくれたことがわかった場合は、手紙の差出人に常に感謝の意を表します。 私たちが子供の頃に「魔法の」言葉を教えられたときのことを覚えていますか? 大人になっても忘れないようにしましょう。

たとえ非常に緊急で重要な問題であっても、落ち着いて行動してください。 緊張したり非難したりしても、決して良いことはありません。

手紙の始まりと終わりには一般的なフレーズを使いましょう。 フォーマルの程度は、誰とやり取りするかによって異なります。 これがあなたの上司または単なる役人である場合は、「こんにちは」、「さようなら」、または「キス」を使用しないでください。 逆も同様で、同僚や友人に手紙を書く場合は、伝統的な「敬具」を使わなくても大丈夫です。

文章の校正はしません

タイプミスがあると全体の印象が台無しになる可能性があるため、書かれた手紙を慎重に、できれば数回読み直してください。 スペルや構文に疑問がある場合は、次のサイトにアクセスしてください。 Gramotu.ru。 タイプミスを謝罪して実際に読み書き能力があることを証明するよりも、7 回測定する、つまりチェックする方が良いでしょう。

ちなみに、書きかけの手紙をうっかり送ってしまうのが怖い場合は、まず全文を完全に書いてから、受信者のアドレスを入力してください。

手紙のコピーに適切な人物を載せていない

あなたの手紙を実際に誰が受け取るか考えてみましょう。 [宛先] フィールドは主な受信者です。 フィールド「Ss」 - コピーを受け取る人。 彼は議論されている問題に直接関係していませんが、認識したい、または認識する必要があると考えています。 「Bcc」フィールドは非表示の受信者です。 それらを追加しても、主受信者にはそれらが表示されません。 ここで注意が必要です。Cc と Bcc を混同すると、受信者はスパイされていると思うことになります。

一部の人々にとって、何が起こっているのかを認識することが重要であることに留意してください。 「どうして私をコピーに加えてくれなかったの?!」という非難には耳を貸したくないでしょう。 このプロジェクトには2か月間取り組みました！」 疑問がある場合は、その質問に関係がある全員を追加してください。 気が散ることを誰もが喜ぶわけではないかもしれませんが、あなたに対して苦情は来ないでしょう。

あなたは購読していません

あなたは「敬具、マーシャ」と書き、すべてが順調だと思っていますが、手紙の受信者は座って、これがどのようなマーシャなのか疑問に思います。 印刷所からですか？ それともイラストレーターでしょうか？ 彼に推測させないようにするために、署名を設定すると、各メッセージの末尾に署名が自動的に追加されます。 氏名、会社名、役職、Skype や電話番号などの連絡先情報を必ず含めてください。 住所を追加できます。これは広告ですが、目立たないものになります。

間違った時間の選択をしている

夜に手紙を書くのは得策ではありません。 理由 1: あなたはおそらく日中ひどく疲れていて、よく考えていないため、上記の間違いをすべて犯す危険があります。 理由 2: 雪崩のように朝の手紙があなたの真夜中の手紙を埋もれてしまい、受信者は近い将来、間違いなくその手紙を見ることはないだろう。 そして 3 つ目: どうやら、午前 3 時にビジネスレターを書いている場合、これ以上することはないようです。

私たちのアドバイス: 何も重要なことや緊急のことが起こっていない場合は、通常の人々と同じように、月曜から金曜までの勤務時間中にメッセージを送信してください。

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Microsoft Outlook では、送信するすべてのメッセージに対して自動 Bcc (Bcc) が他の配布リストまたはユーザーに送信されるように指定できます。

このルールが役立つシナリオの 1 つは、グループ メンバー全員がヘルプ センターなどの受信電子メール メッセージに返信する場合です。 1 人のグループ メンバーがメッセージに返信すると、他のグループ メンバーは返信のコピーを自動的に受信し、すべての送信メッセージを最新の状態に保ちます。

クライアントルール

ルールを作成する

これで、新しいメッセージであっても、メッセージの転送や返信であっても、メッセージを送信するたびに、ルールで指定されたユーザーまたはグループがコピー受信者として自動的に追加されます。 人やグループの名前はメッセージ作成の Cc 行には表示されませんが、それらの名前はメッセージのすべての受信者に表示されます。

ルールを無効にする

メールビューのタブ 家ボタンをクリックしてください ルール > ルールとアラートを管理する.

セクションのタブ上 ルール

ボタンをクリックしてください わかりました.

ルールとアラート.

アドバイス：個々のメッセージに対してこのルールを迅速に無効にする方法の詳細については、次のセクション ("") を参照してください。

カテゴリを使用して個々のメッセージの自動 CC を無効にします

ダイアログ ボックスを操作せずに、単一のメッセージに基づいて新しい自動コピー ルールを柔軟にオフにできるようにしたい場合 ルールとアラートでは、ルールとともに Outlook のカテゴリ機能を使用できます。

アドバイス：

まず、送信するすべての電子メール メッセージに対してブラインド カーボン コピー (CC) を自動的に送信するルールを作成する必要があります。

この特定のルールは次のように呼ばれます。 クライアントルール。 クライアント ルールは、それが作成されたコンピュータ上でのみ実行され、Outlook が実行されている場合にのみ実行されます。 別のコンピューター上の電子メール アカウントを使用して電子メールを送信する場合、ルールはそのコンピューターからは実行されず、そのコンピューター上で生成されます。 これと同じルールを、それを使用する予定の各コンピュータ上で作成する必要があります。

ルールを作成する

これで、新しいメッセージであっても、メッセージの転送や返信であっても、メッセージを送信するたびに、ルールで指定されたユーザーまたは配布リストがコピー受信者として自動的に追加されます。 人物や配布リストの名前はメッセージ作成の Cc 行には表示されませんが、それらの名前はメッセージを受信するすべてのユーザーに表示されます。

ルールを無効にする

コピーが自動的に送信されないようにするには、まずルールを無効にする必要があります。

メニューの「メール」で サービスボタンをクリックしてください ルールとアラート.

タブ上 電子メールのルール章内 ルール作成したルールに対応するボックスのチェックを外します。

ボタンをクリックしてください わかりました.

コピーを他の人やメーリング リストに自動的に送信せずに、メッセージを送信できるようになりました。 ルールは、ダイアログ ボックスで再度有効にするまで非アクティブになります。 ルールとアラート.

アドバイス：

カテゴリを使用して個々のメッセージの自動 CC を無効にします

ダイアログ ボックスを呼び出さずに、個々のメッセージに対する新しい自動 CC 送信ルールを無効にする場合 ルールとアラートでは、Office Outlook 2007 で使用できるカテゴリにルールを設定できます。

指定したカテゴリをメッセージに追加するときに、ルールによってコピーが自動的に送信されないように、前に作成したルールを変更します。

メッセージの自動 CC ルールを無効にする場合は、そのメッセージにカテゴリを適用します。

アドバイス：カテゴリの作成時にキーボード ショートカットを指定した場合は、キーボード ショートカットを使用できます。

メッセージを送信する場合、自動コピー ルールは適用されません。

マジシャンロマン愚かなことをしないように学ぶ「ブラインドコピー」の概念

驚いたことに、一度に複数の人に電子メールを送信する必要がある場合、多くの人は単に「宛先」フィールドにアドレスをリストします。この電子メールが同僚や友人に宛てられた場合はこれが正常ですが、グループに手紙を送信する場合はこれが普通です。したがって、他の受信者のアドレスを全員に表示することになり、基本的にアドレスベースが明らかになります。

あなたの顧客がしなければならないことは、この手紙を競合他社に転送することだけです。そうすればあなたの連絡先はすぐに漏洩します。

奇妙なことですが、多くの愚か者は、お互いのことを知られないように多数の受信者に手紙を送信する必要がある場合、そのための「Bcc」フィールドがあることを知って驚きます。

たとえば、mail.ru の場合は次のようになります。

そしてもう一度簡単に言うと、「宛先」にはアドレスが示されています - あなたが誰に手紙を送ったかは誰もが見ることができ、「ブラインドカーボンコピー」で示されています - 誰もがその手紙が自分に宛てられたものであると考えています。

そして、各受信者は手紙を受け取ります。「宛先」フィールドには、 彼の住所だけ 。 他のプログラムの場合、BCC の送信先が見つからない場合は、誰かに教えてもらいます。 もう 1 つの小さな点は、「宛先」フィールドに 1 つのアドレスを指定する必要があることです。ほとんどのプログラムまたはメール サーバーでは、このパラメータなしでレターを送信することはできません。

したがって、クライアントのグループにオファーやニュースを送信する場合、ブラインド コピーの使用習慣は明らかであり、アドレス ベースを隠さなければなりません。 同僚に手紙を送信する際の興味深い点は、状況に応じて行動することをお勧めします。たとえば、（顧客サービスを改善するなどの）提案を送信するよう要求する手紙を送信し、各同僚が他の同僚の意見を見た場合は、他の人が同じ手紙を受け取ったとしても、おそらく彼らは応答せず、他の人に依存するでしょう。つまり、隠しコピーを使用する必要があります。 この命令が実行される場合、たとえば、同僚の上司に指示するだけで奇跡が起こり、あなたの命令は実行されます。

サプライヤーとの別の問題。 一方で、コピーにすべての受信者を記載することで、サプライヤーに選択肢があることを示し、適切な価格を提示してくれるはずです。 一方、あなたの手紙を受け取ったマネージャーは、それが自分だけに送られたものではないことを見て、おそらくあなたの要求を「冷静に」扱うでしょう。 個人的な意見ですが、サプライヤーの場合、少なくとも企業秘密を保護するために、ただしサプライヤーのマネージャーと良好な関係を築くためには、隠しコピーを使用する必要があると思います。

最近の専門家の間違いの例を読むと、受信者全員が他の受信者を見たときでした。このチャットの全員に悪口を言いますが、そこにはディレクターなど、本当に尊敬できる人たちがいたのに、それでも多くの人が返信でスパムを受け取りました。

いつものように、コメントでの議論は歓迎です。

タマラ・ヴォロチンツェワ – 研修会社「BUSINESS PARTNER」（モスクワ）の開発ディレクター。 ビジネスコーチとして活動し、著書『人材育成システムの構築』を執筆、ロシア、カザフスタン、ウクライナでビジネス出版物に著書もある。 インターネット ニュースレターの作成者:subscribe.ru サーバー上の「ビジネスにおける電子メール通信」! 本書は、顧客やパートナーとのコミュニケーションを積極的に行うビジネスパーソンのための実践的なガイドです。 電子コミュニケーションを効率的で、時間と結果を最適化し、現代のビジネスコミュニティで受け入れられている規範やルールに最も準拠したものにするのに役立つツールを紹介します。 著者は実践的なアドバイスを提供し、観察を実際の事例で説明し、合理的な結論を提供します。 この本の本文には、実際のビジネス通信のわかりやすい例が豊富に含まれています。 著者は、ビジネスメールの有効性と効率に大きな影響を与える可能性のある彼の観察、テクニック、および「コツ」を共有します。 あなたがビジネスパーソンで、優れたビジネスマナーのルールに従って、迅速、簡潔、有能に文章を書くことが重要である場合、この本はあなたの信頼できるアシスタントとなるでしょう。

本：

「To」（「To」）、「Cc」（「CC」）、「Bcc」（「Bcc」）フィールドを使用する場合、これは参加者のその後のアクションに影響を与える電子メールの重要な部分であることに注意してください。通信で。

「誰に」（「それ」）。このフィールドには、手紙とそれに含まれる情報が直接宛てられる受信者のアドレスが含まれます。 手紙の作者は主な受取人からの返事を待っています。 このフィールドに 2 人の受信者が入力されている場合、レターの作成者は各受信者または一部の受信者からの応答を待っています (受信者のリストにあなたの名前がある場合は、この点に注意してください)。 同時に (あなたが送信者の場合)、「宛先」フィールドに複数の受信者を含めることはあまりお勧めできません。 複数の受信者に手紙を送った場合、各受信者が相手から返事をくれると考えるため、1 通の返信も受け取れない場合があります。

レターがあなたに宛てられたもので、他の受信者のコピーが含まれている場合は、返信するときに必ず「全員に返信」ボタンを使用してください。 これにより、通信の開始者が指定した受信者の輪を維持することができます。

「コピー」（「Cs」）。 でこのフィールドには、この問題に関する連絡を認識している必要があると思われる受信者のアドレスを入力します。 これらの受信者は、「参考までに」のみ情報を受け取ります。 CC 受信者は通常、レターに返信する必要はありませんが、必要に応じて返信することができます。

注記。 大事です！

自分の名前が「Cc」（「CC」）フィールドにある場合は、通信を開始するときに、礼儀正しくすることが非常に重要な状況があることを覚えておいてください。 「ディスカッションに参加させてください」、「あなたの対話に参加させてください」、または「私の意見を述べさせてください」というフレーズを使用します。

「ブラインド カーボン コピー」(「Bcc」)。このフィールドはコミュニケーションの倫理基準に反するツールであるため、一部の企業では使用が禁止されています。 このフィールドの目的は、受信者を「秘密証人」として招待することです。

業務でこのフィールドを使用するビジネス慣行がある場合は、次の点を考慮してください。 BCC 受信者は、主受信者と BCC 受信者には表示されません。 場合によっては、送信者と「秘密の受信者」がこの情報方法の理由と目的について事前に合意 (またはその後の認識) を持っておくと便利です。

注記。 大事です！

「隠れた」受信者は、このフィールドからの通信を絶対に入力してはなりません。

電気通信事業者は、個人データを確認しない加入者へのサービスをブロックすることができます。 以前は、加入者と通信事業者がどのようなリクエストや文書を交換するかに関する規制はありませんでした。 すべてを説明するルールができました。2017 年 11 月 4 日から施行されます。

そして、身元を確認する方法は論文で明らかになりましたが、実際にはこれは難しいか、まだ不可能です。

なぜオペレーターは加入者をブロックできるのでしょうか?

彼らには通信法に基づいてこの権利があります。 このルールは以前も機能していました。オペレーターは、契約内のデータが実際のデータと一致しない加入者をブロックできました。 どのオペレータがこれらの確認を要求するかというルールはなく、加入者が確認を送信する必要があるだけでした。

公式には、加入者はリクエスト後 15 日以内にデータを確認する必要があります。

どのようなリクエストについて話しているのでしょうか? 購読者の個人データに興味があるのは誰ですか?

これまでのところ、この法律は運営機関および法執行機関からの要請に対処している。 彼らは何らかの目的のためにオペレーターに要求を出します。 同様に、加入者に、SIM カードが発行されたのと同じ Ivan Ivanovich Ivanov であることを確認させます。

そのようなリクエストが誰に、どのような理由で送信されるかを事前に知ることはできません。 これは、加入者が犯罪者やテロリストであることを意味するものではありません。 オペレータは、そのような要求に応答し、加入者からデータを要求し、応答を送信する義務があります。

2018 年 6 月 1 日以降、Roskomnadzor はそのようなリクエストを通信事業者に送信することもできるようになります。 同局がウェブサイトの本当の所有者やソーシャルネットワーク上の投稿の作成者を特定したい場合は、携帯電話会社を通じて行うことになる。

なぜ合意だけでは十分ではないのでしょうか?

契約に加入者データが含まれている場合でも、SIM カードの実際の所有者は別の人である可能性があります。 オペレータは、この番号から実際に電話をかけたり、メッセージを送信したりしているのが誰であるかを知りたいと考えます。

また、契約は締結されていないが、SIM カードが有効である場合は、誰がそれを使用しているかを通知する必要があります。 これは、地下鉄やショッピング センターで購入した匿名 SIM カードを使用する場合に可能です。

これはモバイル通信にのみ適用されますか?

いや、固定電話もね。 自宅の電話の電源を切ることもできます。 もう 1 つのチェックは、インターネット プロバイダーのサービスに関するものです。 加入者が契約上の個人データを確認しない場合、加入者はインターネット、電子メール、インスタント メッセンジャーを利用できなくなります。

加入者はオペレーターからのリクエストをどのように受け取るのでしょうか?

まず、オペレーター自身がリクエストを受け取ります。 彼は 3 日間以内にあなたに個人情報を要求します。

これを行うには次の方法があります。

• SMSによる。
• 自動通話を通じて。
• オペレーターが住所を持っている場合は電子メールで。
• あなたの個人アカウントで。

オペレーターはリクエストを送信し、加入者からの文書を待ちます。

個人データを確認するにはどうすればよいですか?

オペレーターに身分証明書のコピーを送信する必要があります。 さらに、これはあなたが望むように行うのではなく、ルールに従って行う必要があります。 そうしないと、回答はカウントされず、接続が切断されます。

本人確認の方法は次のとおりです。

オペレーターから直接。どの通信ショップも機能しません。 書類を提出できる場所はオペレーターに確認する必要があります。 独自の個性的な存在感が必要になります。

オペレーターのウェブサイト上の個人アカウントを通じて。文書は強化された適格な電子署名で証明される必要があります。 この署名は依然として事前に取得する必要があり、支払いが行われます。

アカウントをお持ちの場合は、政府サービスを通じて。オペレーターがこの文書をどのように受け取るかはまだ明らかではありません。 これらはまだシステム全体に統合されておらず、加入者が政府サービスを通じて送信した文書を確認することはできません。 おそらくこの問題は何らかの形で解決されるでしょう。 彼らが決定するまで、この方法は機能しません。

何も送信しなかったらどうなるでしょうか? 何も確認したくない。

ご請求があった場合には、ご本人様確認をさせていただきます。 これは、新版の規則に従った購読者の義務です。 そしてこれは、自分の好きな方法ではなく、ルールに記載されている方法で正確に行われなければなりません。 これも責任です。

オペレーターの要求により、シャットダウン期間が示されます。 この日付の 3 日前に再度通知されます。 その後、通信サービスへのアクセスがブロックされます。

私のSIMカードは親戚に登録されています。 要求に応じて彼のパスポートのコピーを送ってもいいですか?

いいえ。 要求の本質は、契約がサービスを使用する人の名前で作成されていることを加入者が確認することです。 彼は自分の身元を自分で確認しなければなりません。 母親、元夫、またはインターネットで入手した見知らぬ人のパスポートのコピーでは問題は解決しません。 他人の文書をオペレーターに送信し、自分の署名でそれを証明することはできません。

契約書、書類、個人アカウント、電子署名など、すべてのデータが一致する必要があります。 何かが一致しない場合は、実際の所有者に契約書を再発行する必要があります。

リクエストが届かない場合、または時間通りに応答できない場合はどうすればよいですか? 私が休暇に行くのか、それとも電子署名を持っていないのかはわかりません。

これについては規則には何もありません。 おそらく、オペレーターは法律で可能な限り待機するでしょう。 そして、問題を避けるためにサービスをブロックします。

しかし、これは誰もが自分の個人データを確認する必要があるという意味ではないでしょうか?

誰から、いつ、そしてなぜそれを要求されるのかは誰にもわかりません。 準備したほうがいいよ。

法人料金あります。 私のデータは転送できないのでしょうか？

すぐにそれができるようになるでしょう。 2018 年 6 月 1 日、これに関する通信法の改正が施行されます。 加入者が法人または個人事業主であり、SIM カードが従業員に登録されている場合、その個人データは同意なしに転送される可能性があります。

要求に時間通りに応答し、連絡が取れない状態にならないようにするには、今何をすべきでしょうか?

SIM カードの登録者、プロバイダーとの契約、自宅の電話番号を確認してください。 書類を整理してください。

政府サービスに登録します。 遅かれ早かれ、通信事業者が接続してシステムが機能するようになるでしょう。

オペレーターからの通知に従って、リクエストを見逃さないようにしてください。

詐欺師はこの状況を利用してパスポートのコピーを入手したり、他の方法であなたをだましたりする可能性があります。 どのようなリクエストに応答し、文書をどこに送信したかを追跡します。