Material de referință pentru LR-1
Subiect: „TEHNOLOGIE PENTRU DEZVOLTAREA BAZEI DE DATE FOLOSIND MICROSOFT ACCESS”
Lecția: Dezvoltarea tabelelor și a interogărilor
Tehnologia de dezvoltare a tabelelor de baze de date
Procesul de creare a tabelelor de baze de date poate fi împărțit în următoarele etape:
Dezvoltarea unui model fizic de date;
Crearea unui tabel folosind Designer de mese;
Stabilirea relatiilor intre tabele;
Completarea tabelelor cu date.
Dezvoltarea unui model fizic de date
Înainte de a porni computerul și de a lansa ACCESS, vă sugerăm, cu un creion în mână, să întocmească caracteristicile necesare obiectelor bazei de date, adică. model de date fizice:
Stabiliți o nomenclatură a caracteristicilor de descriere a obiectelor (compoziția și numărul de câmpuri);
Setați caracteristicile fiecărui câmp de tabel;
Prezentați rezultatele în formă tabelară (Tabelul 1.1).
Odată ce compoziția caracteristicilor descrierii obiectului și caracteristicile câmpului corespunzătoare au fost gândite, puteți începe să creați un tabel în mediul ACCESS. În versiunile disponibile ale acestui sistem, succesiunea acțiunilor este aproape aceeași. Diferențele constau doar în unele diferențe în designul casetelor de dialog. Toate exemplele noastre suplimentare se vor referi la versiunea Microsoft Access.
Tabelul 1.1 – Tabel pentru descrierea caracteristicilor câmpurilor bazei de date
Crearea unui tabel folosind Designer de mese
Pentru a crea un tabel folosind Designer de mese trebuie să faceți următoarele:
Porniți computerul și încărcați software-ul Windows și Access;
După încărcarea Access, în caseta de dialog care apare, faceți dublu clic pe butonul de meniu Fişierși selectați o echipă Crea;
În caseta de dialog care apare Creare activați comutatorul Bază de date, apoi faceți clic pe butonul OK (Figura 1.1);
Figura 1.1 – Caseta de dialog Creați o bază de date
În următoarea casetă de dialog care apare Fişier atribuiți un nume de fișier noii baze de date, indicând numele directorului (dosarului) în care va fi stocată baza de date; faceți clic pe butonul Crea(Figura 1.2).
Figura 1.2 – Caseta de dialog pentru specificarea numelui și locației fișierului bazei de date
În următoarea casetă de dialog care apare Bază de date activați marcajul Masași selectați o echipă Creați în modul design.
În caseta de dialog care apare Constructor de mese creați o structură de tabel în conformitate cu compoziția și caracteristicile câmpurilor stabilite.
Designerul tabelului (Figura 1.3) conține patru blocuri de informații:
Numele domeniului;
Tipul de date;
Descriere;
Proprietățile câmpului.
Figura 1.3 – Fereastra Designer de mese
În bloc Proprietățile câmpului Există două ferestre (file): Sunt comuneȘi Substituţie.
Proprietățile câmpului Sunt comune trebuie completat. La fereastră Substituţie Puteți specifica o listă de valori care vor fi afișate atunci când introduceți datele direct în tabel. În acest caz, utilizatorul va trebui să facă clic pe valoarea dorită. Aceste câmpuri sunt numite casete combinate.
Când atribuiți nume câmpurilor de tabel, trebuie să urmați următoarele recomandări:
Numele câmpului nu trebuie să înceapă cu un spațiu;
Numele câmpului nu trebuie să conțină semne de punctuație, paranteze sau semne de exclamare;
Repetarea numelor în tabel nu este permisă;
Numele câmpurilor pot avea până la 255 de caractere. Numele trebuie specificat într-un număr minim de caractere (acest lucru este necesar pentru a minimiza cantitatea de memorie și timpul necesar pentru a căuta informații). Este de dorit ca numele câmpului să fie o abreviere a numelui atributului obiectului care va fi introdus în celulele câmpului.
Tehnologia de completare a datelor în rânduri de blocuri de informații Designer de mese este similară cu tehnologia de lucru cu tabele în editorul de text Word.
Completarea blocurilor de informații trebuie făcută secvenţial pentru fiecare câmp. Vă recomandăm următoarea procedură pentru completarea blocurilor de informații:
Introduceți numele câmpului;
Selectați tipul de date;
Introduceți în linia de blocare Descriere un comentariu care explică natura valorilor introduse în celula acestui câmp (mai târziu, la completarea tabelului, acest comentariu este afișat în linia de indicații din partea de jos a ecranului);
Setați proprietățile câmpului;
Repetați acești pași pentru toate celelalte câmpuri ale tabelului.
După ce numele câmpului a fost introdus în conformitate cu recomandările prezentate mai sus, selectăm un tip de date pentru acesta. ÎN Designer de mese Selectarea tipului de date Microsoft Access se poate face selectând din listă. Lista oferă următoarele tipuri de date.
Text. Acest tip de câmp poate conține până la 255 de caractere. Acestea pot fi orice simboluri, inclusiv numere. Doar numerele pot fi introduse în câmpul de text dacă nu sunt destinate a fi utilizate pentru calcule.
NOTIFICARE. Câmpul MEMO este numit câmp de note text. Acest tip de câmp este destinat introducerii de informații text mai lungi de 255 de caractere (în Access 2000 - până la 65.535 de caractere). Acest tip de date diferă de datele text prin faptul că tabelul nu stochează datele în sine, ci leagă către blocuri de date care sunt stocate separat. Acest lucru accelerează semnificativ procesarea tabelelor. Câmpurile MEMO nu pot fi câmpuri cheie sau index.
Numeric. Acest tip de date este pentru caracteristicile obiectelor bazei de date care pot participa la calcule matematice.
Data Ora. Acest tip de date este menit să indice o dată sau o oră care caracterizează o anumită înregistrare de tabel (de exemplu, data primirii unui produs într-un depozit sau ora de începere și de sfârșit a activității unui utilizator pe Internet). Puteți introduce date de la 100 la 9999 în acest câmp.
Monetar. Acest tip de date este similar cu numeric. Diferă de el doar prin caracteristicile numerelor introduse. Precizia numărului nu depășește patru zecimale. Partea întreagă poate conține până la 15 zecimale. Simbolurile valutare (r. sau $) pot fi plasate la sfârșitul numărului.
Tejghea. Câmpul conține un număr unic (nerepetabil) de înregistrare a tabelului bazei de date. Valorile acestui câmp nu sunt actualizate.
Logic. Un tip de câmp ai cărui parametri pot lua doar două valori, interpretate ca DA sau NU (Da/Nu), Adevărat/Fals, Activat/Dezactivat. Câmpurile de tip logic nu pot fi cheie, dar pot fi index.
OLE (obiect OLE). În celulele acestui tip de câmp sunt introduse link-uri către aplicații dezvoltate pentru Windows. Acestea pot fi fișiere text, grafice și multimedia. Cantitatea de date stocate în celulele acestui câmp este limitată doar de spațiul pe disc al computerului.
Hyperlink. Acest tip de date vă permite să introduceți un hyperlink într-un câmp, care poate fi folosit pentru a face referire la orice fișier sau fragment dintr-un fișier aflat pe același computer pe care se află tabelul bazei de date sau pe orice computer din rețeaua locală sau Internet. Un hyperlink este format din trei părți: o adresă care indică calea către fișier; o adresă suplimentară care indică poziția fragmentului într-un fișier sau o pagină de text; afișează text. Fiecare parte a unui hyperlink poate conține până la 2048 de caractere.
Vrăjitor de înlocuire. Când selectați acest tip, este posibil să creați o listă fixă de valori care poate accepta date introduse în celulele câmpului.
După stabilirea numelui și a tipului de date, plasați cursorul în linia corespunzătoare a blocului Descriere și introduceți un comentariu pentru a permite utilizatorului să introducă informații corect atunci când completează tabelul.
După ce ați introdus un comentariu, trebuie să mergeți la bloc Proprietățile câmpului, secțiune Sunt comuneși setați proprietățile necesare câmpului. ÎN Designer de mese Fiecare rol, în funcție de tipul de date, primește automat (implicit) un set specific de proprietăți. Când proiectați un tabel, puteți modifica aceste proprietăți pentru a se potrivi cerințelor dumneavoastră specifice de date.
Tabelul 1.2 enumeră caracteristicile proprietăților câmpului specificate în blocul de informații Proprietățile câmpului, Sunt comune.
Tabelul 1.2 – Caracteristicile proprietăților câmpurilor din tabelul bazei de date
| Proprietatea câmpului | Caracteristică |
| Dimensiunea campului | Setează dimensiunea maximă a datelor introduse în celulele acestui câmp. Dimensiunea datelor câmpurilor de text (caractere) nu poate depăși 255 de caractere. Pentru câmpurile numerice, dimensiunea datelor introduse este setată automat în funcție de tipul numărului: octet – numere întregi de la 0 la 255 – 1 octet; întreg – numere întregi de la -32 768 la +32 767 – 2 octeți; lung – numere întregi de la -2 147483 648 la +2 147483 648; întreg în virgulă mobilă cu precizie de până la șase cifre – numere de la -3,4 x 1038 la +3,4 x 1038 – 4 octeți; întreg în virgulă mobilă cu precizie până la opt cifre - numere de la -1,797 x 10,308 la +1,797 x 10,308 -8 octeți |
| Format câmp | Pentru câmpurile de tip Text și MEMO, puteți specifica formatul de introducere a datelor în conformitate cu care datele vor fi afișate pe ecranul de afișare. Pentru câmpurile de tip Numeric și Monedă se pot selecta următoarele formate: standard – formatul implicit (nu există separatori de mii, semne valutare, numărul de zecimale corespunde preciziei numărului); monetar – sunt setate două zecimale și este afișat simbolul monedei; fix – cel puțin o zecimală și două zecimale; cu separatori de mii – două zecimale și un separator de mii; procent – un semn procentual este afișat la sfârșitul numărului; exponențial – numerele sunt afișate în formă exponențială (de exemplu, 1,10 ´ 103). Pentru câmpurile de tip Data/Ora, există următoarele formate: format de dată completă - setat implicit și are, de exemplu, următoarea formă: 04/15/97.05:30:10 RM; format de dată lungă, de exemplu: vineri, 13 aprilie 1997; format mediu de dată, de exemplu: 13-Apr-97; format de dată scurtă, de exemplu: 13/04/97; format de lungă durată, de exemplu: 14:33:10; format de timp mediu, de exemplu: 14:33 PM; format scurt, de exemplu: 14:33. Pentru câmpurile de tip boolean, pot fi utilizate următoarele formate: Da/Nu; Adevarat fals; Pornit oprit |
| Numărul de zecimale (precizia câmpului) | Setați pentru câmpurile tipurilor Numeric și Monedă. Număr de caractere - de la 0 la 15 |
| Mască de intrare | Masca setează un șablon pentru introducerea datelor în câmpurile de tip Text, Numeric, Monedă și Dată/Oră. Masca de introducere pentru câmpurile de tip Data/Ora corespunde formatului selectat |
| Semnătura câmpului | Destinat unui nume de câmp mai descriptiv care va fi introdus în titlurile („anteturi”) ale tabelelor și ale altor elemente ale formularelor și rapoartelor. Dacă nu este introdusă o semnătură de câmp, atunci numele câmpurilor vor fi introduse în elementele corespunzătoare de tabele, formulare și rapoarte |
| Condiție de valoare | Stabilește restricții asupra valorilor datelor de intrare. De exemplu, setarea condiției „<100» для числового поля означает, что в это поле нельзя вводить данные более 100. Условие вида «Москва» OR «Вологда» OR «Новосибирск» означает, что вводимые названия городов должны быть только Москва, или Вологда, или.Новосибирск. Условия на значение вводимых данных задаются выражениями, состоящими из операторов сравнения, и значениями, которые используются для сравнения. При задании условий применяются известные операторы: < (меньше); <= (меньше или равно); >(Mai mult); >= (mai mare sau egal) La stabilirea condițiilor se folosesc operatori cunoscuți: = (egal);< >(nu este egal). Expresiile pot folosi operatori logici: SAU (sau), ȘI (și), precum și operatori de comparație: ÎNTRE, ÎN, LIKE: ÎNTRE – verifică dacă valoarea câmpului introdus este în intervalul specificat. Limitele superioare și inferioare ale intervalului sunt separate prin operatorul logic AND. De exemplu, expresia INTRE 20 SI 45 inseamna ca valoarea introdusa trebuie sa fie intre 20 si 45. Aceasta expresie poate fi scrisa si ca: >50 AND< 100; IN – проверяет равенство введенного значения поля любому значению из заданного списка. Например, IN («Москва», «Вологда», «Новосибирск») означает, что это выражение соответствует также выражению «Москва» OR «Вологда» OR «Новосибирск»; LIKE – проверяет соответствие полей Текстовый или Мемо заданному шаблону символов. Например, выражение LIKE «Тех*» означает, что вводимая строка символов должна начинаться с символов «Тех» |
| Mesaj de eroare | Text care va fi afișat pe ecran dacă valorile datelor de intrare nu îndeplinesc condițiile specificate |
| Câmp obligatoriu | Dacă un câmp este selectat ca obligatoriu, aceasta înseamnă că la completarea tabelului, datele trebuie introduse în celulele acestui câmp. |
| Linii goale | Permiteți linii goale pentru câmpurile Text și Memo |
| Câmp indexat | Se recomandă setarea acestei valori pentru câmpurile ale căror valori sunt folosite pentru căutarea datelor în tabele. Setarea unui index accelerează semnificativ recuperarea datelor |
Figura 1.4 prezintă un exemplu de completare a proprietăților câmpului tabelului.
Figura 1.4 - Exemplu de completare a proprietăților câmpului tabelului
După descrierea caracteristicilor (proprietăților) tuturor câmpurilor tabelului, constructorul este închis; aceasta deschide casete de dialog în care vi se solicită să specificați un nume de tabel și să setați câmpuri cheie dacă nu au fost specificate.
Când specificați un nume de tabel, luați în considerare următoarele recomandări:
Numele câmpului trebuie să reflecte conținutul datelor din tabel (clasa obiect);
Numele tabelului nu trebuie să conțină semne de punctuație, paranteze sau semne de exclamare;
Numele tabelului nu trebuie să înceapă cu un spațiu;
Nu ar trebui să existe tabele cu aceleași nume în același fișier de bază de date.
Câmpurile cheie sunt setate în cazurile în care datele dintr-un tabel al bazei de date trebuie asociate cu datele din alte tabele. Câmpul cheie trebuie să identifice în mod unic fiecare înregistrare din tabel. Valorile datelor câmpului cheie nu se repetă (nu trebuie repetate). Orice câmp de tabel poate fi un câmp cheie dacă valorile datelor din acest câmp pot identifica în mod unic întreaga înregistrare. Dacă o înregistrare nu poate fi determinată fără ambiguitate de valoarea datelor unui câmp, atunci sunt setate mai multe câmpuri cheie. Puteți selecta un câmp ca Tejghea, care identifică în mod unic fiecare intrare din tabel. Un câmp cheie este creat atunci când se descrie proprietățile câmpului în Designer de mese. Pentru a face acest lucru, selectați câmpul necesar și faceți clic pe butonul corespunzător din bara de instrumente.
Să facem câteva comentarii despre tehnologia de dezvoltare a meselor. Tehnologia muncii în Designer de mese este complet similar cu lucrul cu tabele în editorul de text Word.
Când creați mai multe tabele care conțin aceleași caracteristici ale obiectelor, ar trebui să utilizați tehnologia de copiere a datelor. Pentru a face acest lucru aveți nevoie de:
1) deschideți tabelul creat anterior în modul Constructor;
2) selectați un câmp care se repetă într-un alt tabel;
3) copiați câmpul selectat (cu toate proprietățile sale) în clipboard;
4) când construiți un alt tabel, lipiți caracteristicile câmpului din clipboard în linia corespunzătoare Designer de mese.
După ce structurile tabelelor bazei de date sunt create, este necesar să se stabilească conexiuni logice între tabele.
Stabilirea relatiilor intre tabele
Stabilirea relațiilor între tabele este necesară pentru a asigura integritatea datelor. Integritatea datelor asigură că informațiile sunt protejate împotriva modificărilor accidentale în tabelele aferente. În tabelele legate, un tabel este tabelul principal, iar celălalt tabel este tabelul copil. Tabelul principal trebuie să conțină un câmp cheie. Subtabelul trebuie să conțină un câmp similar care nu este un câmp cheie.
Pentru a stabili relații între tabele, trebuie să efectuați următorii pași.
Pe bara de instrumente a ferestrei bazei de date, activați comanda (pictograma) Schema de date;
În fereastra generatorului de scheme de date care se deschide, introduceți tabelele principale și subordonate (Figura 1.5);
Conectați tabele folosind același câmp (Figura 1.6).
La crearea unui link, opțiunea este activată Asigurarea integritatii datelor. Această opțiune nu permite ștergerea sau modificarea arbitrară a înregistrărilor din tabelul principal. Dacă setați (activați) parametrii de conexiune între tabele Actualizare în cascadă a câmpurilor conexeȘi Ștergerea în cascadă a înregistrărilor asociate, atunci orice modificare a datelor din tabelul principal va schimba automat datele aferente din tabelul subordonat.
Figura 1.5 – Fereastra de generare a schemei de date
Figura 1.6 – Exemplu de stabilire a unei relații unu-la-mulți
Figura 1.7 prezintă un exemplu de diagramă de comunicare pentru baza de date „Procesul educațional”.
Figura 1.7 – Diagrama de comunicare a bazei de date „Procesul educațional”.
După ce s-a stabilit compoziția tabelelor bazei de date, s-a dezvoltat structura fiecărui tabel, s-au definit și stabilit conexiunile între tabele și începem să umplem tabelele cu date.
Tehnologia de introducere a datelor în tabele se face în două moduri:
Introducerea directă a datelor în celulele tabelului;
Organizarea introducerii datelor prin formulare.
Atunci când alegeți prima metodă de introducere a datelor, trebuie să vă ghidați după:
Reducerea probabilității erorilor operatorului;
Comoditatea organizării procesului de introducere a datelor în sine.
Dacă tabelul bazei de date are un număr mic de câmpuri care se află pe ecranul monitorului și nu este conectat la alte tabele și, de asemenea, dacă creați un sistem necomercial, atunci nu trebuie să creați un formular corespunzător pentru introducerea datelor .
Tehnologia de creare a mesei
MS ACCESS DBMS oferă mai multe instrumente pentru crearea tabelelor: manual (crearea unui tabel în modul de proiectare sau prin introducerea datelor) și automat (dezvoltare folosind un expert). Lucrarea vrăjitorului se bazează pe utilizarea unui număr mare de șabloane de tabel, iar utilizatorul poate selecta câmpurile necesare din șabloane. Pentru a stăpâni în mod corespunzător tehnologia de creare a tabelelor, se recomandă utilizarea instrumentelor manuale.
Pentru a crea un nou tabel de bază de date în modul proiectare, trebuie să efectuați următorii pași în fereastra Bază de date:
· pe panoul de obiecte, faceți clic pe butonul - Tabele;
· pe panoul de control al obiectului, selectați - Creați un tabel în modul proiectare;
· în fereastra de proiectare, formați structura tabelului (completați lista de câmpuri indicând tipurile acestora);
Lista câmpurilor - rând cu rând conține numele câmpurilor disponibile în tabel și vă permite să introduceți nume pentru câmpuri noi rând cu linie. În mod implicit, numele câmpului devine numele coloanei tabelului.
Listă de tipuri de câmp - vă permite să selectați un tip de câmp din lista derulantă.
Buton de selecție a tipului de câmp - un element de control pentru selectarea unui tip de câmp. Butonul este afișat numai după numele câmpului introdus.
Panou pentru editarea proprietăților câmpului - conține o listă de proprietăți ale câmpului selectat: dimensiunea câmpului, formatul câmpului etc. Proprietățile câmpului pot fi lăsate neschimbate (alocate implicit) sau editate; închideți fereastra designerului, salvând structura generată și specificând numele tabelului.
Tehnologia de introducere și editare a datelor
Tabelul creat este deschis în fereastra Bază de date făcând dublu clic pe butonul stâng al mouse-ului pe pictograma acestuia. Noul tabel nu are înregistrări - doar nume de coloane care caracterizează structura tabelului. Completarea tabelului cu date se face în mod obișnuit. Următoarea intrare este introdusă la sfârșitul tabelului. Intrarea într-o anumită celulă de tabel (evidențiată de cursor) se realizează prin tastarea informațiilor pe tastatură și apoi apăsarea unei taste
Puteți edita datele dintr-o celulă de tabel cu înlocuire totală sau parțială. Pentru a înlocui complet datele, trebuie să mutați cursorul pe celula care este editată și apoi să tastați (introduceți) informații noi. Când înlocuiți parțial datele, puteți utiliza cursorul mouse-ului sau o tastă funcțională
Pentru a șterge o înregistrare, trebuie să o selectați (faceți clic pe zona marcatorului de înregistrare) și apăsați tasta sau executați comanda de meniu EDIT-DELETE. Confirmați ștergerea când vi se solicită pe ecran.
Tehnologia de căutare și selecție a datelor
MS ACCESS oferă o gamă destul de largă de posibilități de căutare și selectare a informațiilor în baze de date. Astfel de instrumente includ utilizarea comenzilor de căutare, filtrarea, sortarea, crearea și utilizarea interogărilor.
Interogările sunt instrumente pentru preluarea datelor din tabele și prezentarea acestora către utilizator pentru procesare într-o formă convenabilă. Particularitatea interogărilor este că selectează datele din tabelele de bază și creează un tabel cu rezultate temporare pe baza acestora.
Cu ajutorul interogărilor de date pot fi efectuate următoarele operații: selectarea, sortarea, filtrarea datelor, transformarea după un algoritm dat, crearea unui nou tabel, completarea automată a tabelelor importate din alte surse, efectuarea de calcule simple în tabele. MS ACCESS are mai multe tipuri de interogări.
O interogare de selecție este tipul de interogare cel mai frecvent utilizat. Acest tip de interogare returnează date dintr-unul sau mai multe tabele și le afișează ca un tabel în care înregistrările pot fi actualizate (cu unele restricții).
O interogare cu parametri este o interogare în timpul căreia se stabilește un dialog cu utilizatorul pentru a determina parametrii de selectare a datelor.
Interogări încrucișate - utilizate pentru calcule și prezentarea datelor într-o structură convenabilă pentru analiza lor.
Pentru a șterge o înregistrare - șterge un grup de înregistrări dintr-unul sau mai multe tabele. Folosind o solicitare de ștergere, puteți șterge doar întreaga înregistrare, nu câmpurile individuale din cadrul acesteia.
Pentru a actualiza o înregistrare - face modificări generale la un grup de înregistrări din unul sau mai multe tabele.
Pentru a adăuga înregistrări - adaugă un grup de înregistrări dintr-unul sau mai multe tabele la sfârșitul unuia sau mai multor tabele.
Pentru a crea un tabel - creează un tabel nou bazat pe toate sau o parte din datele din unul sau mai multe tabele.
O interogare SQL este o interogare creată în SQL (Structured Query Language) utilizată atunci când se creează interogări către un server de baze de date.
Cel mai comun tip de interogare este o interogare de selecție. Pentru a-l crea folosind designerul, trebuie să efectuați următorii pași în fereastra Bază de date:
· în panoul de obiecte, faceți clic pe butonul - Interogări;
· pe panoul de control al obiectului, selectați - Creați o interogare în modul proiectare;
· în fereastra Adăugare tabel, selectați obiectul (folosind filele Tabele, Interogări, Tabele și Interogări) pentru care este generată interogarea. Pentru a finaliza lucrarea, trebuie să apăsați butoanele<Добавить>Și<Закрыть>;
· în fereastra Cerere de selecție (a cărei structură este prezentată în figură), creați o structură de solicitare parcurgând următorii pași:
· în tabelul afișat în zona Structură tabel, faceți dublu clic pe butonul stâng al mouse-ului pentru a selecta numele acelor câmpuri care ar trebui incluse în interogare (numele câmpurilor și tabelelor selectate apar automat în liniile Field și Table Name a zonei Structura de interogare;
Dacă este necesar, setați parametrii pentru sortarea, afișarea și selectarea datelor folosind indicatoarele de linie corespunzătoare:
Sortare - vă permite să selectați o metodă de sortare pentru fiecare câmp: crescător sau descrescător. În cerere, datele vor fi sortate după câmpul pentru care este specificată ordinea de sortare. Sortarea pe mai multe niveluri este posibilă - după mai multe câmpuri simultan de la stânga la dreapta;
Ieșire pe ecran - vă permite să setați afișarea conținutului câmpului pe ecran;
Condiție de selecție - vă permite să setați o condiție individuală pentru selectarea datelor pentru fiecare câmp. Expresiile sunt folosite pentru a specifica condițiile de selecție a datelor și pentru a crea câmpuri calculate în interogări; închideți fereastra Cerere de selecție, salvând structura generată și specificând numele cererii.
Proiectare baze de dateși crearea de tabele(5 ore)
Tehnologia de dezvoltare a tabelelor de baze de date
Procesul de creare a tabelelor de baze de date poate fi împărțit în următoarele etape:
Dezvoltarea unui model fizic de date;
Crearea unui tabel folosind Designer de mese;
Stabilirea relatiilor intre tabele;
Completarea tabelelor cu date.
Dezvoltarea unui model fizic de date. Înainte de a porni computerul și de a lansa ACCESS, este recomandabil să întocmești caracteristicile necesare ale obiectelor bazei de date cu un creion în mâini, de exemplu. model de date fizice:
Stabiliți o nomenclatură a caracteristicilor de descriere a obiectelor (compoziția și numărul de câmpuri);
Setați caracteristicile fiecărui câmp de tabel;
Prezentați rezultatele în formă tabelară.
Odată ce compoziția caracteristicilor descrierii obiectului și caracteristicile câmpului corespunzătoare au fost gândite, puteți începe să creați un tabel în mediul ACCESS. În versiunile disponibile ale acestui sistem, succesiunea acțiunilor este aproape aceeași. Diferențele constau doar în unele diferențe în designul casetelor de dialog.
Tabel pentru descrierea caracteristicilor câmpurilor bazei de date
Crearea unui tabel utilizând Table Builder. Pentru a crea un tabel folosind Designer de mese trebuie să faceți următoarele:
Porniți computerul și încărcați software-ul Windows și Access;
După încărcarea Access, în caseta de dialog care apare, faceți dublu clic pe butonul de meniu Fişierși selectați o echipă Crea;
În caseta de dialog care apare Creare activați comutatorul Bază de date,și apoi faceți clic pe butonul BINE;
În următoarea casetă de dialog care apare Fişier atribuiți un nume de fișier noii baze de date, indicând numele directorului (dosarului) în care va fi stocată baza de date; faceți clic pe butonul Crea.
În următoarea casetă de dialog care apare Bază de date activați marcajul Masași selectați o echipă Creați în modul design.
În caseta de dialog care apare Constructor de mese creați o structură de tabel în conformitate cu compoziția și caracteristicile câmpurilor stabilite.
Designerul tabelului conține patru blocuri de informații:
Numele domeniului;
Tipul de date;
Descriere;
Proprietățile câmpului.
În bloc Proprietățile câmpului Există două ferestre (file): Înlocuire generală.
Proprietățile câmpului Sunt comune trebuie completat. La fereastră Substituţie Puteți specifica o listă de valori care vor fi afișate atunci când introduceți datele direct în tabel. În acest caz, utilizatorul va trebui să facă clic pe valoarea dorită. Aceste câmpuri sunt numite casete combinate.
Când atribuiți nume câmpurilor de tabel, trebuie să urmați următoarele recomandări:
Numele câmpului nu trebuie să înceapă cu un spațiu;
Numele câmpului nu trebuie să conțină semne de punctuație, paranteze sau semne de exclamare;
Repetarea numelor în tabel nu este permisă;
Numele câmpurilor pot avea până la 255 de caractere. Numele trebuie specificat într-un număr minim de caractere (acest lucru este necesar pentru a minimiza cantitatea de memorie și timpul necesar pentru a căuta informații). Este de dorit ca numele câmpului să fie o abreviere a numelui atributului obiectului care va fi introdus în celulele câmpului.
Tehnologia de completare a datelor în rânduri de blocuri de informații Designer de mese este similară cu tehnologia de lucru cu tabele în editorul de text WORD.
Completarea blocurilor de informații trebuie făcută secvenţial pentru fiecare câmp. Se recomandă următoarea ordine de completare a blocurilor de informații:
Introduceți numele câmpului;
Selectați tipul de date;
Introduceți în linia de blocare Descriere natura valorilor introduse în celula acestui câmp (mai târziu, la completarea tabelului, acest comentariu este afișat în linia de indicații din partea de jos a ecranului);
Repetați acești pași pentru toate celelalte câmpuri ale tabelului.
După ce numele câmpului este introdus în conformitate cu recomandările prezentate mai sus, selectăm un tip de date pentru acesta. ÎN Designer de mese Selectarea tipului de date Microsoft Access se poate face selectând din listă. Lista oferă următoarele tipuri de date.
Text. Acest tip de câmp poate conține până la 255 de caractere. Acestea pot fi orice simboluri, inclusiv numere. Doar numerele pot fi introduse în câmpul de text dacă nu sunt destinate a fi utilizate pentru calcule.
NOTIFICARE. Camp NOTIFICARE numit câmpul de note text. Acest tip de câmp este destinat introducerii de informații text mai lungi de 255 de caractere (în Access 2000 - până la 65.535 de caractere). Acest tip de date diferă de datele text prin faptul că tabelul nu stochează datele în sine, ci leagă către blocuri de date care sunt stocate separat. Acest lucru accelerează semnificativ procesarea tabelelor. Câmpuri NOTIFICARE nu poate fi cheie sau index.
Numeric. Acest tip de date este pentru caracteristicile obiectelor bazei de date; date care pot fi utilizate în calcule matematice.
Data Ora. Acest tip de date este menit să indice o dată sau timpul care caracterizează o anumită înregistrare de tabel (de exemplu, data primirii mărfurilor la depozit sau ora de începere și de sfârșit a activității unui utilizator pe Internet). Puteți introduce date de la 100 la 9999 în acest câmp.
Monetar. Acest tip de date este similar cu numeric. Diferă de el doar prin caracteristicile numerelor introduse. Precizia numărului nu depășește patru zecimale. Partea întreagă poate conține până la 15 zecimale. Simbolurile valutare (r. sau $) pot fi plasate la sfârșitul numărului.
Tejghea. Câmpul conține un număr unic (nerepetabil) de înregistrare a tabelului bazei de date. Valorile acestui câmp nu sunt actualizate.
Logic. Un tip de câmp ai cărui parametri pot lua doar două valori, interpretate ca DA sau NU (Da/Nu), Adevărat/Fals, Activat/Dezactivat. Câmpurile booleene nu pot fi câmpuri cheie, dar pot fi câmpuri index.
OLE (obiect OLE).În celulele acestui tip de câmp sunt introduse link-uri către aplicații dezvoltate pentru Windows. Acestea pot fi fișiere text, grafice și multimedia. Cantitatea de date stocate în celulele acestui câmp este limitată doar de spațiul pe disc al computerului.
hyperlink (hyperlink). Acest tip de date vă permite să introduceți un hyperlink într-un câmp, care poate fi folosit pentru a face referire la orice fișier sau fragment dintr-un fișier aflat pe același computer pe care se află tabelul bazei de date sau pe orice computer din rețeaua locală sau Internet. Un hyperlink este format din trei părți: o adresă care indică calea către fișier; o adresă suplimentară care indică poziția fragmentului într-un fișier sau o pagină de text; afișează text. Fiecare parte a unui hyperlink poate conține până la 2048 de caractere.
Maestru al substituțiilor. Când selectați acest tip, este posibil să creați o listă fixă de valori care poate accepta date introduse în celulele câmpului.
După stabilirea numelui și a tipului de date, plasați cursorul în linia corespunzătoare a blocului Descriereși introduceți un comentariu pentru a permite utilizatorului să introducă informații corect atunci când completează tabelul.
După ce ați introdus un comentariu, trebuie să mergeți la bloc Proprietățile câmpului, secțiune Sunt comuneși setați proprietățile necesare câmpului. ÎN Designer de mese Fiecare câmp, în funcție de tipul de date, primește automat (implicit) un set specific de proprietăți. Când proiectați un tabel, aceste proprietăți pot fi modificate pentru a se potrivi cerințelor dumneavoastră specifice de date.
Numele tabelului. Când specificați un nume de tabel, luați în considerare următoarele recomandări:
Numele câmpului trebuie să reflecte conținutul datelor din tabel (clasa obiect);
Numele tabelului nu trebuie să conțină semne de punctuație, paranteze sau semne de exclamare;
Numele tabelului nu trebuie să înceapă cu un spațiu;
Nu ar trebui să existe tabele cu aceleași nume în același fișier de bază de date.
2. Câmp cheie.
Câmpurile cheie sunt setate în cazurile în care datele dintr-un tabel al bazei de date trebuie asociate cu datele din alte tabele. Câmpul cheie trebuie să identifice în mod unic fiecare înregistrare din tabel. Valorile datelor câmpului cheie nu se repetă (nu trebuie repetate).
Orice câmp de tabel poate fi un câmp cheie dacă valorile datelor din acest câmp pot identifica în mod unic întreaga înregistrare.
Dacă o înregistrare nu poate fi determinată fără ambiguitate de valoarea datelor unui câmp, atunci sunt setate mai multe câmpuri cheie.
Puteți selecta un câmp ca Tejghea, care identifică în mod unic fiecare intrare din tabel.
Un câmp cheie este creat atunci când se descrie proprietățile câmpului în Constructor de tabel. Pentru a face acest lucru, selectați câmpul necesar și faceți clic pe butonul corespunzător din bara de instrumente.
Câteva note despre tehnologia de dezvoltare a meselor. Tehnologia muncii în Designer de mese este complet similar cu lucrul cu tabele în editorul de text Word.
Când creați mai multe tabele care conțin aceleași caracteristici ale obiectelor, ar trebui să utilizați tehnologia de copiere a datelor. Pentru a face acest lucru aveți nevoie de:
1) deschideți tabelul creat anterior în modul Constructor;
2) selectați un câmp care se repetă într-un alt tabel;
3) copiați câmpul selectat (cu toate proprietățile sale) în clipboard;
4) când construiți un alt tabel, lipiți caracteristicile câmpului din clipboard în linia corespunzătoare Designer de mese.
După ce structurile tabelelor bazei de date sunt create, este necesar să se stabilească conexiuni logice între tabele.
3. Stabilirea legăturilor între tabele.
Stabilirea relațiilor între tabele este necesară pentru a asigura integritatea datelor.
Integritatea datelor asigură că informațiile sunt protejate împotriva modificărilor accidentale în tabelele aferente.
În tabelele legate, un tabel este tabelul principal, iar celălalt tabel este tabelul copil. Tabelul principal trebuie să conțină un câmp cheie. Subtabelul trebuie să conțină un câmp similar care nu este un câmp cheie.
Pentru a stabili relații între tabele, trebuie să efectuați următorii pași.
Pe bara de instrumente a ferestrei bazei de date, activați comanda (pictograma) Schema de date;
În fereastra generatorului de scheme de date care se deschide, introduceți tabelele principale și subordonate;
Conectați tabele folosind același câmp.
Această opțiune nu permite ștergerea sau modificarea arbitrară a înregistrărilor din tabelul principal.
Dacă setați (activați) parametrii de conexiune între tabele Actualizare în cascadă a câmpurilor conexeȘi Ștergerea în cascadă a înregistrărilor asociate, atunci orice modificare a datelor din tabelul principal va schimba automat datele aferente din tabelul subordonat.
După ce s-a stabilit compoziția tabelelor bazei de date, s-a dezvoltat structura fiecărui tabel, s-au definit și stabilit conexiunile între tabele și începem să umplem tabelele cu date.
4. Completarea tabelelor cu date.
Tehnologia de introducere a datelor în tabele se face în două moduri:
Introducerea directă a datelor în celulele tabelului;
Organizarea introducerii datelor prin formulare.
Atunci când alegeți prima metodă de introducere a datelor, trebuie să vă ghidați după:
Reducerea probabilității erorilor operatorului;
Comoditatea organizării procesului de introducere a datelor în sine.
Dacă tabelul bazei de date are un număr mic de câmpuri care se află pe ecranul monitorului și nu este conectat la alte tabele și, de asemenea, dacă creați un sistem necomercial, atunci nu trebuie să creați un formular corespunzător pentru introducerea datelor .
5. Tehnologia de dezvoltare a interogărilor
Scopul principal al oricarui sistem informatic este de a oferi utilizatorului informatiile necesare si de incredere.
Prelucrarea informațiilor conținute în tabelele bazei de date se realizează folosind interogări.
Interogările sunt un anumit set de comenzi concepute pentru a căuta și procesa informații în tabele pe baza condițiilor specificate de utilizator (valori de câmp). În sistemul ACCESS, în funcție de acțiunile efectuate, puteți crea următoarele tipuri de solicitări:
A efectua acțiuni (a selecta);
Actualizați;
Plus;
Șterge;
Crearea de tabele.
Fiecare dintre aceste tipuri de solicitări poate diferi prin tehnologia de creare și forma de prezentare a informațiilor. În funcție de tehnologia de creare, interogările pot fi împărțite în constante și parametrice.
Cereri constante- sunt interogări în care condiția de selectare a informațiilor nu se modifică mult timp.
Interogări parametrice - Acestea sunt interogări în care parametrii de selecție a informațiilor se modifică.
Rezultatele executării interogărilor sunt tabele dinamice. Tabelele dinamice pot fi de două tipuri:
Tabelele a căror structură corespunde tabelelor originale ale bazei de date;
Tabelele a căror structură diferă de tabelele originale ale bazei de date sunt așa-numitele mese încrucișate.
Structura unui tabel încrucișat diferă de structura tabelului original al bazei de date prin faptul că titlurile coloanelor dintr-un astfel de tabel nu sunt numele, ci valorile câmpurilor selectate. Astfel de tabele sunt formate folosind tipuri speciale de interogări - interogări încrucișate.
Solicitări încrucișate - Acestea sunt interogări care sunt folosite pentru a selecta informații, grupând simultan datele după valorile câmpurilor individuale. Cu o asemenea cerere, datele sunt formate sub forma unei mese în cruce.
Un tabel este un obiect definit pentru a stoca date. Fiecare tabel include informații despre un obiect din lumea reală, cum ar fi clienții unei firme. Un tabel este format dintr-un antet și un corp. Antetul include numele atributelor obiectului (coloane) și proprietățile acestora, cum ar fi numele de familie, numărul de telefon și adresa clientului. Corpul conține tupluri (rânduri), fiecare rând reprezentând un set de valori de coloană care stochează date despre o anumită instanță de obiect.
Crearea unui tabel Să începem să creăm primul tabel. Ar trebui să conțină informații despre chiriași.
În fereastra bazei de date, faceți clic pe butonul Mese apasa butonul Crea, pentru a începe proiectarea unei noi mese. Access deschide o casetă de dialog care vă solicită să utilizați una dintre următoarele metode pentru a crea un tabel.
Modul de masă─crearea unui tabel într-o vizualizare tabelară (tabelul este proiectat în timp ce se completează prin analiza datelor de intrare).
Constructor─crearea unui tabel folosind designerul de tabel.
Vrăjitor de masă─creați un tabel folosind vrăjitorul tabel pe baza unei colecții de tabele și câmpuri.
Selecteaza o optiune Constructor pentru a crea un tabel utilizând designerul de tabel și faceți clic pe butonul BINE.
În partea de sus a ferestrei care apare (Fig. 7.3), specificați câmpurile pe care ar trebui să le conțină tabelul. În partea de jos Proprietățile câmpului dați o definiție detaliată a formatului câmpurilor de tabel, specificând caracteristicile necesare pentru fiecare câmp.
Orez. 7.3. Structura mesei chiriașilor
Introducerea datelor într-un tabel. Introducerea datelor în celulele tabelului se face în mod obișnuit ─ mutați cursorul la celula dorită, de exemplu. activați-l și introduceți date în el (introduceți date în celule pentru un câmp cu un tip de date Tejghea nu este obligatoriu, deoarece valorile din acest câmp apar automat atunci când introduceți date în orice altă celulă a acestei înregistrări). Conținutul tabelului Chiriașului este prezentat în Fig. 7.4.
Editarea și tipărirea înregistrărilor Utilizatorul poate adăuga orice număr de înregistrări în tabel, poate șterge sau corecta datele existente. Datele care trebuie șterse trebuie mai întâi marcate folosind coloana selector și apăsate sau selectate din meniu Editați | × echipă Șterge sau Ștergeți intrarea. Pentru a evita erorile accidentale, Access vă va întreba dacă intrarea marcată trebuie cu adevărat ștearsă, adică utilizatorul va avea posibilitatea de a refuza ștergerea la timp.
Orez. 7.4. Conținutul tabelului Chiriașului
Dacă masa trebuie transferată pe hârtie, din meniu Fişier ar trebui să alegi o echipă Sigiliu. Doar unele intrări pot fi tipărite. Mai întâi ar trebui să fie marcate în modul de umplere a tabelului și apoi comanda ar trebui să fie activată Sigiliu. In grup Imprimare activați butonul Intrări selectate și faceți clic pe butonul Bine pentru a începe procesul de imprimare (Fig. 7.5).
Orez. 7.5. Vizualizare fereastră de tipărire
Deoarece baza noastră de date este formată din două tabele, creăm tabelul de închiriere în același mod. În fig. 7.6 arată conținutul tabelului Chirie.
Orez. 7.6. Conținutul tabelului de chirie
A face legături. Access vă permite să construiți baze de date relaționale, ale căror tabele individuale pot fi interconectate prin relații. Pentru a face acest lucru din meniu Serviciu ar trebui să alegi o echipă Schema de date. Pe ecran va apărea o fereastră Schema de date. Prima dată când îl deschideți, acesta va fi gol.
Pentru a adăuga tabele sau interogări la o fereastră Schema de date, trebuie să selectați o opțiune Adăugați un tabel în meniu Conexiuni sau clic Butonul Adăugați tabel situat în linia pictogramei. Folosind mouse-ul, trageți câmpul pe care doriți să îl utilizați pentru a stabili o legătură din lista dintr-un tabel către câmpul corespunzător dintr-un alt tabel.
Pe ecran va apărea o casetă de dialog Schimbarea conexiunilor , care va sugera relații între tabele. După apăsarea butonului Crea La fereastră Schema de date conexiunea creată între tabelele Chiriaș și Chiria va fi prezentată grafic (Fig. 7.7).
Orez. 7.7. Schema de date
Integritatea datelor este un sistem de reguli utilizate în Access DBMS pentru a menține relațiile dintre înregistrările din tabelele aferente, precum și pentru a oferi protecție împotriva ștergerii sau modificării accidentale a datelor aferente. Pentru a stabili integritatea datelor, trebuie să verificați proprietatea „Asigurați integritatea datelor” din fereastra de selecție a tabelului pentru schema de date. Proprietățile „Actualizare în cascadă a câmpurilor asociate” și „Ștergerea în cascadă a înregistrărilor asociate” sunt setate în același mod.
Tehnologie pentru dezvoltarea formularelor cu un singur tabel pentru prima etapă de încărcare a unei baze de date
La prima etapă de încărcare a bazei de date, sunt completate tabelele care nu sunt subordonate niciunui alte tabele. Pentru a completa astfel de tabele, puteți utiliza formulare cu un singur tabel.
Tehnologia de dezvoltare a formularelor cu un singur tabel include determinarea cerințelor pentru formularele care sunt create și procesul de proiectare în sine. Înainte de a lucra la un computer, subcircuitele de date și machetele de ecran sunt determinate în conformitate cu structura documentelor de intrare și compoziția detaliilor care urmează să fie plasate. Apoi, formularele de ecran sunt proiectate folosind un anumit SGBD.
Să luăm în considerare tehnologia pentru dezvoltarea unui formular cu un singur tabel pentru introducerea și corectarea datelor folosind tabelul PRINT VIEW ca exemplu. Ca rezultat al încărcării datelor după tipul de imprimare, se formează înregistrări numai ale tabelului PRINT TYPE (obiect de încărcare). Tabelul PRINT VIEW nu este subordonat altor tabele. Prin urmare, în timpul procesului de încărcare a înregistrărilor, nu se stabilesc conexiuni cu înregistrările altor tabele. Astfel, un singur tabel PRINT VIEW este inclus în subschema pentru formular.
Să definim structura formularului de ecran, pe care îl vom numi PRINT VIEW. Formularul de introducere a datelor în tabelul TIP DE PRINTARE trebuie să conțină, alături de detaliile uzuale (NP descriptiv - denumirea tipului de tipărire), un câmp OP mare (descrierea tipului de tipărire) pentru plasarea textului. Tipul câmpului OP este MEMO. Atributul cheie CP (codul tipului de imprimare) nu se încadrează în formular, deoarece este de tip „Contor” și crește automat pentru fiecare înregistrare nouă.
Astfel, structura formularului PRINT VIEW este determinată de:
tip de formular - un singur tabel (simplu),
sursa înregistrărilor formularului - tabel PRINT VIEW,
prezența, pe lângă câmpul obișnuit, a unui câmp mare pentru text de descriere.
Zona de date va conține toate detaliile (cu excepția cheii unice) ale tabelului PRINT VIEW. Formularul de ecran de intrare/ieșire proiectat pentru lucrul cu datele din tabelul PRINT VIEW este prezentat în Fig. 3. Formularele de ecran rămase corespunzătoare primei etape de încărcare sunt proiectate în mod similar: FORMA DE PROPRIETARE, SPECIALITATE, TIP BAZĂ DE TIPARARE, TIP DE PRODUS, SERVICIU, TIP DE ORGANIZARE, MATERIALE PRIME ȘI ECHIPAMENTE.
Figura 3 -- Formular I/O pentru lucrul cu datele din tabel PRINT VIEW
Tehnologie pentru elaborarea formularelor pentru completarea a două tabele aferente (a doua etapă de încărcare)
La a doua etapă de încărcare se completează simultan tabelele NUME ORGANIZARE-DETALII ORGANIZARE și GRUP-ELEV. Formularele compozite cu mai multe tabele sunt folosite pentru a completa tabelele în a doua etapă de încărcare.
La definirea cerințelor pentru formele compuse, este definită subschema de date pentru etapa de încărcare corespunzătoare; definirea structurii generale a formelor de ecran, i.e. layout-urile acestora în conformitate cu structura documentelor de intrare și subschema de date; determinarea compoziției detaliilor plasate pentru fiecare parte a formei compozite.
După completarea punctelor de mai sus, formularele de ecran sunt proiectate folosind un anumit SGBD.
Să luăm în considerare tehnologia de dezvoltare folosind exemplul unei forme compozite pentru încărcarea și lucrul simultan cu date din două tabele - NUMELE ORGANIZĂRII și DETALII ORGANIZĂRII (obiect de încărcare), care sunt conectate în schema de date prin relații unu-la-multivaloare.
Documentele sursă ale acestui formular sunt „Lista organizațiilor de tipărire” și „Lista organizațiilor furnizorilor”. Din aceste documente sunt încărcate simultan două tabele: NUMELE ORGANIZĂȚIEI și DETALII ORGANIZAȚIEI.