Toate regulile elementare prezentate mai jos se referă în primul rând la corespondența de afaceri cu partenerii, colegii, clienții și interpreții dvs. Folosirea lor în corespondența personală este o chestiune privată pentru toată lumea. Cu toate acestea, respectarea acestor reguli în corespondența personală va crea doar o impresie bună despre tine.

Etica în e-mailul de afaceri

Dacă brusc nu vrei să citești mai departe, limitează-te la cel puțin următoarele reguli de bază:

• Când răspundeți, utilizați butonul „Răspunde tuturor”. Acest lucru va cc destinatarii e-mailului inițial, astfel încât răspunsul dvs. să nu treacă peste ei. Recomand cu tărie să ascundeți butonul „Răspuns” din setările interfeței. Dacă este necesar, puteți șterge manual destinatarii nedoriți.
• Nu lăsați câmpul Subiect necompletat. Persoanele cu care corespondați pot primi sute de e-mailuri pe zi și folosesc acest câmp pentru a evalua rapid importanța și conținutul e-mailului.
• Scrisori citate. Nu începeți răspunsul cu un e-mail nou, faceți clic pe „Răspunde tuturor” pe e-mailul primit și nu dezactivați citarea atunci când răspundeți și funcția de redirecționare din setările clientului de e-mail.
• Cu citare completă(dacă răspunsul dvs. este la întreaga scrisoare) scrieți textul răspunsului la ÎNCEPUTUL scrisorii, și nu la sfârșit, mai jos.

SA CONTINUAM?

Primirea scrisorilor

1. Scrisorile primite trebuie citite. Dacă ați primit o scrisoare, înseamnă că cineva a trimis-o dintr-un motiv oarecare (desigur, spam-ul nu este luat în considerare aici). Dacă o persoană are scrisori marcate ca necitite și sunt mai vechi de o zi, nu știe să lucreze cu poșta. Cu toate acestea, acest lucru poate fi iertat dacă:
   • persoana a murit sau s-a îmbolnăvit în mod neașteptat;
   • lucrul cu poșta nu face parte din responsabilitățile sale de serviciu (atunci nu are nevoie de un e-mail de serviciu).
2. Dacă nu ești manager, verifică-ți e-mailul de cel puțin 2 ori pe zi: dimineața și după-amiaza. Dacă nu răspundeți la o întrebare de producție din partea dvs., puteți opri munca altora și poate întârzia rezolvarea problemelor.
3. Dacă sunteți manager, ziua dvs. de lucru ar trebui să înceapă prin lansarea unui client de e-mail care rămâne activat toată ziua și vă verifică automat e-mailul. Configurați livrarea/primirea automată a corespondenței cel puțin la fiecare 10 minute (de preferință 1-3 minute).
4. Ai primit o scrisoare. Dacă sunteți foarte ocupat, evaluați imediat de la cine este, subiectul și treceți-l peste cap - acest lucru vă va ajuta să decideți rapid dacă scrisoarea necesită un răspuns urgent sau poate aștepta puțin.
5. Dacă puteți, vă rugăm să răspundeți imediat. Acesta este cel mai simplu și mai eficient mod de a muta lucrurile și de a nu colecta corespondența.
6. Dacă înțelegeți că nu puteți răspunde în 24 de ore, este mai bine să scrieți imediat „Voi răspunde în câteva zile” sau cel puțin „Voi răspunde puțin mai târziu”.

Câmpurile „Către”, „Cc”, „Bcc”

1. Amintiți-vă că există câmpuri To, CC și BCC. Acțiunile tale ulterioare (și acțiunile partenerilor tăi de corespondență) la primirea scrisorii depind de acestea:
   • „Către” (“Către”) - scrisoarea și informațiile sau întrebările conținute în ea sunt adresate direct destinatarului. Dacă trimiteți o întrebare, așteptați un răspuns de la destinatarul specificat în câmpul „Către”. Dacă sunteți destinatarul, atunci ar trebui să fiți cel care răspunde.
   • „CC” („Copie”) - destinatarii care apar în copii primesc o scrisoare „pentru informarea dumneavoastră”, pentru informare sau sunt „invitați să depună martori”. Destinatarul copiilor nu trebuie, în general, să răspundă la scrisoare; În plus, este considerat politicos dacă, dacă există o astfel de nevoie, începeți cu expresia „Îmi pare rău pentru interferență”.
   • „BCC” („Copie oarbă”) este un domeniu pentru „intrigile palatului”. Indicând un destinatar în acest câmp, îi trimiteți „în secret” această scrisoare: faptul că scrisoarea a fost trimisă acestei persoane nu va fi cunoscut destinatarului principal sau celor din copii. De asemenea, este folosit pentru trimiterea prin corespondență în masă, astfel încât agenda dvs. de adrese nu este cunoscută de toți destinatarii.
2. Când răspundeți, utilizați butonul „Răspunde tuturor”. Acest lucru va salva o copie către destinatarii e-mailului inițial, astfel încât răspunsul dvs. să nu fie trecut pe lângă ei.
3. NU eliminați persoanele adăugate de corespondentul dvs. din copiile scrisorii. Dacă doriți să răspundeți la ceva personal, astfel încât alți corespondenți să nu primească răspunsul dvs., atunci ștergeți pe toți din copii, cu excepția celui care a scris scrisoarea (da, nu folosim niciodată butonul „Răspunde”).
4. Dacă există mai mult de doi destinatari în câmpul „Către” din scrisoarea primită, aceasta înseamnă că ambii corespondenți sau oricare dintre ei trebuie să răspundă. Luați în considerare că AMBELE ar trebui să răspundă - dacă scrisoarea este adresată ție și altcuiva, răspunde și tu (chiar dacă este un răspuns de genul „Această întrebare cu siguranță nu este pentru mine, lasă-ți cutare și așa să răspundă”).
5. La rândul său, este foarte recomandat să NU includeți mai mult de un destinatar în câmpul „Către”. La o scrisoare trimisă la doi, nu veți primi un răspuns de la niciunul, deoarece fiecare va crede că celălalt va răspunde. Nu toată lumea a citit acest articol.
6. Redirecționarea corespondenței private către o listă de corespondență fără acordul participanților la corespondență nu este etică!

Câmp de subiect

1. Nu-l lăsa necompletat.
2. Subiectul scrisorii ar trebui să fie scurt, dar să reflecte conținutul și subiectul principal al scrisorii. Titluri precum „Întrebare”, „Bună ziua!” sau titlurile goale dezvăluie că ești un începător căruia îi lipsesc abilitățile de bază de scris în afaceri.
3. Când răspundeți la unul dintre mai multe e-mailuri cu linii de subiect diferite, răspundeți la cele corecte. Răspundeți la scrisoarea cu subiectul „Întâlnirea de marți, 18 aprilie” despre întâlnire și la scrisoarea „Materiale de tipar” despre materialele de tipar. Aceasta implică citarea corespondenței anterioare (vezi secțiunea Scriere scrisori de mai jos).
4. Dacă trebuie să trimiteți periodic e-mailuri, cum ar fi rapoarte săptămânale, încercați să păstrați constant antetul sau cel puțin o parte din acesta ar trebui să fie constantă, astfel încât destinatarul să poată seta reguli automate pentru sortarea unor astfel de e-mailuri.

Importanța scrisului

1. Dacă scrisoarea conține informații despre modificări urgente, textul contractului sau alte informații cărora trebuie să le acordați atenție mai întâi, folosiți importanța „înaltă”, aceasta va evidenția scrisoarea în căsuța de e-mail.
2. Nu folosiți în zadar importanța „înaltă” - oamenii „zgomotoși” sunt enervanti, fiți mai modesti.
3. Pentru o scrisoare personală către un corespondent de afaceri sau o scrisoare cu o imagine sau un link amuzant, marcați importanța ca „scăzută”.

Scrierea scrisorilor (răspunsuri)

1. Începe cu un salut, este politicos. — Bună, Gria! indică faptul că ești prea leneș să scrii numele persoanei respective. Chiar și doar „Andrey!” sau „Bună ziua!” destul de politicos și suficient.
2. Vorbiți aceeași limbă cu persoana respectivă. Acest lucru se aplică nu numai limbii rusă/engleză, ci și formei textului. Dacă primiți o scrisoare oficială, un răspuns informal la aceasta va fi lipsit de respect față de respondent și va demonstra propria voastră cultură scăzută. Un răspuns oficial la o contestație informală este fie un apel la respectarea reglementărilor, fie acest lucru este pur și simplu cerut de regulile corporative.
3. Încercați să răspundeți întotdeauna la ultima literă din lanțul de corespondență și nu la una intermediară.
4. Ne ispolzuyte translit cu excepția cazurilor de trimitere de scrisori din condiții în care este dificil să tastați textul diferit (de exemplu, de pe un telefon mobil sau de pe un computer fără un aspect al tastaturii rusești).
5. Dacă clientul dvs. de e-mail nu acceptă limba rusă sau strică codificările, atunci atașați textul răspunsului ca atașament.
6. O scrisoare de afaceri trebuie să fie precisă, concisă și specifică:
   • Acuratețe - asigurați-vă că includeți detaliile exacte la care vă referiți (data și subiectul unui alt e-mail, data întâlnirii, elementul din agenda întâlnirii, numele fișierului, linkul către documentul online etc.).
   • Concizie – unii oameni prezintă în trei pagini ceea ce s-ar putea scrie în trei propoziții. Cel care gândește clar vorbește clar, iar corespondentul tău vede asta.
   • Specific - din scrisoare ar trebui să fie clar exact CE se cere EXACT de la destinatar, ce acțiuni doresc de la el.
7. Corespondența de afaceri nu este un loc pentru exerciții de gen epistolar și nu un loc pentru exprimarea emoțiilor. În acest scop, există forumuri, chat-uri și alte mijloace de comunicare interpersonală electronică. Un text de afaceri laconic nu este uscăciune, ci economie de timp și precizie de gândire.
8. Dacă scrisoarea conține mai multe întrebări, subiecte sau sarcini, structurați-le și separați-le în paragrafe cu sau fără numerotare. Un „flux de gândire” continuu este greu de citit și este ușor să ratezi punctul principal al scrisorii. Mai mult, unii oameni tind să arunce imediat o scrisoare prost structurată în coșul de gunoi (deși acesta este probabil extremism).
9. Rețineți că răspunsul la o cerere sau la o sarcină este „Hai să o facem!” incomplet „O vom face până la o astfel de dată”, „în atâtea zile”, „după un astfel de eveniment” sunt răspunsuri mai precise și mai precise.
10. Dacă scrisoarea este redactată în așa fel încât să se poată răspunde cu un simplu „ok”, atunci răspunsul va fi primit, cel mai probabil, mult mai repede. De exemplu, dacă există mai multe opțiuni pentru ce să faceți, oferiți o opțiune implicită.
11. Textul nu trebuie să conțină erori. Ochepyatki nu sunt înfricoșătoare, dar dacă scrieți și scrieți incorect un cuvânt în fiecare literă, acesta devine vizibil foarte repede, iar „C” cu un minus în rusă devine evident (precum și concluzii suplimentare speculative despre nivelul general de educație și cultură) ).
12. Încercați să nu utilizați formatarea html a literei. Din păcate, acest format de scriere a scrisorilor este implicit în Outlook, dar atunci când îl utilizați, mai ales la citați (răspuns și redirecționare), apar o mulțime de întrebări.
13. Dacă ați primit o scrisoare în format html, NU o schimbați în text simplu, acest lucru distruge percepția expeditorului asupra informațiilor atunci când primește răspunsul dvs. Cu cât corespondentul tău este mai important pentru tine, cu atât mai important este să menții o percepție adecvată despre el. Vă puteți descurca cu evidențierea răspunsurilor în citate html folosind culoare sau puteți folosi și butonul „Reduceți indentarea” din panoul de formatare html (deși există nuanțe capricioase acolo).
14. Citați textul scrisorii originale. Ce crezi că ar însemna asta? Nici eu nu știu: Către: AIST este o pasăre creativă Subiect: Re: Re: Re: Întrebare Ok! Vasia
15. Nu editați niciodată textul altei persoane când îl citați! Acesta este un fel de fals de scrisori.
16. Când citați în întregime (dacă răspunsul dumneavoastră este la întreaga scrisoare), scrieți textul răspunsului la ÎNCEPUTUL scrisorii, nu la sfârșit.
17. Dacă răspundeți punct cu punct folosind un citat, separați citatul cu linii goale în partea de sus și de jos și folosiți majuscule la începutul propozițiilor. Încercați să găsiți răspunsurile aici: > vă sugerăm să înlocuiți sigla cu cea inclusă, > deoarece acest fundal foarte colorat nu a găsit sigla în atașament > corectați inscripția - în loc de „pește” ar trebui să scrieți „sclav”! > altfel vom fi intelesi gresit, inscriptia a fost corectata, scuze > si ultimul lucru...

    Timp bun! Astăzi vom vorbi despre backup prin SMS prin trimiterea tuturor mesajelor de pe smartphone-ul tău la e-mail. Acest lucru poate fi necesar atât pur și simplu în scopul salvării corespondenței, cât și pentru prelucrarea ulterioară a mesajelor, de exemplu, căutarea mesajelor pentru informațiile necesare (contacte, nume, prețuri etc.) de către aplicații terțe, care, la rândul lor, funcționează cu E-mail. Să ne uităm la o opțiune pentru o astfel de copiere folosind un smartphone care rulează Android.

    Creați o cutie poștală

    Pentru a trimite și salva toate mesajele prin e-mail, mai întâi trebuie să înregistrați o cutie poștală; e-mailul de la yandex.ru este perfect pentru aceasta. De asemenea, puteți folosi căsuța poștală existentă, dar vă recomand să vă înregistrați una nouă. În primul rând, de-a lungul timpului, în el se va acumula un număr mare de mesaje SMS, ceea ce poate interfera cu lucrul cu scrisorile obișnuite și, în al doilea rând, dacă vă conectați cutia poștală la un serviciu terță parte pentru analize, nu indicați autentificarea și parola pentru principalul e-mail din el. .

    Instalați aplicația SMS Backup + pe smartphone-ul dvs. Android

    Pentru a trimite toate mesajele SMS în căsuța dvs. poștală, va trebui să instalați și să configurați aplicația specială SMS Backup +, care poate fi descărcată de pe play.goole.com sau apk-dl.com (o alternativă pentru smartphone-urile care nu folosesc Google Play ) sau.

    Aplicația a fost testată pe Android: 3.xx, 4.xx, 5.xx, 6.xx; Este declarat suport pentru versiunea 2.xx.

    Configurarea SMS Backup +

    1. Lansați aplicația;
    2. După lansarea aplicației, în meniul care se deschide, selectați elementul: Setări avansate;
       
    3. Apoi, accesați Setările de backup;
       
    4. Bifați casetele pentru SMS de rezervă și Prefixul subiectului e-mailului, debifați casetele pentru MMS de rezervă, Jurnal de apeluri de rezervă (nu avem nevoie de MMS și istoric de apeluri, deși le puteți și backup);
       
    5. Reveniți la meniul anterior și accesați secțiunea Setări IMAP Server;
       
    6. Selectați elementul de meniu Autentificare,
       
       setați valoarea parametrului la Text simplu;
       
       
    7. Selectați elementul de meniu Adresă server, introduceți valoarea: imap.yandex.ru:993
       
       
    8. Selectați elementul de meniu Securitate și introduceți valoarea: SSL
       
       
    9. Selectați elementul de meniu Autentificare (contul dvs. IMAP), specificați datele de conectare, apoi selectați elementul de meniu Parolă (parola contului dvs. IMAP), specificați parola pentru e-mailul yandex.ru;
    10. În meniul principal, bifați caseta pentru Backup automat;
        
    11. Apoi, accesați Setări de backup automat, selectați elementul de meniu Program obișnuit și setați intervalul de timp la care SMS-urile vor fi trimise către contul de căsuță poștală specificată de noi (de exemplu, la fiecare 2 ore).
        

    Aplicația SMS Backup + vă permite nu numai să faceți copii de rezervă pe e-mail, ci și să restaurați mesajele de pe aceasta. Setările de recuperare corespunzătoare pot fi găsite în secțiunea Setări avansate -> Restaurare setări.

    După trimiterea mesajelor prin e-mail, acestea vor fi toate plasate într-un folder numit: SMS.

    

    Se analizează SMS-urile trimise la e-mail

    După ce primiți o listă de mesaje SMS la adresa dvs. de e-mail, puteți utiliza un software special pentru a analiza datele pe care le conțin. De exemplu, puteți urmări SMS-urile de la bancă cu mesaje despre încasările și debitele de numerar, pe baza cărora puteți ține automat evidența financiară. Am implementat o soluție similară pentru un „site de cumpărături în comun”, când toate mesajele SMS de la bancă primite de organizatorii JV sunt colectate într-un singur loc, analizate și pe baza lor, sistemul afișează date în panoul de control despre care utilizator a plasat comanda a efectuat plata.

    Probabil ai observat deja astala primirea scrisorilor de la unii autoriîn secțiunea „către” există o listă cu câteva zeci de e-mailuri ale unor persoane diferite. Mai mult, nici tu, nici aceste persoane nu și-au dat acordul ca aceste e-mailuri să fie „expuse”. Desigur, unii dintre destinatari se vor dezabona de la această listă de corespondență (ne-am săturat cu toții de fluxul de spam către e-mailurile noastre). Dar un lucru este cert - toți destinatarii îl vor trata pe autorul buletinului informativ ca pe o persoană neprofesionistă. Și este puțin probabil să fie de acord să accepte oferta lui.
    
    

    
    Cum poți să faci asta pentru a nu trimite o scrisoare fiecărui destinatar separat și în același timp „să nu strălucească înaintea tuturor”?
    Aproape orice serviciu de e-mail vă permite să faceți acest lucru.

    Să luăm în considerare această oportunitate folosind exemplul celei mai populare adrese de e-mail pentru corespondența de afaceri: gmail.com
    
    

    De obicei, utilizați fereastra Scriere pentru a trimite un e-mail. Făcând clic pe ea, vedeți o nouă fereastră „Mesaj nou”, în care introduceți tot ceea ce este necesar pentru a crea și trimite scrisoarea în sine.

    De obicei, inserăm e-mailurile destinatarilor noștri în fereastra „Destinatari”.

    
    
    
    

    Copie înseamnă „copie exactă”. Acest câmp este folosit atunci când doriți pur și simplu să trimiteți un e-mail unei persoane care nu este destinatarul principal. În acest fel, puteți ține persoana la curent în timp ce îi spuneți că nu trebuie să răspundă la e-mail. Dar toți destinatarii acestei scrisori își văd adresele (și chiar numele).

    
    BCC înseamnă „o copie exactă ascunsă”. Funcționează la fel ca Cc, dar acest câmp ascunde toate adresele destinatarilor.
    

    Astfel, folosirea acestui câmp este una dintre cele mai bune modalități de a trimite un e-mail unui număr mare de persoane și de a păstra confidențialitatea. Asta înseamnă că nu îți vei distruge relația cu ei. Folosind această funcție, puteți introduce până la 30 de e-mailuri. Aceasta înseamnă că printr-un singur clic pe buton puteți trimite această scrisoare către 30 de destinatari simultan, fără a le afișa e-mailurile.

    Și, dacă este necesar, puteți introduce o imagine în corpul scrisorii ( 4 ) sau atașați un fișier ( 5 ).

    Acest e-mail este cel care oferă numărul maxim de oportunități de editare.

    
    
    

    În mod similar, puteți trimite o scrisoare către mai mulți destinatari în același timp prin e-mail yandex.ru.
    
    

    Numai că există mai puține opțiuni pentru editarea textului scrisorii din acest e-mail. Prin urmare, voi arăta doar procedura necesară pentru trimiterea scrisorilor.

    Faceți clic pe „Scrieți” și apoi în fereastra „Către” ( 1 ) introduceți e-mailul primului destinatar, apoi selectați funcția „Copiere” ( 2 ) sau „Bcc” ( 3 ). În funcție de dacă doriți ca toți destinatarii scrisorii dvs. să vadă toate e-mailurile sau să-și păstreze dreptul la confidențialitatea adreselor, selectați una dintre funcții. Pentru a adăuga fiecare e-mail următor pe listă, trebuie să faceți clic pe butonul cu imaginea unui bărbat cu semnul plus în față ( 4 ). Apoi puteți selecta destinatarii obișnuiți din lista derulantă sau puteți introduce manual e-mailurile acestora.

    Imaginile pot fi descărcate de pe Yandex Disk și fișierele pot fi atașate ca de obicei.

    Faceți clic pe butonul „Scrie”, apare o fereastră în care atunci când dați clic cu mouse-ul în fereastra „Către” ( 1 ), apare o listă derulantă cu o listă a destinatarilor dvs. obișnuiți ( 2 ). Puteți alege din această listă ceea ce aveți nevoie. Sau doar introduceți e-mailul dorit destinație manual.

    Nu există nicăieri în afaceri fără corespondență de afaceri, indiferent dacă scrii în numele unei companii sau în numele tău ca antreprenor privat. Sau, mai degrabă, cum îi urmezi regulile. Potențialii parteneri de afaceri sau clienții dvs. vă vor judeca în mare măsură după modul în care comunicați cu ei. O scrisoare de afaceri este, s-ar putea spune, „fața” unui om de afaceri. Și pentru a nu-l pierde, este important să știți despre regulile de aur ale comunicării în acest format.

    Reguli pentru corespondența de afaceri prin e-mail

    Deoarece e-mailul este acum folosit mult mai des decât poșta obișnuită, am decis să acordăm atenție modului în care să conducăm corect corespondența de afaceri online. Iată câteva recomandări care, dacă sunt urmate, te vor împiedica să pierzi fața în fața interlocutorului tău.

    Numele cutiei poștale

    Primul lucru care ne atrage atenția atunci când deschidem un mesaj nou este adresa de la care a fost trimis. Mulți oameni subestimează importanța acestui punct și trimit scrisori de afaceri din conturile de e-mail personale. Nu este nimic în neregulă cu asta atâta timp cât adresa de e-mail conține doar numele tău într-un format care poate fi citit de om. Dar dacă există diverse porecle precum „kissa1988” sau „pupsik-26”, atunci trimiterea unui mesaj dintr-o astfel de cutie poștală este pur și simplu inacceptabilă. Imaginați-vă ce emoții va avea o persoană atunci când primește o propunere de afaceri de la un „babe” sau „dulce”.

    De asemenea, adresele poștale care încep cu info@, inbox@ și altele asemenea nu sunt binevenite în corespondența de afaceri. Pur și simplu nu sunt luate în serios și există șanse mari ca e-mailul să nu fie deschis. Cea mai bună opțiune este de a efectua corespondența de afaceri dintr-o cutie poștală [email protected], unde numele este numele și prenumele dvs., compania este numele companiei.

    Destinatari

    În corespondența prin e-mail, este posibil să trimiteți o scrisoare unui destinatar direct și să copiați alți destinatari. Destinatarii din copia mesajului nu trebuie să răspundă la acesta. Sunt ca niște observatori invitați. Prin urmare, înainte de a trimite, stabiliți în prealabil de la cine anume doriți să primiți un răspuns și aranjați corect destinatarii. Cu toate acestea, dacă este posibil, nu enumerați mai multe persoane ca destinatari direcți ai e-mailului dvs. Se poate întâmpla o situație în care niciunul dintre ei să nu-ți răspundă dacă toată lumea decide mental să „transfere” această responsabilitate către un alt destinatar.

    Dacă te regăsești într-o copie a unei scrisori de afaceri, atunci, după cum ai înțeles deja, expeditorul nu așteaptă răspunsul tău. Dar dacă este nevoie să vă răspundeți în mod specific, atunci puteți face acest lucru, dar ar fi politicos să vă cereți scuze la începutul mesajului pentru „interferență”.

    Formatarea unei scrisori

    Stilul de afaceri oficial. În corespondența de afaceri, desigur, se folosește stilul formal. Îi lipsesc adjectivele, calificările inutile și detaliile. Doar specific, claritate și logică. După ce ați scris un mesaj de afaceri, este util să îl citiți din nou și să eliminați toate frazele care nu au nicio semnificație specială și nu schimbă esența a ceea ce se spune. Numai când ești sigur că toate aceste cuvinte și expresii au fost eliminate, atunci poți spune că a fost respectată această regulă de scriere a unei scrisori de afaceri.

    Alfabetizare. A spune că este important să scrii un mesaj corect și fără erori este același lucru cu a spune „un om de zăpadă trebuie să fie făcut din zăpadă”. Cu toate acestea, această regulă nu poate fi ignorată. Alfabetizarea este baza oricărei corespondențe. O persoană care scrie o scrisoare de afaceri cu greșeli de ortografie este puțin probabil să fie luată în serios de către cineva.

    Subiectul scrisorii. Este obligatoriu să-l scrii. Încercați să o faceți scurt, dar succint, astfel încât destinatarul să poată înțelege imediat, dintr-o privire, despre ce va fi scrisoarea. Subiectul nu trebuie să conțină un singur cuvânt. „Informații”, „Întrebare”, etc. – subiecte incorecte ale scrisorilor de afaceri. „Propunerea companiei X” este subiectul potrivit. Dacă informațiile din scrisoarea dvs. sunt deosebit de importante, atunci le puteți marca cu un steag de „importanță” special, care este disponibil în aproape toate serviciile de e-mail.

    Font. Textul mesajului trebuie, în primul rând, să fie lizibil. Prin urmare, utilizați fontul Arial sau Times New Roman, selectați o dimensiune medie (de exemplu, în mail.ru dimensiunea optimă a fontului este 3). Nu experimentați cu fonturi sau culori. Acest lucru este nepotrivit în corespondența de afaceri. Nu utilizați Caps Lock, semne de exclamare sau orice caracter special (inclusiv emoticoane). Singurul lucru care este permis este evidențierea unor fraze cu caractere cursive sau aldine. Dar încercați să utilizați acest lucru numai atunci când este absolut necesar.

    Pentru o citire ușoară și o mai bună comunicare a ideilor, puteți folosi subtitluri în tot textul scrisorii. Dar nu ar trebui să fie prea multe dintre ele - nu mai mult de 3-4.

    Un paragraf nu trebuie să depășească 4 rânduri. Când citim paragrafe foarte lungi, textul se estompează și ideea principală se poate pierde.

    Orice enumerare și liste ar trebui să fie întocmite folosind markeri speciali.

    Șablon corporativ. Ar fi grozav dacă ați dezvolta un șablon de e-mail de marcă în stilul dvs. corporativ. Și vei trimite toate mesajele de afaceri numai cu acest șablon. Acest lucru vă va permite să vă evidențiați față de restul și să mențineți formalitatea cerută de un mesaj de afaceri. Cu toate acestea, nu ar trebui să exagerați cu „branding” - creativitatea excesivă va face doar rău. Totuși, vorbim de comunicare în afaceri, nu de divertisment. De asemenea, nu uitați că destinatarii vă pot citi mesajele nu numai pe computer, ci și pe dispozitivele mobile. Prin urmare, șablonul trebuie optimizat pentru diferite rezoluții de ecran.

    O scrisoare ar trebui să conțină o singură știre. Și, în consecință, o singură acțiune țintă ar trebui să fie așteptată de la destinatar. Este considerat incorect să plasați mai multe întrebări, sugestii sau solicitări către destinatar într-un mesaj simultan.

    Ar trebui să fie împărțit în următoarele părți:
    - introducere;
    - parte principală;
    - concluzie.

    În introducere, precizați pe scurt scopul mesajului și motivele pentru care îl scrie. Partea principală este însăși esența scrisorii. În concluzie, trebuie să rezumați cele de mai sus - acestea pot fi concluzii, solicitări, instrucțiuni, sugestii și așa mai departe. Este extrem de nedorit să folosiți orice „postscript” în corespondența de afaceri. Evitați, de asemenea, aforismele, metaforele, proverbele și așa mai departe.

    Dacă trebuie să trimiteți o imagine grafică într-o scrisoare, nu o introduceți în textul mesajului în sine, ci atașați-o ca fișier separat. Este posibil ca imaginile să nu se afișeze corect pe diferite dispozitive sau să fie complet dezactivate în interfața programului de e-mail a destinatarului. În text, dacă este necesar, indicați pur și simplu „informația se află în fișierul atașat”. Dacă există mai multe astfel de fișiere, asigurați-vă că le scrieți numele.

    Dacă utilizați abrevieri și abrevieri ale cuvintelor, trebuie să fiți 100% sigur că destinatarul va înțelege ce înseamnă ele. În general, este mai bine să joci în siguranță și să nu folosești astfel de lucruri.

    Lipsa de emoții. Scrisorile de afaceri nu trebuie să conțină nuanțe emoționale. Deloc. Chiar dacă scrii o plângere și vrei cu adevărat să arăți deplinătatea indignării tale sau, dimpotrivă, îi mulțumești sincer partenerului tău pentru o tranzacție reușită. Mesajul ar trebui să fie reținut și chiar oarecum cu sânge rece. Fiecare persoană își prețuiește individualitatea, dar corespondența de afaceri nu este cea mai bună modalitate de a o arăta. O scrisoare oficială de la o persoană veselă sau tristă, un îngrijitor sau un CEO ar trebui să fie aceeași.

    Utilizarea vocabularului. Pentru a lega propoziții în corespondența de afaceri, sunt folosite următoarele expresii stabile:

    1. pentru acest motiv;
    3. bazat pe ce;
    4. în virtutea (a ceva);
    5. în conformitate cu;
    6. bazat;
    7. fi atent la;
    8. luand in considerare;
    9. ce a servit.

    Și așa mai departe. De asemenea, în scrisorile de afaceri este permisă utilizarea abrevierilor și abrevierilor care sunt general acceptate în industria în care este scris mesajul. Dacă vă îndoiți că destinatarul va înțelege o anumită abreviere, este mai bine să scrieți fraza în întregime.

    Salutari. Vă rugăm să nu folosiți niciodată clișeul „Bună ziua”. Aceasta, s-ar putea spune, este o formă proastă nu numai pentru corespondența de afaceri, ci și pentru e-mailuri în general. Salutul optim este „Bună ziua, prenume/nume de mijloc”. Apropo, este bine să vă adresați pe nume destinatarului mesajului nu numai în salut, ci și mai departe de-a lungul textului. Dacă scrieți unei persoane pe care nu o cunoașteți personal, trebuie să indicați chiar de la început de unde ați primit adresa destinatarului.

    Dimensiunea literei. Aceasta nu este o lucrare de ficțiune și nu gândurile tale personale „pe subiect”. Mesajul trebuie să fie cât mai scurt posibil pentru a transmite toate informațiile din el. Este optim dacă textul scrisorii se încadrează într-un singur „ecran”. Citirea scrisorilor lungi este obositoare și mulți oameni consideră că este enervant.

    Răspunsuri la scrisori. Când răspundeți la un mesaj primit, faceți întotdeauna clic pe butonul Răspuns, nu pe butonul Scrie. Cu prima opțiune, întregul istoric al corespondenței va fi inclus automat în răspunsul dvs. Acest lucru este corect, deoarece o persoană poate să nu-și amintească imediat cine ești și ce vrei de la el dacă nu vede povestea de fundal. Mai ales dacă au trecut mai mult de cinci zile de la ultima corespondență. Simțiți-vă liber să vă citați interlocutorul în timp ce răspundeți la mesajul său. Acest lucru îi va oferi șansa de a-și aminti despre ce ai vorbit înainte.

    Întotdeauna mulțumiți celeilalte persoane, acolo unde este cazul. De exemplu, puteți scrie „Vladimir, mulțumesc pentru scrisoarea ta” sau „Irina Alekseevna, mulțumesc pentru un răspuns atât de rapid”. Astfel de nuanțe vă vor arăta respectul față de interlocutor și vă vor înmuia starea de spirit a comunicării electronice.

    Dacă interlocutorul ți-a transmis un mesaj în care și-a exprimat nemulțumirea sau chiar a fost deschis cu tine, încearcă să nu-i răspunzi la fel, oricât de mult ți-ar plăcea. Situațiile variază, dar răspundeți întotdeauna politicos și cu reținere.

    Desigur, cu cât răspunzi mai repede, cu atât mai bine. Este grozav dacă poți răspunde în câteva ore. Această perioadă este optimă. Dar să presupunem că primim un răspuns în câteva zile. Psihologii spun că un timp confortabil pentru o persoană pentru a aștepta un răspuns la un e-mail este de 48 de ore, adică două zile. Dacă trebuie să așteptați mai mult, acest lucru poate fi deja perceput ca lipsă de respect sau ignoranță. Dacă întrebarea ridicată în mesaj necesită mai mult timp pentru a răspunde, atunci asigurați-vă că scrieți că ați primit scrisoarea, că ați acceptat-o ​​spre examinare și că veți răspunde cât mai curând posibil. În acest fel, cel puțin expeditorul nu se va simți ignorat.

    Încheierea scrisorii. Nu ar trebui să scrieți fraze care ar putea fi percepute ca o încercare de manipulare: „Sper într-adevăr într-o cooperare profitabilă”, „Vă mulțumesc anticipat pentru răspuns” și așa mai departe. Este mai bine să vă luați la revedere în corespondența prin e-mail cu expresiile „Cu respect”, „Dorințele mele sincere” și altele asemenea. Da, astfel de fraze sunt clișee, dar sunt perfect potrivite pentru comunicarea de afaceri. În semnătură, scrieți numele, prenumele, funcția și numele companiei. De asemenea, lăsați detaliile de contact unde puteți fi contactat, altele decât e-mailul.

    Timp de expediere. Desigur, e-mailurile nu înseamnă că ar trebui citite imediat după primire. Dar în etica afacerilor prin e-mail, este considerat nepotrivit să trimiți mesaje de e-mail în weekend, sărbători, seara târziu sau noaptea. Încercați să respectați programul de lucru standard.

    Și, desigur, înainte de a face clic pe butonul „trimite”, verificați cu atenție ortografia numelui și adresei de e-mail a destinatarului. Recitiți întregul text al mesajului și verificați dacă există greșeli de scriere sau fraze incorecte.

    Potrivit diverselor surse, de la 50 la 95% din toate e-mailurile din lume sunt spam de la fraudatori cibernetici. Obiectivele trimiterii unor astfel de scrisori sunt simple: să infectați computerul destinatarului cu un virus, să furați parolele utilizatorului, să forțați o persoană să transfere bani „către organizații de caritate”, să introduceți detaliile cardului bancar sau să trimiteți scanări de documente.

    Adesea, spamul este enervant la prima vedere: aspect strâmb, text tradus automat, formulare pentru introducerea unei parole chiar în linia de subiect. Dar există scrisori rău intenționate care arată decent, joacă subtil cu emoțiile unei persoane și nu ridică îndoieli cu privire la veridicitatea lor.

    Articolul va vorbi despre 4 tipuri de scrisori frauduloase de care se îndrăgostesc cel mai adesea rușii.

    1. Scrisori de la „organizații guvernamentale”

    

    

    

    Escrocii se pot preface a fi biroul fiscal, Fondul de pensii, Rospotrebnadzor, stația sanitară și epidemiologică și alte organizații guvernamentale. Pentru credibilitate, în scrisoare sunt introduse filigrane, scanări de sigilii și simboluri de stat. Cel mai adesea, sarcina infractorilor este să sperie o persoană și să o convingă să deschidă un fișier cu un virus atașat.

    De obicei, acesta este un criptator sau un blocant Windows care dezactivează computerul și vă solicită să trimiteți un SMS plătit pentru a relua funcționarea. Un dosar rău intenționat poate fi deghizat ca o hotărâre judecătorească sau o citație de a se prezenta în fața șefului organizației.

    Frica și curiozitatea opresc conștiința utilizatorului. Forumurile de contabilitate descriu cazuri în care angajații organizațiilor au adus fișiere cu viruși pe computerele lor de acasă, deoarece nu le-au putut deschide la birou din cauza antivirusului.

    Uneori, escrocii vă cer să trimiteți documente ca răspuns la o scrisoare pentru a colecta informații despre companie, care vor fi utile pentru alte scheme de înșelăciune. Anul trecut, un grup de escroci a reușit să înșele mulți oameni folosind trucul de distragere a atenției „solicitarea de a trimite documente prin fax”.

    Când un contabil sau un manager a citit asta, a înjurat imediat biroul fiscal: „Sunt mamuți care stau acolo, oh! și și-a schimbat gândurile de la scrisoarea în sine la rezolvarea problemelor tehnice legate de trimitere.

    2. Scrisori de la „bănci”

    

    

    Blocanții Windows și ransomware-ul se pot ascunde în scrisori false nu numai de la organizațiile guvernamentale, ci și de la bănci. Mesajele „A fost luat un împrumut pe numele tău, te rog să citești procesul” pot fi cu adevărat înfricoșătoare și te fac să vrei să deschizi dosarul.

    O persoană poate fi, de asemenea, convinsă să se conecteze la un cont personal fals, oferindu-se să vadă bonusurile acumulate sau să primească un premiu pe care l-a câștigat la Loteria Sberbank.

    Mai rar, escrocii trimit facturi pentru plata taxelor de serviciu și a dobânzii suplimentare la împrumut, pentru 50-200 de ruble, care sunt mai ușor de plătit decât de înțeles.

    3. Scrisori de la „colegi”/“parteneri”

    

    Unii oameni primesc zeci de scrisori de afaceri cu documente în timpul zilei de lucru. Cu o astfel de încărcare, poți să te îndrăgostești cu ușurință de eticheta „Re:” din subiectul scrisorii și să uiți că nu ai corespuns încă cu această persoană.

    Mai ales dacă câmpul de otrăvire indică „Alexander Ivanov”, „Ekaterina Smirnova” sau orice nume rusesc simplu, care absolut nu rămâne în memoria unei persoane care lucrează constant cu oamenii.

    Dacă scopul escrocilor nu este să colecteze plăți prin SMS pentru deblocarea Windows, ci să provoace prejudicii unei anumite companii, atunci scrisorile cu viruși și legături de phishing pot fi trimise în numele angajaților reali. Lista angajaților poate fi adunată pe rețelele de socializare sau vizualizată pe site-ul companiei.

    Dacă o persoană vede o scrisoare în cutia poștală de la o persoană dintr-un departament vecin, atunci nu o privește mai atent, poate chiar ignora avertismentele antivirus și deschide fișierul indiferent de situație.

    4. Scrisori de la „Google/Yandex/Mail”

    

    

    Google trimite uneori e-mail-uri proprietarilor de conturi Gmail spunând că cineva a încercat să se conecteze la contul dvs. sau că Google Drive a rămas fără spațiu. Escrocii le copiază cu succes și obligă utilizatorii să introducă parole pe site-uri false.

    Utilizatorii Yandex.Mail, Mail.ru și alte servicii de poștă primesc, de asemenea, scrisori false de la „administrația serviciului”. Legendele standard sunt: ​​„adresa ta a fost adăugată pe lista neagră”, „parola ta a expirat”, „toate e-mailurile de la adresa ta vor fi adăugate în dosarul de spam”, „uită-te la lista de e-mailuri nelivrate”. Ca și în cele trei puncte precedente, principalele arme ale criminalilor sunt frica și curiozitatea utilizatorilor.

    Cum să te protejezi?

    

    Instalați un antivirus pe toate dispozitivele dvs., astfel încât să blocheze automat fișierele rău intenționate. Dacă dintr-un motiv oarecare nu doriți să-l utilizați, verificați toate atașamentele de e-mail, chiar și ușor suspecte, pentru virustotal.com

    Nu introduceți niciodată parolele manual. Utilizați manageri de parole pe toate dispozitivele. Nu vă vor oferi niciodată opțiuni de parolă pentru a intra pe site-uri false. Dacă dintr-un motiv oarecare nu doriți să le utilizați, atunci introduceți manual adresa URL a paginii pe care urmează să introduceți parola. Acest lucru se aplică tuturor sistemelor de operare.

    Ori de câte ori este posibil, activați confirmarea parolei prin SMS sau identificare cu doi factori. Și, bineînțeles, merită să ne amintim că nu puteți trimite scanări ale documentelor, datele pașapoartelor sau nu puteți transfera bani către străini.

    Poate că mulți dintre cititori, când se uitau la capturile de ecran ale scrisorilor, s-au gândit: „Sunt un prost să deschid fișiere din astfel de litere? Puteți vedea de la un kilometru distanță că aceasta este o configurație. Nu mă voi deranja cu un manager de parole și cu autentificarea cu doi factori. Voi fi doar atent.”

    Da, majoritatea e-mailurilor frauduloase pot fi detectate cu ochii. Dar acest lucru nu se aplică cazurilor în care atacul vizează în mod special dumneavoastră.

    Cel mai periculos spam este personal

    
    Dacă o soție geloasă dorește să citească e-mailul soțului ei, Google îi va oferi zeci de site-uri care oferă serviciul „Hacking mail și profiluri de rețele sociale fără plată în avans”.

    Schema muncii lor este simplă: trimit unei persoane scrisori de phishing de înaltă calitate, care sunt compuse cu grijă, ordonate și țin cont de caracteristicile personale ale persoanei. Astfel de escroci încearcă sincer să atragă o anumită victimă. Ei află de la client cercul ei social, gusturile și punctele slabe. Poate dura o oră sau mai mult pentru a dezvolta un atac asupra unei anumite persoane, dar efortul dă roade.

    Dacă o victimă este prinsă, îi trimit clientului o captură de ecran a căsuței poștale și îi cer să plătească (prețul mediu este de aproximativ 100 USD) pentru serviciile lor. După ce primesc banii, îți trimit parola pentru cutia poștală sau o arhivă cu toate literele.

    Se întâmplă adesea ca atunci când o persoană primește de la fratele său o scrisoare cu un link către fișierul „Dovezi care compromit video pe Tanya Kotova” (keylogger ascuns) de la fratele său, este plin de curiozitate. Dacă scrisoarea este prevăzută cu un text care conține detalii cunoscute unui cerc limitat de oameni, atunci persoana respectivă neagă imediat posibilitatea ca fratele său să fi fost spart sau că altcineva se preface că este el. Victima se relaxează și oprește antivirusul la naiba pentru a deschide fișierul.

    Nu numai soțiile geloase, ci și concurenții fără scrupule pot apela la astfel de servicii. În astfel de cazuri, prețul este mai mare, iar metodele sunt mai subtile.

    Nu ar trebui să vă bazați pe atenția și bunul simț. Lăsați un antivirus fără emoții și un manager de parole să vă protejeze, pentru orice eventualitate.

    P.S. De ce scriu spammerii astfel de scrisori „prostii”?

    
    E-mailurile de înșelătorie elaborate cu atenție sunt relativ rare. Dacă intri în dosarul de spam, te poți distra mult. Ce fel de personaje vin escrocii pentru a stoarce bani: directorul FBI, eroina serialului „Game of Thrones”, o clarvăzătoare care ți-a fost trimisă de puteri superioare și vrea să-ți spună secretul viitorului tău pentru 15 dolari, un criminal căruia i s-a ordonat să te plătească, dar se oferă sincer să plătească.

    O abundență de semne de exclamare, butoane în corpul scrisorii, o adresă ciudată a expeditorului, un salut fără nume, traducere automată, erori grosolane în text, o exagerare clară a creativității - literele din dosarul de spam pur și simplu „țipă” despre întuneric origine.

    De ce escrocii care își trimit mesajele către milioane de destinatari nu vor să petreacă câteva ore compunând o scrisoare îngrijită și să schimbe 20 de dolari pentru un traducător pentru a crește răspunsul audienței?

    Într-un studiu Microsoft De ce spun escrocii nigerieni că sunt din Nigeria?întrebarea „De ce escrocii continuă să trimită scrisori în numele miliardarilor din Nigeria când publicul larg știe despre „scrisorile nigeriene” de 20 de ani” este analizată profund. Potrivit statisticilor, mai mult de 99,99% dintre destinatari ignoră astfel de spam.