พยายามอย่าอ่านข้อความที่ใช้บ่อยในเอกสารด้วยข้อความอัตโนมัติและการแก้ไขอัตโนมัติ

ข้อความอัตโนมัติจะประมวลผลข้อความจำนวนมากและบันทึกด้วยเทมเพลต Word

การแก้ไขอัตโนมัติสามารถแทนที่อักขระหลายตัวได้สูงสุด 255 อักขระต่อตัว ข้อความฉบับเต็มและจะพร้อมใช้งานในแอปพลิเคชัน Office ทั้งหมดด้วย

การสร้างและใช้องค์ประกอบข้อความอัตโนมัติ

เลือกข้อความในเอกสารที่คุณต้องการแปลงเป็นตัวอย่างข้อมูลที่นำมาใช้ซ้ำได้

คลิก ปุ่ม ALT+ F3.

ป้อนข้อมูลที่จำเป็นในกล่องโต้ตอบ การสร้าง Building Block ใหม่- ค่าเริ่มต้นส่วนใหญ่จะใช้ได้ แต่การรวมชื่อและคำอธิบายที่ไม่ซ้ำกันทำให้ข้อความอัตโนมัติค้นหาและใช้งานได้ง่าย

การใช้ข้อความอัตโนมัติ

หากต้องการใช้ข้อความ ให้ไปที่แท็บ แทรก> บล็อกด่วน, > ข้อความอัตโนมัติและเลือกรายการที่ต้องการ

การตั้งค่าและการใช้องค์ประกอบการแก้ไขอัตโนมัติ

ในเอกสารของคุณ ให้เลือกอักขระสูงสุด 255 ตัวที่คุณต้องการแปลงเป็นส่วนที่นำมาใช้ซ้ำได้

ไปที่ บท> ตัวเลือก> การสะกดคำและกดปุ่ม ตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ.

บนแท็บ แก้ไขอัตโนมัติทำเครื่องหมายในช่อง แทนที่ในขณะที่คุณพิมพ์หากยังไม่ได้ติดตั้ง

ในส่วน แทนที่ป้อนอักขระที่คุณต้องการเริ่มสำหรับการป้อนข้อความอัตโนมัติ ข้อความที่เลือกในเอกสารควรปรากฏในช่อง บน.

คลิกปุ่ม เพิ่ม, ก จากนั้นคลิกตกลงและกดอีกครั้ง ปุ่มตกลง .

หากต้องการใช้ข้อความ ให้ป้อนอักขระที่ป้อนในช่อง แทนที่- กด Spacebar หรือ Enter เพื่อแทนที่อักขระที่คุณพิมพ์ด้วยส่วนที่นำมาใช้ซ้ำได้

ข้อความอัตโนมัติไม่พร้อมใช้งานในเว็บแอป และการแก้ไขอัตโนมัติไม่รองรับรายการการแทนที่ข้อความ

โดยคลิกที่ปุ่ม เปิดใน Wordและเปลี่ยนข้อความ

บันทึก:หน้านี้ได้รับการแปลโดยอัตโนมัติ และอาจมีความไม่ถูกต้องและข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ เป็นสิ่งสำคัญสำหรับเราที่บทความนี้มีประโยชน์สำหรับคุณ ข้อมูลนี้มีประโยชน์หรือไม่? เพื่อความสะดวกด้วย (เป็นภาษาอังกฤษ)

14204

เมื่อทำงานใน Word ในรูปแบบที่สามารถแก้ไขได้ เอกสารข้อความบ่อยครั้งคุณต้องใส่ "ปฏิบัติหน้าที่"วลี ที่อยู่ ชุดคำศัพท์ ชื่อ และกลุ่มข้อความที่คล้ายกัน การป้อนด้วยตนเองในแต่ละครั้งหมายถึงการเสียเวลาอันมีค่า โดยแทรกจากไฟล์ที่เตรียมไว้ล่วงหน้าโดยใช้วิธีมาตรฐาน คัดลอก/วาง - ดีกว่า แต่คุณต้องเปิดไฟล์นี้อีกครั้งค้นหาองค์ประกอบที่ต้องการคัดลอกแล้วกลับไปที่ Word แล้ววางเท่านั้น

โดยทั่วไปแล้ว ทุกอย่างล้วนเกิดจากการเสียเวลาทั้งสิ้น

โชคดีที่ Word มีฟีเจอร์ที่ให้คุณแทรกกลุ่มข้อความลงในเอกสารได้อย่างรวดเร็วและไม่ยุ่งยาก มันเรียกว่า. สาระสำคัญของงานของเธอมีดังนี้ ส่วนของข้อความที่เลือกใน Word จะถูกบันทึกไว้ ไฟล์พิเศษ Normal.dotmซึ่งทำหน้าที่เป็นเทมเพลตซึ่งหากจำเป็น ผู้ใช้สามารถแทรกข้อความได้ด้วยการกดปุ่มเพียงปุ่มเดียว ตอนนี้ลองจินตนาการว่าคุณมีข้อความอยู่และคุณจำเป็นต้องเพิ่มลงในเทมเพลต .

เลือกส่วนของข้อความที่ต้องการในเอกสาร สลับไปที่แท็บ "แทรก"และในบล็อก "ข้อความ"คลิกที่ไอคอนตรงกลางด้านบน "บล็อกด่วน"- ในเมนูที่เปิดขึ้น ให้เลือก -> “บันทึกการเลือกลงในคอลเลกชันข้อความอัตโนมัติ”.

ในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น ให้กำหนด (ถ้าคุณต้องการ) ชื่อที่เหมาะสมและบันทึกโดยคลิก "ตกลง". ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนพารามิเตอร์อื่น.

ตอนนี้คุณสามารถแทรกข้อความที่บันทึกไว้จากเอกสารได้ทุกที่ โดยที่การจัดรูปแบบเทมเพลตดั้งเดิมจะยังคงอยู่ และเพื่อไม่ให้ตัวเองต้องสลับไปที่แท็บทุกครั้ง "ดู"และโทรเพิ่มลงในแผงการเข้าถึงด่วนของ Word โดยคลิกขวาที่รายการเมนูแล้วเลือก เมนูบริบทตัวเลือกที่เกี่ยวข้อง

มีแนวโน้มว่าเมื่อเวลาผ่านไปคุณจะสะสมช่องว่างข้อความจำนวนมากและคุณจะต้องการลบข้อความที่ไม่จำเป็นออกไป นี่เป็นเรื่องง่ายมากที่จะทำ เรียกเทมเพลตจากคลิกขวาที่รายการที่ไม่ต้องการอีกต่อไปแล้วเลือกรายการจากเมนู "จัดระเบียบและลบ...".

พยายามอย่าอ่านข้อความที่ใช้บ่อยในเอกสารด้วยข้อความอัตโนมัติและการแก้ไขอัตโนมัติ

ข้อความอัตโนมัติจะประมวลผลข้อความจำนวนมากและบันทึกด้วยเทมเพลต Word

ฟีเจอร์การแก้ไขอัตโนมัติสามารถแทนที่อักขระหลายตัวได้สูงสุดถึง 255 อักขระในข้อความแบบเต็ม และจะพร้อมใช้งานในแอปพลิเคชัน Office ทั้งหมดด้วย

การสร้างและใช้องค์ประกอบข้อความอัตโนมัติ

เลือกข้อความในเอกสารที่คุณต้องการแปลงเป็นตัวอย่างข้อมูลที่นำมาใช้ซ้ำได้

กด ALT+F3

ป้อนข้อมูลที่จำเป็นในกล่องโต้ตอบ การสร้าง Building Block ใหม่- ค่าเริ่มต้นส่วนใหญ่จะใช้ได้ แต่การรวมชื่อและคำอธิบายที่ไม่ซ้ำกันทำให้ข้อความอัตโนมัติค้นหาและใช้งานได้ง่าย

การใช้ข้อความอัตโนมัติ

หากต้องการใช้ข้อความ ให้ไปที่แท็บ แทรก> บล็อกด่วน, > ข้อความอัตโนมัติและเลือกรายการที่ต้องการ

การตั้งค่าและการใช้องค์ประกอบการแก้ไขอัตโนมัติ

ในเอกสารของคุณ ให้เลือกอักขระสูงสุด 255 ตัวที่คุณต้องการแปลงเป็นส่วนที่นำมาใช้ซ้ำได้

ไปที่ บท> ตัวเลือก> การสะกดคำและกดปุ่ม ตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ.

บนแท็บ แก้ไขอัตโนมัติทำเครื่องหมายในช่อง แทนที่ในขณะที่คุณพิมพ์หากยังไม่ได้ติดตั้ง

ในส่วน แทนที่ป้อนอักขระที่คุณต้องการเริ่มสำหรับการป้อนข้อความอัตโนมัติ ข้อความที่เลือกในเอกสารควรปรากฏในช่อง บน.

คลิกปุ่ม เพิ่ม, ก จากนั้นคลิกตกลงและกดอีกครั้ง ปุ่มตกลง .

หากต้องการใช้ข้อความ ให้ป้อนอักขระที่ป้อนในช่อง แทนที่- กด Spacebar หรือ Enter เพื่อแทนที่อักขระที่คุณพิมพ์ด้วยส่วนที่นำมาใช้ซ้ำได้

ข้อความอัตโนมัติไม่พร้อมใช้งานในเว็บแอป และการแก้ไขอัตโนมัติไม่รองรับรายการการแทนที่ข้อความ

โดยคลิกที่ปุ่ม เปิดใน Wordและเปลี่ยนข้อความ

บันทึก:หน้านี้ได้รับการแปลโดยอัตโนมัติ และอาจมีความไม่ถูกต้องและข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ เป็นสิ่งสำคัญสำหรับเราที่บทความนี้มีประโยชน์สำหรับคุณ ข้อมูลนี้มีประโยชน์หรือไม่? เพื่อความสะดวกด้วย (เป็นภาษาอังกฤษ)

ตามกฎแล้วให้เปลี่ยน ไมโครซอฟต์ เวิร์ดกำลังมองหาถ้าเรากำลังพูดถึงเท่านั้น ใช้งานฟรีโปรแกรมแก้ไขข้อความ แต่ถึงแม้จะเป็นผลิตภัณฑ์ที่ต้องชำระเงิน Word ก็ยังคงเป็นผลิตภัณฑ์ที่มีมากที่สุด โปรแกรมยอดนิยมเพื่อสร้างเอกสาร ความลับสู่ความนิยมในการผลิตผลงานของยักษ์ใหญ่ซอฟต์แวร์คือฟังก์ชันการทำงานและความเป็นมิตรต่อผู้ใช้ของอินเทอร์เฟซ บางทีสิ่งเดียวที่โปรแกรมแก้ไขข้อความยอดนิยมขาดคือฟังก์ชันการเติมคำที่ปรับแต่งได้ซึ่งเป็นฟังก์ชันในการทำนายคำที่ผู้ใช้ป้อนเช่นในเครื่องมือค้นหา

อย่างไรก็ตาม การเติมข้อความอัตโนมัติไม่เพียงแต่คำเท่านั้น แต่ยังสามารถกำหนดค่าและใช้ภายในฟังก์ชันข้อความอัตโนมัติได้อีกด้วย นอกจากนี้ คำว่าฟังก์ชันเติมข้อความอัตโนมัติซึ่งไม่เพียงแต่ได้รับการกำหนดค่าไว้ล่วงหน้า แต่ยังใช้พจนานุกรมสำเร็จรูปด้วย ก็สามารถนำมาใช้ใน Word ได้โดยใช้ โปรแกรมบุคคลที่สามความสะดวกสบายในการพิมพ์แบบ Pro ตัวเลือกทั้งสองนี้จะกล่าวถึงด้านล่าง

ดังนั้นคุณจะตั้งค่าการเติมคำให้สมบูรณ์ใน Word ได้อย่างไร?

1. ข้อความอัตโนมัติภายใน Microsoft Word

การเติมคำอัตโนมัติเป็นสิ่งที่สะดวกมากเมื่อพิมพ์ข้อความประเภทเดียวกัน คำและวลีที่เพิ่มลงในคอลเลกชันข้อความอัตโนมัติสามารถปรากฏในเอกสารได้ทันที เพียงพิมพ์อักขระเริ่มต้นสองสามตัว และเมื่อช่องพิเศษปรากฏขึ้น ให้กด Enter เพื่อแทรกทั้งคำหรือวลี เมื่อต้องการทำเช่นนี้ คุณต้องทำงานเล็กน้อยก่อนเพื่อเพิ่มคำและวลีที่ใช้บ่อยลงในคอลเลกชันข้อความอัตโนมัติ

การเข้าถึงปุ่มเปิดข้อความอัตโนมัติใน Word ไม่ได้ถูกนำมาใช้อย่างดีสำหรับการใช้งานบ่อยครั้ง ในแท็บ "แทรก" คุณต้องเลือกปุ่ม "ข้อความ" จากนั้นเลือก "บล็อกด่วน" จากนั้นเลือก "ข้อความอัตโนมัติ"

เนื่องจากคุณต้องสร้างฐานข้อมูลการเติมคำอัตโนมัติด้วยตนเองก่อน โดยบันทึกคำและวลีที่จำเป็นลงในคอลเลกชันข้อความอัตโนมัติเป็นระยะๆ ปุ่มสำหรับฟังก์ชันนี้จะไม่ฟุ่มเฟือยบนแผงการเข้าถึงด่วนอย่างชัดเจน คลิกเมนู "ไฟล์"

ไปที่ "พารามิเตอร์" กัน

คลิกแท็บทางด้านซ้าย "แถบเครื่องมือด่วน" ในคอลัมน์ "เลือกคำสั่งจาก:" ให้ระบุ "แทรกแท็บ" ที่ด้านบนสุดของรายการเราจะเห็นปุ่ม "ข้อความอัตโนมัติ" จำเป็นต้องเพิ่มลงในช่องแถบเครื่องมือด่วนโดยใช้ปุ่ม "เพิ่ม" ที่อยู่ตรงกลาง หากต้องการบันทึกการตั้งค่า คลิก "ตกลง" ด้านล่าง

ปุ่มข้อความอัตโนมัติจะปรากฏบนแถบเครื่องมือด่วน ในอนาคต หากต้องการเพิ่มคำและวลีลงในคอลเลกชันข้อความอัตโนมัติ คุณต้องเลือกคำและวลีในเอกสารก่อน จากนั้นคลิกปุ่มข้อความอัตโนมัติและใช้ตัวเลือกบันทึก

แบบฟอร์มบันทึกเป็นคอลเลกชันข้อความอัตโนมัติใน Word ช่วยให้คุณสามารถกำหนดคำและวลีให้กับหมวดหมู่ต่างๆ โดยหลักการแล้ว ฐานคำศัพท์ทั้งหมดสามารถบันทึกไว้ในหมวดหมู่เริ่มต้น “ทั่วไป” ได้ เพื่อความสะดวกในการทำงานกับคำศัพท์จำนวนมาก ควรจำแนกคำศัพท์ออกเป็นหมวดหมู่ตามใจความต่างๆ ในรายการแบบเลื่อนลงหมวดหมู่จะมีรายการ "สร้างหมวดหมู่"

เมื่อคุณเลือกรายการนี้ ฟิลด์ชื่อหมวดหมู่ใหม่จะเปิดขึ้น หลังจากระบุชื่อแล้ว หมวดหมู่จะปรากฏในรูปแบบของการบันทึกคำลงในคอลเลกชันข้อความอัตโนมัติ จากนั้นเลือกหมวดหมู่ที่ต้องการแล้วคลิก "ตกลง" ที่ด้านล่างของแบบฟอร์ม

คำและวลีที่บันทึกไว้ในคอลเลกชันข้อความอัตโนมัติจะพร้อมใช้งานในตารางแสดงตัวอย่างเมื่อคุณคลิกปุ่มข้อความอัตโนมัติบนแถบเครื่องมือด่วน เมื่อคุณเลือกการแสดงตัวอย่าง เนื้อหา เช่น คำหรือวลี จะถูกแทรกลงในเอกสารโดยอัตโนมัติ

แต่จะสะดวกกว่ามากในการทำงานกับเนื้อหาของคอลเลกชันข้อความอัตโนมัติโดยใช้ประเภทการเติมข้อความอัตโนมัติ ตามที่กล่าวไว้ คำและวลีจากคอลเลกชันจะถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติหลังจากกดปุ่ม Enter เมื่อฟิลด์ข้อความอัตโนมัติปรากฏขึ้นถัดจากอักขระที่ป้อน

คุณสามารถลบคำและวลีที่ไม่ได้ใช้ออกจากคอลเลกชันได้โดยคลิกปุ่มข้อความอัตโนมัติและเรียกเมนูบริบทในหน้าตัวอย่าง คำสั่งจัดระเบียบและลบจะเปิดหน้าต่างสำหรับจัดระเบียบคอลเลกชันข้อความอัตโนมัติของคุณ

หน้าต่างจัดระเบียบข้อความอัตโนมัติเรียกว่าตัวจัดระเบียบแบบเอกสารสำเร็จรูป มันจัดเก็บบล็อกร่วมกับส่วนเทมเพลต Microsoft Word อื่น ๆ การเรียงลำดับบล็อกในหน้าต่างนี้ตามหมวดหมู่ช่วยให้คุณค้นหาบล็อกที่มีคำและวลีที่จำเป็นจากคอลเลกชันข้อความอัตโนมัติได้อย่างรวดเร็ว บล็อกจะถูกลบโดยใช้ปุ่ม "ลบ" ที่ด้านล่างของหน้าต่าง

ไม่ต้องสงสัยเลยว่าด้วยฟังก์ชัน AutoText คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการสร้างเอกสารประเภทเดียวกันได้ ในเวลาเดียวกัน ข้อความอัตโนมัติไม่ใช่สิ่งทดแทนฟังก์ชันเติมข้อความอัตโนมัติอย่างเต็มรูปแบบ เป็นเจ้าของ ปัญญาประดิษฐ์อนิจจา Word ไม่มีข้อความอัตโนมัติ ฟังก์ชั่นเติมข้อความอัตโนมัติซึ่งไม่มีใน Word แต่มีอยู่ในคลังแสงของโปรแกรมแก้ไขข้อความที่รู้จักกันดีอื่น ๆ - LibreOffice Writer - ให้การเติมคำศัพท์อัตโนมัติขณะทำงานกับเอกสาร เมื่อเปิดใช้งานตัวเลือกการรวบรวมคำในการตั้งค่าการแก้ไขอัตโนมัติ ผู้ใช้ LibreOffice Writer จะได้รับคำแนะนำสำหรับการป้อนข้อมูลอัตโนมัติจากฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นเองของคำแต่ละคำที่ปรากฏก่อนหน้านี้ในข้อความ เปิดเอกสาร.

ฟังก์ชันเติมคำให้สมบูรณ์ใน Word และในข้อความอื่นๆ ตัวแก้ไข Windowsสามารถใช้งานได้โดยใช้โปรแกรม Comfort Typing Pro

2. เติมคำให้สมบูรณ์อัตโนมัติโดยใช้โปรแกรม Comfort Typing Pro

โปรแกรม Comfort Typing Pro มีป้ายเล็กๆ ในพื้นที่ป้อนอักขระพร้อมตัวเลือกในการเติมคำที่พิมพ์ ตัวเลือกคำจะเปลี่ยนทันทีเมื่อคุณป้อนอักขระเพิ่มเติม โปรแกรมนี้มีพจนานุกรมหลายภาษา รวมถึงภาษารัสเซียด้วย คุณสามารถเพิ่มคำที่ใช้บ่อยของคุณเองลงในพจนานุกรมเหล่านี้ได้

Comfort Typing Pro เป็นโปรแกรมที่ต้องชำระเงิน (630 รูเบิล) แต่คุณสามารถดาวน์โหลดได้ฟรีจากเว็บไซต์อย่างเป็นทางการและทดสอบได้ฟรีทั้งเดือนหลังการติดตั้ง

คุณลักษณะการเติมคำอัตโนมัติใน Comfort Typing Pro นั้นเรียกว่าคำแนะนำอัตโนมัติ แต่นี่ไม่ใช่ฟังก์ชันเดียวเท่านั้น โปรแกรมยังให้ Windows พร้อมตัวสลับภาษาของแป้นพิมพ์และเทมเพลตข้อความที่ปรับแต่งได้

หลังจากติดตั้งและเปิดใช้งาน โปรแกรมจะย่อขนาดไปที่ถาดระบบ เรียกเมนูโปรแกรมบนไอคอน Comfort Typing Pro ในซิสเต็มเทรย์ และตรวจสอบก่อนว่าตัวเลือก "อนุญาตการแนะนำคำอัตโนมัติ" ทำงานอยู่ จากนั้นเปิด "ตัวเลือก"

ทางด้านซ้าย ให้เลือกแท็บ "แนะนำอัตโนมัติ" ที่นี่คุณสามารถเปิดและปิดคุณลักษณะการเติมคำอัตโนมัติได้หากไม่จำเป็น หากไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนการตั้งค่าฟังก์ชัน เพียงกำหนดปุ่มที่สะดวกสำหรับการแทรกคำด้านล่าง

ในแท็บ "พจนานุกรม" คุณต้องดาวน์โหลดและติดตั้งพจนานุกรมภาษารัสเซีย ด้วยเหตุผลบางประการจึงไม่มีมาพร้อมกับโปรแกรม

หากจำเป็น คุณสามารถติดตั้งพจนานุกรมสำหรับภาษาอื่นๆ ที่รองรับได้

หลังจากดาวน์โหลด พจนานุกรมจะพร้อมใช้งานโดยอัตโนมัติ คุณสามารถไปที่แท็บพารามิเตอร์ "พจนานุกรม" ได้ตลอดเวลา เลือกพจนานุกรมหนึ่งรายการหรือพจนานุกรมอื่นจากรายการ และโดยการคลิกปุ่ม "แก้ไข" เพื่อเพิ่มคำของคุณเอง พจนานุกรมจะเปิดขึ้นในสมุดบันทึกปกติ เพื่อให้ฟังก์ชันการเติมคำอัตโนมัติเติมคำศัพท์โดยอัตโนมัติในขณะที่ทำงานกับเอกสารต่างๆ ตัวเลือก "จดจำคำของผู้ใช้" จะต้องเปิดใช้งานในแท็บ "พจนานุกรม"

หลังจากทำการเปลี่ยนแปลงแล้ว คลิก "บันทึก" ที่ด้านล่าง

เราสามารถทดสอบฟังก์ชัน: เปิดได้ เอกสารไมโครซอฟต์ Word เราเริ่มป้อนข้อความและหากมีคำที่จำเป็นในตัวเลือกตารางความสมบูรณ์ ให้แทรกคำเหล่านั้นด้วยคีย์ที่กำหนด

การย้ายไปมาระหว่างรูปแบบคำต่างๆ ภายในตารางทำได้โดยใช้ปุ่มนำทาง - ลูกศรขึ้นและลูกศรลง

ขอให้มีวันที่ดี!

ฟังก์ชันข้อความอัตโนมัตินี่มันมาก วิธีที่สะดวกประหยัดเวลาในการทำงาน โปรแกรมไมโครซอฟต์คำ. ด้วยการคลิกปุ่ม คุณสามารถแทรกวลีหรือชื่อที่ใช้บ่อยลงในเอกสารของคุณได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ข้อความอัตโนมัติเพื่อแทรกคำทักทาย ที่อยู่ หรือลายเซ็นเป็นตัวอักษรได้ เรียนรู้วิธีเริ่มต้นใช้งานข้อความอัตโนมัติใน Word ทันที! มันง่ายมาก!

หากต้องการใช้ข้อความอัตโนมัติใน Word 2007 และสูงกว่า คุณต้องเพิ่มลงในแถบเครื่องมือด่วน จากนั้นคุณสามารถสร้างและแทรกองค์ประกอบข้อความอัตโนมัติของคุณเองได้อย่างง่ายดาย

การเพิ่มข้อความอัตโนมัติลงในแถบเครื่องมือด่วน

เมื่อต้องการเพิ่มคุณลักษณะข้อความอัตโนมัติลงในแถบเครื่องมือด่วน ให้ทำตามคำแนะนำด้านล่าง:

1. จากเมนูไฟล์ ให้เลือก ตัวเลือก

2. ในหน้าต่างตัวเลือกของ Word ที่เปิดขึ้น ให้คลิกที่แท็บ "แถบเครื่องมือด่วน"

3. ในฟิลด์ "เลือกคำสั่งจาก" ใส่ "คำสั่งทั้งหมด" และในรายการด้านล่างคลิกที่ "ข้อความอัตโนมัติ" แล้วคลิกปุ่ม "เพิ่ม"

4. คลิกตกลง ปุ่มข้อความอัตโนมัติจะปรากฏบนแถบเครื่องมือด่วน:

การเพิ่มข้อความลงในข้อความอัตโนมัติ

1. เลือกข้อความที่คุณต้องการเพิ่ม ซึ่งอาจเป็นคำ ย่อหน้า ช่อง กราฟ ตาราง หรือวัตถุอื่นๆ หลายคำ

2. คลิกปุ่มข้อความอัตโนมัติแล้วคลิกบันทึกการเลือกไปยังคอลเลกชันข้อความอัตโนมัติหรือกด ALT + F3

3. ในหน้าต่าง "สร้างแบบเอกสารสำเร็จรูปใหม่" ที่เปิดขึ้น ในช่อง "ชื่อ" ให้ป้อนชื่อสำหรับข้อความอัตโนมัติ คุณสามารถใช้ชื่อนี้เพื่อระบุข้อความอัตโนมัตินี้ในรายการหรือป้อนข้อความอัตโนมัติด้วยตนเองโดยป้อนชื่อ (คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับสิ่งนี้ในภายหลัง)

4. คอลเลกชันควรยังคงเป็น "ข้อความอัตโนมัติ"

6. ช่องคำอธิบายทำหน้าที่เป็นตัวเตือนคุณเกี่ยวกับเนื้อหาของข้อความอัตโนมัติเท่านั้น คุณไม่จำเป็นต้องป้อนมัน

8. ในฟิลด์ตัวเลือก คุณสามารถเลือกวิธีการแทรกบล็อกข้อความอัตโนมัติได้: วางเฉพาะเนื้อหา (ตามที่ถูกสร้างขึ้น) วางในย่อหน้าใหม่ และวางลงในหน้าใหม่

การแทรกข้อความอัตโนมัติลงในเอกสาร

วางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่คุณต้องการให้แทรกข้อความอัตโนมัติ มีสองวิธีในการแทรก:

1. ด้วยตนเอง: ป้อนชื่อข้อความอัตโนมัติแล้วกด F3 Word อาจแจ้งให้คุณกดปุ่ม Enter เพื่อแทรก

2. โดยเมาส์: คลิกปุ่มข้อความอัตโนมัติ คลิกที่รายการที่ต้องการเพื่อแทรก หรือคลิกขวาที่รายการแล้วเลือกตำแหน่งที่คุณต้องการวาง

การแก้ไขและการลบรายการข้อความอัตโนมัติ

1. การแก้ไข- หากต้องการแก้ไขคุณสมบัติข้อความอัตโนมัติ เช่น ชื่อ หมวดหมู่ คำอธิบาย ให้คลิกขวาที่รายการข้อความอัตโนมัติแล้วเลือก “แก้ไขคุณสมบัติ...” หากต้องการเปลี่ยนหรือแก้ไขข้อความอัตโนมัติ คุณจะต้องแทรก เปลี่ยนแปลง แล้วบันทึก เช่นเดียวกับ รายการใหม่แต่ด้วยชื่อเดียวกัน และโปรแกรมจะเขียนทับข้อความอัตโนมัติเก่าด้วยข้อความใหม่

2. การกำจัด- หากต้องการลบรายการข้อความอัตโนมัติ ให้คลิกขวาที่รายการนั้นแล้วเลือก "จัดเรียงและลบ..." หน้าต่าง "Building Blocks Organizer" จะเปิดขึ้น เลือกรายการข้อความอัตโนมัติที่ต้องการแล้วคลิกปุ่ม "ลบ" ยืนยันการลบ จากนั้นคลิกปิดเพื่อเสร็จสิ้น

เมื่อทำงานใน Word คุณมักจะต้องแทรกวลี ที่อยู่ ชุดคำศัพท์ ชื่อ และกลุ่มข้อความ "มาตรฐาน" ลงในเอกสารข้อความที่แก้ไข การป้อนด้วยตนเองในแต่ละครั้งหมายถึงการเสียเวลาอันมีค่าโดยการวางจากไฟล์ที่เตรียมไว้ล่วงหน้าโดยใช้วิธีการคัดลอก/วางมาตรฐานจะดีกว่า แต่คุณต้องเปิดไฟล์นี้อีกครั้ง ค้นหาองค์ประกอบที่ต้องการในนั้น คัดลอก กลับไปที่ Word และ จากนั้นจึงวาง

โดยทั่วไปแล้ว ทุกอย่างล้วนเกิดจากการเสียเวลาทั้งสิ้น

โชคดีที่ Word มีฟีเจอร์ที่ให้คุณแทรกกลุ่มข้อความลงในเอกสารได้อย่างรวดเร็วและไม่ยุ่งยาก มันเรียกว่า ข้อความอัตโนมัติ- สาระสำคัญของงานของเธอมีดังนี้ ส่วนของข้อความที่เลือกใน Word จะถูกบันทึกลงในไฟล์พิเศษ Normal.dotmซึ่งทำหน้าที่เป็นเทมเพลตซึ่งหากจำเป็น ผู้ใช้สามารถแทรกข้อความได้ด้วยการกดปุ่มเพียงปุ่มเดียว ตอนนี้ลองจินตนาการว่าคุณมีข้อความและคุณต้องเพิ่มลงในเทมเพลตข้อความอัตโนมัติ

เลือกส่วนของข้อความที่ต้องการในเอกสาร สลับไปที่แท็บ "แทรก"และในบล็อก "ข้อความ"คลิกที่ไอคอนตรงกลางด้านบน "บล็อกด่วน"- ในเมนูที่เปิดขึ้น ให้เลือก "ข้อความอัตโนมัติ" -> “บันทึกการเลือกลงในคอลเลกชันข้อความอัตโนมัติ”.

ในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น "การสร้างบล็อกข้อความใหม่"มอบหมายให้ (ถ้าคุณต้องการ)ชื่อที่เหมาะสมและบันทึกโดยคลิก "ตกลง"- ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนพารามิเตอร์อื่นใด

ตอนนี้คุณสามารถวางข้อความที่บันทึกไว้ได้จาก "ข้อความอัตโนมัติ"ลงในเอกสารได้ทุกที่ ในขณะที่การจัดรูปแบบเทมเพลตดั้งเดิมจะยังคงอยู่ และเพื่อไม่ให้ตัวเองต้องสลับไปที่แท็บทุกครั้ง "ดู"และโทร "ข้อความอัตโนมัติ"เพิ่มลงในแถบเครื่องมือด่วนของ Word โดยคลิกที่รายการเมนู "ข้อความอัตโนมัติ"คลิกขวาและเลือกตัวเลือกที่เหมาะสมจากเมนูบริบท

มีแนวโน้มว่าเมื่อเวลาผ่านไปคุณจะสะสมช่องว่างข้อความจำนวนมากและคุณจะต้องการลบข้อความที่ไม่จำเป็นออกไป นี่เป็นเรื่องง่ายมากที่จะทำ เทมเพลตการโทรจาก "ข้อความอัตโนมัติ"คลิกขวาที่รายการที่ไม่จำเป็นอีกต่อไปแล้วเลือกรายการในเมนู "จัดระเบียบและลบ...".

นี่จะเป็นการเปิดหน้าต่างตัวจัดระเบียบแบบเอกสารสำเร็จรูป

คลิกที่ปุ่ม "ลบ"และรายการจะถูกลบออกจากไฟล์เทมเพลต Normal.dotm.

MS Word มีชุดใหญ่ ฟังก์ชั่นต่างๆซึ่งสามารถอำนวยความสะดวกในการทำงานของผู้ใช้ได้ และการแก้ไขอัตโนมัติจะรวมอยู่ในหมายเลขนี้ด้วย ช่วยให้ผู้ใช้สามารถแก้ไขคำที่สะกดผิดได้ หากคุณพิมพ์อย่างรวดเร็วโดยใช้การพิมพ์สิบนิ้ว การแก้ไขอัตโนมัติจะช่วยแก้ไขคำที่ตัวอักษรปะปนกัน นอกจากนี้ คุณสามารถกำหนดค่าในลักษณะที่หลังจากพิมพ์ตัวอักษรหรือตัวเลขผสมกัน อักขระพิเศษหรือสัญลักษณ์จะถูกแทรกลงในข้อความ

ทีนี้เรามาดูกันดีกว่า วิธีแก้ไขอัตโนมัติใน MS Word- คลิกที่ปุ่ม "ไฟล์" หรือที่โลโก้ Word ที่มุมซ้ายบนและเลือก "ตัวเลือก" จากเมนูที่เปิดขึ้น

กล่องโต้ตอบต่อไปนี้จะปรากฏขึ้น ในนั้นให้เปิดแท็บ "แก้ไขอัตโนมัติ" ตอนนี้ทำเครื่องหมายที่ช่องแทนที่ขณะที่คุณพิมพ์ ด้านล่างในบรรทัด "แทนที่" ให้เขียนคำที่ต้องการ และในบรรทัด "ถึง" ให้เขียนคำที่ถูกต้องซึ่งจะปรากฏในเอกสาร

คลิกที่ปุ่ม "เพิ่ม" และทำเครื่องหมายที่ช่อง "แก้ไขข้อผิดพลาดการสะกดคำโดยอัตโนมัติ" หากต้องการบันทึกการตั้งค่าให้คลิก "ตกลง"

อย่างที่คุณเห็นหน้าต่างมีคำและอักขระต่าง ๆ อยู่แล้วซึ่งจะทำการแก้ไขอัตโนมัติด้วย โดยปกติจะมีคำที่ผู้ใช้สามารถทำผิดหรือสับสนลำดับตัวอักษรได้ คุณสามารถเติมเงินได้ รายการนี้ด้วยตัวเอง

หากคุณไม่ต้องการตัวเลือกที่เสนอ ให้เลือกด้วยเมาส์ทีละตัวแล้วคลิก "ลบ"

หากคุณพิมพ์จำนวนมากและวลีเดียวกันหรือคำยาวๆ ซ้ำกันในข้อความ ให้ตั้งค่าการแก้ไขอัตโนมัติสำหรับคำเหล่านั้นด้วย ในการดำเนินการนี้ในช่อง "แทนที่" ควรเขียนตัวอักษรและตัวเลขที่ไม่ได้ใช้ในภาษา

ตัวอย่างเช่น หลังจากที่ฉันพิมพ์ "trm" แล้วกดเว้นวรรค ข้อความจะบอกว่า "ตอนนี้มาดูกันดีกว่า"

คุณยังสามารถแก้ไขอัตโนมัติใน Word สำหรับอักขระพิเศษได้ เช่น คุณมักจะใช้เครื่องหมาย “S” ในข้อความ เปิดหน้าต่างที่คุ้นเคยและกรอกข้อมูลในช่อง "แทนที่" และ "เป็น" ฉันเพียงแค่คัดลอกเครื่องหมายจำนวนเงินจากข้อความในเอกสาร โปรดทราบว่าจะต้องมีสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยในบรรทัด "rich text"

ตอนนี้เมื่อฉันพิมพ์ “*sum” แล้วกดเว้นวรรค เครื่องหมาย S จะถูกแทรกลงในข้อความโดยอัตโนมัติ (ควรมีเครื่องหมายผลรวมแทน S)

หากคุณคัดลอกข้อความจำนวนมากและมีขีดกลางหรือเครื่องหมายคำพูดผิด คุณก็สามารถทำได้ ทำการแทนที่คำหรืออักขระใน Word.

ลองดูตัวอย่างส่วนสั้นๆ กัน ในที่นี้ จะต้องแทนที่เครื่องหมายขีดกลางปกติด้วยเครื่องหมายขีดกลาง em และควรเปลี่ยนนามสกุล Ribin เป็น Rybin

กดคีย์ผสม Ctrl+H หน้าต่างค้นหาและแทนที่จะเปิดขึ้น ไปที่แท็บแทนที่ ในช่อง "ค้นหา" ป้อนนามสกุลที่ไม่ถูกต้อง และในช่อง "แทนที่" ให้ป้อนนามสกุลที่ถูกต้อง คลิก "แทนที่ทั้งหมด"

ตอนนี้เรามาเปลี่ยนเส้นประกัน แทนที่จะเป็นเครื่องหมายขีดกลาง เอกสารอาจมียัติภังค์ซึ่งใช้ในคำธรรมดา - อย่างนั้น พวกเขาไม่จำเป็นต้องถูกแทนที่ แต่ในคำดังกล่าวจะไม่มีการเว้นวรรคก่อนและหลังยัติภังค์

คลิกที่ปุ่ม "เพิ่มเติม" หน้าต่างพารามิเตอร์เพิ่มเติมจะเปิดขึ้น ในช่อง "ค้นหา" ให้ใส่ตัวเอียงแล้วกดแป้นเว้นวรรค ตอนนี้คลิกที่ปุ่ม "พิเศษ" และเลือก "En Dash" จากรายการ มันจะแสดงเป็นสัญลักษณ์ กดเว้นวรรคอีกครั้ง

ในช่อง "แทนที่ด้วย" เราทำสิ่งเดียวกันเฉพาะในรายการที่เราเลือก " แดชเลย- คลิก "แทนที่ทั้งหมด"

ข้อความหลังการเปลี่ยนจะเป็นดังนี้

นั่นคือทั้งหมดที่ ตั้งค่าการตั้งค่าการแก้ไขอัตโนมัติใน Word หรือใช้การแทนที่ใน Word ในตอนแรกมันจะผิดปกติ แต่เมื่อเวลาผ่านไปคุณจะชินกับมันและการทำงานกับเอกสารจะง่ายขึ้นมาก