Щодня ми надсилаємо десятки електронних листів. Іноді це дуже короткі повідомлення, наприклад: «Підемо на обід?». Іноді - , за допомогою яких ви презентуєте свій бізнес чи сайт. Коли листів стає багато, а часу - мало, ми починаємо поспішати і робити помилки. Зазвичай дрібниці, на зразок друкарської помилки, але часом трапляються і такі, які можуть здорово нашкодити вашій репутації і зіпсувати відносини з клієнтом або співробітником.

Цього можна уникнути, просто потрібно бути зібраним і знати про деякі підводні камені. Ось найпоширеніші помилки, які здійснюються під час надсилання електронних листів. Уважно прочитайте і запам'ятайте, що спочатку потрібно зробити невелику паузу, перевірити, чи все гаразд, а потім натискати на кнопку «Відправити».

Ви набираєте не ту адресу

Найчастіша і найнеприємніша помилка. Уявіть, ви хочете надіслати досить особисті фотографії другові чи подружці, але машинально набираєте адресу свого начальника чи замовника. І тільки після того, як лист пішов, з жахом розумієте, що зараз сталося. Якщо вас це втішить, то в таку ситуацію кожен із нас потрапляв хоча б раз у житті: юристи відправляли конфіденційні документи протилежній стороні, дизайнери – макети сайтів не тому клієнту тощо. Але коли це відбувається з нами – здається, земля йде з-під ніг.

На щастя, у багатьох поштових сервісах, наприклад, у тому самому Gmail, є функція . Увімкніть її і вкажіть великий часовий інтервал - так, знаєте, спокійніше.

Ви забули про вкладення

Ви написали, що до листа додається файл, але забули його прикріпити. Ще одна поширена помилка, яка часто призводить до непорозуміння та вибачень. З одного боку, нічого страшного ніхто не ідеальний, але краще спочатку все перевірити, а вже потім відправляти листа. Щоб уникнути питань з боку одержувача, рекомендуємо перерахувати всі прикріплені файли прямо в тілі листа. Наприклад, так:

Привіт Максим! Надсилаю тобі кілька файлів, вони у вкладенні:

Договір про надання послуг

Гіфку з котиком

Ви не думаєте про оформлення

Зустрічають, як ви пам'ятаєте, по одязі. Якщо хочете, щоб ваш лист не викликав бажання негайно видалити його, попрацюйте над його формою. Кажуть, їй потрібно приділяти стільки ж часу, скільки змісту. На щастя сьогодні це просто. Для ми рекомендуємо скористатися програмою Wix ShoutOut, вибрати відповідний шаблон і додати до нього свій текст. Жодних спеціальних знань не потрібно, просто стежте, щоб все виглядало акуратно і красиво. До речі, хороша розсилка має свої секрети і правила, тому радимо прочитати нашого директора з email-маркетингу. Не дякуйте.

Ви не вказуєте тему листа

Тема листа виконує приблизно ту саму роль, що заголовок тексту. Вона з'являється поруч із вашим ім'ям, одержувач бачить її і розуміє, що ви йому надіслали: рахунок-фактуру, підсумки зустрічі, пропозицію про роботу, макет сайту тощо. Пам'ятайте, що тема має бути чітко сформульованою, щоб при необхідності людина швидко відшукала ваш лист, і переконливою, щоб вона зацікавилася, якщо йдеться, припустимо, про розсилку. Нещодавно ми писали про те, якщо ви призабули - варто перечитати.

Ви не зберігаєте чернетки

Якщо вам подобається писати листи в текстових редакторах, то зберігайтеся частіше, а то вийде, що ви весь день просиділи над листом, а тут раптово комп'ютер завис, і все зникло. Або пишіть відразу в поштовому сервісі – тоді всі ваші нариси автоматично збережуться у папці «Чернетки».

Ви поводитеся неввічливо

Ввічливість у листуванні важлива не менше, ніж у житті. Ось основні правила, яких потрібно дотримуватись усім і кожному:

Завжди дякуйте відправнику за лист, особливо якщо ви бачите, що він добре попрацював. Пам'ятаєте, у дитинстві нас усіх навчали «чарівним» словам? Давайте не забуватимемо їх, незважаючи на те, що ми вже дорослі.

Зберігайте спокій, навіть якщо справа вкрай термінова і важлива. Нервовість і закиди точно не приведуть ні до чого доброго.

Починайте та закінчуйте лист загальноприйнятими фразами. Ступінь формальності залежатиме від того, з ким ви листуєтеся. Якщо це ваш начальник або просто офіційна особа, не використовуйте «Привіт», «Поки що» або «Цілу». І навпаки, якщо пишете колезі чи приятелю – можна обійтися без традиційного «З повагою».

Ви не вичитуєте текст

Помилки можуть зіпсувати все враження, тому уважно перечитайте написаний лист, краще кілька разів. Сумніваєтеся щодо орфографії чи синтаксису – зайдіть на Грамоту.ру. Краще сім разів відміряти, тобто перевірити, ніж потім вибачатися за друкарські помилки і доводити, що ви насправді грамотний.

І до речі: якщо ви боїтеся випадково надіслати недописаний лист, спочатку напишіть весь текст повністю, а потім набирайте адресу одержувача.

Ви не ставите потрібних людей у ​​копію листа

Давайте розберемося, хто може отримати ваш лист. Поле «Кому» – це основний отримувач. Поле «Сс» – людина, яка отримає копію. Він не відноситься до обговорюваного питання безпосередньо, але хоче чи має бути в курсі. Поле Bcc - це приховані одержувачі. Ви додаєте їх, але основний одержувач не бачить. І тут треба бути обережним: можна переплутати Cс та Bcc, і тоді одержувач подумає, що за ним шпигуть.

Майте на увазі, що деяким людям важливо бути в курсі того, що відбувається. Ви ж не хочете слухати закиди на тему «Як ти міг не додати мене до копії? Я ж працював над цим проектом два місяці! Якщо сумніваєтеся - додавайте всіх, хто має якесь відношення до питання. Може, не всі будуть задоволені, що їх відволікають, проте до вас не буде жодних претензій.

Ви не підписуєтеся

Ви написали «З повагою, Маша» і думаєте, що все гаразд, а одержувач листа сидить і ламає голову, що то за Маша. З друкарні? А може, ілюстратор? Щоб не примушувати його губитися в здогадах - налаштуйте підпис, і він автоматично додаватиметься в кінець кожного вашого повідомлення. Обов'язково вкажіть ім'я, прізвище, назву компанії, посаду та контактну інформацію, наприклад, скайп або номер телефону. Можете додати адресу – це хоч і реклама, але ненав'язлива.

Ви вибираєте невідповідний час

Писати листи ночами – не найкраща ідея. Причина перша: ви, напевно, жахливо втомилися за день, не дуже добре розумієте і ризикуєте зробити всі зазначені помилки. Причина друга: лавина ранкової пошти поховає під собою ваш північний лист і найближчим часом адресат його точно не побачить. І третя: судячи з усього, вам більше нічого робити, якщо ви пишете ділові листи о третій годині ночі.

Наша порада: якщо не трапилося нічого важливого та термінового, відправляйте повідомлення з понеділка по п'ятницю та в робочий час, як усі нормальні люди.

Потрібно для Вашого бізнесу? Створіть його самі на Wix – це просто та безкоштовно!

У Microsoft Outlook можна вказати, що для всіх надісланих повідомлень автоматичне прихована копія (копія) буде надіслано інших списків розсилки або користувачів.

Один сценарій, в якому це правило корисний при відповіді всім учасникам групи для відповіді на вхідні повідомлення електронної пошти, наприклад центр технічної підтримки. Коли один член групи відповідей на повідомлення, іншим учасникам групи автоматично отримує копію відповіді, зберігаючи всі вихідні повідомлення в курсі.

клієнтські правила

Створення правила

Тепер щоразу при надсиланні повідомлення, будь то нове повідомлення, при пересиланні повідомлення або відповіді людей або груп, які вказані в правилі, будуть автоматично додаватися як одержувачів копії. Не відображаються імена людей або груп у рядку "Копія" Складіть повідомлення, але ці імена відображатимуться усі одержувачі повідомлення.

Вимкнення правила

У поданні пошта на вкладці Головнанатисніть кнопку правила > Управління правилами та оповіщеннями.

На вкладці у розділі Правило

Натисніть кнопку ОК.

Правила та оповіщення.

Порада:Додаткові відомості про те, як швидко вимкнути це правило для окремих повідомлень, див. у наступному розділі ("").

Використання категорії для вимкнення автоматичного надсилання копії для окремих повідомлень

Якщо ви хочете гнучкість, щоб вимкнути автоматичне нові правила копія на основі одного повідомлення без необхідності переходити до діалогового вікна правила та оповіщення, можна використовувати функцію категорій в Outlook разом із правилом.

Порада:

Спочатку необхідно створити правило автоматично відправити приховану копію (Cc) для всіх повідомлень електронної пошти, що відправляються.

Це правило певного називається клієнтські правила. Клієнтські правила виконуються лише на комп'ютері, на якому вона створена та виконується, лише якщо програма Outlook запущена. Якщо ви надсилаєте повідомлення електронної пошти за допомогою облікового запису електронної пошти на іншому комп'ютері, правило не буде виконуватися з цього комп'ютера, щоб він був створений на цьому комп'ютері. У цьому правило необхідно створити кожному комп'ютері, який планується використовувати його.

Створення правила

Тепер щоразу при надсиланні повідомлення, будь то нове повідомлення, при пересиланні повідомлення або відповіді людей або розподіл списки, вказане у правилі буде автоматично додаватися як одержувачів копії. Не відображаються імена людей або розповсюдження списків у рядку "Копія" Складіть повідомлення, але ці імена відображатимуться усі одержувачі повідомлення.

Вимкнення правила

Щоб запобігти автоматичному надсиланню копії, необхідно спочатку вимкнути правило.

У Пошті в меню Сервіснатисніть кнопку Правила та оповіщення.

На вкладці Правила для електронної поштив розділі Правилозніміть прапорець, який відповідає правилу, яке ви створили.

Натисніть кнопку ОК.

Тепер ви можете надіслати повідомлення без автоматичного надсилання його копії іншим людям або спискам розсилки. Правило буде неактивним до його повторного включення в діалоговому вікні Правила та оповіщення.

Порада:

Використання категорії для вимкнення автоматичного надсилання копії для окремих повідомлень

Якщо ви бажаєте вимкнути нове правило автоматичного надсилання копії для окремих повідомлень без виклику діалогового вікна Правила та оповіщення, ви можете встановити для правила категорію, доступну в Office Outlook 2007.

Змініть створене раніше правило так, щоб при додаванні зазначеної категорії до повідомлення правило не надсилало копію автоматично.

Якщо ви бажаєте вимкнути правило автоматичного надсилання копії для повідомлення, застосуйте до нього категорію.

Порада:Можна скористатися поєднанням клавіш, якщо ви вказали його під час створення категорії.

При надсиланні повідомлення правило автоматичного надсилання копії не буде застосовуватись.

magician_romanв Поняття "прихована копія", вчимося не робити дурниці

На подив, багато людей, коли їм вимагає відправити лист одразу кільком людям, просто перераховують адреси в полі "Кому", це нормально, коли цей лист адресований вашим колегам або друзям, але при розсилці листів групі клієнтів - ви таким чином показуєте всім адреси та інших одержувачів, фактично розкриваючи свою адресну базу.

Будь-якому з клієнтів достатньо переслати цей лист вашому конкуренту і ваші контакти відразу втечуть.

Дивно, але багато далеко не дурних людей, з подивом дізнаються, що якщо вам потрібно відправити лист безлічі адресатів, щоб вони не знали один про одного, то для цього існує поле "Прихована копія".

Наприклад, для mail.ru це буде виглядати так:

І так ще раз коротко:вказали адреси в "кому" - всім видно кому ви відправили листи, вказали в "прихована копія" - кожен думає, що лист тільки йому.

І кожен одержувач отримає лист, де в полі "кому" буде тільки його адреса . Для інших програм, якщо ви не можете знайти де вказати приховану копію, то попросіть когось вам показати. Ще маленький момент, обов'язково потрібно вказати одну адресу в полі "кому", більшість програм або поштових серверів вам не дадуть надіслати листа без цього параметра.

І так, коли йдеться про розсилку пропозиції, новин групі ваших клієнтів – тут практика використання прихованої копії однозначна, ви повинні приховувати вашу адресну базу. Цікавий момент із розсилкою листа вашим колегам, тут рекомендують надходити за ситуацією, наприклад розсилання листа з проханням надіслати пропозиції (наприклад, щодо вдосконалення обслуговування клієнтів) і якщо кожен колега побачить, що такий самий лист отримали й інші люди, то швидше за все відповідати не буде - надіється на інших, отже потрібно використовувати приховану копію. Якщо ж це доручення виконати, то, наприклад, вказівку в "кому" начальника вашого колеги - просто створить чудеса, і ваше доручення буде виконано.

Окреме питання із постачальниками. З одного боку вказівка ​​всіх одержувачів у копії, має показати постачальнику, що ви маєте вибір і він повинен вам запропонувати хороші ціни. З іншого боку, менеджер, який отримав ваш лист, бачачи, що надіслано не тільки йому, швидше за все поставиться до вашого запиту "прохолодно". Особисто на мою думку, вважаю, що і у випадку з постачальниками потрібно використовувати приховану копію, хоча б для захисту комерційної таємниці, але швидше для хороших відносин з менеджером постачальника.

Можете почитати недавній випадок помилки фахівця, коли всі одержувачі побачили й інших адресатів: Всім чмоки в цьому чаті, там правда народ солідний був - директора, але все ж таки спаму багато хто отримав у відповідь.

Ну і як завжди обговорення у коментарях вітається.

Тамара Воротинцева - директор з розвитку тренінгової компанії "БІЗНЕС ПАРТНЕР" (Москва). Практикуючий бізнес-тренер, автор книги «Будуємо систему навчання персоналу» та публікацій у ділових виданнях Росії, Казахстану та України. Автор інтернет-розсилки: «E-mail листування в бізнесі» на сервері subscribe.ru! Книга є практичним посібником для ділових людей, які ведуть активне листування з клієнтами та партнерами. У ній представлені інструменти, які допоможуть зробити електронне спілкування ефективним, оптимальним за часом та результатом, що максимально відповідають нормам та правилам, прийнятим у сучасній діловій спільноті. Автор дає практичні поради, ілюструє свої спостереження випадками із життя, наводить аргументовані висновки. Текст книги багатий на відомі приклади реального ділового листування. Автор ділиться своїми спостереженнями, прийомами, «хитрощами», які здатні суттєво вплинути на ефективність та результативність ділового електронного листа. Якщо ви - ділова людина і для вас важливо писати оперативно, лаконічно, грамотно, відповідно до правил хорошого ділового тону, - ця книга стане вам надійним помічником.

Книга:

Працюючи з полями «Кому» («То»), «Копія» («Сс»), «Прихована копія» («Вс»), пам'ятайте, що це важлива частина електронного листа, що впливає на подальші дії листування.

"Кому" ("Те").У цьому полі міститься адреса одержувача, якому безпосередньо адресовано лист і відомості, що містяться в ньому. Від основного одержувача автор листа і чекає на відповідь. Якщо в цьому полі вміщено два адресати, то автор листа чекає на відповідь від кожного або когось із них (майте це на увазі, якщо ваше ім'я значиться у списку одержувачів). При цьому (якщо ви відправник) майте на увазі, що включати в поле «Кому» («То») більше одного адресата не дуже доцільно. На лист, надісланий кільком адресатам, можна отримати жодної відповіді, оскільки кожен думатиме, що відповість інший.

Якщо лист адресований вам, але містить копії інших одержувачів, обов'язково використовуйте при відповіді кнопку «Відповісти всім» («Reply ALL»)! Це дозволить зберегти коло адресатів, яке окреслив ініціатор листування.

"Копія" ("Сс"). Уце поле розміщуйте адреси одержувачів, які, на вашу думку, повинні бути в курсі листування з цього питання. Ці адресати отримують інформацію лише «до уваги». Одержувач у копії зазвичай не повинен відповідати на листа, але при необхідності може це зробити.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. ЦЕ ВАЖЛИВО!

Якщо ваше ім'я знаходиться в полі «Копія» («Сс»), то, вступаючи в листування, пам'ятайте, що бувають ситуації, коли дуже важливо бути чемним. Використовуйте фрази: «Дозвольте приєднатися до обговорення» або «Дозвольте приєднатися до вашого діалогу» або «Дозвольте висловити мою думку».

"Прихована копія" ("Вс").Це поле в деяких компаніях заборонено використовувати, оскільки є інструментом, що суперечить етичним нормам спілкування. Призначення цього поля – запрошення адресату стати «таємним свідком».

Якщо у вашій діловій практиці прийнято використовувати це поле у ​​роботі, враховуйте таке. Одержувач, що знаходиться в прихованій копії, залишається невидимим для основного одержувача і для адресатів, що стоять у копії. Іноді буває незайвим відправнику та «таємному одержувачу» мати попередню домовленість (або подальшу інформованість) про причину та цілі такого способу інформування.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. ЦЕ ВАЖЛИВО!

«Прихованому» одержувачу категорично не слід листуватися з цього поля.

Оператори зв'язку можуть заблокувати послуги абонентам, які не підтвердять свої особисті дані. Раніше не було регламенту, за яким абоненти та оператори обмінювалися запитами та документами. Тепер з'явилися правила, які все пояснюють – вони запрацюють із 4 листопада 2017 року.

І хоча з паперів тепер зрозуміло, як підтверджувати особистість, на практиці це зробити чи складно, чи взагалі поки що не можна.

Чому оператори можуть блокувати абонентів?

Таке право є у них згідно із законом про зв'язок. Ця норма працювала і раніше: оператори могли блокувати абонентів, у яких дані у договорі не збігалися із фактичними. Не було лише правил, за якими оператори повинні запитувати ці підтвердження, а абоненти їх надсилати.

Офіційно абонент має 15 днів, щоб підтвердити свої дані після запиту.

Про які запити йдеться? Кого цікавлять особисті дані абонентів?

Поки що в законі йдеться про запити від оперативних та правоохоронних органів. Вони для якихось своїх цілей запитують операторів. Мовляв, нехай абонент підтвердить, що він і є тим самим Івановим Іваном Івановичем, на якого оформлена симкарта.

Ніхто заздалегідь не знає, кому і чому відправлять такий запит. Не означає, що абонент злочинець чи терорист. Оператор зобов'язаний відреагувати такий запит, запитати дані в абонента і передати відповідь.

З 1 червня 2018 року такі запити операторам зв'язку зможе надсилати і Роскомнагляд. Якщо відомство захоче виявити реального власника сайту або автора посту в соцмережі, воно зробить це через оператора мережі.

А чому договору недостатньо?

Навіть якщо у договорі є дані абонента, фактичним власником симкарти може бути інший. Оператор захоче знати, хто насправді дзвонить чи надсилає повідомлення з цього номера.

А якщо договір не укладено, а сімкарта активна, доведеться повідомити, хто нею користується. Це можливо, якщо ви користуєтеся анонімною симкартою, яку купили у метро або в торговому центрі.

Це стосується лише мобільного зв'язку?

Ні, стаціонарного зв'язку також. Вимкнути можуть і домашній телефон. Ще перевірка стосується послуг інтернет-провайдерів. Якщо абонент не підтвердить персональні дані у договорі, залишиться без інтернету, електронної пошти та месенджерів.

Як абоненти отримають запит від оператора?

Спершу запит отримає сам оператор. Він має три дні, щоб запросити у вас персональні дані.

Ось якими способами це можна робити:

• по смс;
• через автоматичний обдзвон;
• електронною поштою, якщо оператор має адресу;
• в особистому кабінеті.

Оператор надішле запит і чекатиме на документи від абонента.

Як підтверджувати персональні дані?

Потрібно надіслати оператору копію документа, що підтверджує особу. Причому робити це треба не як заманеться, а за правилами. Інакше відповідь не зарахують та зв'язок відключать.

Ось як можна підтвердити особу.

Безпосередньо у оператора.Будь-який салон зв'язку не підійде. Де можна подати документи, потрібно уточнювати в оператора. Знадобиться оригінал та особиста присутність.

Через особистий кабінет на сайті оператора.Документ потрібно завірити посиленим кваліфікованим електронним підписом. Цей підпис ще потрібно заздалегідь отримати – він платний.

Через держпослуги, якщо є обліковий запис.Поки що незрозуміло, як цей документ отримають оператори. Вони ще не інтегрувалися в загальну систему і не можуть бачити документи, які надсилають абоненти через держпослуги. Напевно, це питання якось вирішуватимуть. Поки не вирішать, спосіб не спрацює.

А якщо нічого не відправляти, що тоді буде? Я нічого не хочу підтверджувати.

Якщо прийде запит, доведеться підтверджувати особу. Це обов'язок абонента за правилами у новій редакції. І робити це треба саме тими способами, які описані у правилах, а не як завгодно. Це також обов'язок.

У запиті оператора буде вказано термін відключення. За три дні до цієї дати нагадають ще раз. Згодом заблокують доступ до послуг зв'язку.

У мене сімкарта оформлена на родича. Чи можна надіслати копію його паспорта у відповідь на запит?

Ні. Суть запиту в тому, щоб абонент підтвердив, що договір оформлений саме на ту людину, яка користується послугами. Він має сам підтвердити свою особистість. Копія паспорта мами, колишнього чоловіка чи невідомої людини з Інтернету проблему не вирішить. Надіслати оператору чужий документ та завірити його своїм підписом не можна.

Повинні збігатися усі дані: у договорі, документах, особистому кабінеті, електронному підписі. Якщо щось не збігається, слід переоформити договір на фактичного власника.

Раптом я не отримаю запиту чи не зможу відповісти вчасно? Мало, поїду у відпустку чи ні електронного підпису.

У правилах нічого немає з цього приводу. Швидше за все, оператор зачекає, скільки зможе за законом. А потім заблокує послуги, щоби уникнути проблем.

Але ж це не означає, що у всіх почнуть вимагати підтвердження персональних даних?

Ніхто не знає, у кого, коли й навіщо вимагатимуть. Краще підготуватись.

У мене є корпоративний тариф. Мої дані не зможуть передати?

Незабаром зможуть. 1 червня 2018 року набуде чинності поправка до закону про зв'язок із цього приводу. Якщо абонент юрособа або ІП, а симкарти оформлені на співробітників, їх персональні дані можна передавати без згоди.

Що робити зараз, щоб вчасно відповісти на запит і не залишитися без зв'язку?

Перевірте, на кого зареєстрована сімкарта, договір із провайдером та домашній телефон. Наведіть порядок у документах.

Зареєструйтесь на держпослуг. Рано чи пізно оператори зв'язку до них підключаться і система запрацює.

Слідкуйте за повідомленнями від оператора, щоб не пропустити запит.

Ситуацією можуть скористатися шахраї, щоб отримати копію вашого паспорта або ще якось обдурити. Слідкуйте, які запити відповідаєте і куди відправляєте документи.