Microsoft Excel – зручний інструмент для організації та структурування найрізноманітніших даних. Він дозволяє обробляти інформацію у різний спосіб, редагувати масиви даних.
Розглянемо можливості використання його для формування та обробки файлів веб-застосунків. На конкретному прикладі вивчимо основи роботи з XML Excel.
Як створити XML-файл із Excel
XML – стандарт файлу передачі даних у Мережі. Excel підтримує його експорт та імпорт.
Розглянемо створення XML-файлу з прикладу виробничого календаря.
- Зробимо таблицю, за якою потрібно створити XML файл Excel і заповнимо її даними.
- Створимо та вставимо картку XML з необхідною структурою документа.
- Експортуємо дані таблиці у формат XML.
Зберігаємо у XML файл.
Інші способи отримання XML-даних (схеми):
- Завантажити з бази даних спеціалізованого бізнес-додатку. Схеми можуть надаватись комерційними сайтами, службами. Прості варіанти знаходяться у відкритому доступі.
- Використовуйте готові зразки для перевірки карт XML. У зразках основні елементи, структура XML. Копіюєте - вставляєте в програму "Блокнот" - зберігаєте з потрібним розширенням.
Як зберегти файл Excel у форматі XML
Один з варіантів:
- Натискаємо кнопку Office. Вибираємо "Зберегти як" - "Інші формати".
- Призначаємо ім'я. Вибираємо місце збереження та тип файлу – XML.
Ще варіанти:
- Завантажити конвертер XLC у XML. Або знайти сервіс, за допомогою якого можна експортувати файл онлайн.
- Завантажити з офіційного сайту Microsoft надбудову XML Tools Add-in. Вона у безкоштовному доступі.
- Відкриваємо нову книгу. Кнопка Office – Відкрити.
Як відкрити XML файл у Excel
Тиснемо ОК. З отриманою таблицею можна працювати, як із будь-яким файлом Excel.
Як перетворити файл XML на Excel
Створену таблицю редагуємо та зберігаємо вже у форматі Excel.
Як зібрати дані з XML файлів в Excel
Принцип збору інформації з кількох файлів XML такий самий, як і принцип перетворення. Коли ми імпортуємо дані до Excel, одночасно передається карта XML. У цю схему можна переносити й інші дані.
Кожен новий файл буде прив'язуватися до наявної картки. Кожному елементу у структурі таблиці відповідає елемент у карті. Дозволяється лише одна прив'язка даних.
Щоб настроїти параметри прив'язки, відкрийте інструмент «Властивості карти» в меню «Розробник».
Можливості:
- Кожен новий файл перевірятиметься програмою Excel на відповідність встановленій карті (якщо поставимо галочку навпроти цього пункту).
- Дані можуть оновлюватись. Або нова інформація додасться в існуючу таблицю (має сенс, якщо потрібно зібрати дані зі схожих файлів).
Це все ручні способи імпорту та експорту файлів.
XML – це універсальний формат роботи з даними. Його підтримує безліч програм, зокрема зі сфери СУБД. Тому конвертація інформації в XML важлива саме з погляду взаємодії та обміну даними між різними додатками. Excel якраз входить до програм, які працюють з таблицями, і навіть може виконувати маніпуляції з базами даних. Розберемося, як конвертувати файли Ексель у XML.
Конвертація даних у формат XML не такий вже простий процес, тому що в його ході має бути створена спеціальна схема (schema.xml). Втім, для перетворення інформації в найпростіший файл даного формату достатньо мати під рукою звичайні інструменти збереження в Excel, а для створення добре структурованого елемента доведеться грунтовно повозитися зі складанням схеми та її підключенням до документа.
Спосіб 1: просте збереження
В Excel можна зберегти дані у форматі XML, просто скориставшись меню "Зберегти як…". Щоправда, немає гарантії, що потім усі програми коректно працюватимуть із файлом, який був створений у такий спосіб. Та й не у всіх випадках цей спосіб працює.
Таким чином, перетворення файлу з формату Excel на XML буде здійснено.
Спосіб 2: інструменти розробника
Конвертувати формат Excel у XML можна за допомогою інструментів розробника на вкладці програми. При цьому якщо користувач все виконає правильно, то на виході він отримає, на відміну від попереднього способу, повноцінний XML-файл, який коректно сприйматиметься сторонніми додатками. Але відразу треба сказати, що не кожному новачкові може вистачити знань та умінь одразу навчиться конвертувати дані таким способом.
- За промовчанням вкладку інструментів розробника вимкнено. Тому насамперед потрібно її активувати. Переходимо у вкладку "Файл"та клацаємо по пункту «Параметри».
- У вікні параметрів, що відкрилося, переміщуємося в підрозділ «Налаштування стрічки». У правій частині вікна встановлюємо галочку біля значення «Розробник». Після цього тиснемо на кнопку "OK", розміщену у нижній частині вікна. Вкладку інструментів розробника тепер увімкнено.
- Далі відкриваємо таблицю Excel у програмі будь-яким зручним способом.
- На її основі ми маємо створити схему, яка формується в будь-якому текстовому редакторі. Для цього можна використовувати і звичайний Блокнот Windows, але краще застосовувати спеціалізований додаток для програмування та роботи з мовами розмітки Notepad++ . Запускаємо цю програму. У ньому створюємо схему. На прикладі вона буде виглядати, як показано внизу на скріншоті вікна Notepad++.
Як бачимо, що відкриває і закриває тегом для документа в цілому служить "data-set". У цій ролі для кожного рядка виступає тег «record». Для схеми цілком буде достатньо, якщо ми візьмемо всього два рядки таблиці, а не перекладатимемо її всю вручну в XML. Назва тега стовпця, що відкриває і закриває, може бути довільним, але в даному випадку для зручності ми вважали за краще просто перекласти російськомовні найменування колонок на англійську мову. Після того, як дані внесені, просто зберігаємо їх через функціонал текстового редактора будь-де на жорсткому диску у форматі XML під назвою «Schema».
- Знову переходимо до програми Excel із вже відкритою таблицею. Переміщуємося у вкладку «Розробник». На стрічці у блоці інструментів "XML"клацаємо по кнопці «Джерело». У полі, що відкрилося, в лівій частині вікна тиснемо на кнопку «Карти XML…».
- У вікні, що клікаємо по кнопці «Додати…».
- Запуститься вікно вибору джерела. Переходимо в директорію розташування схеми складеної раніше, вибираємо її та клацаємо по кнопці «Відкрити».
- Після того, як елементи схеми з'явилися у вікні, перетягуємо їх за допомогою курсору у відповідні осередки найменування стовпців таблиці.
- Клацаємо правою кнопкою миші по отриманій таблиці. У контекстному меню послідовно переходимо за пунктами "XML"і «Експорт…». Після цього зберігаємо файл у будь-якій директорії.
Як бачимо, існують два основні способи конвертації файлів XLS та XLSX у формат XML програмою Microsoft Excel. Перший з них гранично простий і полягає в елементарній процедурі збереження із заданим розширенням через функцію "Зберегти як…". Простота і зрозумілість цього варіанта, безперечно, є перевагами. Але він має один дуже серйозний недолік. Перетворення виконується без урахування певних стандартів, і тому файл, що конвертується таким способом, сторонніми програмами може просто не розпізнаватись. Другий варіант передбачає складання картки XML. На відміну від першого способу таблиця, перетворена за даною схемою, буде відповідати всім стандартам якості XML. Але, на жаль, не кожен користувач зможе швидко розібратися з нюансами цієї процедури.
Працюючи з блочними даними нерідко виникає потреба їх конвертації на інші формати, як кажуть, для кращого взаємодії. У цій статті будуть наведені можливі конвертери XML у XLS. Іншими словами, ми розповімо про способи перетворення одного формату на інший.
Спосіб 1: за допомогою програми Excel
Зважаючи на те, що Excel бездоганно працює з файлами блочного формату, то й розширення XML вона може відкрити без проблем. Так що можна без сорому сказати сказати, що Excel - це конвертер XML в XLS. Розглянемо, як все ж таки перетворити формат за його допомогою:
- Відкрийте Excel.
- На панелі натисніть "Файл".
- Клацніть на опції «Відкрити».
- У вікні «Провідника», що з'явилося, перейдіть в директорію з XML-файлом і відкрийте його.
- Знову відкрийте вкладку «Файл».
- Виберіть «Зберегти як».
- Перейдіть до директорії, до якої потрібно помістити змінений документ.
- У списку «Тип файлу», що випадає, визначте пункт «Книга Excel».
- Збережіть файл, натиснувши кнопку.
Після всіх вищеописаних маніпуляцій файл, який спочатку мав розширення XML, перетвориться на книгу Excel, тобто матиме розширення XLS.
Спосіб 2: опція "Імпорт даних" в Excel
Excel - конвертер XML XLS з двома способами виконання цього завдання. Тому перейдемо безпосередньо до другого варіанту, який передбачає використання опції Імпорт даних. Але перед початком треба включити меню «Розробник», оскільки саме в ньому є потрібний інструмент. Далі потрібно зробити таке:
- Відкрийте програму.
- Перейдіть до меню "Файл".
- Виконайте розділ «Параметри».
- Відкрийте меню "Налаштування стрічки".
- Поставте позначку поруч із рядком «Розробник», який знаходиться у правій області вікна.
- Натисніть кнопку ОК.
Потрібна панель інструментів винесена в інтерфейс програми, а це означає, що ми можемо починати конвертацію:
- Перейдіть на вкладку «Розробник».
- На панелі інструментів виберіть «Імпорт».
- Відкриється вікно, де потрібно вибрати файл формату XML.
- З'явиться вікно із пропозицією створити схему на основі даних. Натисніть кнопку ОК.
- Після цього з'явиться друге вікно, в якому вам потрібно визначитися з місцем розташування таблиці, що імпортується. Клацніть на клітинці A1 і натисніть ОК.
Файл імпортується до програми Excel. Тепер його можна зберегти як XLS. Для цього за аналогією з попередньою інструкцією відкрийте вкладку «Файл», клацніть «Зберегти як», вкажіть директорію, виберіть формат і збережіть.
Спосіб 3: за допомогою інтернет-сервісу
Може статися, що вам знадобиться конвертер XLS в XML для ПДВ, наприклад. В цьому випадку Excel не допоможе, і потрібно звернутися до іншої програми. У даному випадку поговоримо про онлайн-сервіс Convertio:
- У будь-якому браузері перейдіть на головну сторінку цього сервісу.
- Виберіть спосіб завантаження файлу. Якщо він розташований на диску, натисніть кнопку «З комп'ютера» і виберіть його у файловому менеджері. Якщо в «хмарі», виберіть саме сховище, а потім файл.
- Документ доданий та готовий до конвертації. Для цього зі списку праворуч потрібно вибрати формат XML.
- Натисніть кнопку «Перетворити».
Після цього файл буде підготовлений, і вам залишиться лише скачати. Convertio - це не лише конвертер XLS у XML-файли. Він здатний працювати з значною кількістю форматів. Просто завантажуйте файл, а потім вибирайте формат, який хочете його перетворити.
Ось ми й розглянули конвертори XML у XLS і навпаки. Для конвертації XML відмінно підходить програма Excel. Однак вона не може перетворити XLS, тому для цього потрібно вдаватися до інших програм. У цьому випадку це онлайн-сервіс Convertio.
Дані на основі введення опису з тегами або налаштувань програм. Відкрити їх для редагування звичайним подвійним натисканням не виходить. Пов'язано це з тим, що для асоціації з розширенням не встановлено потрібну програму, яка застосовується за умовчанням. Але якщо потрібно отримати легкочитаний файл у вигляді таблиці з можливістю редагування, можна відкрити файл XML в Excel. При цьому не потрібні жодні конвертори, які здатні перетворювати формати між собою. Єдине зауваження: така можливість є лише у версіях Office версії 2003 та вище.
Як відкрити XML в Excel: спосіб перший
Розглянемо імпорт даних на основі версії Excel 2016 року. Перший і найпростіший спосіб полягає в тому, щоб спочатку запустити програму Excel. При старті програма замість вітання та логотипу видасть спеціальне вікно входу, в якому зліва в меню є рядок «Відкрити інші книги».
Після цього використовується пункт огляду, а в новому вікні як формат, що відкривається, вибирається XML. Після цього звичним способом знаходимо потрібний файл і тиснемо кнопку відкриття. У цьому випадку розпізнає не як текстовий документ, що містить описи та теги, а як звичайнісіньку таблицю. Звичайно, дані можна редагувати на свій розсуд, але про це пізніше.
Як відкрити формат XML у Excel: спосіб другий
Практично нічим не відрізняється від першого ще один запропонований метод. Файл XML Excel можна відкрити з файлового меню або використовувати для цього швидке поєднання Ctrl + O.
Знову ж таки, спочатку вибирається тип формату, що підлягає відкриттю, після цього знаходиться потрібний файл і натискається відповідна кнопка.
Відкриття XML: спосіб третій
Є ще кілька методів XML у Excel. Так, у версії програми 2016 можна використовувати меню верхньої панелі, де вибирається розділ «Дані», а потім натискається кнопка отримання зовнішніх даних.
У меню, що випадає, потрібно просто вибрати розділ «З інших джерел» і в новому меню використовувати рядок «З імпорту XML». Після цього слідує стандартна процедура пошуку потрібного файлу з подальшим відкриттям.
Редагування, збереження та експорт
При використанні будь-якого з цих методів користувач отримує структуру таблиці. Редагування відбувається так само, як це робиться зі стандартними файлами XLS. Іноді для зручності редагування та збереження даних доцільно використовувати меню розробників.
У цьому випадку можна імпортувати не весь вміст XML-файлу, а лише те, що дійсно необхідно, вставляючи інформацію у відповідні стовпці та рядки, вказавши як джерело даних саме XML-об'єкт. Але для цього необхідно в самій програмі виконати вхід до облікового запису, використовуючи свою реєстрацію в Microsoft.
Зберегти змінений файл можна відразу в оригінальному форматі, вибравши відповідний тип зі списку. З файлового меню, якщо об'єкт був збережений у «рідному» форматі Excel, можна вибрати функцію експорту, натиснути на зміну типу файлу та встановити як кінцевий формат саме XML.
Якщо користувачеві ліньки займатися подібними перетвореннями, або в роботі він використовує версію Office нижче версії 2003, для відкриття цього формату у вигляді таблиці доведеться використовувати спеціальний конвертор. Таких програм зараз пропонується чимало. У крайньому випадку, якщо це не підходить, без проблем можна звернутися до спеціалізованих онлайн-сервісів, на яких формат буде змінено протягом кількох десятків секунд. Після закінчення таких дій залишиться лише завантажити готовий результат у форматі XLS на жорсткий диск, а потім відкрити його в Excel. Втім, у більшості випадків такі дії не потрібні, оскільки в тому ж Office 2003 можливість прямого відкриття (імпорту) формату XML вже передбачено спочатку. І здається, мало хто сьогодні використовує застарілі офісні продукти Microsoft.
Ті, хто володіє чудовою програмою TextKit, або принаймні чули про неї, (хто не чув, терміново) повинні були помітити серед її можливостей розбір XML-документів у будь-який шаблон. Тобто, якщо у нас є XML документ, ми без проблем готуємо сайт за допомогою ТекстКита.
Залишається одна маленька проблема, як отримати цей XML. Насправді, для створення сайту можна брати готові документи різних партнерок, типу МіксМаркета або Озона . Але про них якось іншим разом. Я розповім, як отримати XML із звичайної XLS-таблиці. Фактично це формат MS Excel.
Володіння цим знанням дозволить нам робити сайти за допомогою ТекстКіту з будь-яких баз в Екселі. Працюватимемо у 2007-му офісі.
1) Завантажуємо надбудову для роботи з XML звідси.
2) Заходимо до головного меню екселю, параметри.
3) У меню вибираємо «Надбудова». Шукаємо пункт «Управління», вибираємо «Надбудови Excel» і тиснемо «Перейти»:
4) У вікні, що відкрилося, через «Огляд» вибираємо потрібний нам файл XmlTools.xlaДодаємо його в панель і активуємо, поставивши галочку навпроти нього.
За замовчуванням цей файл зберігається у наступній папці на жорсткому диску:
\Office Samples\OfficeExcel2003XMLToolsAddin.
5) Якщо ви все зробили правильно, то в "Параметрах" у розділі "Надобудови" ви побачите встановлене розширення:
Тепер беремо наші дані для створення XML документа та працюємо з ними.
1) Тиснемо на кнопку на панелі. Вибираємо перший пункт:
2) У вікні, що з'явилося, вибираємо yes/no якщо наші дані містять / не містять заголовка, в моєму випадку містять, тому переставляю галочку на yes. Тут же затискаємо маленьку піпку, щоб вибрати осередки з даними:
3) Протягуванням вибираємо дані для створення XML - документа. Віджимаємо "піпку" і тиснемо ОК.
Якщо все зробили правильно, то табличка стане синьо-білою, і меню дуже зміниться:
Ну вже майже все. Тепер йдемо у параметри збереження документа і там вибираємо XML – дані.
Власне, ось і все! Ми отримали на виході готовий XML-документ, який без проблем можемо розібрати в парсері. Але про це якось іншим разом 🙂