Перетворення на формат XML. Конвертація файлів XML у формати Excel Як конвертувати файли у xml

Microsoft Excel – зручний інструмент для організації та структурування найрізноманітніших даних. Він дозволяє обробляти інформацію різними методамиредагування масивів даних.

Розглянемо можливості використання його для формування та обробки файлів веб-застосунків. На конкретному прикладі вивчимо основи роботи з XML Excel.

Як створити XML-файл із Excel

XML – стандарт файлу передачі даних у Мережі. Excel підтримує його експорт та імпорт.

Розглянемо створення XML-файлу з прикладу виробничого календаря.

Зробимо таблицю, за якою потрібно створити XML файл Excel і заповнимо її даними.
Створимо та вставимо картку XML з необхідною структурою документа.
Експортуємо дані таблиці у формат XML.

Зберігаємо у XML файл.

Інші способи отримання XML-даних (схеми):

Завантажити з бази даних спеціалізованого бізнес-додатку. Схеми можуть надаватись комерційними сайтами, службами. Прості варіанти знаходяться у відкритому доступі.
Використовуйте готові зразки для перевірки карт XML. У зразках основні елементи, структура XML. Копіюєте - вставляєте в програму "Блокнот" - зберігаєте з потрібним розширенням.

Як зберегти файл Excel у форматі XML

Один із варіантів:

Натискаємо кнопку Office. Вибираємо "Зберегти як" - "Інші формати".
Призначаємо ім'я. Вибираємо місце збереження та тип файлу – XML.

Ще варіанти:

Завантажити конвертер XLC у XML. Або знайти сервіс, за допомогою якого можна експортувати файл онлайн.
Завантажити з офіційного сайту Microsoft надбудову XML Tools Add-in. Вона у безкоштовному доступі.
Відкриваємо нову книгу. Кнопка Office – Відкрити.

Як відкрити XML файл у Excel

Тиснемо ОК. З отриманою таблицею можна працювати, як із будь-яким файлом Excel.

Як перетворити файл XML на Excel

Створену таблицю редагуємо та зберігаємо вже у форматі Excel.

Як зібрати дані з XML файлів в Excel

Принцип збору інформації з декількох файлів XML такий самий, як і принцип перетворення. Коли ми імпортуємо дані до Excel, одночасно передається карта XML. У цю схему можна переносити й інші дані.

Кожен новий файлбуде прив'язуватися до наявної картки. Кожному елементу у структурі таблиці відповідає елемент у карті. Дозволяється лише одна прив'язка даних.

Щоб настроїти параметри прив'язки, відкрийте інструмент «Властивості карти» в меню «Розробник».

Можливості:

Кожен новий файл перевірятиметься програмою Excelна відповідність встановленої карті(якщо поставимо галочку навпроти цього пункту).
Дані можуть оновлюватись. Або нова інформаціядодасться до існуючої таблиці (має сенс, якщо потрібно зібрати дані зі схожих файлів).

Це все ручні способи імпорту та експорту файлів.

За наявності карти XML зробіть таке для імпорту даних XML у зіставлені комірки:

Інші способи імпорту даних XML

Для отримання додаткових відомостей про проблеми див. розділ наприкінці цієї статті.

Імпорт файлу даних XML як XML-таблиці

Імпорт кількох файлів даних XML

Імпорт декількох файлів даних XML як зовнішніх даних

З імпорту даних XML. Excel створить унікальну картку XML для кожного імпортованого файлу даних XML.

Примітка:

Якщо ви використовуєте Excel з підпискою на Office 365, клацніть Дані > Отримати дані > З файлу > З XML.

Якщо ви використовуєте Excel 2016 або раніше версію, на вкладці Данінатисніть кнопку З інших джерел, а потім натисніть З імпорту даних XML.

Виберіть диск, папку або розташування в Інтернеті, де знаходиться файл даних XML (XML-файл), який потрібно імпортувати.

Виберіть файл та натисніть кнопку Відкрити.

У діалоговому вікні Імпорт данихвиберіть один із таких параметрів:

У таблиці XML в існуючій книзі.Вміст файлу імпортується до нової таблиці XML на новому аркуші. Якщо файл даних XML не посилається на жодну схему, Excel створює її на основі цього файлу.

На існуючий аркуш.Дані XML будуть імпортовані до двовимірної таблиці, що складається з рядків і стовпців. Теги XML відображаються як заголовки стовпців, а дані відображаються у рядках під відповідними заголовками. Перший елемент (кореневий вузол) використовується як назва і відображається у вказаній комірці. Інші теги сортуються в алфавітному порядку у другому рядку. У цьому випадку схема не створюється, і ви не можете використовувати картку XML.

На новий аркуш. Excel додає до книги новий аркуш і автоматично поміщає дані XML у його верхній лівий кут. Якщо файл даних XML не посилається на жодну схему, Excel створює її на основі цього файлу.

Щоб налаштувати поведінку даних XML, наприклад прив'язку даних, форматування та макет, натисніть кнопку Властивості. Відкриється діалогове вікно Властивості картки XML. Наприклад, при імпорті даних за умовчанням перезаписуються дані в зіставленому діапазоні, але цю поведінку можна змінити.

Відкриття файлу даних XML для імпорту даних

Найпоширеніші проблеми при імпорті даних XML

Якщо не вдається виконати перевірку даних на відповідність карті XML, виводиться діалогове вікно Помилка імпорту XML. Щоб отримати додаткові відомості про помилку, натисніть кнопку Відомостіу цьому діалоговому вікні. У таблиці нижче описані помилки, які часто виникають при імпорті даних.

Помилка	Пояснення
Помилка під час перевірки схеми	Коли ви вибрали у діалоговому вікні Властивості картки XMLпараметр Перевіряти дані на відповідність схемі при імпорті та експорті, дані були імпортовані, але не перевірені на відповідність зазначеній карті XML.
Деякі дані були імпортовані як текст	Частина імпортованих даних або всі дані були перетворені з оголошеного типу тексту. Щоб використовувати ці дані у обчисленнях, необхідно перетворити їх на числа чи дати. Наприклад, значення дати, перетворене в текст, не буде працювати як потрібно у функції РІК, поки не буде перетворено на тип даних "Дата". Excel перетворює дані в текст у таких випадках: Дані мають формат, який не підтримується Excel. Дані несумісні з внутрішнім уявленням типу даних XSD Excel. Щоб виправити цю проблему, переконайтеся, що дані XML відповідають схемі XML, перевіривши кожне з визначень типу даних.
Помилка розбору XML	Засобу синтаксичного аналізу XML не вдається відкрити цей XML-файл. Переконайтеся, що у XML-файлі відсутні синтаксичні помилки, і XML побудований правильно.
Не вдається знайти карту XML, що відповідає цим даним	Ця проблема може виникнути, якщо для імпорту вибрано кілька файлів даних XML і Excel не вдається знайти відповідну картку XML для одного з них. Імпортуйте схему для файлу, зазначеного в рядку заголовка цього діалогового вікна, спочатку слід, а потім повторно виконайте імпорт файлу.
Не вдається змінити розмір таблиці XML для включення даних	Ви намагаєтеся додати рядки шляхом імпорту або додавання даних до таблиці XML, проте таблицю неможливо розширити. XML-таблицю можна доповнювати лише знизу. Наприклад, відразу під таблицею XML може бути об'єкт, такий як малюнок або навіть інша таблиця, який не дозволяє розширити її. Крім того, можливо, що при розширенні XML-таблиці буде перевищено встановлену в Excel межу за кількістю рядків (1048576). Щоб виправити цю проблему, змініть розташування таблиць та об'єктів на аркуші, щоб XML-таблиця могла доповнюватися знизу.

Вказаний XML-файл не посилається на схему

XML-файл, який ви намагаєтеся відкрити, не посилається на схему XML. Для роботи з даними XML, що містяться у файлі, Excel потрібна схема, яка ґрунтується на його вмісті. Якщо така схема є неправильною або не відповідає вашим вимогам, видаліть її з книги. Потім створіть файл схеми XML та змініть файл даних XML так, щоб він посилався на схему. Щоб отримати додаткові відомості, див. Зіставлення XML-елементів із осередками картки XML .

Примітка:Схему, створену Excel, неможливо експортувати як окремий файл даних схеми XML (XSD-файлу). Хоча існують редактори схем XML та інші способи створення файлів XML, можливо, ви не маєте доступу до них або не знаєте, як ними користуватися.

Виконайте такі дії, щоб видалити з книги схему, створену Excel:

Виникають проблеми при імпорті кількох XML-файлів, які використовують один простір імен, але різні схеми

Працюючи з кількома файлами даних XML і кількома схемами XML стандартним підходом є створення карти XML кожної схеми, зіставлення потрібних елементів, та був імпорт кожного з файлів даних XML у відповідну карту XML. При використанні команди Імпортдля відкриття кількох XML-файлів з одним простором імен можна використовувати лише одну схему XML. Якщо ця команда використовується для імпорту кількох XML-файлів, які використовують один простір імен за різних схем, можна отримати непередбачувані результати. Наприклад, це може призвести до того, що дані будуть перезаписані або файли перестануть відкриватися.

Якщо потрібно імпортувати кілька файлів XML з одним простором імен, але з різними схемами XML, ви можете скористатися командою З імпорту даних XML(Виберіть Дані > З інших джерел). Ця команда дозволяє імпортувати кілька файлів XML з одним простором імен і різними схемами XML. Excel створить унікальну картку XML для кожного імпортованого файлу даних XML.

Примітка:При імпорті кількох XML-файлів, у яких не визначено простір імен, вважається, що вони використовують один простір імен.

XML у Excel і назад, давайте ближче познайомимося з типами цих файлів. Тут слід відразу зазначити, що документи Excelмають безліч форматів, тоді як XML - і є формат файлу. Тому не варто плутати ці два поняття.

Microsoft Excel є потужною програмоюдля обчислень з безліччю корисних функцій

Програма Microsoft Excel є спеціальною утилітою, призначеної для створення та редагування таблиць. З ними ви вже можете робити все, що завгодно: створювати бази, діаграми, формули та інші типи даних. Це дуже потужний інструментТому всі його можливості ми обговорювати не будемо. Сьогодні наша мета дещо інша, і ми не відходитимемо від теми сьогоднішньої дискусії.

Файли XML для більш простого розуміння призначені для зберігання, обміну різних даних між утилітами. Особливо часто цією мовою користуються розмітки при передачі інформації через інтернет. І коли вам потрібно перенести табличні дані з Екселю на сайт, наприклад, вам потрібно буде перетворити свій документ, щоб він правильно відображався. Тому давайте не відтягуватимемо момент істини і відразу приступимо до виконання операції.

Як перетворити Excel на XML

Дорогі друзі, фактично перетворення файлів є досить простим заняттям. Однак, у деяких користувачів можуть виникнути проблеми при перенесенні даних, тому сьогодні ми з вами розглянемо кілька способів здійснення нашого задуму. Тому набираємось терпіння і приступаємо до дій:

Найпростіший спосіб, який може не спрацювати в деяких випадках, це збереження файлу в потрібному форматіу самій програмі Microsoft Excel. Для цього відкрийте необхідний документу цьому додатку. Потім натисніть кнопку "Файл" (розглядається на прикладі Office 2013, в інших версіях процес збереження може дещо відрізнятися) у верхньому лівому куті вікна Екселя, потім пункт "Зберегти як", після чого виберіть місце збереження документа, дайте йому ім'я та у вкладці типу файлу вкажіть "XML дані". Після цього перевірте, чи правильно все вийшло. Якщо ні, то пробуємо такі методи.
Отже, якщо виникає помилка в попередньому випадку, можливо, у вашій копії програми не передбачена підтримка та відповідні надбудови. Щоб їх встановити, перейдіть на сайт компанії Microsoft http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?displaylang=en&id=3108, скачайте та інсталюйте цей файл до себе на комп'ютер або ноутбук. Далі, запустіть програму Microsoft Excel і натисніть на велику кольорову кнопку в лівому верхньому кутку вікна програми (тут ми вже дивимося приклад на версії 2007 року). У блоці, що з'явився, клікніть за параметрами, ліворуч від виходу з утиліти. Тепер зайдіть у пункт надбудов і натисніть кнопку «Перейти» навпроти пункту «Управління». Вискочить діалогове вікно, де потрібно натиснути на огляд і знайти документ, який ви завантажили з сайту Майкрософта раніше. Тепер клацаємо ОК і переходимо в основне вікно програми, де у вас є вкладка XML Tools - за допомогою нього тепер ви спокійно можете створити файл XML з існуючої таблиці. Зберігати його потрібно аналогічно до попереднього пункту.
Якщо вам зовсім не хочеться завантажувати і себе, і свій комп'ютер такою інформацією, можете вдатися до допомоги спеціальних утиліт-конвертерів або онлайн-версій цих програм. Наприклад, ви можете завантажити програму Format Factory, яка дозволить вам здійснити всі необхідні дії. Але варто пам'ятати, що збережені та перетворені таким чином файли не завжди працюють надалі. Тобто під час операції можуть пошкодитися сектори або області в пам'яті документа, що негативно позначиться на ньому - він може не відкритися в XML-редакторі, наприклад. Тому рекомендується використовувати або професійні програмиабо сам Microsoft Excel.

Як перевести XML в Excel

Перш ніж перевести XML в Excel, потрібно його спочатку відкрити. Розглянемо весь цей нетривалий процес нижче. Отже, приступаємо:

Запустіть програму за допомогою ярлика на робочому столі або через меню провідника.
Натисніть «Відкрити інші книги» внизу головної сторінки, якщо ви використовуєте Office В інших версіях процес може дещо відрізнятися.
Далі, натискаємо на «Комп'ютер» або інше місце, де розташований ваш XML-файл, потім клацніть «Огляд» і змініть у вікні тип даних на «Файли XML».
Тепер шукаємо необхідний файлта відкриваємо його в нашій програмі за допомогою однойменної кнопки.
Далі обговоримо те, як перетворити наш документ. Перейдіть на вкладку розробника, а потім натисніть кнопку імпорту.
У вікні потрібно буде знову знайти і вибрати наш документ, над яким ви і хочете зробити дію, потім натискаємо кнопку «Імпорт».
Потім налаштовує все під себе: область для імпорту, місце збереження та інші параметри. Після чого ви отримаєте таблицю, яку пізніше можна зберегти в потрібному вам форматі. Як бачите, нічого складного нема.

Підіб'ємо підсумки

Дорогі читачі, сьогодні ми з вами дізналися не тільки як перетворити файли XML на Excel і назад, але і як створити та відкрити їх при несумісності версій. Сподіваємось, що у вас все вийшло і більше не залишилося жодних питань. Не забуваємо ділитися у коментарях своєю думкою та досвідом: можливо, ви знаєте простий спосіб конвертації. Розкажіть іншим користувачам, чи вдалося перекласти один тип документа. Якщо спрацювало, то поділіться тим, яким способом ви скористалися.

XML є одним з найпоширеніших форматів для зберігання даних та обміну ними між різними додатками. З даними працює та програма Microsoft Excel, тому дуже актуальним є питання конвертації файлів зі стандарту XML формати Excel. З'ясуємо, як зробити цю процедуру у різний спосіб.

XML-файли написані спеціальною мовою розмітки чимось схожим на HTML веб-сторінок. Тому ці формати мають досить подібну структуру. Водночас, Ексель – це насамперед програма, яка має кілька «рідних» форматів. Найвідоміші з них: Книга Excel (XLSX) та Книга Excel 97 – 2003 (XLS). З'ясуємо основні способи конвертації файлів XML у ці формати.

Спосіб 1: вбудований функціонал Excel

Програма Excel працює з файлами формату XML. Вона може відкривати їх, змінювати, створювати, зберігати. Тому найпростіший варіант поставленої перед нами завдання - це відкрити даний об'єкт і зберегти його через інтерфейс програми у вигляді документів XLSX або XLS.

На цьому процедура конвертації файлу XML у формат Excel через інтерфейс програми завершено.

Спосіб 2: імпорт даних

Вищеописаний спосіб підходить лише для файлів XML із найпростішою структурою. Складніші таблиці при конвертації в такий спосіб можуть бути переведені некоректно. Але існує ще один вбудований інструмент Excel, який допоможе коректно зробити імпорт даних. Він розташований у «Меню розробника», яке за замовчуванням вимкнено. Тому насамперед його потрібно активувати.

Таким чином, конвертація у потрібному для нас напрямку буде здійснена з максимально коректним перетворенням даних.

Спосіб 3: онлайн-конвертер

Тим користувачам, у яких з якоїсь причини не встановлена на комп'ютері програма Ексель, але тим, хто потребує термінового перетворення файлу з формату XML в EXCEL, можна скористатися одним із безлічі спеціалізованих онлайн-сервісів для конвертації. Одним із найбільш зручних сайтів подібного типу є Convertio.

Даний варіант може послужити гарним підстрахуванням у разі відсутності доступу до стандартним інструментамдля переформатування за цим напрямком.

Як бачимо, в самому Екселі є вбудовані інструменти, що дозволяють перетворити файл формату XML на один із «рідних» форматів цієї програми. Найпростіші екземпляри можна легко конвертувати через звичайну функцію «Зберегти як…». Для документів із складнішою структурою існує окрема процедура перетворення через імпорт. Ті користувачі, які з будь-якої причини не можуть скористатися цими інструментами, мають можливість виконати завдання за допомогою спеціалізованих онлайн-сервісів для конвертації файлів.

Розглянемо процедуру перетворення об'єкта бази даних на формат XML:

У вікні бази даних виділіть необхідний об'єкт клацанням лівої кнопки миші та виберіть команду Файл, Експорт(File, Export) або клацніть по об'єкту правою кнопкою та виберіть контекстному менюкоманду Експорт(Export).
З'явиться діалогове вікно Експорт об'єкту(Export To). У списку, що розкривається Типи(Save as type) виділіть елемент Документи XML(XML Documents). У полі Ім'я файлу(File name) введіть назву документа HTMLта натисніть кнопку Експорт(Export).
З'явиться діалогове вікно Експорт XML (Export XML) (рис. 12.9).
Це діалогове вікно містить три прапорці для трьох складових документа XML: даних, схеми даних та подання даних (про них див. Розд. "Формат XML у Microsoft Office 2002" цього розділу).Встановіть прапорці для частин документа XML, які необхідно отримати в результаті експорту. Наприклад, якщо встановити одночасно прапорці дані (XML)(Data (XML)) та схема даних(Schema of the data), то схема даних буде експортована та збережена окремо від файлу даних XML, у файлі XSD. Для таблиць можна експортувати лише дані або їх структуру або дані та структуру разом і не експортувати представлення таблиці у вигляді Web-сторінки: прапорець презентація даних(XSL) (Presentation of your data (XSL)) можна зняти.

Мал. 12.9.Діалогове вікно Експорт XML

Зауваження

Прапорець даних (XML) слід скинути лише в тому випадку, якщо ви хочете експортувати лише нове уявлення об'єкта бази даних, а дані були експортовані до файлу XML раніше. Інакше при відкритті отриманої Web-сторінки буде видано повідомлення про помилку підключення до джерела даних, а сторінка виявиться практично порожньою.

Щоб встановити додаткові параметри перетворення, натисніть кнопку Додатково(Advanced) (рис. 12.10).

Мал. 12.10.Вкладка Данідіалогового вікна Експорт XML

Крім того, це діалогове вікно містить ще дві вкладки для двох складових документа XML, що залишилися: схеми даних і подання даних. На кожній із цих вкладок можна встановити прапорець, що дозволяє експортувати відповідну частину документа XML, вказати шлях та ім'я файлу, в якому буде збережено цю частину документа, та задати деякі додаткові параметри:
- на вкладці Дані(Data) за допомогою розкривного списку Кодування(Encoding) можна вибрати кодування для збереження вмісту сторінки;
- на вкладці Схема(Schema) за допомогою перемикачів можна вибрати, чи експортувати структуру даних в окремий файл XSD або впровадити її у файл XML разом із даними;

Мал. 12.11.Звіт "Рахунок", відкритий у базі даних

на вкладці Презентація(Presentation) за допомогою перемикачів можна вибрати формат представлення Web-сторінки: оброблюваний на стороні клієнта HTML або сервері ASP. Якщо об'єкт, що експортується, містить малюнки, які необхідно включити в результуючий документ, можна вказати ім'я папки, в якій вони розташовані. На цій вкладці є поле для введення імені файлу XSL з описом оформлення сторінки. Якщо вказаний файлне існує, Access 2002 створить файл у форматі XSL описом зовнішнього представлення документа (розробник може використовувати його надалі як основу для розробки файлу у форматі XSLT для перетворення документа XML на інший формат).

Якщо потрібно додаткова інформаціяЩоб подати дані у форматі XML, натисніть кнопку Довідка(Help). Інформацію про розробку та перетворення документів XML можна знайти на веб-сайті Microsoft для розробників: http://msdn.microsoft.com/ .

Мал. 12.12.Звіт "Рахунок", дані якого перетворені на формат XML, відкритий у Internet Explorer

Натисніть кнопку ОК.
Якщо запропоновані параметри перетворення не були змінені, в результаті буде створено три файли: XML - з даними, XSL - зі стилями та НТМ - з поданням перетвореного об'єкта. Щоб відкрити отриману веб-сторінку, потрібно відкрити в Internet Explorer файл НТМ або ASP, залежно від того, який формат представлення був вибраний.

На жаль, підлеглі форми та звіти, а також пов'язані малюнки не будуть додані до документ XMLотриманий з об'єкта бази даних. Однак прості об'єкти з впровадженими малюнками, експортовані у формат XML, виглядатимуть практично так само, як вихідні в Access. Ви можете переконатися в цьому, порівнявши, наприклад, вихідний і перетворений на формат XML звіт "Рахунок" (Invoice) з бази даних "Борей" (Northwind) (рис. 12.11 і 12.12).

Якщо даних у джерелі даних вибраного об'єкта багато, завантаження веб-сторінки в програму перегляду Інтернету може зайняти значний час.