ВЫДЕЛЕНИЕ СТРОК

ВЫДЕЛЕНИЕ ЯЧЕЕК С ЧИСЛАМИ

ПРИОРИТЕТ ПРАВИЛ

Для проверки примененных к диапазону правил используйте Диспетчер правил условного форматирования (Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Управление правилами ).

Когда к одной ячейке применяются два или более правил Условного форматирования , приоритет обработки определяется порядком их перечисления в Диспетчере правил условного форматирования . Правило, расположенное в списке выше, имеет более высокий приоритет, чем правило, расположенное в списке ниже. Новые правила всегда добавляются в начало списка и поэтому обладают более высоким приоритетом, однако порядок правил можно изменить в диалоговом окне при помощи кнопок со стрелками Вверх и Вниз .

Например, в ячейке находится число 9 и к ней применено два правила Значение ячейки >6 (задан формат: красный фон) и Значение ячейки >7 (задан формат: зеленый фон), см. рисунок выше. Т.к. правило Значение ячейки >6 (задан формат: красный фон) располагается выше, то оно имеет более высокий приоритет, и поэтому ячейка со значением 9 будет иметь красный фон. На Флажок Остановить, если истина можно не обращать внимание, он устанавливается для обеспечения обратной совместимости с предыдущими версиями EXCEL, не поддерживающими одновременное применение нескольких правил условного форматирования. Хотя его можно использовать для отмены одного или нескольких правил при одновременном использовании нескольких правил, установленных для диапазона (когда между правилами нет конфликта). Подробнее можно .

Если к диапазону ячеек применимо правило форматирования, то оно обладает приоритетом над форматированием вручную. Форматирование вручную можно выполнить при помощи команды Формат из группы Ячейки на вкладке Главная . При удалении правила условного форматирования форматирование вручную остается.

УСЛОВНОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ и ФОРМАТ ЯЧЕЕК

Условное форматирование не изменяет примененный к данной ячейке Формат (вкладка Главная группа Шрифт, или нажать CTRL+SHIFT+F ). Например, если в Формате ячейки установлена красная заливка ячейки, и сработало правило Условного форматирования, согласно которого заливкая этой ячейки должна быть желтой, то заливка Условного форматирования "победит" - ячейка будет выделены желтым. Хотя заливка Условного форматирования наносится поверх заливки Формата ячейки, она не изменяет (не отменяет ее), а ее просто не видно.

ОТЛАДКА ПРАВИЛ УСЛОВНОГО ФОРМАТИРОВАНИЯ

Чтобы проверить правильно ли выполняется правила Условного форматирования, скопируйте формулу из правила в любую пустую ячейку (например, в ячейку справа от ячейки с Условным форматированием). Если формула вернет ИСТИНА, то правило сработало, если ЛОЖЬ, то условие не выполнено и форматирование ячейки не должно быть изменено.

Вернемся к задаче 3 (см. выше раздел об относительных ссылках). В строке 4 напишем формулу из правила условного форматирования =A1

В тех столбцах, где результат формулы равен ИСТИНА, условное форматирование будет применено, а где ЛОЖЬ - нет.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ В ПРАВИЛАХ ССЫЛОК НА ДРУГИЕ ЛИСТЫ

До MS Excel 2010 для правил Условного форматирования нельзя было напрямую использовать ссылки на другие листы или книги. Обойти это ограничение можно было с помощью использования . Если в Условном форматирования нужно сделать, например, ссылку на ячейку А2 другого листа, то нужно сначала определить имя для этой ячейки, а затем сослаться на это имя в правиле Условного форматирования . Как это реализовано См. файл примера на листе Ссылка с другого листа .

ПОИСК ЯЧЕЕК С УСЛОВНЫМ ФОРМАТИРОВАНИЕМ

• на вкладке Главная в группе Редактирование щелкните стрелку рядом с командой Найти и выделить ,
• выберите в списке пункт Условное форматирование .

Будут выделены все ячейки для которых заданы правила Условного форматирования.

ДРУГИЕ ПРЕДОПРЕДЕЛЕННЫЕ ПРАВИЛА

В меню Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Правила выделения ячеек разработчиками EXCEL созданы разнообразные правила форматирования.

Чтобы заново не изобретать велосипед, посмотрим на некоторые их них внимательнее.

• Текст содержит… Приведем пример. Пусть в ячейке имеется слово Дрель Текст содержит …Если в качестве критерия запишем ре (выделить слова, в которых содержится слог ре ), то слово Дрель будет выделено.

Теперь посмотрим на только что созданное правило через меню Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Управление правилами...

Как видно из рисунка выше, Условное форматирование можно настроить выделять не только ячейки, содержащие определенный текст, но и не содержащие , начинающиеся с и заканчивающиеся на определенный текст. Кроме того, в случае условий содержит и не содержит возможно применение .

Пусть снова в ячейке имеется слово Дрель . Выделим ячейку и применим правило Текст содержит … Если в качестве критерия запишем р?, то слово Дрель будет выделено. Критерий означает: выделить слова, в которых содержатся слога ре, ра, ре и т.д. Надо понимать, что также будут выделены слова с фразами р2, рм, рQ , т.к. знак? означает любой символ. Если в качестве критерия запишем ?????? (выделить слова, в которых не менее 6 букв), то, соответственно, слово Дрель не будет выделено. Можно, конечно подобного результата добиться с помощью формул с функциями ПСТР() , ЛЕВСИМВ() , ДЛСТР() , но этот подход, согласитесь, быстрее.

• Повторяющиеся значения… Это правило позволяет быстро настроить Условное форматирование для отображения и повторяющихся значений. Под уникальным значением Условное форматирование подразумевает неповторяющееся значение, т.е. значение которое встречается единственный раз в диапазоне, к которому применено правило. Чтобы выделить уникальные значения (т.е. все значения без их повторов), то см. .
• Дата… На рисунке ниже приведены критерии отбора этого правила. Для того, чтобы добиться такого же результата с помощью формул потребуется гораздо больше времени.

• Значение ячейки. Это правило доступно через меню . В появившемся окне выбрать пункт форматировать ячейки, которые содержат. Выбор опций позволит выполнить большинство задач, связанных с выделением числовых значений.

Советую также обратить внимание на следующие правила из меню Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Правила отбора первых и последних значений.

• Последние 10 элементов .

Задача4 . Пусть имеется 21 значение, для удобства . Применим правило Последние 10 элементов и установим, чтобы было выделено 3 значения (элемента). См. файл примера , лист Задача4 .

Слова "Последние 3 значения" означают 3 наименьших значения. Если в списке есть повторы, то будут выделены все соответствующие повторы. Например, в нашем случае 3-м наименьшим является третье сверху значение 10. Т.к. в списке есть еще повторы 10 (их всего 6), то будут выделены и они.

Соответственно, правила, примененные к нашему списку: "Последнее 1 значение", "Последние 2 значения", ... "Последние 6 значений" будут приводить к одинаковому результату - выделению 6 значений равных 10.

Применение правила "Последние 7 значений" приведет к выделению дополнительно всех значений равных 11, .т.к. 7-м минимальным значением является первое сверху значение 11.

Аналогично можно создать правило для выделения нужно количества наибольших значений, применив правило Первые 10 элементов .

• Последние 10%

Рассмотрим другое родственное правило Последние 10% .

Обратите внимание, что на картинке выше не установлена галочка "% от выделенного диапазона". Эта галочка устанавливается либо в ручную или при применении правила Последние 10% .

В этом правиле задается процент наименьших значений от общего количества значений в списке. Например, задав 20% последних, будет выделено 20% наименьших значений.

Попробуем задать 20% последних в нашем списке из 21 значения: будет выделено шесть значений 10 (См. файл примера , лист Задача4) . 10 - минимальное значение в списке, поэтому в любом случае будут выделены все его повторы.

Задавая проценты от 1 до 33% получим, что выделение не изменится. Почему? Задав, например, 33%, получим, что необходимо выделить 6,93 значения. Т.к. можно выделить только целое количество значений, Условное форматирование округляет до целого, отбрасывая дробную часть. А вот при 34% уже нужно выделить 7,14 значений, т.е. 7, а с учетом повторов следующего за 10-ю значения 11, будет выделено 6+3=9 значений.

ПРАВИЛА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ФОРМУЛ

Создание правил форматирования на основе формул ограничено только фантазией пользователя. Здесь рассмотрим только один пример, остальные примеры использования Условного форматирования можно найти в этих статьях: ; ; ; .

Предположим, что необходимо выделять ячейки, содержащие ошибочные значения:

• Выделите ячейки, к которым нужно применить Условное форматирование (пусть это ячейка А1 ).
• Вызовите инструмент Условное форматирование (Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Создать правило )
• Выберите Использовать формулу для определения форматируемых ячеек

• В поле «Форматировать значения, для которых следующая формула является истинной » введите =ЕОШ(A1) – если хотим, чтобы выделялись ячейки, содержащие ошибочные значения, т.е. будут выделены #ЗНАЧ!, #ССЫЛКА!, #ДЕЛ/0!, #ЧИСЛО!, #ИМЯ? или #ПУСТО! (кроме #Н/Д)
• Выберите требуемый формат, например, красный цвет заливки.

Того же результата можно добиться по другому:

• Вызовите инструмент Условное форматирование (Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Создать правило )
• Выделите пункт Форматировать только ячейки, которые содержат ;
• В разделе Форматировать только ячейки, для которых выполняется следующее условие: в самом левом выпадающем списке выбрать Ошибки.

Комментарии

Татьяна (не проверено)

Татьяна (не проверено)

Creator

Опять я. (не проверено)

Creator

Татьяна (не проверено)

Creator

Александр 555 (не проверено)

Creator

Условное форматирование – это очень полезная функция в Excel, которая позволяет отформатировать числовые данные или текст в таблице, в соответствии заданным условиям или правилам. Благодаря ему, взглянув на нужные ячейки, Вы сразу сможете оценить значения, так как все данные будут представлены в удобном наглядном виде.

Кнопка «Условное форматирование» находится на вкладке «Главная» в группе «Стили» .

Кликнув по ней, откроется меню с видами условного форматирования. Давайте разберемся с ними более подробно.

Выделение ячеек

В данном случае мы можем сравнить числовые данные выделенного диапазона ячеек с определенным заданным числом, или с другим диапазоном. Сравнивать можно не только числа, но и текст, и даты.

Пример

Сравним все числа в выбранном диапазоне и если есть повторы, закрасим блоки с ними в определенный цвет. Нажимаем «Условное форматирование» – «Правила выделения ячеек» – «Повторяющиеся значения» . В списке выбираем «повторяющиеся» и тип заливки. Теперь все повторы в столбце выделены цветом. Как видите, в примере несколько раз встречаются шестерки и восьмерки.

Теперь давайте сравним данные в первом диапазоне со вторым, и если число в первом будет меньше, выделим прямоугольничек цветом. Выбираем из списка «Меньше» . Дальше делаем относительную ссылку на второй столбец: кликаем мышкой по первому числу. Доллар перед F значит, что сравнивать будем именно с этим столбцом, но в разных ячейках. В результате, все блоки в первом столбце, где числа записаны меньше, чем во втором, выделены цветом.

Еще можно применить форматирование к текстовым данным. Для этого выберите из списка «Текст содержит» . Например, выделим все имена, которые начинаются с «В» – то есть сам блок и текст будут окрашены в выбранный цвет.

Отбор первых и последних значений

Используя данный пункт можно выделить ячейки, которые относятся к первым или последним элементам, в соответствии заданному числу или проценту.

Пример

Зададим форматирование для тех блоков, значение в которых выше среднего в выделенной области. Выбираем из списка «Выше среднего» . Соответствующие прямоугольнички и текст в них будут выделены.

Гистограммы

Они показывают информацию в блоке в виде гистограммы. Ячейка принимается за 100%, которому соответствует максимальное число в выбранном диапазоне. Если значение в блоке будет отрицательное – гистограмма делится на половину, имеет другую направленность и цвет.

Пример

Отобразим число для каждого выделенного блока в виде гистограммы. Выбираем любой из предложенных способов заливки.

Теперь давайте представим, что минимальное число для построения гистограммы должно быть 5. Выделяем нужный диапазон, кликаем по кнопочке «Условное форматирование» и выбираем из списка «Управление правилами» .

Откроется следующее окно. В нем можно создать новое правило для выделенных ячеек, изменить или удалить нужное из списка. Выбираем «Изменить правило» .

Внизу окна можно изменить описание для него. Ставим «Минимальное значение» – «Число» , и в поле «Значение» пишем «5» . Если Вы не хотите, чтобы в ячейках отображались числа, поставьте галочку в пункте «Показывать только столбец» . Здесь же можно изменить цвет и тип заливки.

В результате минимальное число для выделенных ячеек «5» , а максимальное выбирается автоматически. Как видно в примере, в блоках, где число меньше пяти: 4, -7, -8, или равно ему гистограмма просто не отображается.

Цветовые шкалы

Теперь разберем четвертый пункт. В данном случае, ячейка заливается цветом, который зависит от числа, которое в ней записано.

Если открыть окно «Изменение правила форматирования» , как описано в предыдущем пункте, можно выбрать «Стиль формата» , «Цвет» заливки, максимальное и минимальное значение для выбранного диапазона.

Например, в поле «Минимальное значение» я поставила «3» . Выбранная область будет выглядеть следующим образом – блоки, значения в которых ниже 4-ох будут просто не закрашены.

Наборы значков

В ячейку, в соответствии с ее значением, будет вставлен определенный значок.

Открыв окно «Изменение правила форматирования» , можно выбрать «Значение» и «Тип» для чисел, которым будет соответствовать каждый значок.

Как удалить

Если Вам нужно удалить условное форматирование для определенного диапазона (и не только), кликните по кнопочке «Удалить правила» и выберите нужный пункт из меню.

Как создать новое правило

Кнопка «Создать правило» позволит создать новые необходимые условия для выбранного диапазона.

Пример

Предположим, есть небольшая табличка, которая представлена на рисунке выше. Создадим для нее различные правила. Если числа в диапазоне выше «0» – закрасим блоки в желтый цвет, выше «10» – в зеленый, выше «18» – в красный.

Для начала, нужно выбрать тип – «Форматировать только ячейки, которые содержат» . Теперь в поле «Измените описание правила» задаем значение, выбираем цвет ячейки и нажимаем «ОК» . Создаем, таким образом, три правила для выделенного диапазона.

Таблица в примере отформатирована следующим образом.

Как управлять правилами

Если у вас в документе уже есть условное форматирование и для него заданы определенные условия, но нужно их изменить, то давайте рассмотрим, как управлять ими. Для этого выделяем этот же диапазон и кликаем по кнопочке «Управление правилами» .

Каждый менеджер, бухгалтер или даже самый обычный пользователь не раз сталкивался с великолепными возможностями Excel 2010, позволяющей быстро и удобно работать с таблицами. Данная версия программы отличается расширенными возможностями условного форматирования сводных таблиц, что улучшает весь рабочий процесс.

Мы имеем функционал визуализации, предоставляющий возможность использовать в ячейках гистограммы, разнообразные значки и всевозможные цветовые шкалы. Теперь можно легко создать окошко в стиле управляющей консоли, что облегчает поиск информации. Также теперь этот тип форматирования начал успешно применятся в сводных таблицах, точнее говоря – к их структуре (а не только к данным). Описанный ниже способ подойдет даже тем, кто просто собирается купить новую стиральную машинку и выбирает модель.

Приведем простейший пример сводной таблицы, описывающий объемы продаж какого-то товара по регионам:

Теперь, опираясь на эти данные, создадим графический отчет объемов продаж за каждый временной период, чтобы облегчить восприятие информации. Естественно, можно воспользоваться сводной диаграммой, но хорошо подходит и условное форматирование в Excel 2010.

Самый простой вариант – использовать цветовые шкалы. Для этого выделяем поле «Объем продаж», охватывая все периоды. Осталось открыть вкладку «Главная», где нажимаем кнопку «Условное форматирование» (если вы вдруг используете английскую версию, то данная функция называется «Conditional Formatting»). Наведите курсор на «Гистограммы».

Имеющийся набор градиентной и сплошной заливки, по сути своей, напоминает стандартную горизонтальную гистограмму. И если сейчас использовать фильтрацию данных любой графы в пределах области действия фильтра, то мы заметим динамическое изменение гистограмм.

Excel 2010 уже имеет значительное количество полностью готовых сценариев форматирования, значительно экономящих рабочее время. Для создания описанных выше гистограмм, кстати, программа применяет алгоритм, самостоятельно определяющий максимальное и минимальное значения диапазона выбранных ячеек и только потом форматирует их, опираясь на обработанную информацию.

Итак – готовые сценарии, способные помочь в большинстве ситуаций:

— первые 10 элементов;

— последние 10 элементов;

— первые 10%;

— последние 10%;

— больше среднего;

— меньше среднего.

Удаление уже используемого условного форматирования в Excel 2010 происходит по следующей схеме: в сводной таблице переходим на вкладку «Главная», нажимаем на «Условное форматирование», далее «Стили», и в выпадающем меню используем команду «Удалить правила» — «Удалить правила из этой сводной таблицы» (в английском варианте – «Clear Rules» и «Clear Rules from this PivotTable»).

Впрочем, можно легко создавать собственные правила форматирования.

Данная таблица – усложненный вариант первой, так что сразу переходим к примеру. Давайте отследим объем продаж и выручку за час. Мы будем использовать условное форматирование Excel 2010 для ускорения поиска совпадений и различий. Выделяем «Объем продаж». Далее по стандартной процедуре активируем сценарий («Главная» — «Условное форматирование»), но выбираем не готовый вариант, а функцию «Создать правило» (или «New Rule»).

Именно здесь можно определить ячейки, на которые будете применяться условное форматирование в Excel 2010, тип используемого правила и, собственно, параметры форматирования. Сначала задаются ячейки, и здесь есть достаточно простой выбор:

— выделенные («Selected Cells»);

— входящие в столбец «Объем продаж» («All Cells Showing «Sales_Amount» Values»), включая промежуточные и общие итоги. Данный вариант, кстати, хорошо подходит для анализа тех данных, которые требуют определения среднего, процентного соотношения или иными величинами, так или иначе являющимися разными уровнями одной величины;

— входящие в категорию «Объем продаж» только для «Рынка сбыта» («All Cells Showing «Sales_Amount» Values for «Market»»). Данный вариант полностью исключает общие и промежуточные итоги, что удобно для анализа некоторых отдельных значений.

Отметим, что команды «Объем продаж», «Рынок сбыта» при создании правил меняются в зависимости от имеющихся рабочих таблиц.

По нашему примеру самым выгодным является вариант «3», поэтому используется такой вариант:

При выборе правила (раздел «Выбрать правило» или «Select a Rule Туре») указываем именно то, которое и отвечает нашим требованиям.

Это может быть:

— «Форматирование ячеек на основании значений» («Format All Cells Based on Their Values»). Используется для форматирования ячеек, которые соответствуют используемому диапазону значений. Лучше всего подходит для определения самых разных отклонений, если приходиться работать с огромным набором данных.

— «Форматирование ячеек содержащих» («Format Only Cells That Contain»). Форматирует ячейки, отвечающие подходящим условиям. В данном случае сравнение значений форматированных ячеек с обычными не происходит. Используется для сравнения общего набора данных с указанной ранее характеристикой.

— «Форматирование первых и последних значений» («Format Only Top or Bottom Ranked Values»).

— «Форматировать значения ниже или выше среднего» («Format Only Values That Are Above or Below the Average»).

— «Использовать формулу определения форматируемых ячеек» («Use a Formula to Determine Which Cells to Format»). Здесь уже условия условного форматирования опираются на формулу, заданную самим пользователем. Если значение ячейки (из подставленных в формулу) приходит со значением «true», то к ячейке применяют форматирование. В случае со значением «false» форматирование не применяется.

Применение гистограмм, наборов значков и цветовых шкал возможно только тогда, когда форматирование выделенных ячеек происходит на основании значений, занесенных в них. Для этого устанавливаем первый переключатель на «Форматирование всех ячеек на основании значений» («Format All Cells Based on Their Values»). Для обозначения проблемных областей можно использовать набор значков, что также хорошо подходит для данного сценария.

Ну и осталось определить точные параметры нашего форматирования. Здесь пригодится раздел «Изменения описания правила» («Edit the Ruie Description»). Для добавления значков в проблемные ячейки, мы используем выпадающее меню «Стиль формата» («Format Style») и выбираем «Наборы значков» («Icon Sets»).

В списке «Стиля значка» остается выбрать значение «3 знака» Это хорошо подойдет, если имеющуюся таблицу невозможно полностью раскрасить. В результате в окошке у нас должно получиться следующее:

При такой конфигурации Excel самостоятельно будет добавлять в ячейки значки, при этом следуя функции:

>=67, >=33 и <33.

Это позволит распределить значки сразу по 3 категориям, что визуально облегчит получение информации при работе с таблицей.

Добавим, что в каждом случае граничные значения могут легко изменяться, а в примере просто использованы значения «по умолчанию».

Осталось только применить наши правила к таблице. В результате она изменится вот так:

Осталось применить это же правило к столбцу «Выручка за час».

Но не спешите сразу же закрывать пример – лучше его проанализировать. Ведь любой более-менее опытный менеджер сразу же заметит взаимосвязь между выручкой за час и общим доходом. Например, отвечающий за рынок сбыта в Далласе определит, что у него объем продаж является минимальным, хоть выручка за час и является самой большой. Это позволяет прийти к выводу, что для его рынка выручка за час слишком высока.

У его коллеги из Нью-Йорка, между тем, ситуация иная. При его высоком общем уровне дохода часовая выручка является минимальной. И это уже является проблемой, несмотря на большой отрыв в плане общего дохода.

Для чего было последнее пояснение? Просто для наглядного примера, насколько условное форматирование в Excel 2010 облегчает восприятие разной информации. Обладая необходимыми навыками в создании фильтров форматирования, можно быстро получать необходимую информацию.

С выходом новой версии программы для ПК Microsoft Office появились и новые возможности. Разработчики доработали некоторые компоненты, сделали еще более удобным работу с программами. Нельзя обойти вниманием и Excel 2010 и новые возможности инфографики в нем. Поэтому в данной статье мы на примере расскажу вам, как работать с новыми компонентами Excel 2010.

Условное форматирование таблицы в Excel 2010

Не всегда удобно просматривать большое число значений и сравнивать их с плановыми. Предположим, что объем выручки на каждого менеджера в месяц должен составлять не менее 100 000 рублей. Но не обязательно оценивать показатели вручную, просматривая каждое значение, проще довериться встроенному компоненту Excel . Выделим область данных. Переходим во вкладку «Вставка - Условное форматирование - Набор значков» из выпадающего меню выбираем понравившийся шаблон, мне нравиться светофор, так как с ним очень удобно работать. После выбора шаблона перед нами появится окно «Создание правил форматирования». Здесь необходимо напротив этих самых значков ввести данные, при превышении которых работа сотрудника оценивается как: отличная, удовлетворительная и неудовлетворительная. Данные вводятся в параметр «Значение» напротив каждого из кружков, а поле «Тип» в данном случае необходимо изменить с «Процент» на «Числа». Мною были заданы следующие параметры: 110, 90. Третий параметр задается автоматически, он оценивается как все значения меньше удовлетворительного. Нажимаем кнопку «Ок».

В ячейках всех значений появились кружки трех различных цветов. На основе, представленной в таком виде информации намного проще оценить работу менеджеров за определенный период времени. Мы можем сравнить качество работы сотрудников, определить кто из работников добивается наиболее выдающихся результатов, а кто наоборот требует к себе пристального внимания.

Но это еще не последний способ условного форматирования данных. В появились такие инфографические элементы как «Гистограммы» и «Цветовые шкалы». Рассмотрим их более подробно. Выделим значения в ячейках и переедем «Вставка – Условное форматирование - Гистограммы». В выпадающем меню появится список шаблонов, при наведении на любой из них происходит пред просмотр результата. Выбираем понравившуюся цветовую схему и видим, что ячейки залиты горизонтальными столбцами разной величины. Они отображают в графическом виде те значения, которые присутствуют в ячейках. Если число будет введено со знаком минус, то график сместится в противоположную сторону от ячейки, указывая на отрицательные величины.

Компонент «Цветовые шкалы» заливает ячейки тем цветом, который соответствуют значению, введенному в нее. К примеру, наименьшие значения будет залиты в красный цвет, средние в желтый, а наибольшие в зеленый. Цветовая схема может быть подобрана вами индивидуально, но суть примерно остается тоже, что при использовании «Набор значков».

Срезы и не только

Но это еще не все способности визуализации данных, включенные в пакет . Рассмотрим еще такую удобную функцию как «Срезы». Выбранные работники отработали в компании весьма внушительный срок и сложно при формировании сводной таблицы выделить ту или иную дату. Есть два способа обращения к определённой дате. Когда мы строим сводную таблицу в правой части у нас расположены элементы, которые мы можем разместить в различные поля. Обращаемся к элементу «Даты» и вызываем выпадающее меню, путем нажатия на маркер со стрелочкой. Находим пункт «Фильтр по дате». Открывается огромный список с различными вариантами форматирования, но нам нужна помесячная сортировка. Открываем «Все даты за период» и выбираем «Октябрь». Сводная таблиц значительно сократилась, в ней остались значения только за октябрь. Это первый способ выборки данных.

Второй способ организуется с помощью новой функции «Срез», интересного инструмента анализа цифровых данных. Перейдем к «Вставка - Срез». Открывается окно «Вставка среза» в нем нужно отметить тот показатель, по которому будет производиться выборка значений, то есть колонку таблицы, по которой вы сможете посмотреть срезы своего отчета. Отмечаем «Даты» и нажимаем кнопку «Ок». На листе отобразится рамка с записанными в нее значениями.

Перетащим ее в любое удобно для нас место и отрегулируем ее размер таким образом, чтобы можно было видеть все представленные в ней значения. Так же можно изменить цвет среза, все шаблоны отображаются на верхней панели. Теперь мы можем одним кликом выбрать определенную дату, и увидеть каких результатов за эти дни добились сотрудники. Данная функция на порядок удобнее, чем «Фильтр по дате», так как она более гибкая. В ней вы можете выбрать сразу несколько значений, по которым будет идти выборка.

Инфокривые

Следующий способ визуального анализа данных – это инфокривые. Делаем активной свободную ячейку напротив строк с данными. Во вкладке «Вставка» находим раздел «Инфокривые» (в моей версии они назывались почему-то «Сперклайны»). Выделяем диапазон данных – это будет наша строка, и нажимаем кнопку «Ок». Вы можете увидеть, как в выбранной нами ячейке построился мини график, это и есть инфокривая.

Растянем эту ячейку на все остальные строки, потянув за край с точкой или сделав двойной клик на нем. При желании вы можете изменить стиль инфокривой, его выбор осуществляется на верхней панели в режиме конструктора инфокривой. Полученный график позволяет увидеть тенденцию, тренд. При огромном количестве данных инфокривая дает общий визуальный анализ всего множества. По ней с легкостью можно определить пики и падения, начало роста или его замедление.

Инфокривые бывают трех типов: «График» - как раз его мы и рассматривали; «Столбец» - отображает данные в виде маленьких столбцов, наглядно показывая максимальные и минимальные значения; «Выигрыш/проигрыш» - ячейка как бы разделяется на де части, в нижней части размещаются квадраты с отрицательными значениями, в верхней с положительными, ноль не отображается вовсе.

Вывод

В данной статье мы не только научились быстро оформлять таблицу, но и проводить визуальный анализ данных. Также мы ознакомились с такими понятием как сводная таблица, научились производить фильтрацию значений и условное форматирование цифровых значений, составлять срезы. Кроме этого, мы наглядно разобрались с новой функцией под названием «Инфокривые». Нельзя не отметить, что усовершенствования в видны на лицо, и практически все новые функции направлены на облегчение труда специалиста и наглядное представление данных. Если вас заинтересовала новая функциональность табличного редактора , то вы можете у партнеров компании 1CSoft.

Неберекутин Александр

Все права защищены. По вопросам использования статьи обращайтесь к администраторам сайта

Урок 8. Форматирование ячейки

Можно изменить формат ячейки, запомнить его и применить к другой таблице. Сначала рассмотрим возможности по форматированию ячейки. Для этого выделим несколько ячеек, затем щелкнем по ним правой кнопкой и вызовем режим Формат ячеек .

Как видно окно содержит несколько вкладок. Вкладка Число позволяет указать формат данных, находящихся в ячейке. Обычно он редко меняется. Как правило, при вводе данных в ячейку, программа сама определяет формат. В поле Числовые форматы его можно посмотреть.

Вкладка Выравнивание позволяет установить: где будет находиться текст в ячейке. Предположим мы набрали текст в ячейку.

Как видно из рисунка, текст примыкает к левой границе ячейки. Для того чтобы поставить его по центру, нужно установить параметрпо центру в поле по горизонтали .

Интересен режим Ориентация , он позволяет напечатать текст не по горизонтали, а в другом направлении. Предположим, нужно изменить направление к горизонтальной оси на 45 градусов. Для этого установим стрелку в поле Ориентация , как показано на рис. ниже.

Как видно из рисунка направление текста изменилось только в той ячейке, к которой применен режим. Кроме того, размер строки изменился и стал больше. В правой ячейке находится текст, и он находится у нижней границе. Чтобы установить его в другом месте, выделим вторую ячейку и воспользуемся режимом Формат ячеек , вкладкой Выравнивание . Там в поле по вертикали установим значение –по верхнему краю .

И текст передвинется выше.

Интересен режим автоподбор ширины, который позволяет программе автоматически увеличивать размер ячейке (по горизонтали и вертикали), если значение выходит за рамки имеющихся. Например, увеличим размер шрифта до 24 в созданной на прошлых уроках таблицы при работающем параметре автоподбора.

Видно, что размер по вертикали (строк) изменился в сторону увеличения. Так строчки под таблицей имеют меньший размер, чем там, где имеется таблица. Отметим, что вид шрифта в заголовке разный, так как он увеличен по размеру (ширине) ячейки.

На вкладке Шрифт имеется возможность установить вид шрифта, его начертание, размер, цвет, установить его как зачеркнутый, надстрочный, подстрочный.

Установим в показанном выше примере в заголовке шрифт одного стиля (Arial ), установим его полужирным, сделаем подчеркивание и выберем синий цвет. Для этого выделим ячейки заголовка и установим параметры, как это показано ниже.

В поле Образец можно посмотреть, как будет выглядеть текст.

Теперь снова выделим заголовок таблицы, уберем галочку в параметре автоподбор ширины, получим следующую картинку.

Как видно текст налезает на текст других ячеек. Воспользуемся режимом Формат на вкладке Главная .

В появившемся панно выберем режим Автоподбор ширины текста . Получим:

На вкладке Граница можно установить границы вокруг ячейки. Допустим, у нас имеется несколько ячеек, как показано на рис. ниже.

Выделим их и воспользуемся вкладкой Граница .

Мы выбрали цвет – оранжевый, тип линии – двойной и нажали на кнопкувнешние .

Теперь снова выделим таблицу, и снова воспользуемся вкладкой Граница .

Мы выбрали другой цвет, тип линии и нажали на кнопку внутренние. Можно было не выходить из режима установки границ, установить цвет, тип линии, нажать на кнопкувнешние , затем изменить тип линии, цвет и нажать на кнопкувнутренние .

Вкладка Заливка позволяет установить заливку ячеек. Снова выделим предыдущие ячейки и установим цвет. Можно выбрать цвет и тогда ячейки будут закрашены однородным цветом, но мы выбрали Узор и к нему Цвет узора .

Сохранение стиля ячеек . Предположим, что полученным стилем мы будем пользоваться при создании следующих таблиц. Поэтому выделим снова четыре ячейки и нажмем на кнопку Стили ячеек на вкладке Главная .

Здесь уже имеются стили, установленные в программе, но нам нужно создать свой стиль. Поэтому нажмем на надпись Создать стиль ячеек .

На экране появится окно, в котором имеются элементы, для которых создается свой стиль, назовем его Проба . Поставим галочки во всех переключателях и нажмем на кнопку ОК . Теперь новый стиль запомнится в программе и когда вызовем режим Стили ячеек , то он появится в списке Пользовательские .

Затем, когда нужно использовать новый стиль, выделите ячейки и воспользуйтесь режимом Проба . После этого новая таблица примет новый Ваш стиль.

Иногда требуется выделить цифры в зависимости от определенных условий. Так, если в таблице представлены сравнительные данные по категориям населения, злоупотребляющие определенными продуктами, то лиц, склонных к спиртным напиткам, лучше выделить наклонным шрифтом, вегетарианцев, поедающих пищу с грядок – шрифтом с подчеркиванием, а потребляющих бесконтрольно большое количество еды – жирным шрифтом. Кроме того, использование цветового формата может быть продиктовано некоторыми условиями. Например, если температура в квартире зимой не поднимается выше 0, то количество таких квартир лучше показывать синим цветом, при температуре 0 – 10 градусов – зеленым, при диапазоне 10 – 20 градусов – желтым, а свыше 30 градусов – красным цветом.

Вернемся к созданной ранее таблице. Выделим часть таблицы с численными значениями и воспользуемся режимом на вкладке Главная → Условное форматирование . На экране появится окно режима, вид которого показан на рисунке. В этом окне выберем режим Создать правило .

Появится окно, в котором установим значения для правил.

Поставим задачу иметь цвет фона ячеек в зависимости от их значения. Выберем верхнее правилоФорматировать все ячейки на основании их значений и нажмем на кнопку ОК .

Если изменим цвет на синий, то получим следующую таблицу.

Выберем режим в стиле формата – трехцветная шкала и нажмем на кнопку ОК .

В этих режимах можно изменить среднее значение, введя значение при помощи клавиатуры, но можно и указать ячейку, в которой находится это значение, нажав на кнопку -.

Можно установить значениегистограмма . Тогда указанным цветом будет заполнены ячейки в зависимости от их значения.

Можно установить значки около значений при помощи режима – наборы значков.

Можно выполнить условное форматирование не со всей таблицей, а с ее частью. Имеются и другие режимы. Например, Условное форматирование → Правила выделения ячеек → Между .

В окне все значения, которые находятся между 25 и 72 будут выделены светло-красной заливкой и темно-красным цветом. Эти значения можно изменить, введя их с клавиатуры.

В списке значений на которые можно поменять формат имеется пользовательский формат, где можно поменять тип шрифта, начертание и пр. Например, можно сделать начертание полужирным.

Отметим, что можно использовать несколько правил для одной таблицы.