「To」（「To」）、「Cc」（「CC」）、「Bcc」（「Bcc」）フィールドを操作します。業務上の通信ルールわいせつな通信文書のコピー

以下に概説する基本的なルールはすべて、主にパートナー、同僚、顧客、出演者とのビジネス上の通信に関連しています。個人的な通信でこれらを使用することは、誰にとってもプライベートな問題です。ただし、個人的なやり取りでこれらのルールに従うことは、あなたに良い印象を与えるだけです。

ビジネスメールにおける倫理

突然これ以上読みたくない場合は、少なくとも次の基本的なルールに限定してください。

回答する場合は「全員に返信」ボタンをご利用ください。これにより、最初のメールの受信者が CC に登録され、返信が受信者に届かなくなります。インターフェース設定で「返信」ボタンを非表示にすることを強くお勧めします。必要に応じて、不要な受信者を手動で削除できます。
[件名] フィールドを空白のままにしないでください。連絡を取る相手は 1 日に何百通もの電子メールを受信する可能性があり、このフィールドを使用して電子メールの重要性と内容を迅速に評価します。
文字を引用します。新しいメールで返信を開始せず、受信したメールで [全員に返信] をクリックし、メールクライアントの設定で返信および転送時の引用機能を無効にしないでください。
完全な引用付き(手紙全体に対する答えの場合) 答えの本文を手紙の最後ではなく、以下の最初に書きます。

続けましょうか?

手紙を受け取る

受け取った手紙は読まなければなりません。手紙を受け取った場合、それは誰かが何らかの理由でそれを送信したことを意味します（もちろん、ここではスパムは考慮されません）。未読としてマークされた手紙があり、その手紙が 1 日以上経過している場合、その人はメールの扱い方がわかりません。ただし、次の場合にはこれが許される可能性があります。
- その人が死亡した、または予期せず病気になった。
- メールを扱うことは彼の職務の一部ではありません (その場合、サービス用電子メールは必要ありません)。
マネージャーではない場合は、少なくとも 1 日に 2 回、午前と午後にメールをチェックしてください。制作に関する質問に答えないと、他の人の作業が滞り、問題の解決が遅れる可能性があります。
あなたがマネージャーの場合は、一日中起動し続けて自動的にメールをチェックするメールクライアントを起動することから仕事を始める必要があります。少なくとも 10 分ごと (できれば 1 ～ 3 分ごと) に自動メール配信/受信を設定します。
手紙を受け取りました。非常に忙しい場合は、誰からの手紙なのか、件名なのかをすぐに判断して、ざっと目を通すと、その手紙に緊急の返信が必要か、それとも少し待ってもよいかをすぐに判断するのに役立ちます。
可能であれば、すぐにご対応ください。これは、郵便物を収集せずに物事を進めるための最も簡単で効果的な方法です。
24時間以内に回答できないことがわかっている場合は、すぐに「数日以内に回答します」、少なくとも「少し後で回答します」と書いたほうがよいでしょう。

「To」、「Cc」、「Bcc」フィールド

To、CC、BCC フィールドがあることに注意してください。手紙を受け取ったときのあなたのその後の行動 (および通信パートナーの行動) は、次のような状況に依存します。
- 「宛先」 (「宛先」) - 手紙とそれに含まれる情報または質問は、受信者に直接宛てられます。質問を送信すると、「宛先」フィールドに指定された受信者からの応答が期待されます。あなたが受信者の場合は、あなたが応答する必要があります。
- 「CC」（「コピー」） - コピーに記載されている受信者は、「参考までに」、情報を求めて手紙を受け取るか、「証人に招待される」ことになります。コピーの受信者は通常、手紙に返信すべきではありません。さらに、そのような必要がある場合は、「お邪魔して申し訳ありません」という言葉で始めるのが礼儀正しいと考えられます。
- 「BCC」（「ブラインドコピー」）は「宮殿の陰謀」の分野です。このフィールドに受信者を指定すると、この手紙をその人に「密かに」送信することになります。手紙がこの人に送られたという事実は、主な受信者やコピーの受信者には知られません。また、アドレス帳がすべての受信者に知られるのを防ぐため、大量のメール送信にも使用されます。
回答する場合は「全員に返信」ボタンをご利用ください。これにより、最初の電子メールの受信者にコピーが保存されるため、返信が送信されなくなります。
特派員によって追加された人物を手紙のコピーから削除しないでください。他の通信者があなたの回答を受け取らないように個人的な内容に回答したい場合は、手紙を書いた人以外の全員をコピーから削除してください (はい、「返信」ボタンは決して使用しません)。
受け取った手紙の「宛先」フィールドに 3 人以上の受信者が含まれている場合は、これらの通信相手の両方またはいずれかが返信する必要があることを意味します。両方が答える必要があることを考慮してください。手紙があなたと他の人に宛てられたものである場合は、両方とも答えてください（たとえそれが「この質問は間違いなく私のためのものではないので、誰々に答えさせてください」のような答えであっても）。
また、「宛先」フィールドに複数の宛先を含めないことを強くお勧めします。二人に送った手紙に対しては、お互いが相手が返事をくれると思っているので、どちらからも返事は届きません。誰もがこの記事を読んでいるわけではありません。
私的な通信を、通信の参加者の同意なしにメーリングリストに転送することは非倫理的です。

件名フィールド

空白のままにしないでください。
手紙の件名は簡潔ですが、手紙の主な内容と主題を反映したものにする必要があります。「質問」「こんにちは！」などのタイトルまたは、見出しが空の場合は、基本的なビジネス文書作成スキルが欠けている初心者であることがわかります。
件名が異なる複数のメールに返信する場合は、正しいメールに返信してください。会議については件名「4月18日火曜日会議」の手紙に、資料の印刷については「資料の印刷」の手紙に返信してください。これには、以前の通信を引用することが含まれます (下記の手紙の書き方のセクションを参照)。
週次レポートなどの電子メールを定期的に送信する必要がある場合は、受信者がそのようなメールを分類するための自動ルールを設定できるように、ヘッダーを一定にするか、少なくともその一部を一定にするようにしてください。

書くことの大切さ

レターに緊急の変更に関する情報、契約書の本文、または最初に注意する必要があるその他の情報が含まれている場合は、重要度「高」を使用すると、受信トレイでレターが強調表示されます。
「高い」重要性をむやみに使わないでください。「うるさい」人は迷惑なので、もっと控えめになりましょう。
ビジネス特派員への個人的な手紙、または面白い写真やリンクが含まれている手紙の場合は、重要度を「低」としてマークします。

手紙（返事）を書く

挨拶から始めましょう、礼儀正しいです。「こんにちは、グリア！」は、その人の名前を書くのが面倒であることを示します。「アンドレイ！」だけでも。または「こんにちは！」かなり丁寧で十分です。
その人と同じ言語を話します。これはロシア語/英語だけでなく、テキストの形式にも当てはまります。正式な手紙を受け取った場合、それに対する非公式な返信は返信者に対して失礼であり、あなた自身の低い文化を示すことになります。非公式の上訴に対する正式な対応は、規制の順守を求めるか、単に企業規則によって要求されるかのどちらかです。
中間の手紙ではなく、常に通信チェーンの最後の手紙に返信するようにしてください。
Ne ispolzuyte translitただし、テキストを別の方法で入力することが難しい状況（たとえば、携帯電話やロシア語キーボードレイアウトのないコンピュータから）から手紙を送信する場合は除きます。
電子メールクライアントがロシア語をサポートしていない場合、またはエンコードが機能しない場合は、応答のテキストを添付ファイルとして添付してください。
ビジネスレターは正確、簡潔、具体的である必要があります。
- 正確さ - 言及している正確な詳細 (別の電子メールの日付と件名、会議の日付、会議の議題項目、ファイル名、オンライン文書へのリンクなど) を必ず含めてください。
- 簡潔さ - 3 つの文で書けるものを 3 ページで説明する人もいます。明確に考える人は明確に話します、そしてあなたの特派員はそれを見ます。
- 具体性 - 手紙から、受信者に正確に何が要求されているか、受信者にどのような行動を望んでいるのかが正確に明らかになるはずです。
ビジネス通信は書簡のジャンルでの練習の場でも、感情を表現する場でもありません。この目的のために、フォーラム、チャット、その他の電子的な対人コミュニケーション手段があります。簡潔なビジネス文書とは、無味乾燥なものではなく、時間の節約と思考の正確さです。
レターに複数の質問、トピック、またはタスクが含まれている場合は、それらを構造化し、番号の有無にかかわらず段落に分けます。連続した「思考の流れ」は読みにくく、手紙の要点を見逃しがちです。さらに、一部の人々は、構成が不十分な手紙をすぐにゴミ箱に捨てる傾向があります（これはおそらく過激主義ですが）。
リクエストやタスクに対する答えは「やってみましょう！」であることを覚えておいてください。不完全な「これこれの日付までに実行します」、「何日以内に」、「これこれのイベントの後」のほうが、より明確で正確な答えです。
単純に「OK」で返事ができるような文言で書かれていれば、返事はずっと早く届く可能性が高くなります。たとえば、何をするかについて複数のオプションがある場合は、デフォルトのオプションをいくつか提供します。
テキストに誤りがあってはなりません。 オチェピャトキ怖くはありませんが、すべての文字で単語の綴りを間違えると、すぐにそれが目立ち、ロシア語でマイナスが付いた「C」が明らかになります（また、あなたの一般的な教育と文化のレベルについての推測的なさらなる結論が得られます））。
レターの HTML 形式は使用しないようにしてください。残念ながら、この形式で手紙を書くのは Outlook のデフォルトですが、これを使用する場合、特に引用 (返信および転送) する場合、多くの疑問が生じます。
HTML 形式でレターを受け取った場合は、プレーンテキストに変更しないでください。返信を受け取るときに送信者の情報認識が損なわれてしまいます。あなたにとって特派員が重要であればあるほど、彼に対する適切な認識を維持することがより重要になります。色を使用して HTML 引用内の回答を強調表示したり、HTML 書式設定パネルの「インデントを減らす」ボタンを使用したりすることもできます (ただし、そこには気まぐれなニュアンスがあります)。
元の手紙の本文を引用します。これは何を意味すると思いますか? 私も知りません: To: 産総研はクリエイティブな鳥です Subject: Re: Re: Re: 質問 OK! ヴァシャ
他人の文章を引用する場合は絶対に編集しないでください。これは一種の手紙の偽造です。
全文引用する場合（手紙全体に対する返答の場合）、返答の本文を手紙の最後ではなく、最初に書きます。
引用を用いて点ごとに回答する場合は、引用文の上下を空行で区切り、文頭は大文字で記載してください。ここで答えを見つけてみてください: > ロゴを付属のものに置き換えることをお勧めします。 > この非常にカラフルな背景には添付ファイルにロゴが見つからなかったので、 > 碑文を修正します。「魚」の代わりに「奴隷」と書くべきです。 > そうしないと誤解されます。碑文は修正されました。申し訳ありません > そして最後に...
良い時間！今日は、スマートフォンからすべてのメッセージを電子メールに送信することによる SMS バックアップについて説明します。これは、単に通信内容を保存する目的と、メッセージをさらに処理する目的 (たとえば、サードパーティのアプリケーションで必要な情報 (連絡先、名前、価格など) をメッセージから検索するため) の両方で必要になる場合があります。 Eメール。 Android を実行しているスマートフォンを使用してこのようなコピーを行うオプションを見てみましょう。
メールボックスを作成する
すべてのメッセージを電子メールで送信して保存するには、まずメールボックスを登録する必要があります。yandex.ru からのメールはこれに最適です。既存のメールボックスを使用することもできますが、新しいメールボックスを登録することをお勧めします。第一に、時間の経過とともに大量の SMS メッセージが蓄積され、通常の手紙の処理に支障をきたす可能性があります。第二に、分析のためにメールボックスをサードパーティサービスに接続する場合は、そのメールボックスにログインとパスワードを指定しないでください。その中のメインの電子メール。
Android スマートフォンに SMS バックアップ + アプリケーションをインストールします。
すべての SMS メッセージをメールボックスに送信するには、特別な SMS Backup + アプリケーションをインストールして構成する必要があります。このアプリケーションは play.goole.com または apk-dl.com (Google Play を使用しないスマートフォンの代替手段) からダウンロードできます。）または。
アプリケーションは Android 3.xx、4.xx、5.xx、6.xx でテストされています。バージョン 2.xx のサポートが宣言されています。
SMSバックアップ+の設定
1. アプリケーションを起動します。
2. アプリケーションを起動した後、開いたメニューで次の項目を選択します。詳細設定;
3. 次に、バックアップ設定に移動します。
4. [SMS のバックアップ] と [電子メールの件名プレフィックス] のボックスをオンにし、[MMS のバックアップ]、[通話履歴のバックアップ] のボックスをオフにします (MMS と通話履歴は必要ありませんが、バックアップすることもできます)。
5. 前のメニューに戻り、IMAP サーバー設定セクションに移動します。
6. 「認証」メニュー項目を選択し、
  
  パラメータ値をプレーンテキストに設定します。
7. [サーバーアドレス] メニュー項目を選択し、値を入力します: imap.yandex.ru:993
8. 「セキュリティ」メニュー項目を選択し、値「SSL」を入力します。
9. [ログイン (IMAP アカウントのパスワード)] メニュー項目を選択してログインを指定し、次に [パスワード (IMAP アカウントのパスワード)] メニュー項目を選択して、yandex.ru メールのパスワードを指定します。
10. メインメニューで、[自動バックアップ] チェックボックスをオンにします。
11. 次に、自動バックアップ設定に移動し、定期スケジュールメニュー項目を選択し、指定したメールボックスアカウントに SMS が送信される時間間隔を設定します (たとえば、2 時間ごと)。
SMS Backup + アプリケーションを使用すると、電子メールにバックアップコピーを作成するだけでなく、電子メールからメッセージを復元することもできます。対応する回復設定は、[詳細設定] -> [設定の復元] セクションにあります。
電子メールでメッセージを送信すると、メッセージはすべて「SMS」というフォルダーに保存されます。
電子メールに送信されたSMSを分析する
自分の電子メールアドレス宛ての SMS メッセージのリストを受信したら、特別なソフトウェアを使用してメッセージに含まれるデータを分析できます。たとえば、現金の受領書や引き落としに関するメッセージを含む銀行からの SMS を追跡し、それに基づいて財務記録を自動的に保存できます。私は「共同ショッピングサイト」にも同様のソリューションを実装しました。このソリューションでは、JV オーガナイザーが受信した銀行からのすべての SMS メッセージが 1 か所に収集され、分析され、それらに基づいてシステムがコントロールパネルにどのユーザーがショッピングサイトを購入したかに関するデータが表示されます。注文により支払いが行われました。

おそらくもうお気づきかと思いますが、何人かの著者から手紙を受け取ったとき「宛先」セクションには、さまざまな人からの数十件の電子メールのリストがあります。さらに、あなたもこれらの人々も、これらの電子メールが「公開される」ことに同意していません。当然のことながら、受信者の中にはこのメーリングリストの購読を解除する人もいます (私たちは皆、メールにスパムが流入することにうんざりしています)。しかし、1 つ確かなことは、すべての受信者がニュースレターの著者を専門外の人として扱うことです。そして彼らが彼の申し出を受け入れることに同意する可能性は低い。

各宛先に別々に手紙を送らず、同時に「他の人の前で輝かないように」するにはどうすればよいでしょうか？
ほとんどすべての電子メールサービスでこれを行うことができます。
ビジネスメールで最もよく使用される電子メールアドレスの例である gmail.com を使用して、この機会について考えてみましょう。

通常、電子メールを送信するには作成ウィンドウを使用します。それをクリックすると、新しい「新規メッセージ」ウィンドウが表示され、そこにレター自体の作成と送信に必要なものをすべて入力します。

通常、受信者の電子メールを「受信者」ウィンドウに挿入します。

コピーとは「正確なコピー」という意味です。このフィールドは、主な受信者ではない人に単に電子メールを送信したい場合に使用されます。こうすることで、メールに返信する必要がないことを相手に知らせながら、常に最新情報を知ることができます。ただし、この手紙の受信者は全員、お互いの住所 (名前さえも) を確認できます。

BCC は「正確な隠しコピー」を意味します。 Cc と同じように機能しますが、このフィールドではすべての受信者アドレスが非表示になります。

したがって、このフィールドを使用することは、多数の人に電子メールを送信し、機密性を維持するための最良の方法の 1 つです。これは、彼らとの関係を壊さないことを意味します。この機能を使用すると、最大 30 件の電子メールを挿入できます。これは、ボタンを 1 回クリックするだけで、電子メールを表示せずにこのレターを一度に 30 人の受信者に送信できることを意味します。

また、必要に応じて、手紙の本文に写真を挿入することもできます ( 4 ) またはファイルを添付してください ( 5 ).

編集の機会を最大限に提供するのはこのメールです。

同様に、yandex.ru メールを介して複数の受信者に同時に手紙を送信できます。

このメールの手紙のテキストを編集するためのオプションが少ないだけです。したがって、手紙を送るために必要な手順のみを説明します。
「書き込み」をクリックし、「宛先」ウィンドウ（ 1 ) 最初の受信者の電子メールを挿入し、「コピー」機能を選択します ( 2 ) または "Bcc" ( 3 ）。レターの受信者全員にすべての電子メールを表示するか、アドレスの秘密保持の権利を保持するかに応じて、いずれかの機能を選択します。次の各メールをリストに追加するには、先頭にプラス記号が付いた男性の画像のボタンをクリックする必要があります ( 4 ）。次に、ドロップダウンリストから通常の受信者を選択するか、電子メールを手動で入力できます。

画像は Yandex Disk からダウンロードでき、通常どおりファイルを添付できます。

「書き込み」ボタンをクリックすると、「宛先」ウィンドウ内でマウスをクリックするとウィンドウが表示されます（ 1 )、ドロップダウンリストに通常の受信者のリストが表示されます ( 2 ）。このリストから必要なものを選択できます。または、目的のメールアドレスを入力するだけです手動で目的地を設定します。

会社を代表して書くか、個人起業家として自分を代表して書くかに関係なく、ビジネス上のやり取りのない場所はありません。あるいは、そのルールにどう従うかということです。あなたの潜在的なビジネスパートナーや顧客は主に、あなたが彼らとどのようにコミュニケーションをとるかによってあなたを判断します。ビジネスレターは、いわばビジネスマンの「顔」です。それを失わないためには、この形式でのコミュニケーションの黄金律について知ることが重要です。
メールによる業務連絡のルール
電子メールが通常の郵便よりもはるかに頻繁に使用されるようになったので、私たちはオンラインでビジネス連絡を適切に行う方法に注目することにしました。ここでは、従えば、対話者の前で面目を失うことを防ぐための推奨事項をいくつか紹介します。
メールボックス名
新しいメッセージを開いたときに最初に目に留まるのは、メッセージの送信元アドレスです。多くの人はこの点の重要性を過小評価しており、個人の電子メールアカウントからビジネスレターを送信しています。電子メールアドレスに人間が判読できる形式で自分の名前のみが含まれている限り、これに問題はありません。しかし、「kissa1988」や「pupsik-26」などのさまざまなニックネームがある場合、そのようなメールボックスからメッセージを送信することはまったく受け入れられません。「可愛い人」や「可愛い人」からビジネスの提案を受けたときに人がどのような感情を抱くかを想像してみてください。
また、info@ や inbox@ などで始まる郵便アドレスは、ビジネス上の連絡では歓迎されません。単に真剣に受け止められておらず、メールが開かれない可能性も十分にあります。最善の選択肢は、メールボックスからビジネス通信を行うことです [メールで保護されています], ここで、name はあなたの姓名、company は会社の名前です。
受信者
電子メールのやり取りでは、直接の宛先に手紙を送信したり、他の受信者をコピーしたりすることができます。メッセージのコピー内の受信者は、メッセージに応答することは期待されていません。彼らは招待されたオブザーバーのようなものです。したがって、送信する前に、誰からの回答を受け取りたいかを事前に決定し、受信者を正しく配置してください。ただし、可能であれば、電子メールの直接受信者として複数の人をリストしないでください。誰もがこの責任を別の宛先に「移す」ことを心の中で決定した場合、誰もあなたに答えないという状況が発生する可能性があります。
あなた自身がビジネスレターのコピーに遭遇した場合、すでに理解しているように、送信者はあなたの応答を待っていません。ただし、特にあなたに返信する必要がある場合は、そうすることもできますが、メッセージの冒頭で「邪魔をした」ことを謝罪するのが礼儀です。
手紙の書式設定
オフィシャルなビジネススタイル。ビジネス文書では、もちろんフォーマルなスタイルが使用されます。形容詞や不必要な資格や詳細が欠けています。具体性、明快さ、論理性のみ。ビジネスメッセージを書いた後、もう一度読んで、特別な意味を持たず、述べられている内容の本質を変えないフレーズをすべて削除すると便利です。そのような単語やフレーズがすべて削除されていることを確認した場合にのみ、ビジネスレターを書く際のこのルールが守られていると言えます。
リテラシー。メッセージを間違いなく正確に書くことが重要であると言うのは、「雪だるまは雪で作られなければならない」と言うのと同じです。ただし、このルールを無視することはできません。読み書き能力はあらゆる通信の基礎です。スペルミスのあるビジネスレターを書いている人は、誰にも真剣に受け止められる可能性は低いです。
手紙の件名。それを書くことは必須です。受信者が一目見て手紙の内容をすぐに理解できるように、短く簡潔にするように努めてください。トピックは 1 つの単語で構成されていてはなりません。「情報」「質問」など – 間違ったビジネスレターのトピック。「X社からの提案」はまさにその通りです。レター内の情報が特に重要な場合は、特別な「重要」フラグをその情報に付けることができます。このフラグは、ほぼすべての電子メールサービスで利用できます。
フォント。まず第一に、メッセージのテキストが判読できる必要があります。したがって、フォント Arial または Times New Roman を使用し、中程度のサイズを選択してください (たとえば、mail.ru では、最適なフォントサイズは 3 です)。フォントや色を試しないでください。これはビジネス上のコミュニケーションでは不適切です。 Caps Lock、感嘆符、または特殊文字 (絵文字を含む) は使用しないでください。許可される唯一のことは、一部の語句を斜体または太字で強調表示することです。ただし、これは絶対に必要な場合にのみ使用するようにしてください。
読みやすくし、アイデアをよりよく伝えるために、レターの本文全体に小見出しを使用できます。しかし、それらの数は多すぎてはいけません - 3〜4個を超えてはいけません。
1 つの段落は 4 行を超えてはなりません。非常に長い段落を読むと、テキストがぼやけて主なアイデアが失われる可能性があります。
列挙とリストは特別なマーカーを使用して作成する必要があります。
企業テンプレート。あなたの企業スタイルに合わせてブランド化された電子メールテンプレートを開発できれば素晴らしいですね。すべてのビジネスメッセージはこのテンプレートのみを使用して送信します。これにより、他のメッセージより目立つことができ、ビジネスメッセージに必要な形式を維持できます。ただし、「ブランディング」をやりすぎないでください。過度の創造性は害をもたらすだけです。ただし、ここで話しているのはビジネスコミュニケーションであり、エンターテイメントではありません。受信者はコンピューターだけでなくモバイルデバイスでもメッセージを読むことができることも忘れないでください。したがって、テンプレートはさまざまな画面解像度に合わせて最適化する必要があります。
1 つのレターには 1 つのニュース項目のみを含める必要があります。したがって、受信者から期待される対象アクションは 1 つだけです。受信者に一度に複数の質問、提案、リクエストを 1 つのメッセージに含めることは、正しくないと考えられます。
次の部分に分割する必要があります。
- 導入;
- 主要部分;
- 結論。
導入部分では、メッセージの目的とメッセージを書いた理由を簡潔に述べます。主要部分は手紙の本質そのものです。結論として、上記の内容を要約する必要があります。結論、要求、指示、提案などを含めることができます。ビジネス上のやり取りで「追記」を使用することは非常に望ましくありません。また、格言、比喩、ことわざなども避けてください。
レターでグラフィック画像を送信する必要がある場合は、メッセージ自体のテキストにグラフィック画像を挿入せず、別のファイルとして添付してください。画像は、別のデバイスでは正しく表示されないか、受信者の電子メールプログラムインターフェイスで完全に無効になる場合があります。本文中では、必要に応じて「情報は添付ファイルにあります」と明記してください。このようなファイルが複数ある場合は、必ずその名前を書いてください。
単語の略語や略語を使用する場合は、受信者がその意味を 100% 理解できると確信する必要があります。一般に、安全策を講じ、そのようなものは使用しない方がよいでしょう。
感情の欠如。ビジネスレターには感情的なニュアンスが含まれていてはなりません。まったく。たとえあなたが苦情を書いていて、本当に憤りを十分に示したい場合でも、あるいは逆に、取引が成功したことに対してパートナーに心から感謝している場合でも。メッセージは抑制的であり、やや冷酷なものでなければなりません。誰もが自分の個性を大切にしますが、ビジネス上のやり取りはそれを示す最良の方法ではありません。陽気な人も悲しい人も、用務員もCEOも、公式の手紙は同じであるべきです。
語彙の使用。ビジネス通信で文をリンクするには、次の安定した表現が使用されます。
1. そのため;
3. 何に基づいて;
4. （何か）のおかげで;
5. に従って;
6. に基づく。
7. 注意を払う;
8. 検討中。
9. 役に立ったもの。
等々。また、ビジネスレターでは、メッセージが書かれている業界で一般に受け入れられている略語や略語を使用することが許可されています。受信者が特定の略語を理解できるかどうか疑問がある場合は、フレーズを完全に書いた方がよいでしょう。
ごきげんよう。「こんにちは」という決まり文句は決して使用しないでください。これは、ビジネス上の連絡だけでなく、電子メール全般にとっても悪い形式であると言えるかもしれません。最適な挨拶は「こんにちは、名/ミドルネーム」です。ちなみに、メッセージの受信者を挨拶だけでなく、本文中でも名前で呼ぶのは良いことです。個人的に知らない人に手紙を書く場合は、最初に受信者のアドレスをどこから入手したかを示す必要があります。

文字サイズ。これはフィクションではなく、「このテーマに関する」あなたの個人的な考えでもありません。メッセージは、その中のすべての情報を伝えるためにできるだけ短くする必要があります。手紙の本文が 1 つの「画面」に収まるのが最適です。長い手紙を読むのは疲れるし、面倒に感じる人も多いでしょう。
手紙への返信。受信したメッセージに返信するときは、[書き込み] ボタンではなく、必ず [返信] ボタンをクリックしてください。最初のオプションでは、通信履歴全体が自動的に応答に含まれます。これは正しいことです。背景となるストーリーを見ないと、人はあなたが誰なのか、そしてあなたが彼に何を望んでいるのかをすぐには思い出せないかもしれません。特に最後の通信から 5 日以上経過している場合はなおさらです。対話者のメッセージに応答する際に、遠慮なく相手の言葉を引用してください。そうすることで、彼はあなたが前に話した内容を思い出す機会が得られます。
必要に応じて常に相手に感謝しましょう。たとえば、「ウラジミール、手紙をありがとう」または「イリーナ・アレクセーヴナ、素早い返答をありがとう」と書くことができます。このようなニュアンスは、対話者への敬意を示し、電子コミュニケーションの雰囲気を和らげます。
対話者があなたに不満を表明したり、あからさまにあなたに対して失礼なメッセージを送ってきた場合は、たとえあなたがどんなに望んでいたとしても、同じように答えないように注意してください。状況はさまざまですが、常に礼儀正しく、自制心を持って対応します。
もちろん、返信は早ければ早いほど良いです。数時間以内にご返信いただければ幸いです。この期間が最適です。しかし、数日以内に返答があったとしましょう。心理学者は、人が電子メールへの返信を待つのに快適な時間は 48 時間、つまり 2 日間であると言っています。長く待たなければならない場合、それはすでに失礼または無知であると認識される可能性があります。メッセージで提起された質問に対して返答するまでにさらに時間が必要な場合は、手紙を受け取り、検討することを受け入れ、できるだけ早く返答することを必ず書いてください。こうすれば、送信者は少なくとも無視されているとは感じなくなります。
手紙の結論。「有益な協力を心から願っています」「ご回答いただきありがとうございます」など、操作の試みと受け取られる可能性のある文言は書かないでください。メールでのやり取りでは「敬意を表します」「心からのお願いです」などの言葉を添えて別れを告げるのがよいでしょう。確かに、このようなフレーズはありきたりですが、ビジネスコミュニケーションには最適です。署名には、氏名、役職、会社名を記入します。メール以外で連絡が取れる連絡先も残してください。
発送時期。もちろん、メールは受信したらすぐに読まなければならないというわけではありません。しかし、電子メールのビジネス倫理では、週末、休日、深夜または夜間に電子メールメッセージを送信することは不適切であると考えられています。標準的な労働時間を守るように努めてください。
そしてもちろん、「送信」ボタンをクリックする前に、受信者の名前と電子メールアドレスのスペルを注意深く確認してください。メッセージの全文をもう一度読み、タイプミスや間違った語句がないか確認してください。

さまざまな情報源によると、世界中のすべての電子メールの 50 ～ 95% がサイバー詐欺師からのスパムです。このような手紙を送る目的は単純です。受信者のコンピュータをウイルスに感染させ、ユーザーのパスワードを盗み、「慈善団体へ」送金を強要し、銀行カードの詳細を入力し、文書のスキャンを送信することです。

スパムは、歪んだレイアウト、自動翻訳されたテキスト、件名に直接パスワードを入力するフォームなど、一見すると煩わしいものであることがよくあります。しかし、一見まともに見え、人の感情を巧妙に誘い、その信憑性に疑問を抱かせない悪意のある手紙も存在します。

この記事では、ロシア人が最も陥りやすい 4 種類の詐欺手紙について説明します。

1.「政府機関」からの手紙

詐欺師は、税務署、年金基金、ロスポトレブナゾル、衛生疫学署、その他の政府機関になりすますことができます。信頼性を高めるために、透かし、印鑑のスキャン、および州のシンボルが手紙に挿入されます。ほとんどの場合、犯罪者の仕事は、人を怖がらせ、ウイルスが添付されたファイルを開かせることです。

通常、これはコンピュータを無効にし、操作を再開するために有料 SMS の送信を要求する暗号化機能または Windows ブロッカーです。悪意のあるファイルは、組織のトップへの出廷を求める裁判所命令や召喚状に偽装される可能性があります。

恐怖と好奇心がユーザーの意識をオフにします。会計フォーラムでは、ウイルス対策ソフトのせいでオフィスでファイルを開けることができなかったために、組織の従業員がウイルスに感染したファイルを自宅のコンピューターに持ち込んだ事例について説明しています。

詐欺師は、会社に関する情報を収集するために、手紙への返信として文書の送信を要求することがあります。これは、他の詐欺スキームに役立ちます。昨年、ある詐欺師グループは「書類の FAX 送信を要求する」という気を散らすトリックを使用して、多くの人々を騙すことに成功しました。

これを読んだ会計士や管理者はすぐに税務署を罵りました。「そこにはマンモスが座っている、なんてことだ！」そして手紙そのものから、送信に関する技術的な問題を解決することに思考を切り替えました。

2.「銀行」からの手紙

Windows ブロッカーやランサムウェアは、政府機関だけでなく銀行からの偽の手紙にも潜んでいる可能性があります。「あなたの名前でローンが組まれています。訴訟内容を読んでください」というメッセージは、本当に怖くてファイルを開いたくなることがあります。

また、蓄積されたボーナスを確認したり、ズベルバンクの宝くじで獲得した賞品を受け取ったりすることを申し出て、偽の個人アカウントにログインするよう誘導されることもあります。

頻度は少ないですが、詐欺師がサービス料とローンの追加利息の支払いを求める 50 ～ 200 ルーブルの請求書を送信しますが、これは理解するよりも支払うのが簡単です。

3. 「同僚」・「パートナー」からの手紙

勤務中に文書が添付されたビジネスレターを何十通も受け取る人もいます。このような負荷がかかると、手紙の件名にある「Re:」タグに簡単に引っかかり、その人とまだ文通していないことを忘れてしまう可能性があります。

特に、毒殺者のフィールドに「アレクサンダー・イワノフ」、「エカテリーナ・スミルノワ」、または常に人々と協力している人の記憶に絶対に残らない単純なロシアの名前が示されている場合は特にそうです。

詐欺師の目的が、Windows のロックを解除するための SMS の支払いを集めることではなく、特定の企業に損害を与えることである場合、実際の従業員に代わって、ウイルスやフィッシングリンクを含む手紙が送信される可能性があります。従業員のリストはソーシャルネットワークで収集したり、会社の Web サイトで閲覧したりできます。

隣の部署の人からの手紙がメールボックスに入っているのを見た人は、それを詳しく見ようとせず、ウイルス対策の警告を無視して、何が何でもファイルを開いてしまう可能性さえあります。

4. 「Google/Yandex/Mail」からの手紙

Google は、Gmail アカウント所有者に、誰かがあなたのアカウントにログインしようとした、または Google ドライブの容量が不足したことを知らせるメールを送信することがあります。詐欺師はそれらをコピーし、偽のサイトでユーザーにパスワードの入力を強制します。

Yandex.Mail、Mail.ru、その他のメールサービスのユーザーも、「サービス管理」から偽の手紙を受け取ります。標準的な凡例は、「あなたのアドレスはブラックリストに追加されました」、「あなたのパスワードは期限切れです」、「あなたのアドレスからのすべての電子メールはスパムフォルダに追加されます」、「未配信電子メールのリストを確認してください」などです。前の 3 つのポイントと同様に、犯罪者の主な武器はユーザーの恐怖と好奇心です。

自分自身を守るにはどうすればよいでしょうか？

悪意のあるファイルを自動的にブロックできるように、すべてのデバイスにウイルス対策ソフトウェアをインストールします。何らかの理由でこれを使用したくない場合は、少しでも疑わしい電子メールの添付ファイルをすべてチェックしてください。ウイルストータル.com

パスワードを手動で入力しないでください。すべてのデバイスでパスワードマネージャーを使用します。偽サイトで入力するパスワードのオプションは決して提供されません。何らかの理由でそれらを使用したくない場合は、パスワードを入力するページの URL を手動で入力します。これはすべてのオペレーティングシステムに当てはまります。

可能な限り、SMS または 2 要素認証によるパスワード確認を有効にしてください。そしてもちろん、書類のスキャンやパスポートデータを送信したり、見知らぬ人に送金したりすることはできないことを覚えておく価値があります。

おそらく読者の多くは、手紙のスクリーンショットを見て、次のように考えたでしょう。 1キロ離れた場所からでも、これが仕組まれていることがわかります。パスワードマネージャーや二要素認証は気にしません。ただ気をつけます。」

はい、ほとんどの詐欺メールは目視で検出できます。ただし、攻撃が特にあなたを狙った場合にはこの限りではありません。

最も危険なスパムは個人的なものです

嫉妬深い妻が夫のメールを読みたい場合、Google は「前払いなしでメールやソーシャルネットワークのプロフィールをハッキングする」サービスを提供するサイトを多数提供するでしょう。

彼らの仕事のスキームは単純です。彼らは、慎重に構成され、きちんとレイアウトされ、その人の個人的特徴を考慮した高品質のフィッシングメールを個人に送信します。このような詐欺師は、特定の被害者を本気で騙そうとします。彼らは顧客から社会的サークル、好み、弱点を聞き出します。特定の人物に対する攻撃を展開するには 1 時間以上かかる場合もありますが、その努力は報われます。

被害者が捕まった場合、顧客にメールボックスのスクリーンショットを送信し、サービス料金の支払い (平均価格は約 100 ドル) を求めます。お金を受け取った後、メールボックスのパスワードまたはすべての手紙を含むアーカイブが送信されます。

「ターニャ・コトヴァの証拠を侵害するビデオ」（隠されたキーロガー）というファイルへのリンクが記載された手紙を兄から受け取った人は、好奇心でいっぱいになることがよくあります。限られた範囲の人々に知られている詳細を含むテキストが手紙に提供されている場合、その人は自分の兄弟がハッキングされた可能性や、他の誰かが自分になりすましている可能性を即座に否定します。被害者はリラックスしてウイルス対策ソフトをオフにしてファイルを開こうとします。

嫉妬深い妻だけでなく、悪意のある競争相手もそのようなサービスに頼る可能性があります。このような場合、価格はより高くなり、方法はより巧妙になります。

自分の注意力や常識に頼るべきではありません。万が一に備えて、感情を持たないウイルス対策とパスワードマネージャーがあなたを守ります。

追伸なぜスパマーはそのような「愚かな」手紙を書くのでしょうか?

注意深く作成された詐欺メールは比較的まれです。迷惑メールフォルダに行けば、とても楽しいことができます。詐欺師はどんな人物を使ってお金をゆすり取るのでしょうか：FBI長官、「ゲーム・オブ・スローンズ」シリーズのヒロイン、高次の力からあなたに送られ、あなたの未来の秘密を教えようとする透視能力者など15ドルで、あなたに返済するように命じられた殺人者ですが、彼は誠実に返済すると申し出ました。

大量の感嘆符、手紙本文のボタン、奇妙な差出人アドレス、匿名の挨拶文、自動翻訳、本文中の重大な間違い、明らかな過剰な創造性 - スパムフォルダーに入った手紙は、単にその闇について「叫んでいる」だけです。起源。

何百万もの受信者にメッセージを送信する詐欺師は、なぜ、きちんとした手紙を書くのに数時間を費やしたり、視聴者の反応を高めるために翻訳者に 20 ドルを惜しまないのでしょうか?

マイクロソフトの調査ではナイジェリアの詐欺師はなぜナイジェリア出身だと言うのですか?「一般大衆が『ナイジェリアの手紙』について20年も前から知っているのに、なぜ詐欺師たちはナイジェリアの億万長者に代わって手紙を送り続けるのか」という疑問が深く分析されています。統計によると、受信者の 99.99% 以上がそのようなスパムを無視しています。