Використання електронного цифрового підпису дозволяє завіряти будь-який тип документів. Її зручність у тому, що ЕЦП гарантує незмінність підписаної інформації, встановлює авторство та захищає вміст ЕД від несанкціонованого доступу третіх осіб. Завірити документ за допомогою ЕЦП можна в КриптоПро, спеціальних додатках для підписання файлів або через онлайн-сервіси. Від обраного способу залежатиме доступність додаткових функцій, можливість формування вдосконаленого підпису або створення ЕЦП.

Надійність кваліфікованого електронного підпису пояснюють криптографічні процеси та функції хешування. Під час підписання та перевірки використовуються складні особисті та відкриті ключі, а також сертифікати відкритого ключа.

Особистий або закритий ключ формується через датчик випадкових чисел та використовується для підписання документів. А відкритий - обчислюється із закритого та застосовується для перевірки належності підпису власнику. Закритий ключ працює тільки в парі з відкритим, а зберігати його необхідно таємно від третіх осіб.

Якщо особистий ключ був скомпрометований, необхідно звернути до УЦ, написати заявку про визнання сертифіката недійсним і про перевипуск ЕЦП. Інакше ключ може бути використаний для заподіяння матеріальної чи іншої шкоди власнику ЕП та контрагентам.

Підписання документів ЕЦП не змінює вміст файлу, але додає новий блок даних. Цей блок є електронним підписом. Складність процесу гарантує незмінність інформації: якщо після підписання документ було змінено, то виправлення буде видно й у відбитку, що позначиться на перевірці ЕЦП.

Завірений документ можна надіслати електронною поштою як лист, передати через цифровий носій або через спеціальні програми.

Після того, як сформовано ЕЦП, редагування файлу підписаного документа неможливе. Якщо спробувати відредагувати текст або внести зміни до завіреного архіву, то всі ЕП видаляються, а під час перевірки буде виходити помилка.

Що необхідно для роботи з ЕЦП

Щоб підписати документ електронним підписом, користувач повинен мати:

• сформований та перевірений файл, який необхідно завірити;
• сертифікат електронного підпису з терміном придатності, що не минув;
• засоби ЕП (комплекс програмних засобів, налаштований криптопровайдер та браузер);
• кошти на створення електронного підпису.

До програм створення ЕП відносять плагіни для MC Office і PDF, окремі програми (КриптоАрм) чи онлайн-сервіси. Частина з них дає можливість підписати документ безкоштовно, частина має обмежений безкоштовний функціонал, а деякі доступні тільки після покупки.

Підписання документів MS Office

Підписати документи формату word та excel можна двома способами:

• через плагін для ПЗ;
• через додавання підпису.

Підписати файл ЕЦП безпосередньо швидше і зручніше. Для цього потрібно:

• через меню "Файл" - "Відомості" вибрати "Додати ЕП";

• вибрати ЕЦП, при необхідності додати коментар, та підтвердити дію натисканням кнопки «Підписати».

За відсутності помилок з'явиться повідомлення про успішну операцію.

Через плагін Office Signature

Як ставити підпис в електронному документі через спеціальний плагін:

• у меню вибрати "Файл", потім - "Додати ЕЦП";

• вибрати потрібний підпис, заповнити поле «Коментар» та натиснути «Підписати».

Якщо все зроблено правильно і в системі не виявлено помилки, з'явиться повідомлення про успішне підписання документів.

Підписання PDF документів

Підписати ЕЦП можна і документи PDF. Це можуть бути скани, презентації, ілюстрації, текстова та проектна документація, таблиці.

Як підписати скан документа ЕЦП:

• у вибраному PDF-файлі відкрити «Інструменти» та «Сертифікати»;

• натиснути «Поставити ЕП» та обрати область, куди потрібно поставити підпис на електронному документі;

• у новому вікні необхідно вибрати цифрове посвідчення та натиснути «Продовжити»;

• відкриється нове робоче вікно з попереднім переглядом електронного друку та підпису;

• якщо все правильно, то потрібно натиснути «Підписати».

За відсутності помилок система видасть повідомлення про успішне засвідчення документа цифровим підписом.

Підписання за допомогою спеціального програмного забезпечення

Документи можна підписувати також через спеціальне програмне забезпечення – КриптоАрм або ViPNet CryptoFile. Сервіси відрізняються функціональністю та способом встановлення, проте дозволяють отримати завірене та зашифроване повідомлення.

КриптоАрм

Продукт КриптоАрм створений для перевірки електронних ключів, шифрування та розшифрування даних для роботи з криптопровайдерами з використанням криптоалгоритмів, що відповідають вимогам ФСБ РФ. Безкоштовно користувач може отримати лише стартову версію, яка може ставити чи перевіряти підписи на документах у форматі пдф, Word, Excel тощо.

Базова і стандартна версії програми купуються за додаткову плату, і мають такі функції, як:

• створення та перевірка коректності ЕП;
• розшифрування та шифрування файлів довільного формату;
• підтримка модуля вдосконаленого підпису тощо.

Як ставити підпис в електронному документі за допомогою КриптоАрм:

• відкрити програму та вибрати «Підписати»;

• після ознайомлення з інструкцією натиснути "Далі";

• потім натиснути "Вибір файлу" та "Далі";

• після вибору електронного документа слід ще раз натиснути «Далі»;

• у новому вікні «Вихідний формат» можна залишити кодування у вихідному значенні, а можна змінити під необхідні вимоги. Програма для підпису може зберегти файл у будь-якому зручному форматі;

• у «Параметрах» користувач може вибрати від'єднану або приєднану ЕП, додати коментар чи властивість. Потім натиснути "Далі";

• наступний крок – вибір потрібного сертифіката;

• на завершення відкривається вікно з описом даних. Профіль краще зберегти, якщо за шаблоном буде підписано декілька документів.

Натиснути "Готово". Система видасть повідомлення про успішне підписання файлу.

ViPNet CryptoFile

Ще одна зручна програма, що дозволяє завіряти документи, це ViPNet CryptoFile. За допомогою програми можна підписати архів, поставити ЕЦП на договорах, зображеннях, таблицях, текстових файлах і т.д.

Програма безкоштовна, а ключ реєстрації надходить на вказану електронну адресу. Мінус використання сервісу – можливість додавання лише однієї ЕП.

Як підписати документ ЕЦП за допомогою ViPNet CryptoFile:

• у головному списку вибрати потрібний документ;

• правою кнопкою миші викликати меню, де вибрати "Підписати".

Підпис формується автоматично і на виході виходить новий файл з розширенням.sig.

Використання веб-сервісів

Щоб підписати ЕД необов'язково купувати програмне забезпечення чи плагіни. Можна скористатися одним із онлайн-сервісів. Наприклад, Крипто Контур (https://crypto.kontur.ru/). Сервіс безкоштовний, і дозволяє перевірити та створити ЕП. Контур від КриптоПро також може розшифрувати та зашифрувати електронний файл. Ще один плюс роботи – можливість підписати договір у будь-якому форматі, пакет файлів або цілий архів.

Сервіс стає доступним для роботи після простої реєстрації та автоматичного встановлення на ПК для виконання криптографічних перетворень. Сервіс має зрозумілий та зручний інтерфейс, а щоб підписати файл потрібно:

• завантажити документ, який слід завірити ЕП;
• вибрати один із доступних сертифікатів;
• створити файл ЕП;
• натиснути "Підписати". Сервіс автоматично створить папку з оригінальним та підписаним файлом (розширення.sig);
• при необхідності завантажити з сервера папку з ЕД.

Надсилання підписаного ЕД можливе також безпосередньо з сервера.У цьому випадку адресат отримує посилання на папку, збережену в Крипто Контур. Завантажену папку (оригінал ЕД, файл з підписом, сертифікат ЕП та інструкція з перевірки ЕЦП) можна надіслати через будь-яку поштову систему.

Порівняння ПЗ для створення ЕЦП

Програми для створення та перевірки ЕП відрізняються можливостями, вартістю, принципом роботи. Переваги та недоліки сервісів зручно оцінити у спеціальній таблиці порівняння ПЗ.

	Плагіни КриптоПро	КриптоАрм	ViPNet CryptoFile	Онлайн-сервіс Крипто Контур
Вартість	Платні	Безкоштовна тільки стартова версія	Безкоштовно	Безкоштовно
Пакетний підпис	Є	Є	Ні	Є
Формати	Word, Excel, PDF	Усе	Усе	Усе
Об'єм файлу	Без обмежень	Без обмежень	Без обмежень	До 100 Мб
Формування удосконаленої ЕП	Є	У версії стандарт та базова	Ні	Є
Тип ЕП	Від'єднана /приєднана	Від'єднана /приєднана	Від'єднана /приєднана	Тільки від'єднана
Додаткові функції шифрування, перевірки, розшифрування	Є	У версії стандарт та базова	Ні	Є

З електронним цифровим підписом можуть працювати як фізичні, так і юридичні особи. Її використання наділяє ЕД юридичною силою та прирівнює його до паперового. Для роботи з ЕП необхідно мати криптопровайдер та засоби ЕЦП. До них відносять закритий та відкритий ключ та спеціальне ПЗ. Підписання документів можливе через окремі плагіни для MS Office та Adobe Systems, а також через окремі програми (КриптоАрм або CryptoFile) або через онлайн-сервіси. Формування ЕП та отримання завіреного файлу відбувається у кілька простих кроків незалежно від вибраного виду засобів ЕЦП. Однак наявність певних функцій, формати, що підтримуються, і навіть допустимий обсяг засвідченого документа вже залежать від типу і версії ПЗ.

Підписання документів за допомогою ЕЦП – це спосіб візування простих листів, договорів, бухгалтерських та інших звітів. Розповіли кроками, як підписувати електронним підписом документи Word і PDF.

Для яких документів потрібен цифровий підпис

Більшість документообігу стала безпаперовою, і використанням ЕЦП вже нікого не здивувати. Сфера держзакупівель – не виняток. Учасники візують електронним підписом подані заявки, а замовники гарантовано розуміють, що потенційні постачальники – реальні компанії. Усі контракти, укладені за підсумками торгів, починають діяти лише після позначки цифровим підписом.

Коли ще потрібен електронний підпис:

1. Для подання звітності до контролюючих органів (Податкову службу, Росстат, Пенсійний фонд та ФСС). Надсилання звітів та довідок в електронному форматі робить процес легшим та зменшує кількість помилок. Більшість сервісів має вбудовані перевірки.
2. З використанням ЕДО (системи електронного документообігу). Це одне з найчастіших застосувань. Завізований таким чином лист з юридичної точки зору прирівнюється до паперового варіанту, на якому проставлено друк та візу. Завдяки ЕДО безпаперовий документообіг стає реальністю як усередині організації, так і із зовнішніми контрагентами.
3. На порталі «Держпослуги». Будь-який громадянин РФ може оформити для себе криптопідпис і ставити позначки на заявах, що подаються через сайт «Держпослуги», брати участь у громадських ініціативах і т.д.
4. При зверненні до арбітражного суду. Як доказ можуть використовуватись договори з контрагентами, офіційне листування, рахунки-фактури, підписані електронно. За АПК РФ такі документи прирівнюються до паперових аналогів із проставленим штампом.

Які бувають ЕЦП

Електронний підпис - це свого роду «штамп», що дозволяє не лише визначати підписувача, а й переконатися у цілісності підписаного документа. Три типи криптопідписів та порядок їх видачі затверджено у законі № 63-ФЗ від 06.04.2011:

1. Проста. Застосовується для позначення листів та різних специфікацій. Як підтвердження виступають паролі, коди та інші засоби. Найчастіше її використовують у системах електронного ДО.
2. Посилена некваліфікована. Для створення необхідний процес криптографічної обробки даних, застосовується закритий ключ. Цей електронний підпис дає змогу з'ясувати, хто підписав файл, а також чи вносилися зміни після початкового візування.
3. Посилена кваліфікована. Схожа на попередній вигляд, але при її створенні та перевірці повинні використовуватися сертифіковані ФСБ методи криптозахисту інформації. ЕЦП такого виду можуть видавати лише акредитовані центри, що посвідчують.

Є кілька способів, як підписати файл електронним підписом. Розберемо ті, що зустрічаються найчастіше.

Що знадобиться

Щоб підписати файл за допомогою електронного підпису, необхідно:

1. Встановити на власний ПК програму КриптоПРО. Рекомендуємо також ознайомитися зі статтею про налаштування комп'ютера.
2. Отримати два сертифікати: власника електронного підпису, що засвідчує центр.

Покажемо, як підписати pdf електронним підписом КриптоПРО та як підписати файли у Word.

Як підписати електронним підписом документ pdf

Розберемо, як підписати документ ЕЦП покроково.

Крок 1. Відкрийте потрібний файл pdf, у меню "Інструменти" зупиніть вибір на ярлику "Сертифікати".

Крок 2. Натисніть на пункт «Поставити цифровий підпис» та задайте область, на якій система КриптоПро проставить позначку про підписання.

Крок 3. На екрані з'явиться віконце з вибором електронного посвідчення, вкажіть те, що потрібно, та натисніть кнопку «Ок».

Крок 4. Налаштуйте посвідчення та натисніть кнопку «Продовжити».

Крок 5. Створіть цифрове посвідчення з підписом.

Крок 6. Збережіть у магазині сертифікатів Windows.

Крок 7. Введіть ім'я та електронну адресу.

Відкриється форма попереднього перегляду штампу. Якщо все влаштовує, можна натискати кнопку «Підписати». І це останній крок до інструкції, як підписати ЕЦП документ pdf.

КриптоПро видасть повідомлення про успішне завершення процесу. Все готово.

Як підписати документ електронним підписом у Word

Опишемо процес за кроками.

Крок 1. Відкрийте у Word той файл, який вам потрібний. Перейдіть у верхньому меню до пункту Файл, потім натисніть на рядок Відомості, а потім на Додати електронний підпис.

Крок 2. У вікні виберіть мишею конкретну ЕП, додайте, якщо є потреба, свої коментарі та завершіть процес натисканням кнопки «Підписати».

Крок 3. Якщо помилки відсутні, програма виведе повідомлення про успіх.

Якщо у вас на ПК інстальовано плагін КриптоПРО Office Signature, то кроки трохи відрізнятимуться.

Крок 1. Відкрийте свій документ для візування у форматі Word, перейдіть у «Файл», а потім до рядка «Додати цифровий підпис».

Крок 2. Виберіть потрібну ЕП, напишіть нотатки в коментарі, натисніть «Підписати».

Крок 3. КриптоПро видасть повідомлення про те, що операція пройшла успішно (якщо помилки не було виявлено).

Як підписати документ ЕЦП комплексом «КриптоАРМ»

Такий спосіб дозволяє використовувати всі сучасні формати шифрування, в тому числі шифрування архівів. Розглянемо інструкцію, як підписати файл, використовуючи систему "КриптоАРМ".

Крок 1. Відкрийте програмний комплекс «КриптоАРМ» та виберіть перший із пунктів меню – «Підписати».

Крок 2. Ознайомтеся з інструкцією Майстра створення ЕЦП. Після цього натисніть "Далі".

Крок 3. За кнопкою «Вибір файлу» перейдіть до потрібного, клацніть і натисніть «Далі».

На екрані з'явиться віконце "Вихідний формат". За відсутності обов'язкових вимог кодування залиште у вигляді, що є. Можна створити архів після закінчення процесу або вказати каталог на диску для збереження результату.

Крок 4. Виберіть конкретний сертифікат, натиснувши кнопку «Вибрати», потім для продовження процесу – «Далі».

Крок 5. На екрані з'явиться результуючий віконце з коротким описом введеної інформації. Програма запропонує зберегти профіль. Він може стати в нагоді, коли наступного разу ви підписуватимете файли за таким же принципом. Натисніть "Готово".

Якщо все пройшло без помилок, "КриптоАРМ" повідомить про успішне завершення.

Процес візування з використанням ЕЦП не становить великої складності. Потрібно просто знати, який тип ЕП у яких випадках можна застосовувати, та дотримуватися інструкцій.

• корпоративний та галузевий ЕДО;
• подання звернень до арбітражного суду;
• віддалена подача звітності до держорганів, наприклад, до Федеральної податкової служби РФ або Пенсійного фонду;
• відправка інформації до держсистем: , ЄАІС, ЕСІА та ін;
• участь у онлайн-торгах.

ЕП спрощує та прискорює процес обміну даними, підвищує рівень захисту інформації, знижує витрати на папір, послуги кур'єрів та поштову доставку. Щоб використовувати в різних видах документообігу, зверніться до та придбайте сертифікат ЕП, який підтверджуватиме ваше авторство на завірених онлайн-формах. Електронно-цифровий ідентифікатор можна створювати у таблицях, текстових та графічних файлах.

• Як підписати ордівський документ електронним підписом у КриптоПро CSP

  Перед тим, як підписати ЕЦП документ Ворд (Word), рекомендується зробити відповідні налаштування ПК:

  1. Поставити на ПК чи 5.0. СКЗІ бере безпосередню участь у генерації ЕЦП – отримує доступ до закритого ключа та перетворює інформацію за допомогою алгоритмів криптошифрування. Дистрибутив для завантаження розміщено у відкритому доступі на сайті ТОВ «КРІПТО-ПРО». Після закінчення пробного періоду (90 днів) користувачеві необхідно придбати річну або безстрокову ліцензію на кожен ПК, де використовується ЦП.
  2. Інсталювати драйвери для ключових носіїв, користуючись підказками інсталятора. Драйвери доступні для безкоштовного завантаження на сайті компанії.
  3. Зберегти на ПК особистий та кореневий сертифікати, отримані в УЦ. Вони додаються через CryptoPro до папки «Корінь консолі»: кореневої - до «Довірених», а особистий СКПЕП - до папки «Особисте».
  4. Налаштувати браузер для роботи з КЕП на інтернет-ресурсах: встановити безкоштовний плагін КриптоПро ЕЦП Browser plug-in та завантажити розширення (щоб веб-браузер не перешкоджав сайту отримувати доступ до даних). Також рекомендується додати онлайн-сервіси, які приймають від вас документацію до каталогу надійних вузлів.

  Тепер докладно розглянемо всі способи, як підписати документ Ворд за допомогою ЕЦП.

  1. Задай питання нашому фахівцю наприкінці статті.
  2. Отримай детальну консультацію та повний опис нюансів!
  3. Або знайди готову відповідь у коментарях наших читачів.

  Як підписати ордівський документ електронним підписом

  На ринку криптографічних утиліт представлений великий вибір продуктів для завірення текстової інформації у форматі .docx у різних версіях MS Office. Веб-компоненти MS Office 365 не підтримують функціональність електронного атрибута, для решти релізів, починаючи з v.2003, можна підібрати оптимальний продукт для реалізації функцій ЕП.

  Підпис буває прикріпленим - приєднується до пакету даних, або відкріпленим - в окремій формі. Всі способи, як підписати документ World електронним цифровим підписом:

  1. У самому додатку (через спеціальний плагін або без нього).
  2. У КриптоАРМ чи іншому допоміжному ПО.
  3. У веб-сервісах, наприклад, Крипто. Контур.

  Щоб у адресата не було проблем із переглядом файлу, рекомендується створювати його у тій самій версії Word. Як правило, держоргани, які беруть звітність в онлайн-режимі, вказують версію текстового процесора у вимогах. Незалежно від використовуваних засобів для засвідчення, на ПК обов'язково має стояти криптопровайдер.

  Як поставити електронний підпис на документ Word без програм

  У збірках Word 2003 та 2007 передбачена можливість генерації ЕП у самому додатку без використання окремих програм та плагінів. Проблема цих версій у тому, що вони застаріли і майже ніде не застосовуються. Якщо в одержувача стоїть пізніший реліз ПЗ, підпис не з'явиться, тому заздалегідь узгодьте версію створення файлу. Для перевірки КЕП адресату також необхідно інсталювати на ПК СКЗІ актуальне складання (4.0 або 5.0). Порядок підпису документа ЕЦП у Ворді 2003 включає такі кроки:

  1. У контекстному меню виберіть опцію "Параметри".
  2. Перейдіть на сторінку «Безпека» та клацніть на клавіші «ЦП» - відкриється список сертифікатів, завантажених у реєстр.
  3. Знайдіть у списку потрібний СКПЕП та натисніть «ОК».
  4. Введіть пароль від контейнера вибраного сертифіката та підтвердіть операцію клавішею «ОК».

  Для версії пакета програм 2007 порядок дій аналогічний, тільки спочатку на бічній панелі необхідно вибрати команду «Підготувати» і пункт «Додати ЦП». У нижній частині сторінки з'явиться піктограма, яка підтверджує наявність ідентифікатора.

  Якщо файл вносяться правки, ЦП пропадає, і буде потрібно повторна завірка за описаним вище алгоритмом. Для v. 2010-2019 такий варіант не підійде. Прийде задіяти спеціальний плагін, про який поговоримо нижче.

  • Як підписати документ Ворд електронним підписом у КриптоПро Office Signature

    Плагін дозволяє підписувати пакети даних безпосередньо із програми Ворд без встановлення окремого софту. Цей модуль є актуальним для будь-яких версій текстового процесора, крім 2003. У v. 2007 можна працювати як з плагіном, так і без нього (алгоритм описаний раніше), v. 2010-2019 – тільки з плагіном.

    Office Signature не є самостійним , а застосовується тільки як додатковий компонент, що розширює можливості MS Office. Утиліту можна безкоштовно скачати на сайті cryptopro.ru. Протягом перших 90 днів діє демо-період, після закінчення якого необхідно придбати ліцензію та ввести ліцензійний номер у налаштуваннях: меню «Пуск» → «КРИПТО-ПРО» → «CryptoPro Office Signature» → «Всі завдання» → «Серійний номер».

    Нижче розглянемо, як за допомогою плагіна підписати електронний підпис документ на прикладі Word 2010.

    Підберемо відповідний вигляд ЕЦП для вашого бізнесу за 5 хвилин!

    Залишіть заявку та отримайте консультацію.

    Як підписати електронним цифровим підписом документ Word 2010

    1. Завантажте програму та зайдіть в ОС під правами адміністратора.
    2. Встановіть програмне забезпечення, дотримуючись підказок Майстра установки. При первинній інсталяції за замовчуванням активується 14-денний демо-період збирання "Стандарт Плюс" або "Термінал". Після закінчення ознайомлювального періоду автоматично вмикається режим «Старт», і система пропонує придбати ліцензію.

    При кожному запуску з'являється вікно з пропозицією встановити ліцензію. Підтвердьте згоду на встановлення клавішею «Перейти» та введіть серійний номер. ПЗ дозволяє завіряти та зашифровувати одночасно кілька документів з будь-яким розширенням.

    Як підписати ЕЦП документ Word у КриптоАрм:

    
    

    На наступній стадії з'явиться вікно з повідомленням про те, що всі дані для формування ЕЦП зібрані. Збережіть інформацію у профіль, щоб у подальшому під час візування файлів ЕП завантажувалася автоматично, і завершіть операцію кнопкою «Готово».

    Якщо все зроблено правильно, система повідомить користувача, що форма успішно завізована та збережена у вибраному місці. Відкріплена ЦП генерується в окремому документі з розширенням. Якщо перейменовувати цифрову форму та файл після завірки, КЕП стане неактуальною і файл доведеться візувати заново.

    Підпис документа ЕЦП у Ворді через Крипто Контур

    Crypto.Kontur - один із найпопулярніших веб-сервісів для засвідчення цифрових файлів. Додаток від СКБ Контур дозволяє візувати цифрові форми з розширенням .pdf, .doc, .xml, але за розмірами є обмеження - до 100 Мб. Ще один мінус онлайн-сервісу – можливість формувати лише від'єднані КЕЦП. Переваг у Крипто Контур значно більше:

    • реалізація всіх функцій КЕП: створення, зашифрування, автентифікація та дешифрування;
    • повна сумісність з;
    • у веб-сервісі можна працювати безкоштовно відразу після авторизації на сайті;
    • обмін даними без встановлення на ПК допоміжних програм та плагінів;
    • перевірка достовірності сертифікатів від будь-яких УЦ.

    Отримувач листа зможе відкрити пакет даних та підтвердити справжність ідентифікатора у Крипто Контурі або будь-якій іншій програмі. Для створення ЕЦП авторизуйтесь в онлайн-сервісі та пройдіть кілька простих кроків:

    1. У ЛК увійдіть до розділу «Створення ЕП».
    2. Виберіть цифрову форму, яку потрібно завірити, та СКПЕП.
    3. Натисніть кнопку «Підписати».

    Онлайн-сервіс зберігає окремий файл КЕП в папку із завізованим документом з такою самою назвою та форматом.sig. Архів з інформацією зберігається на сервері системи. Власник СКПЕП може надіслати адресату пакет даних у вигляді посилання, отриманого з сервера в особистому обліковому записі.

    Оцініть, наскільки корисною була інформація у статті?

Як підписати документ електронним підписом, використовуючи сучасні криптопрограми? Розглянемо специфіку розв'язання цього завдання з прикладу відомої програми «КриптоАРМ».

Які є інструменти для підписання документів ЕЦП

Відповідного типу рішення на сучасному ІТ-ринку представлені у широкому спектрі. Серед найпопулярніших у Росії:

• "КриптоПРО" - універсальний програмний комплекс для обміну електронними документами, захищеними ЕЦП, у широкому спектрі форматів;
• "КриптоАРМ" - спеціалізована програма для підписання файлів за допомогою ЕЦП;
• «КриптоТри» - рішення, що забезпечує технічну складову при організації електронного обігу юридично значущих документів, захищених ЕЦП.

До найпростіших та універсальних рішень того, як підписати документ електронним підписом, можна віднести програму «КриптоАРМ»: вона легко інтегрується в інтерфейси Windows, зручна у користуванні, налаштуванні. Використовуючи її, можна легко зрозуміти, як поставити електронний підпис на різні документи.

«КриптоАРМ» за наявності ключа ЕЦП можна задіяти і як інструмент підписання документів, і як інструмент автентифікації тих чи інших ЕЦП.

Скористатися безкоштовною версією «КриптоАРМ» або замовити платну можна через сайт розробника цього рішення – ТОВ «КРІПТО-ПРО». Як підписати документ ЕЦП за допомогою цього програмного забезпечення — читайте далі.

На які файли можна поставити ЕЦП

Специфіка електронного підпису полягає в тому, що за її допомогою можна завірити практично будь-який файл - будь то документ Word, PDF, малюнок або відеозапис. З технологічної точки зору підписання ЕЦП PDF-документа нічим не відрізняється від засвідчення мультимедійного файлу:

• криптопрограма, за допомогою якої засвідчується файл, формує його хеш (короткі відомості про цілісність та про авторство);
• хеш шифрується за допомогою закритого ключа;
• формується підписаний ЕЦП документ чи окремий файл ЕЦП до відповідного документа.

Для посвідчення справжності файлу його одержувач повинен скористатися, у свою чергу, відкритим ключем: він розшифровує хеш і дозволяє визначити цілісність і авторство файлу - будь то документ Word або відеозапис.

У свою чергу існує велика кількість різновидів програмного забезпечення, за допомогою якого можна, використовуючи ЕЦП, підписати документ Ворд або PDF. Серед найпоширеніших рішень у Росії, як ми зазначили вище, програма «КриптоАРМ». Розглянемо, як поставити ЕЦП документ Word з її допомогою.

Як вставити за допомогою "КриптоАРМ" ЕЦП у файл (коротка інструкція)

Задіяти програму, що розглядається в Windows можна в двох режимах:

• через контекстне меню файлів у провіднику (клацаючи правою кнопкою по файлу та вибираючи потрібну опцію);
• через основний інтерфейс програми (запустивши її з робочого столу).

Як підписати електронним підписом документ Word - вирішення цього питання через контекстне меню Windows досить зручне. Якщо ж у нашому розпорядженні — рішення «КриптоАРМ», то дотримуватимемося його.

Вивчимо особливості застосування відповідних можливостей "КриптоАРМ" на практиці.

Як ставити на ордівський документ (Word 2003, Ворд 2007, Word 2010, 2013, 2016) ЕЦП

Умовимося, що наш файл створено за допомогою програми Word 2007 – як підписати електронним підписом документ у цьому випадку? Звернемо увагу на те, що для питання, як підписати електронним підписом документ у Word 2010 та інших версіях, ця інструкція теж актуальна.

Вибираємо файл Word, розташований у папці комп'ютера, натискаємо на ньому правою кнопкою миші, потім вибираємо опцію "КриптоАРМ", потім - "Підписати". Відкриється "Майстер підписання файлів програми".

У вікні «Майстра» можна ще раз перевірити, чи правильний файл вибраний для підписання. При необхідності — додати до списку файлів, що підписуються, інші об'єкти, їх можна завірити одночасно. Визначившись із файлом чи переліком таких для підписання, натискаємо «Далі».

У наступному вікні «Майстра» потрібно вибрати параметри кодування (можна залишити значення за промовчанням), а також вказати шлях розміщення підписаних за допомогою ЕЦП файлів. Натискаємо "Далі".

У наступному вікні можна виставити різні реквізити підпису (наприклад, візу, коментарі, штамп часу), якщо це потрібно. Тут можна поставити галочку навпроти пункту «Зберегти підпис в окремому файлі». Якщо це зробити, то хеш ЕЦП буде збережений окремо від документа, що засвідчується (але наступна перевірка ЕЦП вимагатиме одночасної наявності обох файлів). Якщо ні — документ та ЕЦП, яка його завіряє, будуть об'єднані в один файл.

Тепер потрібно вибрати сертифікат підпису, виданий центром, що засвідчує. Він може бути розміщений на ПК (прописаний у реєстрі) або на зовнішньому носії - флешці, eToken. У другому випадку потрібно буде підключити відповідний носій до комп'ютера.

У вікні, яке відкрилося після вибору сертифіката, всі налаштування можна залишити за замовчуванням.

Натискаємо "Далі", потім - "Готово". Підписаний за допомогою ЕЦП файл з'явиться в папці, яка вказана у вікні «Майстра» раніше. Загалом його розташування буде збігатися з розташуванням вихідного файлу. Ім'я підписаного за допомогою «КриптоАРМ» файлу збігатиметься з оригінальним, але буде доповнено розширенням ЕЦП – як правило, це розширення SIG.

Як завірити PDF (ПДФ) за допомогою ЕЦП

Отже, ми знаємо, як підписати цифровий підпис документ у Word. Вище ми зазначили, що ця процедура принципово не відрізняється від завірення за допомогою ЕЦП будь-яких інших файлів. Але при роботі з деякими типами даних все ж таки можуть бути нюанси.

Зокрема, певні особливості мають процедуру завірення файлів PDF. Як електронний підпис поставити на PDF-файл (з урахуванням особливостей цього формату файлів)?

Основні дії при використанні «КриптоПРО» при виконанні такого завдання, як поставити ЕЦП на PDF-файл, будуть практично такими ж, що і для документа Word. ЕЦП на PDF-файлі ставиться за алгоритмом, аналогічним розглянутому нами вище, коли ми вивчали питання, як підписати ордівський документ електронним підписом.

Разом з тим, потрібно мати на увазі, що саме при завіренні PDF-документу має сенс відокремлювати хеш ЕЦП від відповідного документа і записувати в окремий файл.

Річ у тім, що деякі рішення від компанії Adobe — розробника PDF — дозволяють здійснювати підписання документів у цьому форматі штатними засобами. Цілком можливо, що одержувач файлу забажає для початку ознайомитися з відповідними підписами, і лише потім перевірити справжність ЕЦП документа.

При цьому в розпорядженні одержувача документа може і не бути дистрибутива «КриптоАРМ» чи іншого рішення з відкритим ключем для перевірки електронного підпису Word або PDF. У цьому випадку рішення, як підписати PDF-файл електронним цифровим підписом (розділивши або об'єднавши ЕЦП і сам документ), може дати додатковий інструмент перевірки файлу для одержувача.

Питання, як підписати електронним підписом ПДФ-файл, - відокремлюючи ЕЦП від файлу або об'єднавши їх, слід заздалегідь узгодити з одержувачем документа.

Підсумки

Сучасні криптопрограми, такі як «КриптоАРМ», дозволяють підписувати практично будь-які файли. Питання, як підписати ЕЦП документ Word або PDF, зазвичай знімається дуже швидко з використанням інтерфейсів даного рішення. При цьому в ряді випадків має значення конкретний формат підпису - у вигляді окремого файлу або у вигляді приєднання до документа, що засвідчується. У цьому сенсі вирішення питання, як підписати PDF-файл електронним цифровим підписом, може відрізнятися від процедури засвідчення документа у форматі Word.

Дізнатися більше про використання ЕЦП для завірення документів ви можете у статтях:

Для людей, які не мають досвіду роботи з електронним цифровим підписом, ми підготували інструкцію "як підписати документ". Насправді, це дуже проста процедура, яка полягає в парі натискань на кнопку миші.

Усі власники ЕЦП мають спеціальні згенеровані ключі: відкритий та закритий. Всі ці ключі зареєстровані в центрі посвідчення та надійно захищені. Насамперед для того, щоб підписувати документи за допомогою своєї ЕЦП, вам необхідно підготувати свій ПК, встановивши на нього наступне ПЗ:

Про те, як встановити та налаштувати програмне забезпечення, ви можете прочитати в окремій інструкції.

Сам процес підпису документа залежить від цього, у якій програмі він створено (тобто. його формат). Наприклад розглянемо найпопулярніший текстовий редактор MS Word.

Якщо ви підписуєте документи вперше, рекомендуємо переконатись, що у вас встановлена ​​остання версія Крипто-ПРО. Зробити це можна, відкривши програму в Панелі керування та перейшовши у вкладку «Загальне». На момент написання цієї інструкції остання версія КРІПТО-ПРО 3.9.

Як підписати документ ЕЦП у Word 2003

Відкриваємо потрібний документ, переходимо:

"Сервіс" - "Параметри" - "Безпека" - вкладка "Цифрові підписи" та "Сертифікат"- натискаємо кнопку « ОК».

Зверніть увагу перед тим, як підписувати документ, його потрібно зберегти.
Документ можна підписати лише за умови, що ваш сертифікат знаходиться в Особистих(див. статтю щодо встановлення сертифіката)

Як підписати документ ЕЦП у Word 2007

У 2007 версії редактора використовуємо наступний алгоритм:

Кругла кнопка у лівому верхньому кутку «Office» – «Підготувати» - «Додати цифровий підпис», далі якщо необхідно прописуємо мету підписання документа (необов'язково), вибираємо відповідний підпис зі списку, натискаємо « Підписати».

Те, що документ має цифровий підпис, підтверджує невелика червона емблема на нижній панелі та відповідний напис при наведенні курсору. Також після підписання, зникає можливість редагувати документ, щоб внести зміни до файлу, необхідно видалити підпис.

Як підписати документ ЕЦП у Word 2010

У MS Word 2010 виконуємо такі кроки:

"Файл" - "Відомості" - "Додати цифровий підпис (КРІПТО-ПРО)"

Якщо останній пункт у вас відсутній, то у вас не встановлені Crypto Pro та/або КриптоПро Office Signature.

У вікні додавання цифрового підпису за аналогією з 7 версією Word, вказуємо мету підписання, вибираємо сертифікат і наживаємо « Підписати»

Як підписати ЕЦП файл PDF

Іноді виникає потреба підписати цифровий підпис файли у форматі.pdf. Робиться це як і з іншими файлами.

Для підписання PDF-файлів був розроблений програмний продукт «Крипто-ПРО PDF». Це спеціальний модуль для роботи з файлами у форматі Adobe Reader та Acrobat.

Програмний продукт «Крипто-ПРО PDF» розроблений з інтерфейсом Adobe System Inc, що дозволяє використовувати Adobe Acrobat, Reader та LiveCycle ES для підписання PDF-файлів електронним цифровим підписом прямо в програмі за аналогією з MS Word.