Всі наведені нижче елементарні правила стосуються переважно ділового листування з вашими партнерами, колегами, замовниками та виконавцями. Застосування в особистому листуванні - приватна справа кожного. Тим не менш, дотримання цих правил в особистому листуванні створить про вас лише гарне враження.

Етика ділового листування електронною поштою

Якщо ви раптом не бажаєте читати далі, обмежтеся хоча б такими базовими правилами:

• Під час відповіді користуйтеся кнопкою «Reply All» («Відповісти всім»).Це збереже в копіях отримувачів початкового листа, і ваша відповідь не пройде повз них. Настійно рекомендую в налаштуваннях інтерфейсу сховати кнопку "Reply" ("Відповісти"). Видалити небажаних одержувачів у разі потреби можна «руками».
• Не залишайте поле "Subject" ("Тема") порожнім.Люди, з якими ви листуєтеся, можуть отримувати сотні листів на день, вони використовують це поле для швидкої оцінки важливості та змісту листа.
• Цитуйте листи.Не починайте відповідь з нового листа, натисніть «Відповісти всім» («Reply All») на отриманому листі та не відключайте функцію цитування при відповідях та пересиланні в налаштуваннях поштового клієнта.
• При повному цитуванні(якщо ваша відповідь на весь лист в цілому) пишіть текст відповіді в ПОЧАТКУ листа, а не в кінці, внизу.

ПРОДОВЖИМО?

Отримання листів

1. Отримані листи треба читати. Якщо вам прийшов лист, значить його хтось і навіщось відправив (зрозуміло, спам тут не розглядається). Якщо в людини є листи, помічені як не прочитані, і вони старіші за один день - він не вміє працювати з поштою. Тим не менш, це можна пробачити, якщо:
   • людина померла або несподівано захворіла;
   • працювати з поштою не входить до його службових обов'язків (тоді йому нема чого службовий e-mail).
2. Якщо ви не менеджер, перевіряйте пошту хоча б 2 рази на день: зранку та по обіді. Відсутність від вас відповіді на виробниче питання може зупинити роботу інших людей та затягнути вирішення питань.
3. Якщо ви менеджер, ваш робочий день повинен починатися із запуску поштового клієнта, який не вивантажується весь день та автоматично перевіряє пошту. Налаштуйте автоматичну доставку/отримання пошти хоча б кожні 10 хвилин (переважно 1–3 хвилини).
4. Вам надійшов лист. Якщо ви дуже зайняті, негайно оцініть, від кого воно, тему і пробіжіть його очима - це допоможе швидко прийняти рішення, чи вимагає лист термінової відповіді чи може трохи зачекати.
5. Якщо можете, то дайте відповідь відразу ж. Це найпростіший і найефективніший спосіб рухати справи і не збирати завали пошти.
6. Якщо розумієте, що не зможете відповісти протягом доби, краще відразу написати «відповім протягом кількох днів» або хоча б «відповім трохи пізніше».

Поля "Кому", "Копія", "Прихована копія"

1. Слід пам'ятати, що існують поля To (Кому), CC (Копія) і BCC (Прихована копія). Від них залежать ваші подальші дії (і дії партнерів з листування) при отриманні листа:
   • «To» («Кому») - лист і відомості або питання, що містяться в ньому, адресовані одержувачу безпосередньо. Якщо ви надсилаєте запитання, ви чекаєте на відповідь саме від адресата, вказаного в полі «Кому». Якщо ви одержувач, то ви повинні відповісти саме ви.
   • «СС» («Копія») - одержувачі, які стоять у копіях, одержують лист «до уваги», для інформації або є «запрошеними до свідків». Одержувач у копіях не повинен відповідати на лист; більше того, чемним вважається, якщо за наявності такої необхідності почати з фрази «вибачте, що втручаюся».
   • "BCC" ("Прихована копія") - поле для "палацових інтриг". Вказуючи в цьому полі якогось одержувача, ви йому «таємно» відсилаєте цей лист: про факт надсилання листа цій людині не дізнаються основний одержувач або копії, що стоять. Використовується також для масового розсилання, щоб вашу адресну книгу не знали усі одержувачі.
2. Під час відповіді користуйтеся кнопкою «Reply All» («Відповісти всім»). Це збереже в копіях отримувачів початкового листа і ваша відповідь не пройде повз них.
3. НЕ видаляйте з копій листи людей, доданих туди вашим кореспондентом. Якщо ж ви хочете відповісти щось особисте, щоб інші кореспонденти не отримали вашу відповідь, тоді видаліть усіх копій, крім того, хто написав листа (так-так, кнопкою «Reply» не користуємося ніколи).
4. Якщо в отриманому листі в полі «To» («Кому») більше двох адресатів, це означає, що відповісти повинні обидва ці кореспонденти або будь-які з них. Вважайте, що відповісти повинні ОБИДВА - якщо лист адресований вам і комусь ще, дайте відповідь і ви (навіть якщо це буде відповідь типу «Це питання точно не до мене, нехай відповість такою-то»).
5. У свою чергу, вкрай настійно НЕ рекомендується включати до поля «To» («Кому») більше одного адресата. На лист, відправлений двом, ви не отримаєте відповіді від жодного, оскільки кожен думатиме, що відповість інший. Адже не всі читали цю статтю.
6. Форвард приватного листування до списку розсилки без згоди учасників листування – це неетично!

Поле "Тема"

1. Не залишайте його пустим.
2. Тема листа має бути коротка, але відображає основний зміст, тему листа. Заголовки типу «Питання», «Привіт!» або порожні заголовки видають у вас новачка, у якого відсутні елементарні навички володіння діловим листуванням.
3. Коли ви відповідаєте на один із кількох листів із різними темами, відповідайте на правильні. Відповідайте на лист із темою «Зустріч у вівторок, 18.04» про зустріч та на лист «Матеріали для поліграфії» про матеріали для друку. Це пов'язано з цитуванням попереднього листування (див. нижче розділ «Написання листів»).
4. Якщо потрібно періодично надсилати e-mail типу тижневих звітів, намагайтеся зберігати заголовок постійним, або хоча б його частина повинна постійною, щоб одержувач міг налаштувати автоматичні правила сортування такої пошти.

Важливість листа

1. Якщо лист містить інформацію про термінові зміни, текст договору або іншу інформацію, на яку треба звернути увагу насамперед - використовуйте важливість «висока», це виділить лист у папці «Вхідні».
2. Не використовуйте даремно «високу» важливість – «крикливі» люди дратують, будьте скромнішими.
3. Особистий лист діловому кореспондентові або лист зі смішною картинкою або посиланням позначте важливістю "низька".

Написання листів (відповідей)

1. Почніть із привітання, це ввічливо. "Привіт, gria!" говорить про те, що вам ліньки написати ім'я людини. Навіть просто «Андрію!» або «Добрий день!» цілком ввічливо та достатньо.
2. Говоріть з людиною однією мовою. Це стосується не тільки мови російської/англійської, а й форми тексту. Якщо вам надійшов формальний лист, неформальна відповідь на нього буде неповагою до респондента та демонстрацією власної низької культури. Формальна відповідь на неформальне звернення - або заклик до дотримання регламенту, або просто вимагають корпоративні правила.
3. Намагайтеся відповідати завжди на останній лист у ланцюжку листування, а не на якийсь проміжний.
4. Ne ispolzuyte translitкрім випадків відправлення листів із умов, у яких складно набирати текст по-іншому (наприклад, з мобільного чи з комп'ютера без російської клавіатури).
5. Якщо ваш поштовий клієнт не підтримує російську мову або псує кодування, додайте текст відповіді атачем.
6. Діловий лист має бути точним, лаконічним та конкретним:
   • Точність – вказуйте точні дані, на які ви посилаєтеся (дату та тему іншого листа, дату зустрічі, пункт порядку денного зустрічі, ім'я файлу, посилання на документ у мережі тощо).
   • Лаконічність – деякі викладають на трьох сторінках те, що можна було б написати у трьох реченнях. Хто ясно мислить, той ясно викладає, і це бачить ваш кореспондент.
   • Конкретність - з листа має бути точно зрозуміло, ЩО САМЕ потрібно від отримувача, які дії від нього хочуть.
7. Ділова листування це місце для вправ в епістолярному жанрі і місце для вираження емоцій. Для цього є форуми, чати та інші засоби електронного міжособистісного спілкування. Короткий діловий текст - це не сухість, а економія часу і точність думки.
8. Якщо лист містить кілька запитань, тем чи завдань, структуруйте їх та відокремлюйте абзацами з нумерацією або без неї. Суцільний «потік думки» складно читати, у своїй легко пропустити основне питання листи. Більше того, погано структурований лист деякі схильні відразу відправляти в кошик для сміття (хоча це екстремізм, напевно).
9. Майте на увазі, що відповідь на прохання або завдання «Зробимо!» неповний. «Зробимо до такої дати», «через стільки днів», «після такої події» - це більш певні та точні відповіді.
10. Якщо лист сформульовано так, що на нього можна відповісти просто «ок», то відповідь, швидше за все, буде отримана набагато швидше. Наприклад, якщо є кілька варіантів, що робити, запропонуйте який-небудь варіант за замовчуванням.
11. Текст не повинен містити помилок. Очеп'яткине страшні, але якщо ви в кожному листі пишете і пишете слово невірно, це стає помітно дуже швидко, і ваша «трійка» з мінусом по-російському стає очевидною (як і умоглядні подальші висновки про ваш загальний рівень освіти та культури).
12. Намагайтеся не використовувати HTML-форматування листа. На жаль, цей формат написання листів стоїть за замовчуванням в Outlook, але при його використанні, особливо при цитуванні (відповідях та пересиланні), виникає безліч питань.
13. Якщо ви отримали лист у html-форматі НЕ змінюйте його на plain-text, це ламає сприйняття інформації відправником під час отримання вашої відповіді. Чим важливіший вам ваш кореспондент, тим важливіше зберегти його адекватне сприйняття. Впоратися з виділенням своїх відповідей у ​​html-цитуванні можна кольором, а можна і кнопкою «Зменшити відступ» на панелі форматування html (хоча там є примхливі нюанси).
14. Цитуйте текст оригінального листа. Як ви вважаєте, що б це означало? Я теж не знаю: To: AIST - творчий птах Subject: Re: Re: Re: Питання Ok! Вася
15. Ніколи не правте у цитуванні текст іншої людини! Це свого роду підробка листів.
16. При повному цитуванні (якщо ваша відповідь на весь лист загалом) пишіть текст відповіді в ПОЧАТКУ листа, а не наприкінці.
17. Якщо ви відповідаєте за пунктами, використовуючи цитування, відокремте цитату порожніми рядками ЗВЕРХУ І ЗНИЗУ та використовуйте Великі Літери на початку речень. Спробуйте знайти відповіді тут: > пропонуємо замінити логотип на додається, > оскільки цей сильно строкатий на фоні не знайшли логотипу в атачі > напис поправте - замість «риба» треба писати «раба»! > інакше нас невірно зрозуміють напис поправили, вибачте > і останнє…

    Доброго часу! Сьогодні ми поговоримо про резервне копіювання СМС шляхом надсилання всіх повідомлень зі смартфона на електронну пошту. Це може знадобитися як просто для збереження листування, так і для подальшої обробки повідомлень, наприклад пошуку в повідомленнях потрібної інформації (контактів, імен, цін та іншого) сторонніми програмами, які в свою чергу працюють з E-Mail. Розберемо варіант такого копіювання з використанням смартфона, що працює на Android.

    Створюємо поштову скриньку

    Для надсилання та збереження всіх повідомлень на E-Mail, для початку потрібно зареєструвати поштову скриньку, для цього чудово підійде пошта від yandex.ru. Можна також використовувати свою діючу поштову скриньку, але я рекомендую зареєструвати нову. По-перше з часом у ньому накопичиться велика кількість СМС повідомлень, які можуть заважати при роботі зі звичайними листами, а по-друге у випадку якщо ви будете підключати поштову скриньку до стороннього сервісу для аналітики, не вказувати в ньому логін і пароль від основного E-Mail .

    Встановлюємо на смартфон з Android додаток SMS Backup +

    Для надсилання всіх SMS повідомлень на поштову скриньку потрібно встановити і налаштувати спеціальний додаток SMS Backup +, завантажити який можна на сайті play.goole.com або apk-dl.com (альтернатива для смартфонів не використовують Google Play) або .

    Програма протестована на Android: 3. XX, 4. XX, 5. XX, 6. XX; Заявлено підтримку версії 2.xx.

    Налаштовуємо SMS Backup +

    1. Запускаємо додаток;
    2. Після запуску програми, в меню вибираємо пункт: Advanced settings;
       
    3. Далі переходимо до Backup settings;
       
    4. Встановлюємо галочки на Backup SMS та Email subject prefix, знімаємо галочки з Backup MMS, Backup Call log (MMS та історія дзвінків нам не потрібні, хоча їх теж можете резервувати);
       
    5. Повертаємося в попереднє меню та переходимо до розділу IMAP Server settings;
       
    6. Вибираємо пункт меню Authentication,
       
       встановлюємо значення параметра Plain text;
       
       
    7. Вибираємо пункт меню Server address, прописуємо значення: imap.yandex.ru:993
       
       
    8. Вибираємо пункт меню Security прописуємо значення: SSL
       
       
    9. Вибираємо пункт меню Login (You IMAP account), вказуємо логін, потім вибравши пункт меню Password (You IMAP account password), вказуємо пароль від yandex.ru пошти;
    10. У головному меню встановлюємо галочку Auto backup;
        
    11. Далі переходимо в Auto backup settings, вибираємо пункт меню Regular schedule та встановлюємо часовий інтервал, з періодичністю якого SMS будуть відправляти на вказаний нами обліковий запис поштової скриньки (наприклад кожні 2 години).
        

    Програма SMS Backup+ дозволяє не тільки робити резервні копії на E-Mail, але й відновлювати повідомлення з нього. Відповідні установки відновлення можна знайти в розділі Advanced settings -> Restore settings.

    Після надсилання повідомлень на E-Mail, всі вони будуть розміщені у папці під назвою SMS.

    

    Аналізуємо СМС, передані на Email

    Після отримання списку СМС на адресу електронної пошти, можна за допомогою спеціального програмного забезпечення аналізувати дані, що містяться в них. Наприклад, можна відстежувати СМС від банку з повідомленнями про грошові надходження і списання, на підставі чого вести фінансовий облік в автоматичному режимі. Подібне рішення реалізовано мною для «сайту спільних покупок», коли всі SMS повідомлення від Банку отримані Організаторами СП збираються в одному місці, аналізуються і на підставі них, система в панелі управління виводить дані про те — який з користувачів зробив замовлення, зробив оплату.

    Ймовірно, Ви вже звертали увагу, щопри отриманні листів від деяких авторіву розділі «кому» стоїть список із кількох десятків імейлів різних людей. Причому ні Ви, ні ці люди не давали своєї згоди на те, щоб ці імейли були засвічені. Звичайно, хтось з адресатів, відпишеться від цієї розсилки (нам усім набрид потік спаму на наші пошти). Але одне безумовно – всі одержувачі віднесуться до автора розсилки, як до людини непрофесійної. І навряд чи погодяться ухвалити його пропозицію.
    
    

    
    Як же зробити так, щоб не надсилати кожному адресату листа окремо і водночас «не світити всіх перед усіма»?
    Майже будь-який поштовий сервіс дозволяє це зробити.

    Розглянемо цю можливість на прикладі найпопулярнішої для ділових розсилок поштою gmail.com
    
    

    Зазвичай для надсилання листа ви використовуєте вікно "Написати". Натиснувши на нього, бачите нове вікно «Нове повідомлення», в яке і вставляєте все, що потрібно для створення та надсилання самого листа.

    У вікно "Отримувачі" зазвичай вставляємо імейли наших адресатів.

    
    
    
    

    Копія означає "точна копія". Це поле використовується, коли ви просто хочете надіслати листа комусь, хто не є основним одержувачем. Таким чином, ви можете тримати людину в курсі, даючи їй знати, що відповідати на лист не обов'язково. Але всі одержувачі цього листа бачать адреси (і навіть імена) один одного.

    
    Прихована копія означає «точна прихована копія». Вона працює так само, як і Копія, але в цьому полі всі адреси одержувачів приховані.
    

    Таким чином, використання цього поля – один з найкращих способів надіслати листа великої кількості людей і дотриматися конфіденційності. Отже, і не зіпсувати ставлення з ними. Використовуючи цю можливість, можна вставити до 30 імейлів. А це означає, що одним натисканням кнопки ви можете надіслати цей лист одразу 30 адресатам, не показуючи їхні імейли.

    І ще, за потреби, можна вставити в тіло листа картинку ( 4 ) або прикріпити файл ( 5 ).

    Саме ця пошта дає максимальну кількість можливостей для редагування.

    
    
    

    Аналогічно можна надіслати одночасно декільком адресатам листа та поштою yandex.ru.
    
    

    Тільки можливостей для редагування тексту листа цією поштою менше. Тому я покажу лише порядок дій, необхідних для надсилання листів.

    Натискаєте на "Написати" і далі у вікні "Кому" ( 1 ) вставляєте імейл першого адресата, а потім вибираєте функцію «Копія» ( 2 ) або «Прихована копія» ( 3 ). Залежно від того, чи хочете ви, щоб усі одержувачі вашого листа побачили всі імейли або зберігаєте їх право на конфіденційність адрес, вибираєте одну з функцій. Щоб додати кожен наступний імейл до списку, необхідно натиснути кнопку із зображенням чоловічка з «плюсиком» перед ним ( 4 ). Тоді з списку, що випав, можете вибрати своїх постійних адресатів або вписати їх імейли вручну.

    Картинки можна завантажити з Яндекс Диска та файли прикріпити теж, як завжди.

    Натискаєте кнопку «Написати», з'являється вікно, у якому при натисканні мишкою у вікні «Кому» ( 1 ), з'являється список з переліком ваших постійних адресатів ( 2 ). Можете вибрати із цього списку потрібного. Або просто вставити бажаний имейл адресата вручну.

    Без ділового листування у бізнесі нікуди, незалежно від того, чи пишете ви від імені компанії, чи від себе як приватного підприємця. А точніше те, як ви дотримуєтеся її правил. Ваші потенційні бізнес-партнери або клієнти будуть багато в чому судити про вас і по тому, як ви вмієте спілкуватися з ними. Діловий лист – це, можна сказати, «обличчя» бізнесмена. І щоб його не втратити, важливо знати про золоті правила спілкування у такому форматі.

    Правила ділового листування по email

    Оскільки зараз електронною поштою користуються набагато частіше, ніж звичайною, ми вирішили приділити увагу тому, як правильно вести ділове листування саме в мережі. Ось вам кілька рекомендацій, дотримання яких не дасть вам ударити в багнюку обличчям перед співрозмовником.

    Ім'я поштової скриньки

    Перше, що впадає у вічі, коли ми відкриваємо нове повідомлення – це та адреса, з якої воно відправлене. Багато хто недооцінює важливість цього моменту і надсилає ділові листи з особистих поштових акаунтів. Нічого страшного в цьому немає, якщо електронна адреса містить тільки ваше ім'я у форматі, що легко читається. Але якщо там є різні прізвиська типу kissa1988 або pupsik-26, то відправлення повідомлення з такої скриньки просто неприпустима. Уявіть, які емоції будуть у людини, коли вона отримає ділову пропозицію від пупсика або сонечка.

    Також не вітаються в бізнес-листуванні поштові адреси, які починаються з info@, inbox@ тощо. Вони просто не сприймаються всерйоз, і є велика ймовірність, що листа навіть не відкриють. Найкращий варіант – це вести ділове листування з поштової скриньки [email protected], де name – це ваше ім'я та прізвище, company – назва компанії.

    Одержувачі

    В електронному листуванні є можливість надіслати листа на прямого адресата та поставити інших одержувачів у копію. Передбачається, що одержувачі в копії повідомлення не повинні відповідати на нього. Вони є запрошеними спостерігачами. Тому, перед відправкою визначте, від кого саме ви хочете отримати відповідь, і правильно розставте адресатів. Однак, по можливості, не ставте у прямі отримувачі листи кількох людей. Може статися така ситуація, що вам не відповість ніхто з них, якщо кожен подумки вирішить перекласти цей обов'язок на іншого адресата.

    Якщо ви самі опинилися в копії ділового листа, то, як ви вже зрозуміли, вашої відповіді відправник не чекає. Але якщо виникла необхідність відповісти саме вам, то ви можете це зробити, але ввічливим вибачитиметься на початку повідомлення за те, що «втручаєтеся».

    Оформлення листа

    Офіційно-діловий стиль. У діловому листуванні, звичайно, використовується офіційний стиль. У ньому відсутні прикметники, непотрібні уточнення та деталі. Тільки конкретика, ясність та логіка. Після написання ділового повідомлення корисно прочитати його ще раз і усунути всі фрази, які не несуть у собі особливого смислового навантаження і не змінюють суть викладеного. Тільки коли ви переконалися, що всі подібні слова та фрази видалені, тоді можна сказати, що цього правила складання ділового листа дотримано.

    Грамотність. Говорити, що повідомлення важливо писати грамотно і без помилок – це все одно, що сказати «сніговик має бути зроблений зі снігу». Проте не згадати про це правило не можна. Грамотність – це основа будь-якого листування. Людина, яка пише діловий лист з орфографічними помилками, навряд чи кимось може бути сприйнята серйозно.

    Тема листа. Її треба писати обов'язково. Намагайтеся робити її короткою, але ємною, щоб одержувачу при одному погляді відразу стало ясно, про що йтиметься у листі. Тема має складатися з одного слова. "Інформація", "Питання" і т.д. - Неправильні теми ділового листа. "Торгова пропозиція від компанії X" - правильна тема. Якщо інформація у вашому листі особливо важлива, можна позначити його спеціальним прапорцем «важливості», які є практично у всіх сервісах e-mail.

    Шрифт. Текст повідомлення має бути насамперед читабельним. Тому використовуйте шрифт Arial або Times New Roman, розмір підбирайте середній (наприклад, поштою mail.ru оптимальний розмір шрифту – 3). Не експериментуйте зі шрифтами чи квітами. У діловому листуванні це недоречно. Не використовуйте Caps Lock, знаки оклику та різні спеціальні символи (у тому числі смайлики). Єдине, що допускається, – це виділення деяких фраз курсивом або жирним шрифтом. Але і це намагайтеся використовувати лише за великої необхідності.

    Для зручності читання та кращого донесення думки можна використовувати підзаголовки за текстом листа. Але їх має бути занадто багато – трохи більше 3-4.

    Один абзац не повинен бути розтягнутий більш ніж на 4 рядки. Коли ми читаємо дуже довгі абзаци, текст зливається і основна думка може бути втрачена.

    Будь-які перерахування та списки варто оформлювати за допомогою спеціальних маркерів.

    Фірмовий шаблон. Буде чудово, якщо ви розробите фірмовий шаблон електронних листів у своєму корпоративному стилі. І надсилатимете всі ділові повідомлення тільки з таким шаблоном. Це дозволить вам виділитися серед інших і дотриматися належної ділового повідомлення офіційності. Проте, не варто перестаратися з «фірмістю» – зайва креативність лише нашкодить. Все-таки, йдеться про ділове спілкування, а не розважальне. Не забувайте також і про те, що одержувачі можуть читати ваші повідомлення не лише на комп'ютері, а й на мобільних пристроях. Тому шаблон має бути оптимізований під різні роздільні здатності екранів.

    В одному листі має бути лише один інформаційний привід. І відповідно, від одержувача має на увазі лише одна цільова дія. Вміщувати в одне повідомлення одразу кілька запитань, пропозицій чи прохань до отримувача вважається некоректним.

    Воно має розбиватися на такі частини:
    - Вступ;
    - основна частина;
    - Висновок.

    У введенні коротко вказуйте мету повідомлення та причини його написання. Основна частина – це сама суть листа. Наприкінці треба резюмувати сказане вище – це можуть бути висновки, прохання, вказівки, пропозиції і так далі. Жодних «постскриптумів» у діловому листуванні використовувати вкрай небажано. Уникайте також афоризмів, метафор, прислів'їв тощо.

    Якщо вам необхідно подати в листі графічне зображення, то не вставляйте його в текст повідомлення, а прикріплюйте окремим файлом. Зображення можуть некоректно відображатися на різних пристроях або зовсім відключені в інтерфейсі поштової програми одержувача. У тексті, де це необхідно, просто вкажіть "інформація знаходиться у прикріпленому файлі". Якщо таких файлів кілька, але обов'язково напишіть їх назви.

    Якщо ви використовуєте абревіатуру та скорочення слів, ви повинні бути на 100% впевнені, що одержувач зрозуміє, що мається на увазі під ними. А взагалі краще перестрахуватися і не використовувати таких речей.

    Відсутність почуттів. Ділові листи не повинні містити жодного емоційного забарвлення. Взагалі. Навіть якщо ви пишете скаргу і вам дуже хочеться показати всю повноту свого обурення, або ви навпаки щиро дякуйте партнеру за успішну угоду. Повідомлення має бути стриманим і навіть певною мірою холоднокровним. Кожна людина цінує свою індивідуальність, але ділове листування – не найкращий спосіб її виявляти. Офіційний лист веселої чи сумної людини, прибиральника чи генерального директора має бути однаковим.

    Використання лексики. Для зв'язування пропозицій у діловому листуванні використовуються такі стійкі вирази:

    1. з тієї причини;
    3. на підставі чого;
    4. з (чого-небудь);
    5. відповідно до;
    6. виходячи з;
    7. приймаючи до уваги;
    8. враховуючи;
    9. що послужило.

    І так далі. Також у ділових листах допускається використання абревіатур та скорочень, які є загальноприйнятими у галузі, в рамках якої пишеться повідомлення. Якщо ж ви сумніваєтеся, чи зрозуміє адресат специфічне скорочення, краще написати фразу повністю.

    Вітання. Будь ласка, ніколи не використовуйте побите кліше «Доброго дня доби». Це, можна сказати, поганий тон не лише ділового листування, а й електронних листів у принципі. Оптимальне привітання – «Здрастуйте, Ім'я/Ім'я По батькові». До речі, добре звертатися до одержувача повідомлення на ім'я не тільки у привітанні, а й далі по ходу тексту. Якщо ви пишете людині, з якою особисто не знайомі, потрібно обов'язково вказати на самому початку, звідки у вас адреса одержувача.

    Розмір листа. Це не художній твір і ваші особисті роздуми «на тему». Повідомлення має бути настільки коротким, як це можливо, щоб передати всю повноту інформації в ньому. Оптимально, якщо текст листа поміститься в один екран. Читання довгих листів виснажливо, до того ж багатьох це дратує.

    Відповіді листи. Коли ви відповідаєте на отримане повідомлення, натискайте кнопку «Відповісти», а не «Написати». При першому варіанті у вашу відповідь автоматично підтягнеться вся історія листування. Це правильно, тому що людина може і не згадати одразу, хто ви і чого від неї хочете, якщо не побачить передісторії. Особливо, якщо після останнього листування пройшло вже понад п'ять днів. Ви можете сміливо цитувати свого співрозмовника під час відповіді на його повідомлення. Це дасть можливість згадати, про що ви говорили раніше.

    Завжди дякуйте співрозмовнику там, де це доречно. Наприклад, можна написати «Володимире, дякую за Ваш лист» або «Ірина Олексіївно, дякую за таку швидку відповідь». Такі нюанси покажуть вашу повагу до співрозмовника та пом'якшать настрій електронного спілкування.

    Якщо співрозмовник надіслав вам повідомлення, в якому висловив своє невдоволення або навіть відверто нахамив вам, постарайтеся не відповідати йому тим самим, як сильно цього не хотілося б. Ситуації бувають різні, але завжди відповідайте ввічливо та стримано.

    Звичайно, чим швидше ви відповісте, тим краще. Добре, якщо зможете відреагувати протягом декількох годин. Такий термін є оптимальним. Але допустимо відповідь і протягом кількох днів. Психологи кажуть, що комфортний для людини час очікування відповіді на електронний лист – 48 годин, тобто дві доби. Якщо чекати доводиться довше, це вже може сприйнятися як неповага чи ігнорування. Якщо ж питання, яке порушується в повідомленні, вимагає від вас більшого часу на відповідь, то обов'язково напишіть, що листа ви отримали, взяли на розгляд і відповісте, як тільки зможете. Так відправник, принаймні, не почуватиметься проігнорованим.

    Висновок листа. Не варто писати фрази, які можуть бути сприйняті як спроба маніпуляції: "Дуже сподіваюся на вигідну співпрацю", "Заздалегідь дякую за відповідь" і таке інше. Прощатися в електронному листуванні краще за фрази «З повагою», «Мої щирі побажання» тощо. Так, такі фрази шаблонні, але вони якнайкраще підходять для ділового спілкування. У підписі напишіть своє ім'я, прізвище, посаду та назву компанії. Також залиште контакти, за якими можна зв'язатися з вами, крім електронної пошти.

    Час відправки. Звичайно, електронні листи не мають на увазі, що їх потрібно прочитати відразу ж після отримання. Але в діловій етиці електронного листування вважається некоректним надсилати поштові повідомлення у вихідні, святкові дні, пізно увечері чи вночі. Намагайтеся дотримуватись стандартного робочого часу.

    І звичайно ж, перед тим, як натиснути кнопку «надіслати», уважно перевірте правильність написання імені одержувача та його електронної адреси. Перечитайте весь текст повідомлення і перевірте його на друкарську помилку або некоректні фрази.

    За різними даними від 50 до 95% всіх електронних листів у світі – спам від кібершахраїв. Цілі розсилки таких листів прості: заразити комп'ютер одержувача вірусом, вкрасти паролі користувача, змусити людину переказати гроші «на благодійність», ввести дані своєї банківської картки або надіслати скани документів.

    Часто спам напружує з першого погляду: крива верстка, автоматично перекладений текст, форми для введення пароля у темі листа. Але бувають шкідливі листи, які виглядають пристойно, тонко грають на емоціях людини і не викликають сумнівів у їх правдивості.

    У статтю буде розказано про 4 типи шахрайських листів, на які найчастіше ведуться росіяни.

    1. Листи від «державних організацій»

    

    

    

    Шахраї можуть прикидатися податковою, Пенсійним фондом, Росспоживнаглядом, санепідемстанцією та іншими держорганізаціями. Для переконливості до листа вставляють водяні знаки, скани печаток та державну символіку. Найчастіше завдання злочинців - налякати людину і переконати її відкрити файл із вірусом у вкладенні.

    Зазвичай це шифрувальник або блокатор вінди, який виводить комп'ютер з ладу та вимагає надіслати платне SMS для відновлення роботи. Шкідливий файл може маскуватися під судову ухвалу або повістку про виклик до начальника організації.

    Страх та цікавість відключають свідомість користувача. На форумах бухгалтерів описані випадки, коли співробітниці організацій приносили файли з вірусами на свої домашні комп'ютери, оскільки не могли відкрити їх в офісі через антивірус.

    Іноді шахраї просять надіслати у відповідь на лист документи, щоб зібрати відомості про фірму, які стануть у нагоді для інших схем обману. Минулого року одна група шахраїв змогла обдурити безліч людей, використавши прийом відволікання уваги «прохання надіслати папери факсом».

    Коли бухгалтер чи менеджер читав це, він одразу проклинав податкову «Ось мамонти там сидять, е-моє!» і перемикав свої думки від самого листа на вирішення технічних проблем з відправкою.

    2. Листи від "банків"

    

    

    Блокатори вінди та шифрувальники можуть ховатися у фальшивих листах не лише від держорганізацій, а й від банків. Повідомлення «На Ваше ім'я взяли кредит, ознайомтеся із судовим позовом» справді можуть налякати та викликати величезне бажання відкрити файл.

    Також людину можуть переконати увійти до фальшивого особистого кабінету, пропонуючи подивитися нараховані бонуси або отримати приз, який він виграв у «Лотереї Ощадбанку».

    Рідше шахраї відправляють рахунки для оплати сервісних зборів та додаткових відсотків за кредитом, на 50-200 рублів, які простіше заплатити, ніж розумітися.

    3. Листи від «колег»/«партнерів»

    

    Деякі люди отримують десятки ділових листів із документами протягом робочого дня. З таким навантаженням можна легко повестися на мітку «Re:» у темі листа і забути про те, що з цією людиною ви поки що не переписувались.

    Особливо, якщо в полі отруйник зазначено «Олександр Іванов», «Катерина Смирнова» або будь-яке просте російське ім'я, які абсолютно не затримуються в пам'яті людини, яка постійно працює з людьми.

    Якщо метою шахраїв є не збір SMS-платежів за розблокування вінди, а заподіяння шкоди конкретної компанії, листи з вірусами та фішинговими посиланнями можуть розсилати від імені реальних працівників. Список співробітників можна зібрати в соцмережах або переглянути на сайті компанії.

    Якщо людина бачить у ящику листа від людини із сусіднього відділу, то він до нього особливо не придивляється, може навіть проігнорувати попередження антивірусу і відкрити файл незважаючи ні на що.

    4. Листи від "Google/Яндекс/Mail"

    

    

    Google іноді надсилає листи власникам скриньок Gmail про те, що хтось намагався зайти до вашого облікового запису або про те, що закінчилося місце на Google Drive. Шахраї успішно копіюють їх та змушують користувачів вводити паролі на підставних сайтах.

    Фальшиві листи від «адміністрації сервісу» також одержують користувачі Яндекс.Пошти, Mail.ru та інших поштових служб. Стандартні легенди такі: ваша адреса додана в чорний список, термін дії пароля минув, всі листи з вашої адреси будуть додаватися в папку спам, подивіться список недоставлених листів. Як і в трьох попередніх пунктах, основними зброями злочинців є страх та цікавість користувачів.

    Як себе захистити?

    

    Встановіть антивірус на всі пристрої, щоб він автоматично блокував шкідливі файли. Якщо ви з якихось причин не хочете ним користуватися, то перевіряйте всі хоч трохи підозрілі поштові вкладення на virustotal.com

    Ніколи не вводьте паролі вручну. Використовуйте менеджери паролів на всіх пристроях. Вони ніколи не запропонують вам варіант паролів для введення на підставних веб-сайтах. Якщо з якихось причин ви не хочете використовувати їх, то вручну набирайте URL сторінки, на якій збираєтеся вводити пароль. Це стосується всіх операційних систем.

    Скрізь, де це можливо, підключіть підтвердження пароля по SMS або двофакторну ідентифікацію. І звичайно, варто пам'ятати про те, що незнайомим людям не можна надсилати скани документів, паспортні дані та переводити гроші.

    Можливо багато хто з читачів при погляді на скрин листів подумав: «Я що дурень файли з таких листів відкривати? За кілометр видно, що це є підстава. Я не буду паритися з менеджером паролів та двофакторною ідентифікацією. Я просто буду уважним».

    Так, більшу частину шахрайських листів можна викрити на око. Але це не стосується випадків, коли атака спрямована безпосередньо на вас.

    Найнебезпечніший спам - персональний

    
    Якщо ревнива дружина захоче почитати пошту чоловіка, то Google запропонує їй десятки сайтів, які пропонують послугу «Зламування пошти та профілів у соцмережах без передоплати».

    Схема їхньої роботи проста: вони надсилають людині якісні фішингові листи, які ретельно складені, акуратно зверстані та враховують особисті особливості людини. Такі шахраї щиро намагаються зачепити конкретну жертву. З'ясовують у замовника її коло спілкування, уподобання, слабкі місця. На розробку атаки на конкретну людину може піти година чи більше, але зусилля окупаються.

    Якщо жертва трапляється, то відправляють замовнику скрін скриньки та просять сплатити (середня ціна близько $100) свої послуги. Після надходження грошей надсилають пароль від скриньки або архів з усіма листами.

    Часто буває, що коли людині надходить лист із посиланням на файл «Відео компромат на Таню Котову» (прихований кейлоггер) від свого брата, то наповнюється цікавістю. Якщо лист забезпечити текстом з подробицями, які відомі обмеженому колу осіб, то людина відразу заперечує можливість того, що брата могли зламати або їм прикидається хтось ще. Жертва розслабляється та відключає антивірус до чортової матері, щоб відкрити файл.

    До подібних послуг можуть звертатися не лише ревниві дружини, а й несумлінні конкуренти. У таких випадках цінник вищий і методи тонші.

    Не варто сподіватися на свою уважність та здоровий глузд. Нехай про всяк випадок вас страхують беземоційні антивірус і менеджер паролів.

    P.S. Навіщо спамери пишуть такі «тупі» листи?

    
    Ретельно підготовлені шахрайські листи – відносна рідкість. Якщо зайти в папку спам, можна повеселитися від душі. Яких тільки персонажів не вигадують шахраї для здирства грошей: директор ФБР, героїня серіалу «Гра Престолів», ясновидець, якого до вас направили вищі сили і він хоче розповісти таємницю вашого майбутнього за $15 доларів, кілер, якому вас замовили, але він душевно пропонує відкупитися .

    Велика кількість знаків оклику, кнопки в тілі листа, дивна адреса відправника, безіменне вітання, автоматичний переклад, грубі помилки в тексті, явний перебір креативності - листи в папці спам просто «кричать» про своє темне походження.

    Чому шахраї, які розсилають свої послання мільйонам адресатів, не хочуть витратити кілька годин на складання акуратного листа і шкодують 20 доларів на перекладача, щоб збільшити відгук аудиторії?

    У дослідженні Microsoft Why do Nigerian Scammers Say They are from Nigeria?глибоко аналізується питання «Чому шахраї продовжують надсилати листи від імені мільярдерів з Нігерії, коли про «нігерійські листи» широкому загалу відомо вже років 20». За статистикою, понад 99,99% одержувачів ігнорує такий спам.