OpenOffice - бесплатный пакет офисных программ, аналог Microsoft Office.
Включает в себя компоненты для работы с текстовыми документами, электронными таблицами, презентациями, базами данных, создания PDF файлов и для редактирования векторной графики.

Платформа OpenOffice.org отвечает самым жестким требованиям к офисным пакетам.

Компоненты OpenOffice:
• Writer - многофункциональный текстовый процессор, поддерживает форматирование, стили, иллюстрации, таблицы, проверку орфографии и другие функции.
• Calc - мощный табличный процессор с широким набором инструментов по работе с табличными данными.
• Impress - инструмент для создания мультимедиа презентаций.
• Draw - графический редактор для работы с векторной графикой, различными типами диаграмм.
• Base - инструмент позволяющий манипулировать базами данных из среды OpenOffice, имеет свою встроенную HSQL базу данных.

IBM Lotus Symphony - полнофункциональный бесплатный офисный пакет.
Совместим со всеми распространёнными офисными программами. Работа с несколькими документами производится в одном окне с помощью системы вкладок. Поддерживает русский язык и поставляется с русскоязычной справочной системой.

Компоненты пакета:
• Lotus Symphony Documents - текстовый процессор, поддерживает шаблоны документов, имеет систему предопределённых стилей, также поддерживает графические элементы, диаграммы, таблицы, графики, автоматически генерирует оглавление документа, экспортирует в PDF формат.
• Lotus Symphony Spreadsheets - табличный редактор, имеет расширенные функции по работе с табличными данными, позволяет проводить вычисления и анализ, поддерживает создание документов на основе шаблонов, экспорт в PDF, динамические графики и диаграммы, имеет большое количество встроенных математических функций.
• Lotus Symphony Presentations - инструмент для создания презентаций и слайдшоу с поддержкой диаграмм, рисованных объектов, текстовых элементов, мультимедийных средств, анимации. Возможность создавать презентации на основе готовых шаблонов. Поддержка автоматического и ручного режимов показа презентаций. Возможность экспорта в HTML или PDF форматы.

Страница программы: https://www.ibm.com/developerworks/ru/downloads/symphony1
Для того чтобы скачать Lotus Symphony необходима бесплатная регистрация.

LibreOffice - является бесплатным пакетом офисных приложений профессионального качества.

Компоненты LibreOffice:
• Writer - текстовый редактор, позволяющий создавать документы различной сложности - от простых до документов в несколько столбцов, информационных бюллетеней и брошюр. Поддерживает оглавления, встроенные иллюстрации, библиографии и диаграммы. Имеет встроенные функции автоматического заполнения, автоматического форматирования и автоматической проверки орфографии.
• Calc - табличный процессор, применяется для упорядочивания и обработки данных. Интегрируется с внешними базами данных, позволяет сортировать и фильтровать данные и производить их статистический анализ. Позволяет легко создавать и работать со сложными формулами. Поддерживает графические диаграммы.
• Impress - предоставляет быстрый и простой способ для создания эффектных мультимедийных презентаций. Имеет встроенные инструменты для рисования и создания диаграмм. Позволяет экспортировать результат в Microsoft PowerPoint или SWF формат.
• Draw - инструмент для рисования, позволяет создавать диаграммы и эскизы с нуля. Предоставляет возможность легко создавать динамические 3D иллюстрации и специальные эффекты.
• Base - компонент, позволяющий работать с базами данных. Позволяет интегрировать существующие базы данных в другие компоненты LibreOffice, или создать интерфейс для управления и настройки баз данных как отдельное приложение. Возможность использовать различные источники данных - HSQL, MySQL, Microsoft Access и PostgreSQL.
• Math - редактор формул, позволяет работать с математическими, химическими и физическими формулами.

Особенности LibreOffice:
• Имеет общую с OpenOffice платформу и отличается от него незначительно.
• Поддерживает все распространённые форматы файлов документов, таким образом полностью совместим со всеми популярными офисными пакетами.
• Имеет возможность экспортировать любой документ в PDF формат.
• Доступен для всех основных операционных систем, включая Microsoft Windows, Mac OS X и Linux.
• Интерфейс поддерживает более чем 30 языков, включая русскй язык.
• Возможность использовать онлайн справку, или установить локальную версию справочной системы.

Официальный сайт.

Сегодня представить себе работу с документами любого направления и уровня сложности без применения компьютерных средств обработки информации просто невозможно. Эра печатных машинок ушла в прошлое. В большинстве случаев, если не брать специфичную информацию или вычисления, обрабатывать нужно именно тексты. Рассмотрим наиболее популярные и распространенные бесплатные программы для работы с документами некоторых типов. Отдельно заострим внимание именно на тестовых файлах.

Программы для работы с документами: общий обзор

Как известно, в большинстве своем пользователи компьютерных систем на основе ОС Windows предпочитают работать со стандартным пакетом приложений MS Office, в котором представлены программы чуть ли не на все случаи жизни.

Однако в настоящее время можно найти массу альтернативных разработок, в которых тоже представлены программы для работы с документами любого типа, которые по своим функциональным возможностям не уступают пакету MS Office, а в некоторых случаях даже превосходят его.

В любом пакете, независимо от разработчика, представлены приложения, позволяющие создавать, просматривать и редактировать текстовые файлы, электронные таблицы, базы данных, а также обрабатывать графические объекты или даже мультимедиа.

Офисный пакет от Microsoft

Для начала посмотрим всем известный офисный набор от Microsoft. Он считается универсальным, поскольку программы для обработки документов, используемых в бизнесе, здесь представлены наиболее широко.

Неудивительно, что многие разработчики не стали изобретать велосипед и просто скопировали большинство приложений, включив их аналоги в собственные пакеты. Сам же MS Office содержит несколько основных приложений, среди которых чаще всего используются Word, Excel и Access.

Если говорить именно о текстовых документах, Word является прародителем формата DOC/DOCX, который сегодня поддерживается практически всеми сторонними пакетами. Впрочем, разработчики этого программного продукта тоже не остались в стороне и со временем внедрили в свой редактор возможность работы с отличающимися от стандартного форматами, которые по умолчанию используют другие разработчики.

Ведь если посмотреть, например, на возможности открытия или сохранения текстового документа, здесь можно встретить даже поддержку файлов PDF. Но об этом несколько позже.

Собственно, сам Office можно загрузить и установить совершенно бесплатно, единственное, что потребуется, - ключ активации продукта. Это никого не останавливает, ведь произвести ее можно при помощи небольшой утилиты под названием KMS Activator. В других бесплатных пакетах такого обязательного требования активации или регистрации нет.

Альтернативные разработки

На заре развития офисных программ MS Office занимал лидирующие позиции, поскольку его создатели смогли включить в единый набор программы для работы с документами совершенно разных типов, что и позволило создать средство для работы с ними, как сейчас принято говорить, стандарта «все-в-одном».

Тем не менее слишком долго лидерство удерживать оказалось невозможным, поскольку на рынке появились достаточно серьезные конкуренты. Сначала таковым стал пакет Lotus Pro, а чуть позже появилась еще одна серьезная разработка под названием Open Office. Кстати, именно этот пакет многие специалисты называют не только прямым конкурентом Microsoft, но еще и обращают внимание пользователей на то, что в нем есть некоторые дополнительные инструменты, которых не имеет стандартный MS Office.

Простейшие текстовые редакторы

Но остановимся на текстовых файлах, которые сегодня являются самыми распространенными в документообороте. Для просмотра и информации могут использоваться самые простые, как многим кажется, приложения вроде «Блокнота», входящего в стандартный набор Windows. Да, действительно, в «Блокноте» можно работать исключительно с текстом, наподобие того, как это было в Norton Commander под DOS-системы. Здесь все практически аналогично, только «Блокнот» имеет графическую оболочку. Само собой разумеется, ни о каком форматировании текста, оформлении или вставке дополнительных объектов говорить не приходится.

Зато мало кто знает, что именно «Блокнот» и программы для работы с документами текстового типа, ему подобные, поддерживают синтаксис большинства известных на сегодня языков программирования, поэтому программисты и разработчики приложений предпочитают работать именно с такими редакторами.

Стандартные программы для работы с документами Word

Теперь несколько слов о текстовом редакторе Word и его аналогах. Рассмотрим пример, когда у пользователя на компьютере имеется «чистая» система. Если кто не знает, в исходный набор Windows офисный пакет не входит, его нужно устанавливать отдельно. Поэтому многие даже не догадываются о том, что в системе есть бесплатная программа для работы с документами Word (она «вшита» в систему).

Речь идет о приложении WordPad (Viewer). В нем можно открывать и просматривать файлы Word, однако для редактирования документа особых возможностей нет. Неудобно, конечно, но лучше чем ничего.

Впрочем, при отсутствии Word открыть такой текстовый файл можно и другим способом. В этом поможет Adobe Reader, Acrobat или Acrobat Reader. Любая такая программа для работы с текстовыми документами, содержащими графику, позволяет открывать файлы практически любого текстового формата или импортировать их содержимое. В зависимости от типа приложения разнятся и возможности редактирования, но даже если такого инструмента нет, просмотреть файлы можно в любом случае.

Заключение

Конечно, рассмотреть все приложения офисного типа просто невозможно. Однако даже касательно Word-документов или текстовых файлов можно отметить, что работать с ними можно достаточно просто. Если уж совсем ничего под рукой нет, просматривать файлы этих типов можно даже при помощи самых обычных веб-браузеров, не говоря уже о сохранении их с возможностью редактирования в «облачных» сервисах. Кстати, многие из них дают возможность одновременного внесения изменений, которые автоматически отображаются у всех пользователей, в данный момент подключенных к удаленному редактору на сервере.

Работа с документами отнимает у пользователей, особенно у офисных сотрудников, очень много времени. А ведь существует немало программ, позволяющих существенно оптимизировать ручной труд при работе с документами путем автоматизации некоторых процессов. Многие из таких решений просты в применении, очень удобны и недороги, а потому доступны широкому кругу пользователей. О таких программах и пойдет речь в настоящей статье.

Организация документов

Пользователям, которым приходится иметь дело с большим числом электронных документов, хорошо знакома ситуация, когда, даже несмотря на строгую систему каталогов и подкаталогов, на поиски нужного документа уходит немало времени. Один из вариантов решения данной проблемы - использование специальной программы-каталогизатора, основная задача которой состоит в упорядочивании и рассортировке данных, что в итоге обеспечивает быстрый поиск нужной информации. Таких каталогизаторов на рынке представлено огромное множество, и все они ориентированы на каталогизацию либо дисков, папок и файлов, либо какой-то узкоспециализированной информации (фильмов, монет, марок и пр.). Для каталогизации документов подойдет любой универсальный каталогизатор, позволяющий каталогизировать папки и файлы разных типов. Лучшим среди подобных решений считается пакет WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/), однако он довольно дорог, а его возможности для многих пользователей явно избыточны. Большинству будет вполне достаточно воспользоваться пакетом WinCatalog Standard.

Другим способом является объединение связанных между собой документов в сложные иерархически-структурированные документы, хранимые внутри файлов данных, соответствующих этим структурам. В подобных структурированных документах гораздо удобнее ориентироваться и находить нужную информацию благодаря как структуризации, так и расширенным возможностям поиска внутри документа. Кроме того, подобное структурирование позволяет производить внешний поиск и искать документы по фрагментам входящего в них текста. Например, для создания иерархически-структурированных документов предназначен пакет Maple.

WinCatalog Standard

Разработчик : WinCatalog.com

Размер дистрибутива: 1,62 Мбайт

Работа под управлением: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

Способ распространения: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Цена: 200 руб.

WinCatalog Standard представляет собой удобный в работе многофункциональный каталогизатор с понятным русскоязычным интерфейсом (рис. 1). Пакет позволяет каталогизировать данные с любых носителей информации, которые могут быть подключены к компьютеру: дискет, жестких и сетевых дисков, обычных CD- и аудиодисков, Zip-дисков и т.д. С его помощью можно рассортировать и упорядочить любые папки и файлы независимо от их местонахождения. Вносить данные в каталог можно как вручную (сразу в виртуальные папки), так и путем сканирования дисков (включая находящиеся там Zip-архивы) - в таком случае извлеченные с дисков папки и файлы для удобства ориентации лучше потом рассортировать по виртуальным папкам, что благодаря поддержке операции drag & drop не займет много времени.

Рис. 1. Интерфейс WinCatalog Standard

Общее управление каталогом осуществляется легко и удобно. Разбиение данных по тематическим папкам существенно упрощает ориентацию, а размещение папок и вложенных в них элементов нетрудно изменить обычным перетаскиванием. Расширенный поиск (по имени, комментарию, размеру и дате изменения; рис. 2), поддерживающий булевы операции и возможность выбора конкретной папки для поиска, а также учитывающий ключевые слова (их можно предусмотрительно добавлять к отдельным элементам каталога), позволяет быстро найти нужный документ, а поиск дубликатов - удалить из коллекции повторяющиеся элементы. Экспорт всей или части каталога документации в CVS-файл обеспечивает возможность обработки данных в другом приложении (например, в MS Excel), а экспорт в HTML-файл удобен для печати каталога.

Рис. 2. Поиск документов в WinCatalog Standard

Maple 6.25

Разработчик : Crystal Office Systems

Размер дистрибутива: Maple - 5,3 Мбайт, Maple Professional - 5,89 Мбайт

Работа под управлением: Windows (все версии)

Способ распространения: shareware (30-дневная демо-версия: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe , Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Цена : Maple - 21,95 долл., Maple Professional - 30,95 долл.

Maple - удобный в применении менеджер документов, который позволяет объединять разноплановые материалы в иерархические структуры и получать в итоге структурированные документы: бизнес-планы, отчеты, аналитические записки, брошюры и т.п. В таких иерархических деревьях документов разноплановая информация представлена более наглядно, а найти любой документ гораздо проще, чем при стандартной каталогизации. Для просмотра созданных в Maple документов необходим специальный просмотрщик Maple Reader, который можно бесплатно скачать по адресу: http://www.crystaloffice .com/mreader.exe (2,51 Мбайт). Пакет отличается дружественным интерфейсом (рис. 3) и настолько прост в изучении, что даже отсутствие русскоязычной локализации программы для большинства пользователей не станет преградой, а потому данное решение можно рекомендовать самой широкой аудитории.

Рис. 3. Интерфейс программы Maple

Менеджер представлен в двух версиях: базовой Maple и расширенной Maple Professional. К числу принципиальных отличий расширенной версии стоит отнести наличие таких дополнительных функций, как поиск документов, проверка грамматики, шифрование файлов и резервирование иерархических структур.

Основа любого документа в Maple - иерархическое дерево узлов, уровень вложенности подузлов в котором, равно как и их количество, не ограничен. Каждый узел представляет собой отдельный документ, содержащий не только текст (набранный непосредственно, вставленный из буфера обмена или импортированный из документов в форматах RTF, DOC, WRI и HTML), но и табличный материал, графики, ссылки на базовые фрагменты итогового документа или файлы и т.п. При оформлении документов предусмотрено применение стандартного набора функций для работы с текстом: изменение типа и размера шрифта, создание списков, оформление абзацев, использование стилей и пр. Интеграция с MS Word позволяет применять встроенный в MS Word спеллчекер для проверки грамматики и поиска синонимов не только на английском, но и на русском языке. Встроенная система резервирования обеспечивает возможность создания сжатых резервных копий иерархических документов (в форматах ZIP и CAB). Встроенный мастер шифрования помогает зашифровать конфиденциальные документы с применением криптографического алгоритма Blowfish. А поисковый модуль Finder позволяет быстро найти нужные документы по фрагменту имени, автору, комментариям, содержанию (рис. 4) и т.п.

Рис. 4. Поиск документов по содержащемуся
в них тексту в Maple

Быстрый доступ к документам

Технология компьютерной подготовки документов предполагает, что созданные документы в дальнейшем неоднократно используются. Например, при разработке нового документа вам могут потребоваться один-два абзаца из вчерашнего документа или новый документ вообще представляет собой копию старого, но с измененной переменной информацией и т.д.

К сожалению, пользователь далеко не всегда может вспомнить, как назывался созданный позавчера важный документ, а порой и не имеет ни малейшего представления о том, где его искать. Конечно, нужно давать документам значимые имена и сохранять их, придерживаясь четкой каталогизации, но, увы, бывает и иначе, виной чему спешка, отвлекающие звонки и т.п. В результате на поиски требуемого документа может уйти немало драгоценного времени - ведь совсем не факт, что вам удастся открыть его через список ссылок Windows к последним документам, доступным через меню «Пуск». Дело в том, что данный список:

• ограничен 15 документами - это означает, что вероятность попадания в него документов, например, недельной давности практически равна нулю;
• не позволяет определить местонахождение документа, если вы помните часть текста, но забыли название файла;
• не включает одноименные (однако при этом различные) документы, сохраненные под одним именем, но в разных папках, что актуально, например, при совместной работе над документом с формированием нескольких его версий.

Есть и еще одна проблема - предусмотренный в Windows список недавних документов представляет собой один из каналов утечки конфиденциальных данных, так как по нему любой пользователь (в том числе злоумышленник) может сориентироваться относительно характера компьютерной деятельности владельца. Поэтому данный список рекомендуется регулярно очищать, например при помощи утилит для удаления с диска «мусорных» данных. В итоге складывается, казалось бы, парадоксальная ситуация: если пользователь регулярно уничтожает информацию о недавно использовавшихся документах в целях безопасности, то он лишается быстрого доступа к ним, а в противном случае рискует стать жертвой злоумышленников. Однако выход есть - можно воспользоваться специализированной утилитой ActualDoc, которая расширяет возможности Windows в плане работы с последними документами.

Если же нужный документ был создан уже давно и потому никак не может фигурировать в списке недавно открывавшихся документов (как встроенном в Windows, так и в списке ActualDoc), то придется прибегнуть к его поиску. Здесь возникает иная проблема - как правило, пользователь не помнит имени документа (равно как и даты его создания), зато знает, какие ключевые слова встречаются в тексте. Значит, нужно искать документ по фрагментам входящего в него текста - увы, данную задачу хоть и можно решить встроенными средствами Windows или, например, Word, но весьма посредственно. И дело не только в том, что такой поиск не совсем очевиден и выполняется медленно - иногда с этим можно смириться. Куда важнее, что далеко не все файлы окажутся найденными - морфологические особенности русского языка при поиске учитываться не будут, поэтому останутся не найденными файлы, в которых искомые слова имеют другое падежное окончание. В то же время специализированные поисковые утилиты, такие как «Ищейка» (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), «Архивариус 3000» и Phoenix Search (http://indexlab.net/), могут быстро найти нужные документы независимо от их местоположения. Наиболее привлекательным среди названных решений по соотношению «цена/качество» нам представляется пакет «Архивариус 3000».

ActualDoc 3.5

Разработчик : Flexigen Software

Размер дистрибутива: Standard - 4,1 Мбайт, Professional - 3,6 Мбайт

Работа под управлением: Windows 2000/XP/2003/Vista

Способ распространения: Standard - freeware (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional - shareware (14-дневная демо-версия - http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc.exe)

Цена : Standard - бесплатно, Professional - 19,95 долл.

ActualDoc - менеджер последних документов, запоминающий использовавшиеся документы и обеспечивающий быстрый и безопасный доступ к ним. Программа отличается простотой и интуитивностью, имеет дружественный интерфейс с поддержкой русского языка (рис. 5) и практически не потребует времени на освоение, тем более что сопровождается исчерпывающей справочной системой, а потому может стать незаменимым инструментом как для профессионалов, так и для домашних пользователей.

Рис. 5. Интерфейс программы ActualDoc

ActualDoc ведет учет загрузки неограниченного числа документов в течение указанного пользователем срока (по умолчанию - 60 дней), поддерживает более 40 форматов файлов (текстовые и графические файлы, документы MS Office и HTML-документы, PDF-файлы и др.) и позволяет быстро загрузить любой из них. Найти в среде программы нужный документ - не проблема. Если свиток запомненных ею документов сравнительно небольшой, то можно выбрать документ прямо из списка. В противном случае разумнее предварительно ограничить список возможных претендентов путем его фильтрации (возможна фильтрация по временно му интервалу, по расширению и категории) либо провести поиск по имени документа (в общем виде) или по фрагменту входящего в него текста (правда, поиск по русскому тексту не всегда удачен). Есть и другой способ быстро открыть нужный документ - через встроенные закладки (такие же, как в Internet Explorer; рис. 6), которые могут быть назначены отдельным часто используемым документам и существенно ускоряют доступ к ним, так как необходимость поиска отпадает. Выбранный документ оказывается доступным во встроенном просмотрщике - для просмотра, поиска и копирования, а также во внешнем приложении - для редактирования и может использоваться для полной переработки, выборочного копирования из него информации или для отправки документа по электронной почте. При этом сам список документов может быть спрятан от посторонних глаз и защищен паролем - в этом случае недавно использовавшиеся файлы не будут отображаться в меню Пуск -> Документы .

Рис. 6. Открытие документа через закладку
в ActualDoc

Пакет поставляется в двух версиях: бесплатной базовой Standard и платной Professional. Возможности бесплатной версии не позволяют просматривать документы во встроенных просмотрщиках, использовать функцию поиска (в итоге искать документы можно лишь визуально, просматривая полный или отфильтрованный список), создавать пользовательские категории и редактировать закладки.

Архивариус 3000 (3.82)

Разработчик: Likasoft

Размер дистрибутива: 3 Мбайт

Работа под управлением: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Способ распространения: shareware (30-дневная демо-версия - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Цена: студенческая лицензия - 195 руб., персональная лицензия - 295 руб., коммерческая лицензия - 900 руб.

« Архивариус 3000» - это оптимальное решение для быстрого поиска документов на 18 различных языках (включая русский, английский, немецкий и французский), ориентированное на широкий круг пользователей. Программа обеспечивает мгновенный доступ к документам, находящимся на жестком диске, сетевых и съемных дисках (CD, DVD, ZIP и др.), и может работать со всеми популярными типами документов (PDF-файлами, документами MS Office, текстовыми файлами и т.д.). Она умеет производить поиск в архивах (ZIP, RAR и др.), в почтовых сообщениях (Outlook, Outlook Express, The Bat! и др.) и вложенных в них файлах. Кроме того, поддерживается поиск в базах данных Lotus Notes и Lotus Domino и в базах сообщений ICQ, Odigo IM и Miranda IM.

Наряду с обычным поиском по ключевому слову или по набору ключевых слов, программа поддерживает режим расширенного поиска с применением логических функций и может искать документы не только по содержимому, но и по имени файла, дате изменения, размеру, типу документа, кодировке и пр. (рис. 7). Благодаря полной поддержке уникода, поиск корректно выполняется не только в документах на одном языке, но и в многоязычных (например, с текстом на русском и немецком языках одновременно). Возможен удаленный поиск документов через Интернет с последующим доступом к найденным документам через любой интернет-обозреватель, например через Internet Explorer. Результаты поиска могут быть представлены в режиме выдержек, когда отображаются наиболее значимые (релевантные) фрагменты выбранных документов с подсветкой найденных слов, и в режиме таблицы, когда выводится краткая информация о документах (рис. 8), по которой они могут быть отсортированы.

Рис. 7. Поиск документов в среде «Архивариус 3000»

Рис. 8. Варианты представления результатов поиска
в «Архивариус 3000»

Заполнение типовых документов

Подготовка типовых документов отнимает значительную часть времени у тех пользователей, кто по долгу службы занимается оформлением разнообразной документации в страховых компаниях, банках, нотариальных конторах, компаниях, оказывающих разного рода услуги, и т.п. Как правило, такие документы создаются в текстовом редакторе Word на основе изначально разработанных базовых документов, в которых просто заменяется некоторая переменная информация. Ничего сложного в этом нет, но при больших объемах документации неизбежны ошибки - можно, например, случайно ввести данные не в то место, где им полагается находиться, или стереть несколько слов документа и т.п. Поэтому желательно, чтобы открытыми для ввода были лишь те поля, в которых должны вводиться данные, а весь остальной текст был заблокирован. Возможность создания подобных документов в Word разработчиками предусмотрена. Достаточно разработать серию шаблонов для всех используемых в организации типовых документов, для каждого шаблона запретить изменение постоянных данных (команда Сервис -> Установить защиту -> Запретить любые изменения, кроме ввода данных в поля форм ) и обучить пользователей создавать документы по шаблонам. Для типовых документов, где переменной информации сравнительно немного, таких шаблонов окажется вполне достаточно, чтобы существенно ускорить процесс подготовки документов и снизить риск ошибок.

Однако на практике применяется немало типовых документов, в которых переменная информация занимает до половины объема, причем часть переменных данных в том или ином виде неоднократно повторяется (рис. 9) - например ф.и.о. в разных падежах, прописи для введенных дат или сумм и т.п. В этом случае использование Word-шаблонов мало что дает, так как заполнение документов даже через шаблоны потребует много времени, ведь все переменные данные придется вводить вручную.

Рис. 9. Пример документа с большим объемом
переменной информации

Есть и еще одна особенность оформления типовых документов - часто требуется подготовить не один документ, а сразу несколько (например, для оформления банковского договора об открытии депозитария нужны три-четыре типа договоров для подписи). Таким образом, одну и ту же информацию приходится вводить в разные документы, на что тоже уходит много времени, а вероятность совершения ошибки при этом соответственно возрастает. Гораздо быстрее можно оформлять подобные документы при помощи специализированных приложений, предназначенных для автоматизации процесса подготовки типовых документов, - например таких, как «АвтоДок» или Blitz Document. Данные приложения тоже базируются на применении шаблонов, которые, в отличие от обычных Word-шаблонов, не только позволяют вводить данные в отведенные для этого поля (для чего пользователю необходимо заполнить набор форм с данными), но и умеют преобразовывать введенные данные запрограммированным образом, например могут заменить число прописью, произвести склонение слов и словосочетаний по грамматическим падежам и т.п. В итоге нужные документы заполняются быстро, а число ошибок, которые при этом можно совершить, оказывается на порядок меньше, чем при традиционной их подготовке в Word. Кроме того, создание типовых документов через специализированные решения привлекательно еще и тем, что все созданные документы автоматически каталогизируются и в дальнейшем найти любой из них - не проблема, а от пользователя не требуется знание тонкостей оформления документации, ведь в шаблонах все юридические нюансы уже учтены.

АвтоДок 1.2

Разработчик: EleWise

Размер дистрибутива: 6 Мбайт

Работа под управлением: Windows 2000/XP/2003

Способ распространения: shareware (функционально ограниченная демо-версия - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Цена: «АвтоДок-Персональный» - 1980 руб., «АвтоДок-Сервер» - 2980 руб., «АвтоДок-Клиент» - 1490 руб.

«АвтоДок» - это программа, позволяющая автоматизировать и ускорить процесс заполнения типовых документов посредством созданных с помощью MS Word шаблонов и ведущая архив документов и записей, сделанных при помощи этих шаблонов. Процесс генерации новых документов в ней предельно автоматизирован - достаточно выбрать нужный бизнес-сценарий из общего списка сценариев (под бизнес-сценарием понимается настроенный шаблон) и заполнить форму ввода с требуемыми данными (рис. 10). Созданный документ может быть просмотрен, сохранен, распечатан или открыт в Word для дальнейшего редактирования.

Рис. 10. Создание документа по сценарию «АвтоДок»

Число встроенных сценариев невелико (рис. 11), но может быть расширено за счет пользовательских сценариев, процесс создания которых подробно и наглядно представлен в справке и полностью контролируется мастером, а потому доступен для большинства пользователей. Разработка нового сценария предполагает выполнение пяти шагов: ввод названия сценария, создание шаблона, определение переменных, настройка и тестирование сценария с его сохранением для дальнейшего редактирования (рис. 12). На первый взгляд некоторые сложности может вызвать подготовка шаблона, так как он должен быть создан вручную в Word, а это предполагает знание языка создания сценариев. Но на практике все гораздо проще - достаточно уяснить, что переменные вводятся в фигурных скобках, а перед ними устанавливается значок $, весь остальной текст печатается обычным образом (рис. 13). Новые шаблоны могут создаваться не только с чистого листа, но и на базе существующих шаблонов или готовых документов - в первом случае нужно лишь изменить настройки сценария и протестировать его с измененными настройками, а во втором - открыть готовый документ, заменить изменяющуюся информацию переменными и указать его программе в качестве шаблона. Переменные могут быть нескольких типов, в том числе позволяющие:

• ввести данные сразу в несколько полей: ф.и.о., паспортные данные, реквизиты организации и т.п.;
• выбрать значение переменной из набора значений;
• выполнить разнообразные операции и преобразования: вычислить процент от числа или НДС от суммы, преобразовать число в строку, ввести текущую дату и др.;
• указать слово или словосочетание в определенном падеже и т.д.

Созданные по бизнес-сценариям «АвтоДок» документы сохраняются в виде четко структурированных записей, а потому в любой момент можно найти нужный документ путем фильтрации или поиска, просмотреть его, распечатать, перегенерировать или удалить.

Рис. 11. Окно «АвтоДок» с перечнем групп встроенных
бизнес-сценариев

Рис. 12. Разработка нового сценария в «АвтоДок»

Рис. 13. Пример текста шаблона в «АвтоДок»,
в котором фигурируют четыре переменные: «число»,
«месяц», «организация» и «ф.и.о.»

Программа поставляется в двух версиях: однопользовательской - «АвтоДок-Персональный» и многопользовательской (сетевой), представленной двумя модулями - «АвтоДок-Сервер» и «АвтоДок-Клиент». В однопользовательской версии все компоненты системы располагаются на локальном компьютере, а в многопользовательской база сценариев, шаблонов и записей устанавливается на сервере, а на пользовательских компьютерах ставится лишь клиентская часть, позволяющая использовать все материалы «АвтоДок», хранящиеся на сервере.

Blitz Document 3.4.1

Разработчик: BlitzSoft

Размер дистрибутива: 991 Кбайт

Работа под управлением: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Способ распространения: shareware (функционально ограниченная демо-версия - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Цена: 500 руб.

Blitz Document - это компактная программа для автоматического составления типовых документов посредством шаблонов-сценариев. Она позволяет быстро генерировать документы на базе встроенных шаблонов, число которых более 30 (рис. 14), или пользовательских сценариев, которые можно разрабатывать на базе встроенных шаблонов или пустых макетов. Создание документа по готовому сценарию предельно просто - достаточно выбрать вид сценария и выполнить указания мастера, который добросовестно проведет пользователя через все этапы подготовки документа (рис. 15). Готовый документ можно будет просмотреть, распечатать, отредактировать во встроенном текстовом редакторе (исправлять можно как переменные, так и постоянные данные) или открыть для редактирования в Word.

Рис. 14. Список встроенных сценариев Blitz Document

Рис. 15. Создание документа по сценарию
Blitz Document

Разработка созданных шаблонов несколько сложнее, но тоже будет по силам большинству пользователей. Правда, освоение данной возможности потребует некоторого времени, так как, к сожалению, прилагаемая к программе справочная информация рассчитана на достаточно подготовленных пользователей (она весьма скупа и не содержит ни иллюстраций, ни примеров). Технически создание нового шаблона состоит из двух этапов: выбор встроенного шаблона или макета, на основании которого будет разрабатываться новый шаблон, и последовательная корректировка входящих в него постоянных и переменных данных (рис. 16). Постоянные данные вводятся в их реальном виде, но не прямо в текст, а через диалоговые окна. Переменная информация также корректируется в ходе диалога и вводится уже не напрямую, а заменяется переменными с подстановочными метками, оформленными с учетом используемого в программе языка описания сценариев. Сценарии могут не только отображать введенный при генерации документа текст, но и изменять его с помощью системы команд подстановки данных или их преобразования. Например, предусмотрено:

Рис. 16. Разработка нового шаблона на базе макета
в Blitz Document

• склонение слов и словосочетаний по грамматическим падежам;
• перевод чисел в строки;
• перевод календарных дат в строки;
• проведение любых применяемых в юридических и бизнес-документах вычислений;
• изменение текста в зависимости от значения введенных данных и т.д.

Созданные при помощи Blitz Document документы сохраняются в структурированных учетных журналах - это позволяет быстро ориентироваться в документации и практически мгновенно получать доступ к нужным материалам, например для того, чтобы их распечатать. Кроме того, документы можно группировать в виртуальные дела, что удобно для быстрого доступа к материалам, связанным с конкретным фигурирующим в базе субъектом или объектом.

Распознавание текста в отсканированных документах

Пользователям, которым часто приходится переводить в электронный редактируемый формат бумажные документы (страницы книги, газеты, журнала или факса), не обойтись без системы распознавания символов, или OCR-системы (Optical Character Recognition), предназначенной для автоматического ввода текстов бумажных документов в компьютер. Теоретически можно воспользоваться программой FineReader от компании ABBYY или CuneiForm от Cognitive Technologies - обе надежны в работе и отличаются высокой точностью распознавания. Но у пакета FineReader имеется упрощенная и приемлемая по цене для домашних пользователей версия ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, что делает его более привлекательным для широкой аудитории.

ABBYY FineReader 8.0

Разработчик : ABBYY Software

Размер дистрибутива: 40,5 Мбайт

Работа под управлением: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP

Способ распространения: shareware (демо-версия FineReader Home Edition отсутствует, функционально ограниченная демо-версия FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Цена : FineReader Home Edition - 990 руб., FineReader Professional Edition - 3750 руб.

ABBYY FineReader - идеальное решение для распознавания документов, в которых распознается не только текст, но и оформление, что обеспечивает точную передачу таблиц, картинок и разбиения текста по колонкам (рис. 17). Программа проста в использовании, умеет распознавать многоязычные (поддерживаются 179 языков) и многостраничные документы. Предусмотрена возможность распознавания всего документа целиком либо его отдельных страниц. Результат можно сохранить в одном из распространенных форматов: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT или PDF. Возможно пошаговое сохранение результатов распознавания для исключения ошибок. Реализован экспорт результатов распознавания непосредственно в Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect и Adobe Acrobat. Ускорить проверку результата поможет встроенная программа проверки орфографии (для 36 языков), а интеграция с Microsoft Word позволяет вызывать программу прямо из Word, не отвлекаясь от работы с текстом.

Рис. 17. Результат распознавания документа
в ABBYY FineReader Home Edition

Программа представлена в двух версиях: FineReader Home Edition, рассчитанной на начинающих пользователей, и FineReader Professional Edition, ориентированной на профессионалов. Профессиональная версия позволяет управлять параметрами распознавания (менять режим, осуществлять распознавание с обучением) и отличается более богатым набором функций по распознаванию (распознавание PDF-файлов, снятых цифровым фотоаппаратом текстов и др.). Кроме того, в Professional Edition предусмотрено больше различных форматов сохранения, добавлены возможности распознавания штрих-кодов и быстрого распознавания скриншотов с помощью утилиты Screenshot Reader.

Конвертирование документов из PDF-формата

Вся техническая документация поставляется сегодня в формате PDF, для просмотра документов в котором применяется бесплатная утилита Adobe Acrobat Reader. Но довольно часто возникает необходимость в использовании фрагментов PDF-файлов при подготовке собственных документов или редактировании материалов в PDF-формате (например, статьи, контракта, отчета и т.п.). В первом случае потребуется извлечь из PDF-файлов фрагменты текста и/или изображения (теоретически это можно сделать и с помощью встроенных средств Acrobat Reader, но с весьма посредственным результатом). Во втором случае придется конвертировать PDF-документы в редактируемый формат (например, в Word-формат) с сохранением оформления исходного документа, что в Acrobat Reader даже не предусмотрено. В таких случаях на помощь придут специальные утилиты, из которых наиболее привлекательными представляются пакеты ABBYY PDF Transformer и PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Мы рассмотрим первый из них - он хоть и дороже, зато имеет русскоязычный интерфейс и позволяет конвертировать PDF-файлы в несколько редактируемых форматов, причем умеет верно распознавать не только английский, но и русский текст.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Разработчик: ABBYY Software

Размер дистрибутива: 52 Мбайт

Работа под управлением: Windows 2000 (SP2 или выше)/XP/Server 2003

Способ распространения: shareware (15-дневная демо-версия - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Цена: 1490 руб.

ABBYY PDF Transformer - утилита для конвертирования PDF-документов в форматы документов Microsoft Word (рис. 18), Excel, а также в HTML- и TXT-файлы. Пакет отличается интуитивно понятным интерфейсом и очень прост в использовании, а потому его освоение окажется по силам даже начинающим пользователям.

ABBYY PDF Transformer умеет конвертировать любые PDF-файлы, включая файлы без текстового слоя (такие файлы чаще всего получаются из отсканированных документов и представляют собой изображение текста), и корректно обрабатывает PDF-файлы, содержащие любые комбинации поддерживаемых языков (включая русский и английский). Утилита точно сохраняет оформление исходного документа (картинки, таблицы, расположение колонок, ссылки) и позволяет управлять вариантами конвертирования и сохранения. Например, можно четко определить области, которые должны восприниматься программой как текст или как изображение (что актуально для PDF-файлов со сложным оформлением), сохранить готовый документ с таким же оформлением, как в оригинале, или как колонку текста (с картинками или без - по желанию) и т.д. При необходимости возможно выборочное конвертирование отдельных страниц или даже их фрагментов. Кроме того, ABBYY PDF Transformer умеет осуществлять и обратное конвертирование, позволяя создавать PDF-файлы из документов Microsoft Word, таблиц Excel, презентаций PowerPoint, диаграмм Visio и HTML-файлов, а также практически из любого приложения, поддерживающего вывод документа на печать (это реализовано через виртуальный принтер PDF-XChange for ABBYY PDF Transformer 2.0).

Среди многообразия служебных документов особое место занимают таблицы, т. е. документы, текст которых заполняется в принятых на предприятии или установленных соответствующими инструкциями табличных формах. Это практически все технологические документы, финансово-бухгалтерские, текстовые конструкторские и многие другие.

Таблица 1 - Календарный план выполнения работ

Номер этапа работ		Срок выполнения	Стоимость, долл.	Чем заканчивается этап
	Анализ технической доку­ментации и постановка задачи			Структура баз данных
	Разработка СУБД системы учета поступлений материалов и комплектующих
	Разработка СУБД системы учета поставки материалов изготовителям продукции
	Разработка СУБД системы поставки готовой продукции торгующим организациям
	Разработка СУБД системы учета производственной деятельности фирмы

В табл.1 показан пример оформления календарного плана на выполнение работ при заключении хозяйственных договоров.

Таблица состоит из столбцов (колонок) и строк. Каждый столбец имеет наименование. Строку с наименованиями столбцов называют заголовком таблицы (шапкой таблицы). Область таблицы на пересечении строки и столбца называют ячейкой.

Текстовый редактор Word обладает большими возможностями по созданию и оформлению табличных документов. В нем также имеются встроенные функции, позволяющие выполнять математические расчеты, строить графики и диаграммы, например необходимые при анализе экономической деятельности фирмы.

Word позволяет вставить в текст документа таблицы, графики и диаграммы, разработанные с помощью других приложений Windows, например таблицы, созданные в Excel.

Возможны две схемы оформления табличных документов (далее таблиц):

Создание таблицы и заполнение ее информацией;

Создание текста и преобразование его в таблицу.

Первую схему рекомендуется применять для создания документов с установленной структурой таблицы. Вторая схема целесообразна при создании документов, структура которых еще не определена. Рассмотрим последовательность действий при создании таблиц по этим схемам.

Создание таблицы и заполнение ее информацией. Эта схема создания документов выполняется в следующем порядке: оформление заголовка таблицы;

=> заполнение таблицы информацией;

=> оформление внешнего вида таблицы.

В процессе создания таблицы операции заполнения информацией и оформления внешнего вида могут чередоваться.

Оформление заголовка таблицы производится командами из меню Таблица. Перед началом создания таблицы необходимо установить курсор в соответствующую область страницы (экрана), а затем выполнить следующие действия:

=> активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Вставить таблицу;

=> установить в появившемся диалоговом окне требуемое число столбцов (при этом ширина столбцов задается параметром Авто);

=>

Такая последовательность оформления заголовка таблицы применяется при выполнении простых документов. Для оформления документов, имеющих более сложную структурой, целесообразно использовать команду Объединить ячейки, т.е. необходимо:

=> создать структуру таблицы с требуемым числом столбцов;

=> выделить ячейки, которые должны быть объединены;

=> активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Объединить ячейки.

Если таблица занимает несколько страниц, то на каждой странице повторяют ее шапку, для чего следует выполнить следующие установки:

активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Заголовки.

Команды для редактирования таблиц находятся в меню Таблица. Это команды, позволяющие: добавлять строки, вставлять столбцы, удалять строки и столбцы.

Для добавления строки в конец таблицы необходимо:

=> установить курсор в последнюю ячейку последней строки таблицы;

=> нажать клавишу .

Таблица 2 - Клавиши для выполнения перемещений курсора

Перемещение курсора
На ячейку вправо
На ячейку влево	+
В начало таблицы
В конец таблицы
В первую ячейку строки	+
В последнюю ячейку строки
В верхнюю ячейку столбца	+
В нижнюю ячейку столбца	+

Примечания:

1. При нажатии клавиши после набора текста в последней ячейке строки курсор переместится в начало первой ячейки следующей строки. Поэтому при оформлении структуры таблицы указывать в диалоговых окнах число строк не обязательно.

2. Технология набора текста в ячейке полностью соответствует технологии набора текста на отформатированной странице. Если текст превышает по длине ширину столбца, он автоматически переносится на следующую строку ячейки. При этом высота всей строки таблицы увеличивается.

Для добавления одной строки в любом месте таблицы следует: установить текстовый курсор в любом месте строки, над которой требуется вставить дополнительную строку; => активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Вставить строки.

Для добавления сразу нескольких строк таблицы необходимо:

=> установить текстовый курсор в любом месте строки, над которой требуется вставить дополнительные строки;

=> выделить вниз с помощью курсора столько строк, сколько требуется добавить;

=> активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Вставить (добавить) строки.

Для вставки (добавления) нового столбца необходимо:

=> выделить в таблице столбец, слева от которого требуется добавить новый столбец;

=> активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Вставить (добавить) столбцы.

Технология вставки нескольких новых столбцов аналогична технологии вставки строк с той только разницей, что нужно выделять соответствующее число столбцов слева от того столбца, перед которым будут добавлены новые.

Удаление информации в строках и столбцах без удаления самих строк и столбцов из таблицы производится аналогично удалению строки текста, т.е. необходимо:

=> выделить курсором информацию в строке или столбце;

=> нажать клавишу .

Удаление строк или столбцов таблицы производится в следующем порядке:

выделить строку или столбец; => активизировать меню Таблица; => выбрать команду Удалить ячейки;

=> в появившемся диалоговом окне выбрать соответствующую команду (Удалить все строки или Удалить все столбцы).

Оформление внешнего вида таблицы включает в себя следующие основные операции:

Изменение ширины столбцов;

Изменение высоты строк;

Оформление сетки таблицы;

Изменение положения таблицы на странице листа. Способ изменения ширины столбца состоит в следующем: => установить указатель мыши на левую или правую вертикальную линию столбца (при этом указатель соответственно изменит направление стрелки);

=> нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, «перетащить» вертикальную линию соответственно влево или вправо на требуемое расстояние.

Ширину столбцов можно задать с помощью команды Высота и ширина ячейки из меню Таблица.

Высота любой строки таблицы может быть задана с помощью команды Высота и ширина ячейки из меню Таблица одним из трех параметров: Авто, Минимум, Точно.

Параметр Авто определяет высоту строки таблицы в соответствии с параметрами абзаца, которые устанавливаются при первоначальном форматировании документа. В этом случае высота строки таблицы устанавливается автоматически в зависимости от размеров вводимого в ячейку текста.

Параметры Минимум и Точно устанавливаются только для строк создаваемой таблицы. При выборе этих параметров высота строки таблицы задается числом пиксельных точек.

При вводе текста в ячейку с установленным параметром Минимум минимальная высота строки определяется заданным числом пиксельных точек. Однако если размеры вводимого текста превышают заданные размеры ячейки, высота строки таблицы увеличивается в соответствии с размерами текста.

При вводе текста в ячейку с установленным параметром Точно высота строки не меняется. Если размер вводимого текста превышает заданные размеры ячейки, в ней остается только вместившаяся его начальная часть.

Высота строки может быть задана как для всей таблицы сразу, так и для любой отдельной строки. Установка высоты строк таблицы производится в следующем порядке:

=> выделить строку (или все строки);

=> активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Высота и ширина ячейки;

=> в появившемся диалоговом окне установить параметры: Высота строки и Сколько (размер в пиксельных точках);

=>

На экране в созданной таблице строки и столбцы (сетка таблицы) выделены пунктирной линией, т.е. при выводе документа на принтер таблица распечатается без сетки. Для распечатки таблицы с сеткой необходимо выполнить следующие действия:

=> выделить таблицу;

=> активизировать меню Формат;

=>

=> в появившемся диалоговом окне активизировать вкладку Обрамление и выбрать необходимые установки (рамку или сетку таблицы, толщину и цвет линий);

=> щелкнуть мышью по кнопке [ОК] диалогового окна.

При желании отдельные столбцы или строки таблицы можно выделить различным цветом. Для этого требуется:

=> выделить строку или столбец;

=> активизировать меню Формат;

=> выбрать команду Обрамление и заполнение...;

=» в появившемся диалоговом окне активизировать вкладку Заполнение и выбрать необходимые установки (узор, цвет узора и цвет фона);

=> щелкнуть мышью по кнопке [ОК] диалогового окна.

Оформить таблицу можно с использованием установленных в редакторе типовых стилей, для чего требуется:

=> установить курсор в любом месте таблицы;

=> активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Автоформат таблицы..;

=> в появившемся диалоговом окне выбрать один из предлагаемых форматов;

=> щелкнуть мышью по кнопке [ОК] диалогового окна.

Создание текста и преобразование его в таблицу. Эта схема создания таблиц применяется при оформлении документов, для которых не существует установленных форм. В этом случае последовательность операций и способы их выполнения аналогичны используемым в схеме оформления табличных документов первым способом (оформление заголовка таблицы, заполнение таблицы информацией, оформление внешнего вида таблицы). Отличие состоит только в последовательности оформления шапки таблицы, которую рассмотрим на примере создания календарного плана выполнения работ:

=> набрать текст заголовка таблицы, причем в процессе набора в конце текста каждой предполагаемой колонки (кроме последней) нажимать клавишу ;

=> выделить набранный текст;

=> активизировать меню Таблица;

=> включить изображение сетки командой Линии сетки; => выбрать команду Преобразовать текст;

=> в появившемся диалоговом окне щелкнуть мышью по кнопке [ОК].

После выполнения указанных действий на экране появится заголовок таблицы.

Все дальнейшие действия по созданию таблиц были рассмотрены ранее.

Составление табличных документов с расчетами

В производственной деятельности любой фирмы используется множество деловых документов (кроме бухгалтерских), при создании которых необходимо выполнять различные математические вычисления.

Например, документы по учету прихода и расхода продукции; прогнозированию продаж, изменений курса валют, динамики изменений рынка по видам продукции, доходов и т. п.; составлению балансовых таблиц; учету денежных чеков и др.

При разработке таких документов в Word можно произвести необходимые расчеты, не прибегая к таким приложениям Windows, как Калькулятор или Excel. При этом результаты расчетов автоматически вводятся в соответствующие ячейки таблицы.

Word обладает набором математических функций, позволяющих выполнять следующие операции:

Сложение, вычитание, умножение, деление;

Вычисление среднего значения;

Вычисление процентов;

Выбор минимальных и максимальных значений.

Выполнение математических вычислений основывается на методах обработки информации, применяемых в табличных процессорах Lotus, Excel и др. Сущность этих методов сводится к тому, что все математические действия производятся с числовыми данными, находящимися в ячейках таблицы. Каждая ячейка таблицы имеет буквенно-числовой символ, например Al, А2, Bl, В2 и т.д., где буква обозначает столбец таблицы, а цифра - строку (включая строки шапки).

Первые 26 столбцов таблицы обозначаются буквами латинского алфавита от А до Z. Если столбцов в таблице больше 26, то они обозначаются АА... AZ и т.д.

Строки таблицы обозначаются числами, начиная с единицы.

Таким образом, выражение Dl = А4-С6 означает, что число, записанное в ячейке первого столбца четвертой строки таблицы (А4), умножается на число, записанное в ячейке третьего столбца шестой строки (С6), а результат автоматически записывается в ячейку четвертого столбца первой строки (D1).

Формула для расчета записывается в той ячейке, где необходимо указать результат.

Порядок выполнения расчетов рассмотрим на примере составления накладной на выдачу товаров фирме-покупателю со склада фирмы-продавца. Форма такой накладной показана в табл. 2.3 (некоторые реквизиты накладной не представлены).

В табл.3 над столбцами указаны обозначающие их символы.

Таблица 3 - Накладная № на отгрузку товара

и заполнении накладной требуется автоматически выполнить расчет стоимости по каждому наименованию и подвести итог по общей стоимости отпущенного товара.

Стоимость товара первого наименования рассчитывается по формуле F2 = D2 Е2.

Стоимость товара второго наименования F3 = D3 ЕЗ. Тогда стоимость всего товара будет представлять собой сумму значений ячеек F2 и F3, т.е. F4-F2 + F3.

Определив расчетные формулы, можно приступать к заполнению таблицы.

Последовательность разработки таблицы была изложена ранее, поэтому укажем теперь только последовательность действий, связанных с выполнением расчетов:

=> ввести числа в ячейки столбцов Кол. и Цена, р.);

=> выделить вычисляемую ячейку (F2);

=> активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Формула

=> в появившееся диалоговое окно ввести расчетную формулу (= D2-E2);

=> выбрать формат записи числа;

=> щелкнуть мышью по кнопке [ОК].

Результат вычислений автоматически будет записан в ячейку F2. Аналогичные действия выполнить для ячеек F3 и F4, введя соответствующие формулы.

Если необходимо установить для всех чисел таблицы одинаковый формат записи, то вводить их следует через команду Формула, т.е. вводимое число сначала записывается в строке Формула диалогового окна, а затем выбирается формат его записи.

Формат числа - это вид отображения его при выводе на экран и в печать. В диалоговом окне команды Формула ... можно выбрать следующие форматы чисел:

# ##0 - целое число с разделением тысяч;

# ##0,00 - число, вычисляемое с точностью до второго знака после запятой;

# ##0,00 р. - представление числа в рублях.

Для суммирования результатов вычислений можно использовать функцию SUM в следующих формах записи:

SUM (Al: А10) -вычисление сумм для ячеек с 1-й по 10-ю столбца А;

SUM (A1;D10) - вычисление сумм для ячеек с Al по D10;

SUM (ABOVE) - вычисление сумм для всех ячеек столбца, находящихся выше текущей ячейки;

SUM (LEFT) или = SUM (RIGHT) - вычисление сумм для всех ячеек строки, находящихся слева или справа от текущей ячейки.

Word предоставляет пользователю достаточный набор математических функций для выполнения широкого круга расчетных задач.

Перечень этих функций можно увидеть в диалоговом окне команды Формула.

Итак, накладная составлена, расчеты выполнены, но вы обнаружили, что неправильно ввели число отпущенных утюгов. Для перерасчета необходимо выполнить следующие действия:

=> выделить ячейку для замены числа;

=> удалить число;

=> активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Формула;

=> в появившееся диалоговое окно ввести новое число;

=> выбрать формат записи числа;

=> щелкнуть мышью по кнопке [ОК] (при этом новое значение запишется в ячейку);

=> активизировать меню Таблица;

=> выбрать команду Выделить таблицу;

=> нажать клавишу (Word произведет пересчет всей таблицы);

=> отменить выделение таблицы.

При необходимости правильность введенных расчетных формул можно проверить, выделив таблицу и нажав комбинацию клавиш + .

Из рисунка видно, что в ячейках столбца Кол. формула отсутствует. Это означает, что числа в эти ячейки вводились обычным способом, т. е. без применения команды Формула. В ячейках с формулами указан еще и формат вывода числа.

Чтобы вернуть таблице ее первоначальный вид, необходимо выделить ее и нажать комбинацию клавиш + .